Lập bảng thanh toán tiền lương là một nghiệp vụ quan trọng trong công tác kế toán và quản lý nhân sự tại doanh nghiệp. Việc thực hiện đúng quy trình lập bảng thanh toán tiền lương không chỉ giúp đảm bảo được quyền lợi cho người lao động mà còn hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát tốt chi phí, tuân thủ đúng theo quy định pháp luật về lao động, thuế và bảo hiểm. Trong bài viết này, AZTAX sẽ hướng dẫn cho người lập bảng lương chi tiết từng bước, các nội dung bắt buộc và lưu ý khi thực hiện để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý tiền lương.
1. Bảng thanh toán tiền lương là gì?
Bảng thanh toán tiền lương là chứng từ làm căn cứ để thanh toán tiền lương, phụ cấp, các khoản thu nhập tăng thêm ngoài tiền lương cho người lao động, là cơ sở để kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho người lao động làm việc trong doanh nghiệp đồng thời là căn cứ để thống kê về lao động tiền lương.
Việc lập bảng tính tiền lương đầy đủ, chính xác giúp đảm bảo minh bạch, tuân thủ pháp luật và tạo sự tin tưởng từ phía người lao động. Đây là một nghiệp vụ kế toán cần được thực hiện cẩn trọng và đúng quy định.
Xem thêm: Quy trình tính lương và thanh toán lương
Xem thêm: Thang bảng lương là gì?
2. Tại sao cần lập bảng thanh toán tiền lương?
Lập bảng thanh toán tiền lương là công cụ thiết yếu để quản lý chi phí lương của doanh nghiệp, giúp kiểm soát chi phí hàng tháng và giảm thiểu sai sót trong tính toán.
Qua bảng tiền công tiền lương, nhân viên có thể dễ dàng nắm bắt số tiền lương của mình cùng cấu trúc chi tiết, từ đó đánh giá đóng góp cá nhân và lập kế hoạch tài chính phù hợp. Hơn nữa, bảng thanh toán còn đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến thanh toán lương cho nhân viên.
Lợi ích của việc lập bảng thanh toán tiền lương:
- Tính minh bạch: Bảng thanh toán tạo sự rõ ràng trong quy trình tính toán và thanh toán lương. Nhân viên có thể dễ dàng kiểm tra mức lương dựa trên số giờ làm việc, từ đó tăng tính công bằng trong chi trả.
- Giảm tranh chấp: Một bảng thanh toán rõ ràng và được xác nhận bởi cả quản lý và nhân viên sẽ giảm thiểu tranh chấp về tiền lương, bảo vệ mối quan hệ lao động và tạo sự ổn định trong công ty.
- Quản lý nhân sự hiệu quả: Bảng thanh toán cung cấp thông tin chi tiết về thu nhập và các khoản khấu trừ, giúp quản lý đánh giá năng suất lao động và đưa ra quyết định hợp lý về nhân sự.
- Bằng chứng hợp pháp: Trong trường hợp xảy ra tranh chấp về lương, bảng thanh toán là bằng chứng rõ ràng cho việc chi trả lương, giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi hợp pháp.
Tóm lại, việc lập bảng thanh toán tiền lương không chỉ cần thiết để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong chi trả lương mà còn hỗ trợ quản lý tài chính và nâng cao hiệu quả lao động trong doanh nghiệp.
3. Hướng dẫn lập bảng thanh toán lương và thu nhập cho người lao động trong hộ kinh doanh?
Theo Mục 2 Phụ lục 1 ban hành kèm Thông tư 88/2021/TT-BTC, việc lập bảng thanh toán tiền lương và thu nhập cho người lao động tại hộ kinh doanh được thực hiện như sau:
Bảng thanh toán tiền lương và thu nhập được lập hàng tháng, dựa trên thông tin về số công hoặc sản phẩm hoàn thành, đơn giá lương thời gian hoặc sản phẩm.
- Cột A, B: Số thứ tự và họ tên của người lao động.
- Cột 1: Bậc lương hoặc hệ số lương.
- Cột 2, 3: Số lượng sản phẩm và tiền lương sản phẩm.
- Cột 4, 5: Số công và tiền lương thời gian.
- Cột 6, 7: Lương thời gian hoặc các khoản lương ngừng việc.
- Cột 8: Phụ cấp thuộc quỹ lương.
- Cột 9: Phụ cấp ngoài quỹ lương, quỹ thưởng.
- Cột 10: Tiền thưởng của người lao động.
- Cột 11: Tổng tiền lương, phụ cấp và tiền thưởng.
- Cột 12-17: Các khoản khấu trừ như BHXH, BHYT, BHTN, TNCN, và tổng khấu trừ.
- Cột 18: Số tiền thực nhận (Cột 11 – Cột 17).
- Cột C: Người lao động ký nhận lương.
Hộ kinh doanh lập Bảng thanh toán vào cuối tháng, căn cứ vào các chứng từ liên quan. Người đại diện ký duyệt, sau đó lập phiếu chi và trả lương. Người lao động nhận lương phải ký nhận trực tiếp hoặc qua tài khoản ngân hàng (không cần ký vào cột “Ký nhận” nếu trả qua ngân hàng).
Hộ kinh doanh có thể điều chỉnh các cột từ Cột 1 đến Cột 10 và từ Cột 12 đến Cột 16 cho phù hợp với thực tế doanh nghiệp.
Xem thêm: Bậc lương công chức
4. Hướng dẫn lập bảng thanh toán lương và thu nhập cho nhân viên trong doanh nghiệp?
Dựa trên Phụ lục 3 ban hành kèm Thông tư 200/2014/TT-BTC, quy trình lập Bảng thanh toán tiền lương và thu nhập cho người lao động trong doanh nghiệp được thực hiện như sau:
Bảng thanh toán lương lập hàng tháng, dựa trên các tài liệu như bảng chấm công, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc đã hoàn thành.
- Cột A, B: Ghi số thứ tự và họ tên của người lao động.
- Cột 1, 2: Ghi bậc hoặc hệ số lương.
- Cột 3, 4: Ghi số sản phẩm và tiền lương tính theo sản phẩm.
- Cột 5, 6: Ghi số công và tiền lương theo thời gian.
- Cột 7, 8: Ghi số công và tiền lương ngừng, nghỉ việc.
- Cột 9: Ghi các khoản phụ cấp trong quỹ lương.
- Cột 10: Ghi các phụ cấp ngoài quỹ lương.
- Cột 11: Ghi tổng lương và phụ cấp.
- Cột 12: Ghi số tiền đã tạm ứng của kỳ I.
- Cột 13-16: Ghi các khoản khấu trừ lương và tổng tiền khấu trừ.
- Cột 17, 18: Ghi số tiền còn lại nhận kỳ II.
- Cột C: Người lao động ký nhận lương kỳ II.
Cuối tháng, kế toán sẽ lập Bảng thanh toán dựa trên các chứng từ liên quan, trình kế toán trưởng và giám đốc phê duyệt. Người lao động sẽ trực tiếp ký nhận hoặc ủy quyền người khác ký vào cột “Ký nhận”.
Lập bảng thanh toán tiền lương và thu nhập chuẩn xác là yếu tố quan trọng trong quản trị nhân sự. Doanh nghiệp nên áp dụng quy trình nhất quán để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tránh sai sót không đáng có. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn cụ thể hơn.
Xem thêm: Lương giám đốc công ty tnhh 1 thành viên có được tính vào chi phí không?
Xem thêm: Hướng dẫn cách làm bảng lương trên Excel mới nhất năm 2025
