Thiết kế thang bảng lương là một kĩ năng cần có của một người quản trị nhân sự trong một doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp hiện hành vẫn chỉ xây dựng thang bảng lương theo yêu cầu của Nhà Nước mà không nhận ra được những lợi ích, ưu điểm của chúng.
1. Thang bảng lương là gì?
Thang lương là hệ thống các nhóm lương/ngạch lương và các bậc lương được thiết kế làm cơ sở trả lương cho người lao động tùy theo năng lực, mức độ phức tạp của công việc. Tổ chức, doanh nghiệp sẽ trả lương cho người lao động dựa trên thang bảng lương đã xây dựng.
Thang bảng lương là một công cụ cực kì hữu hiệu để hỗ trợ các nhà quản lý doanh nghiệp điều tiết chi phí trả lương cho nhân viên.
2. Tại sao doanh nghiệp phải xây dựng thang bảng lương?
Doanh nghiệp buộc phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động theo quy định tại Điều 93 Bộ luật lao động 2019 số 45/2019/QH14 như sau:
Điều 93. Xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động:
1. Người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.
2. Mức lao động phải là mức trung bình bảo đảm số đông người lao động thực hiện được mà không phải kéo dài thời giờ làm việc bình thường và phải được áp dụng thử trước khi ban hành chính thức.
3. Người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động.
Thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.
Như vậy, theo căn cứ pháp lý kể trên thì thang bảng lương là một trong những hệ thống văn bản mà doanh nghiệp bắt buộc phải có để làm căn cứ chi trả lương. Ngoài ra, thang bảng lương còn có tác dụng xác định rõ mức lương tham gia bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp.
Ngoài ra, xây dựng thang bảng lương còn thể hiện được sự minh bạch trong việc trả lương cho nhân viên đúng theo năng lực. Khi đã có thang lương làm cơ sở, những người quản trị nhân sự sẽ không gặp khó khăn trong việc thương lượng trả công cho nhân viên. Vì mức lương cho từng cá nhân sẽ chỉ dao động quanh định mức đã đề ra trước đó.
Xây dựng Thang bảng lương còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong hệ thống quản lý, hạn chế được nhiều trường hợp nhân viên xảy ra mâu thuẫn do chênh lệch mức lương. Mỗi năm chỉ cần thiết kế thang bảng lương 01 lần là doanh nghiệp có thể quản lý chi phí lương cực kỳ hiệu quả.
3. Những đổi mới trong việc xây dựng thang bảng lương 2023
Khác với những năm về trước, việc xây dựng thang bảng lương chỉ còn mang tính chất sử dụng nội bộ và không cần phải nộp cho Phòng Lao động Thương binh và Xã hội nữa. Tuy nhiên, thang bảng lương vẫn là căn cứ quan trọng cần phải trình bày khi thanh tra lao động kiểm tra doanh nghiệp.
Như vậy, nghiệp vụ thực hiện thang bảng lương đã đơn giản hơn trước kia rất nhiều, doanh nghiệp chỉ cần tự xây dựng theo đúng nguyên tắc và áp dụng thang lương cho việc chi trả lương, thưởng tại doanh nghiệp là được.
4. Quy định về thang bảng lương của doanh nghiệp
Việc thiết lập và áp dụng thang bảng lương hợp lý đóng vai trò không thể phủ nhận trong quản lý nhân sự của mọi doanh nghiệp. Điều này không chỉ là một phần quan trọng của chiến lược tài chính, mà còn là yếu tố quyết định sự hài lòng và động viên của nhân viên. Quy định về thang bảng lương không chỉ đảm bảo tính công bằng, minh bạch trong việc trả lương mà còn là cơ sở để xây dựng một môi trường lao động ổn định và phát triển bền vững.
4.1 Quy định xây dựng thang bảng lương
Mọi doanh nghiệp phải xây dựng thang bảng lương và định mức lao động làm cơ sở tuyển dụng và sử dụng lao động. Mục tiêu của việc này là đảm bảo rằng mức lương được thỏa thuận phù hợp với công việc cụ thể. Mức lao động được xác định dựa trên mức trung bình, đảm bảo rằng đa số nhân viên có thể hoàn thành công việc mà không cần làm thêm giờ. Trước khi áp dụng chính thức, các mức lương này cần được thử nghiệm và đánh giá kỹ lưỡng. Quan trọng hơn, doanh nghiệp cần lắng nghe ý kiến của các tổ chức đại diện cho người lao động tại cơ sở để đảm bảo tính công bằng và hợp tác trong việc xây dựng thang bảng lương và định mức lao động. Cuối cùng, trước khi triển khai, thông tin về thang bảng lương và định mức lao động cần được công bố công khai tại nơi làm việc, giúp người lao động hiểu rõ và cảm thấy minh bạch trong quá trình này.
4.2 Nguyên tắc xây dựng hệ thống thang bảng lương
- Tổ chức sản xuất và lao động của doanh nghiệp quyết định thang bảng lương cho mỗi nhóm lao động.
- Thang bảng lương sử dụng bội số để phản ánh sự chênh lệch giữa mức lương cao nhất và thấp nhất theo trình độ chuyên môn kỹ thuật.
- Mức lương tối thiểu được xác định cho công việc đơn giản nhất, điều chỉnh theo vùng và thời gian làm việc.
- Bảo đảm công bằng trong xếp lương và thăng tiến là điều cốt lõi, không phân biệt đối xử dựa trên giới tính, dân tộc hay màu da.
- Doanh nghiệp cần điều chỉnh thang bảng lương khi có sự thay đổi trong quy định pháp luật lao động.
- Việc công bố thang bảng lương là cần thiết để tạo ra môi trường làm việc minh bạch và đáng tin cậy.
4.3 Hồ sơ đăng ký thang bảng lương
Hồ sơ đăng ký thang bảng lương cần bao gồm các tài liệu sau:
- Hệ thống thang bảng lương: Bao gồm cấu trúc và các mức lương của các vị trí công việc khác nhau trong doanh nghiệp.
- Quyết định xây dựng thang bảng lương: Văn bản quyết định chính thức từ ban lãnh đạo về việc thiết lập và áp dụng thang bảng lương trong tổ chức.
- Biên bản lấy ý kiến thang bảng lương: Ghi lại các ý kiến và đóng góp từ các bộ phận và nhân viên liên quan đến việc xây dựng thang bảng lương.
- Bảng quy định các điều kiện tiêu chuẩn chức vụ: Liệt kê các điều kiện và tiêu chuẩn cụ thể đối với mỗi chức vụ trong công ty, đóng vai trò quan trọng trong việc xác định vị trí và mức lương tương ứng.
Các tài liệu này cùng nhau tạo nên một hồ sơ đăng ký thang bảng lương đầy đủ và chuẩn mực, giúp quản lý và thực hiện các quyết định liên quan đến lương và phúc lợi nhân viên một cách minh bạch và hiệu quả.
5. Xây dựng thang bảng lương theo KPI
Chiến Lược Hiệu Quả trong Xây Dựng Bảng Lương KPI
- Định Rõ KPI Quan Trọng: Xác định cẩn thận các KPI phản ánh mục tiêu của tổ chức và kỳ vọng đối với nhân viên.
- Lựa Chọn Phương Pháp Đánh Giá KPI: Xác định cách đo lường KPI thích hợp, bao gồm tỷ lệ hoàn thành mục tiêu, sản phẩm/dịch vụ cung cấp hoặc các chỉ số hiệu suất khác.
- Xác Định Mức Lương Cơ Bản: Dựa trên thông tin thị trường và trách nhiệm công việc, xác định mức lương cơ bản không liên quan đến KPI.
- Thiết Lập Mức Thưởng KPI: Đề xuất mức thưởng hoặc phần trăm lương dựa trên đạt được mục tiêu KPI, với ngưỡng hoặc bậc thưởng phù hợp.
- Theo Dõi và Đánh Giá Hiệu Suất: Thiết lập hệ thống đánh giá hiệu suất dựa trên KPI và tổ chức đánh giá định kỳ để điều chỉnh và duy trì mục tiêu.
- Đàm Phán và Điều Chỉnh Lương: Tổ chức cuộc đàm phán với nhân viên dựa trên hiệu suất và mục tiêu đã đạt được, điều chỉnh mức lương theo đề xuất nếu cần.
Lợi Ích của Bảng Lương KPI
- Cơ Chế Lương Công Bằng và Minh Bạch: Tạo ra môi trường pháp lý cho cơ chế lương minh bạch và khuyến khích trong doanh nghiệp.
- Đo Lường Hiệu Quả và So Sánh: Đánh giá hiệu suất từ cá nhân đến tổ chức, cung cấp cơ sở so sánh với mục tiêu chiến lược.
- Thưởng và Phúc Lợi Hấp Dẫn: Tổ chức thưởng và phúc lợi hợp lý, đáp ứng nhu cầu và tạo động lực cho nhân viên.
- Định Rõ Nhiệm Vụ và Mục Tiêu: Nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ và mục tiêu, đồng thời nhận biết nhiệm vụ trọng tâm và cần chú ý.
Bí Quyết Xây Dựng Bảng Lương KPI
- Vị Trí Công Việc: Xác định tầm quan trọng của vị trí công việc và so sánh mức lương với thị trường.
- Năng Lực Cá Nhân: Đánh giá năng lực để xác định mức lương khởi điểm của nhân viên.
- Hiệu Suất Công Việc: Trả lương dựa trên kết quả công việc, phản ánh thành tích và hiệu suất làm việc.
6. Một số câu hỏi cần lưu ý
Nguyên tắc trả lương hiện nay được quy định như thế nào?
Trong quan hệ lao động, việc trả lương phải tuân thủ theo quy định của Điều 94 Bộ Luật Lao động 2019, có những nguyên tắc cụ thể như sau:
- Thanh toán lương một cách trực tiếp, đầy đủ, đúng hạn: Người sử dụng lao động phải đảm bảo rằng lương được trả cho người lao động đúng thời hạn, đầy đủ về số tiền, và trực tiếp. Trong trường hợp người lao động không thể nhận trực tiếp, họ có thể ủy quyền cho một người khác, được pháp luật công nhận, nhận lương thay mặt.
- Không can thiệp vào quyền tự quyết về chi tiêu lương: Người sử dụng lao động không được can thiệp hoặc hạn chế quyền tự quyết của người lao động về việc sử dụng tiền lương của mình. Họ không được ép buộc người lao động chi tiêu lương vào việc mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ từ họ hoặc từ một đơn vị nào khác mà họ chỉ định.
Tuân thủ những nguyên tắc này không chỉ đảm bảo quyền lợi của người lao động mà còn tạo điều kiện cho một môi trường lao động công bằng và minh bạch.
Quyền và nghĩa vụ của người sử dụng lao động thế nào?
Quyền của người sử dụng lao động bao gồm:
- Quyền chọn lựa, sắp xếp công việc, quản lý, điều hành và giám sát lao động; cũng như quyền thưởng và xử lý vi phạm kỷ luật lao động.
- Quyền thành lập, tham gia và hoạt động trong các tổ chức đại diện cho họ, tổ chức nghề nghiệp và các tổ chức khác theo quy định của pháp luật.
- Quyền yêu cầu các tổ chức đại diện của người lao động tiến hành thương lượng để ký kết thỏa ước lao động tập thể; cũng như tham gia giải quyết tranh chấp lao động và đình công, và tiến hành đối thoại và trao đổi với các tổ chức đại diện của người lao động để cải thiện đời sống của họ.
- Quyền tạm ngưng hoạt động tại nơi làm việc tạm thời; cùng các quyền khác theo quy định của pháp luật.
Nghĩa vụ của người sử dụng lao động bao gồm:
- Nghĩa vụ thực hiện hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể và các thỏa thuận hợp pháp khác; cũng như tôn trọng danh dự và nhân phẩm của người lao động.
- Nghĩa vụ thiết lập và thực hiện cơ chế đối thoại và trao đổi với người lao động và các tổ chức đại diện của họ; thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc.
- Nghĩa vụ đào tạo, đào tạo lại và bồi dưỡng để nâng cao trình độ và kỹ năng nghề của người lao động, nhằm duy trì và chuyển đổi nghề nghiệp, cũng như tạo điều kiện cho việc làm của họ.
- Nghĩa vụ tuân thủ các quy định của pháp luật liên quan đến lao động, việc làm, giáo dục nghề nghiệp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và an toàn, vệ sinh lao động; xây dựng và thực hiện các giải pháp phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc.
- Nghĩa vụ tham gia vào việc phát triển tiêu chuẩn kỹ năng nghề quốc gia, đánh giá và công nhận kỹ năng nghề của người lao động.
7. Kết luận
Theo quy định hiện tại, doanh nghiệp không cần nộp thang bảng lương định kỳ hằng năm, nhưng vẫn phải lập, chỉnh sửa và lưu trữ. Dù không cần phải khai báo, nhưng thang bảng lương vẫn là văn bản mang tính nền tảng cho hoạt động chi trả lương tại doanh nghiệp. Đó là lý do doanh nghiệp bắt buộc phải rà soát lại thang bảng lương.
Ngoài thang bảng lương, doanh nghiệp còn cần phải rà soát các hồ sơ liên quan khác, sao cho khớp với quy định tại thang lương, bảng lương. Danh sách những hồ sơ cần rà soát đó được AZTAX tổng hợp và gửi tặng doanh nghiệp miễn phí. Vui lòng tải về qua link bên dưới:
Để thực hiện rà soát một cách nhanh chóng nhất, doanh nghiệp có thể tham khảo ngay Dịch Vụ Rà Soát C&B Của AZTAX với chi phí cực kỳ hợp lý, đảm bảo hoàn thiện mọi nghiệp vụ C&B theo chuẩn pháp lý hiện hành. Đăng ký tư vấn miễn phí ngay từ hôm nay để nhận được mức giá ưu đãi:
Nếu doanh nghiệp vẫn còn băn khoăn về chất lượng dịch vụ mà AZTAX mang lại thì đừng ngần ngại thực hiện ngay khảo sát nghiệp vụ C&B tại link bên dưới để được chuyên viên C&B của chúng tôi hỗ trợ tư vấn và phân tích hoàn toàn miễn phí:
