Tài khoản 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận và kiểm soát chi phí nguyên liệu sử dụng cho quá trình sản xuất. Vậy làm sao để hạch toán chính xác và tối ưu hóa hiệu quả sản xuất từ tài khoản này? Bài viết dưới đây AZTAX sẽ chia sẻ chi tiết những nguyên tắc, kết cấu và phương pháp kế toán tài khoản 621 này. Hãy cùng tìm hiểu bài viết dưới đây nhé!
1. Nguyên tắc kế toán tài khoản 621
Căn cứ tại khoản 1 Điều 84 Thông tư 200/2014/TT-BTC, tài khoản 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp có những nguyên tắc kế toán cụ thể như sau:
- Tài khoản này dùng để phản ánh chi phí nguyên liệu và vật liệu sử dụng trực tiếp trong quá trình sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ của các ngành nghề như công nghiệp, xây dựng, nông lâm ngư nghiệp, giao thông vận tải, bưu chính viễn thông, du lịch, khách sạn và các dịch vụ khác.
- Chỉ những chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp tham gia vào sản xuất, dịch vụ trong kỳ mới được hạch toán vào tài khoản 621. Các chi phí này phải được tính theo giá thực tế khi xuất sử dụng, bao gồm nguyên liệu chính, vật liệu phụ.
- Trong kỳ kế toán, chi phí nguyên liệu, vật liệu được ghi nhận vào bên Nợ tài khoản 621 theo từng đối tượng sử dụng cụ thể hoặc tập hợp chung cho quá trình sản xuất, dịch vụ, nếu không thể xác định rõ đối tượng sử dụng.
- Cuối kỳ kế toán, chi phí nguyên liệu, vật liệu sẽ được kết chuyển vào tài khoản 154 để tính giá thành thực tế của sản phẩm, dịch vụ. Việc phân bổ chi phí này phải dựa trên các tiêu chí hợp lý, như tỷ lệ định mức sử dụng.
- Khi mua nguyên liệu, vật liệu, nếu thuế giá trị gia tăng đầu vào có thể khấu trừ, giá trị nguyên liệu không bao gồm thuế. Nếu thuế không được khấu trừ, giá trị nguyên liệu sẽ bao gồm cả thuế.
- Chi phí nguyên liệu, vật liệu vượt quá mức bình thường sẽ không được tính vào giá thành mà phải kết chuyển vào tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”.
2. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 621
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp được quy định tại khoản 2 Điều 84 Thông tư 200/2014/TT-BTC, cụ thể như sau:
Bên Nợ: Ghi nhận giá trị thực tế của nguyên liệu, vật liệu được xuất dùng trực tiếp cho sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ trong kỳ hạch toán.
Bên Có:
- Kết chuyển giá trị nguyên liệu, vật liệu đã sử dụng trong kỳ vào tài khoản 154 “Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang” hoặc tài khoản 631 “Giá thành sản xuất”, chi tiết cho các đối tượng liên quan để tính giá thành sản phẩm, dịch vụ.
- Kết chuyển chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp vượt mức bình thường vào tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”.
- Trị giá nguyên liệu, vật liệu chưa sử dụng hết sẽ được nhập lại kho.
Lưu ý: Tài khoản 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp không có số dư cuối kỳ.
3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu của tài khoản 621
Theo quy định tại khoản 3 Điều 84 Thông tư 200/2014/TT-BTC, phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu của tài khoản 621 được thực hiện như sau:
a) Khi xuất nguyên liệu, vật liệu để sử dụng trực tiếp trong sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ trong kỳ, ghi nhận:
- Nợ TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp
- Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Ví dụ: Công ty TNHH điện tử XYZ hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Trong kỳ, công ty mua 500 bộ linh kiện điện tử để sản xuất sản phẩm điện thoại. Tổng giá trị mua là 200.000.000đ (bao gồm thuế GTGT 10%). Khi nhận hàng, kế toán sẽ ghi nhận:
- Nợ TK 621 (Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp): 200.000.000đ
- Có TK 111 (Tiền mặt): 200.000.000đ
Cuối kỳ, công ty tiến hành kiểm kê và kết chuyển chi phí nguyên liệu, vật liệu vào TK 154 để tính giá thành sản xuất sản phẩm.
b) Khi mua nguyên liệu, vật liệu sử dụng ngay (không qua nhập kho) cho sản xuất hoặc dịch vụ, và thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ, ghi:
- Nợ TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp
- Nợ TK 133 – Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ
- Có các TK 331, 141, 111, 112,…
Ví dụ: Công ty TNHH thực phẩm Hương Việt hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Trong kỳ phát sinh nghiệp vụ: Mua 2.000kg gạo nếp của công ty Gạo ABC theo đơn giá chưa bao gồm thuế GTGT 10% là 20.000đ/kg, thanh toán bằng tiền mặt (đã nhận Giấy báo Nợ). Lô gạo này được chuyển thẳng xuống phân xưởng chế biến sản phẩm. Căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán định khoản:
- Nợ TK 621 (Sản xuất bánh chưng): 40.000.000đ
- Nợ TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ): 4.000.000đ
- Có TK 111 (Tiền mặt): 44.000.000đ
c) Khi nguyên liệu, vật liệu xuất ra không sử dụng hết trong kỳ và được nhập lại kho, ghi:
- Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
- Có TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp
Ví dụ: (Tiếp theo ví dụ trên) Cuối kỳ, tại phân xưởng sản xuất bánh chưng của công ty TNHH thực phẩm Hương Việt, kiểm kê xác định thừa 100kg gạo nếp không sử dụng hết, tiến hành nhập lại kho. Căn cứ vào biên bản kiểm kê và phiếu nhập kho, kế toán định khoản:
- Nợ TK 152 (Gạo nếp): 2.000.000đ
- Có TK 621 (Sản xuất bánh chưng): 2.000.000đ
d) Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp vượt mức bình thường hoặc hao hụt được tính vào giá vốn hàng bán, ghi:
- Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
- Có TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp
e) Chi phí nguyên vật liệu sử dụng chung cho hợp đồng hợp tác kinh doanh:
- Khi phát sinh chi phí nguyên vật liệu chung cho hợp đồng hợp tác kinh doanh, căn cứ hóa đơn và chứng từ liên quan, ghi:
- Nợ TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp (chi tiết từng hợp đồng)
- Nợ TK 133 – Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ
- Có các TK 111, 112, 331…
- Định kỳ, khi phân bổ chi phí chung, kế toán lập Bảng phân bổ chi phí có xác nhận của các bên và xuất hóa đơn giá trị gia tăng để phân bổ chi phí nguyên vật liệu, ghi:
- Nợ TK 138 – Phải thu khác (chi tiết từng đối tác)
- Có TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp
- Có TK 3331 – Thuế giá trị gia tăng phải nộp
Trong trường hợp không cần xuất hóa đơn giá trị gia tăng khi phân bổ chi phí, kế toán ghi giảm thuế giá trị gia tăng đầu vào bằng cách ghi Có TK 133 – Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ.
g) Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào Bảng phân bổ vật liệu cho từng đối tượng sử dụng (như phân xưởng, loại sản phẩm, công trình xây lắp, dịch vụ…), kế toán sẽ ghi:
- Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
- Nợ TK 631 – Giá thành sản xuất (theo phương pháp kiểm kê định kỳ)
- Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (phần vượt mức bình thường)
- Có TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp.
Ví dụ: (Tiếp theo các ví dụ trên) Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thực tế phát sinh để tính giá thành sản phẩm bánh chưng, biết toàn bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh được tính vào giá thành sản phẩm.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thực tế trong kỳ = Giá trị NVL trực tiếp đưa vào sử dụng – giá trị NVL trực tiếp còn lại cuối kỳ = 40.000.000 – 2.000.000 = 38.000.000 (đ)
Kế toán định khoản:
- Nợ TK 154 (Sản xuất bánh chưng): 38.000.000đ
- Có TK 621 (Sản xuất bánh chưng): 38.000.000đ
Sơ đồ hạch toán tài khoản 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp
4. Ưu điểm và nhược điểm của tài khoản 621
Ưu điểm:
Việc phân tách chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp giúp doanh nghiệp nhận diện rõ ràng các chi phí liên quan đến sản xuất, từ đó quản lý hiệu quả hơn. Điều này giúp phân biệt giữa chi phí trực tiếp và gián tiếp, cho phép xác định chính xác giá thành sản phẩm. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa nguồn lực và kiểm soát chi phí sản xuất hiệu quả hơn.
Nhược điểm:
Tuy nhiên, một số chi phí nguyên liệu có thể khó xác định chính xác là chi phí trực tiếp hay gián tiếp, đặc biệt khi có sự thay đổi hoặc phát sinh ngoài dự đoán. Điều này có thể dẫn đến sai sót trong việc tính toán chi phí, ảnh hưởng đến việc xác định giá thành sản phẩm.
5. Câu hỏi thường gặp về tài khoản 621
5.1 621 là tài khoản gì?
Tài khoản 621 là tài khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dùng để ghi nhận chi phí nguyên liệu, vật liệu sử dụng trực tiếp trong sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ.
5.2 Doanh nghiệp có thể hạch toán TK 621 khi mua NVL mà chưa sử dụng vào sản xuất không?
Không. Tài khoản 621 chỉ ghi nhận chi phí nguyên vật liệu khi chúng được đưa vào sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ. Nếu nguyên vật liệu chưa được sử dụng, sẽ không ghi nhận vào tài khoản này.
5.3 Cuối kỳ, doanh nghiệp cần làm gì với chi phí NVL trực tiếp trong TK 621?
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phải được kết chuyển sang TK 154 để tính giá thành sản phẩm, dịch vụ, hoặc phân bổ vào các tài khoản chi phí liên quan nếu cần.
Trên đây AZTAX đã cung cấp thông tin chi tiết về tài khoản 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn những nguyên tắc và cách hạch toán tài khoản. Từ đó tối ưu hóa giá thành, nâng cao khả năng cạnh tranh và quản lý chi phí này một cách hiệu quả. Nếu bạn còn bất kỳ câu hỏi thắc mắc nào hãy liên hệ ngay đến AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được hỗ trợ kịp thời nhé!
