Tài khoản 623 – Chi phí sử dụng máy thi công đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý chi phí xây dựng, đặc biệt là đối với các dự án yêu cầu sử dụng máy móc chuyên dụng. Việc hiểu rõ những nguyên tắc và cách thức hạch toán tài khoản này sẽ giúp các nhà quản lý dự án, kế toán xây dựng dễ dàng kiểm soát chi phí và tối ưu hóa quá trình thi công. Cùng AZTAX tìm hiểu những nguyên tắc, kết cấu và phương pháp hạch tóa về tài khoản này để áp dụng hiệu quả vào thực tiễn nhé!
1. Nguyên tắc kế toán tài khoản 623
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 86 Thông tư 200/2014/TT-BTC, nguyên tắc kế toán tài khoản 623 – Chi phí sử dụng máy thi công quy định như sau:
- Tài khoản 623 được dùng để tổng hợp và phân bổ chi phí liên quan đến việc sử dụng xe, máy thi công phục vụ trực tiếp cho quá trình xây dựng, lắp đặt công trình, đặc biệt trong trường hợp doanh nghiệp áp dụng phương thức thi công hỗn hợp, kết hợp giữa thủ công và máy móc.
- Nếu doanh nghiệp thi công công trình hoàn toàn bằng máy, thì không sử dụng tài khoản 623, mà sẽ hạch toán toàn bộ chi phí xây lắp vào các TK 621, 622, 627.
- Lưu ý không được hạch toán các khoản chi phí như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp trên lương công nhân sử dụng máy thi công vào TK 623. Đồng thời, phần chi phí sử dụng máy thi công vượt mức bình thường sẽ không tính vào giá thành công trình mà sẽ được kết chuyển vào TK 632.
2. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 623
Kết cấu, nội dung kế toán của tài khoản 623 – Chi phí sử dụng máy thi công được quy định tại Khoản 2 Điều 86 Thông tư 200/2014/TT-BTC như sau:
Bên Nợ: Tài khoản 623 ghi nhận các chi phí liên quan đến hoạt động của máy thi công gồm: Chi phí vật liệu phục vụ cho máy hoạt động, chi phí tiền lương và các khoản phụ cấp của công nhân trực tiếp điều khiển máy, chi phí bảo dưỡng, sửa chữa máy móc, xe thi công, cũng như các chi phí dịch vụ khác phục vụ cho hoạt động của xe, máy thi công.
Bên có:
- Kết chuyển các chi phí sử dụng máy thi công vào bên Nợ của TK 154 “Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang”.
- Các chi phí sử dụng máy thi công vượt mức bình thường sẽ được kết chuyển vào TK 632.
Lưu ý: Tài khoản 623 – Chi phí sử dụng máy thi công không có số dư cuối kỳ.
3. Tài khoản cấp 2 của tài khoản 623 – Chi phí sử dụng máy thi công
Tài khoản 623 – Chi phí sử dụng máy thi công có 6 tài khoản cấp 2 bao gồm:
- Tài khoản 6231 – Chi phí nhân công: Dùng để phản ánh các khoản chi phí liên quan đến lương chính, lương phụ, và phụ cấp lương trả cho công nhân trực tiếp điều khiển và vận hành xe, máy thi công. Chi phí này gồm lương công nhân làm nhiệm vụ như vận chuyển, cung cấp nhiên liệu và vật liệu cho máy móc thi công. Tuy nhiên, tài khoản này không gồm các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, và kinh phí công đoàn tính trên lương của công nhân, mà các khoản này sẽ được hạch toán vào TK 627 “Chi phí sản xuất chung”.
- Tài khoản 6232 – Chi phí vật liệu: Dùng để phản ánh chi phí vật liệu tiêu hao trong quá trình vận hành máy thi công, bao gồm nhiên liệu (xăng, dầu, mỡ) và các vật liệu khác phục vụ cho máy móc thi công.
- Tài khoản 6233 – Chi phí dụng cụ sản xuất: Dùng để ghi nhận chi phí liên quan đến công cụ, dụng cụ lao động cần thiết cho hoạt động của xe, máy thi công.
- Tài khoản 6234 – Chi phí khấu hao máy thi công: Dùng để hạch toán chi phí khấu hao của xe, máy thi công được sử dụng trong quá trình xây lắp công trình.
- Tài khoản 6237 – Chi phí dịch vụ mua ngoài: Dùng để phản ánh chi phí liên quan đến các dịch vụ thuê ngoài phục vụ máy thi công, như chi phí sửa chữa, bảo hiểm xe, máy thi công, chi phí điện, nước, tiền thuê tài sản cố định, và các khoản chi trả cho nhà thầu phụ.
- Tài khoản 6238 – Chi phí bằng tiền khác: Dùng để phản ánh các khoản chi phí bằng tiền phục vụ cho hoạt động của xe, máy thi công không thuộc các khoản chi phí trên.
4. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu
Phương pháp kế toán đối với một số giao dịch kinh tế chủ yếu được quy định tại Khoản 3 Điều 86 Thông tư 200/2014/TT-BTC, cụ thể như sau:
Việc hạch toán chi phí sử dụng xe, máy thi công phụ thuộc vào cách thức sử dụng máy thi công: Tổ chức đội máy thi công riêng chuyên trách thực hiện các khối lượng thi công bằng máy hoặc được giao trực tiếp cho các đội, xí nghiệp xây lắp:
a) Nếu tổ chức đội xe, máy thi công riêng, được phân cấp hạch toán và có tổ chức kế toán riêng
Hạch toán các chi phí liên quan đến hoạt động của đội xe, máy thi công, ghi:
- Nợ các TK 621, 622, 627
- Có các TK 111, 112, 152, 331, 334, 214,…
Hạch toán chi phí sử dụng xe, máy và tính giá thành ca xe, máy thực hiện trên TK 154 “Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang” căn cứ vào giá thành ca máy (theo giá thành thực tế hoặc giá khoán nội bộ), cung cấp cho các công trình xây lắp. Tùy theo phương thức tổ chức công tác kế toán và mối quan hệ giữa đội xe, máy thi công và đơn vị xây lắp, cách hạch toán sẽ được ghi nhận như sau:
- Trường hợp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ xe, máy giữa các bộ phận trong nội bộ, ghi:
- Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (6238 – Chi phí bằng tiền khác)
- Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.
- Trường hợp doanh nghiệp bán dịch vụ xe, máy giữa các bộ phận nội bộ, ghi:
- Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (6238 – Chi phí bằng tiền khác)
- Nợ TK 133 – Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (1331) (nếu có)
- Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (33311) (thuế giá trị gia tăng phải nộp tính trên giá bán nội bộ về ca xe, máy bán dịch vụ)
- Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (chi tiết cung cấp dịch vụ trong nội bộ).
b) Nếu không thành lập đội xe, máy thi công riêng, hoặc có thành lập nhưng không tổ chức kế toán độc lập cho đội, toàn bộ chi phí sử dụng xe, máy (bao gồm chi phí thường xuyên và chi phí tạm thời như phụ cấp lương, phụ cấp lưu động) sẽ được hạch toán như sau:
- Dựa trên tiền lương, tiền công và các khoản chi trả khác cho công nhân vận hành và phục vụ xe, máy, thực hiện ghi như sau:
- Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (6231 – Chi phí nhân công)
- Có TK 334 – Phải trả người lao động.
- Khi xuất kho vật liệu, công cụ, dụng cụ phục vụ cho xe, máy thi công:
- Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (6232 – Chi phí vật liệu)
- Có các TK 152, 153 – Vật liệu, công cụ dụng cụ.
- Khi mua vật liệu, công cụ sử dụng ngay cho xe, máy thi công (không qua kho):
- Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (6232)
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
- Có các TK 331, 111, 112,… – Các tài khoản thanh toán.
- Trích khấu hao xe, máy thi công:
- Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (6234 – Chi phí khấu hao máy thi công)
- Có TK 214 – Hao mòn tài sản cố định.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài phát sinh (sửa chữa xe, máy, chi phí điện nước, tiền thuê tài sản cố định, trả cho nhà thầu phụ, v.v.):
- Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (6237)
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
- Có các TK 111, 112, 331,… – Các tài khoản thanh toán.
- Chi phí bằng tiền khác phát sinh:
- Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (6238 – Chi phí bằng tiền khác)
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
- Có các TK 111, 112,… – Các tài khoản thanh toán.
- Căn cứ vào bảng phân bổ chi phí sử dụng xe, máy (chi phí thực tế ca xe, máy) cho từng công trình, hạng mục công trình, ghi:
- Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (khoản mục chi phí sử dụng máy thi công)
- Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (phần chi phí vượt mức bình thường)
- Có TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công.
Ví dụ: Công ty Thiên Hưng Construction, có một đội xe, máy thi công riêng chuyên thực hiện các công việc máy móc cho các công trình xây dựng. Đội xe, máy này có kế toán độc lập để theo dõi chi phí và thu nhập liên quan đến việc sử dụng xe, máy thi công.
Hạch toán chi phí sử dụng xe, máy thi công tại công ty Thiên Hưng Construction như sau:
1. Khi trả lương cho công nhân điều khiển và phục vụ xe, máy thi công:
Công ty Thiên Hưng Construction trả lương cho công nhân điều khiển xe và máy thi công. Tổng số tiền lương cho công nhân trong tháng là 20 triệu đồng, kế toán ghi:
- Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (6231 – Chi phí nhân công): 20 triệu đồng
- Có TK 334 – Phải trả người lao động: 20 triệu đồng
2. Khi xuất kho vật liệu để phục vụ cho hoạt động của xe, máy thi công:
Công ty xuất kho vật liệu như dầu nhớt, phụ tùng thay thế cho xe, máy thi công, với giá trị 5 triệu đồng, kế toán ghi:
- Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (6232 – Chi phí vật liệu): 5 triệu đồng
- Có TK 152 – Vật liệu: 5 triệu đồng
3. Khi công ty mua vật liệu cho xe, máy thi công (không qua kho):
Công ty mua dầu nhớt cho xe, máy thi công trị giá 2 triệu đồng, chưa bao gồm thuế GTGT, ghi:
- Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (6232): 2 triệu đồng
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có): 200,000 đồng
- Có TK 111 – Tiền mặt: 2 triệu đồng
4. Khi trích khấu hao xe, máy thi công:
Công ty trích khấu hao cho xe, máy thi công trị giá 10 triệu đồng trong tháng.
- Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (6234 – Chi phí khấu hao máy thi công): 10 triệu đồng
- Có TK 214 – Hao mòn tài sản cố định: 10 triệu đồng
5. Khi chi trả cho dịch vụ sửa chữa xe, máy thi công:
Công ty chi trả 3 triệu đồng cho dịch vụ sửa chữa xe, máy thi công. Thuế GTGT là 300,000 đồng.
- Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (6237 – Chi phí dịch vụ): 3 triệu đồng
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có): 300,000 đồng
- Có TK 111 – Tiền mặt: 3 triệu đồng
6. Khi phân bổ chi phí sử dụng xe, máy cho các công trình:
Công ty phân bổ chi phí sử dụng xe, máy thi công cho công trình A và công trình B. Tổng chi phí cho xe, máy thi công là 50 triệu đồng, phân bổ cho công trình A là 30 triệu đồng và công trình B là 20 triệu đồng.
- Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (khoản mục chi phí sử dụng máy thi công): 30 triệu đồng
- Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (khoản mục chi phí sử dụng máy thi công): 20 triệu đồng
- Có TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công: 50 triệu đồng
7. Khi công ty bán dịch vụ xe, máy thi công cho các công trình nội bộ:
Công ty cung cấp dịch vụ xe, máy thi công cho một công trình khác trong nội bộ và bán dịch vụ này với giá trị 10 triệu đồng, thuế GTGT là 1 triệu đồng.
- Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (6238 – Chi phí bằng tiền khác): 10 triệu đồng
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có): 1 triệu đồng
- Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (thuế GTGT phải nộp): 1 triệu đồng
- Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: 10 triệu đồng.
5. Sơ đồ hạch toán tài khoản 623 – Chi phí sử dụng máy thi công
Dưới đây là sơ đồ hạch toán tài khoản 623 – Chi phí sử dụng máy thi công, giúp bạn nắm bắt cách ghi nhận chi phí lương và phụ cấp cho công nhân trực tiếp tham gia vận hành máy thi công.
6. Câu hỏi thường gặp về tài khoản 623
6.1 623 là tài khoản gì?
623 là tài khoản “chi phí sử dụng máy thi công“, tài khoản này dùng để hạch toán các chi phí liên quan đến việc sử dụng xe, máy thi công, bao gồm: chi phí nhân công, vật liệu (như nhiên liệu, phụ tùng), khấu hao, chi phí sửa chữa, bảo trì và các chi phí khác liên quan đến máy thi công trong quá trình xây dựng.
6.2 Tại sao cần phân biệt cung cấp và bán dịch vụ xe, máy trong kế toán?
Việc phân biệt giúp xác định đúng tài khoản kế toán. Cung cấp dịch vụ xe, máy ghi nợ tài khoản 623, có tài khoản 154. Bán dịch vụ xe, máy ghi nợ tài khoản 623, nợ tài khoản 133 (nếu có thuế GTGT), và có tài khoản 333.
6.3 Làm thế nào để tính giá thành ca xe, máy?
Giá thành ca xe, máy có thể tính theo giá thành thực tế hoặc giá khoán nội bộ. Để tính giá thành ca, cần tổng hợp các chi phí như lương công nhân, vật liệu, khấu hao, dịch vụ mua ngoài và các chi phí liên quan. Giá thành ca được sử dụng để hạch toán chi phí sử dụng xe, máy và tính giá thành sản phẩm hoặc dịch vụ.
6.4 Tại sao quy định kế toán chi phí sử dụng xe, máy thi công lại chi tiết?
Quy định chi tiết về kế toán chi phí xe, máy thi công giúp đảm bảo minh bạch, chính xác và tuân thủ các chuẩn mực kế toán. Những quy định này hỗ trợ doanh nghiệp hiểu rõ cách hạch toán các giao dịch xe, máy, đặc biệt khi có nhiều hình thức sử dụng khác nhau, từ đó giúp ghi nhận chi phí đúng đắn và theo dõi hiệu quả.
Tài khoản 623 – Chi phí sử dụng máy thi công đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và hạch toán chi phí liên quan đến máy móc trong quá trình thi công. Nắm vững phương pháp kế toán và phân bổ chi phí sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả chi phí và tối ưu hóa lợi nhuận. Nếu bạn cần thêm bất kỳ thông tin nào hoặc muốn được tư vấn trực tiếp, đừng ngần ngại liên hệ với AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089. Chúng tôi luôn sẵn lòng đồng hành cùng bạn!
