Quy trình tính lương trong doanh nghiệp theo quy định

Quy trình tính lương trong doanh nghiệp là một trong những hoạt động quan trọng trong doanh nghiệp. Nó giúp công tác tính và thanh toán lương trở nên chính xác và chuyên nghiệp hơn trong doanh nghiệp. Từ đó góp phần tạo ra sự thỏa thuận chung nhất định giữa doanh nghiệp và người lao động. Trong bài viết này, AZTAX sẽ mang đến một số thông tin về quy trình tính lương, hy vọng chia sẻ phần nào vấn đề với quý doanh nghiệp.

1. Mục đích của quy trình tính lương

Mục đích của quy trình tính lương là việc kiểm soát đầy đủ lương và các chế độ cho người lao động. Cách tính lương cũng quy định cơ chế mẫu các tài liệu theo dõi thời gian làm việc. Qua đó, doanh nghiệp cần vững nghiệp vụ để có quy trình tính đúng, đủ, trả kịp thời. Từ đó, hình thành căn cứ tính chi phí trả lương cho nhân viên của doanh nghiệp.

2. Quy định chung về các khoản lương

Quy định chung về các khoản lương là nguyên tắc cơ bản để phân cấp bậc lương cho từng vị trí. Tiền lương bao gồm 3 khoản là mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung.

2.1 Mức lương

Mức lương được pháp luật quy định tại mục a khoản 5 Điều 3 Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH như sau:

5. Mức lương theo công việc hoặc chức danh, hình thức trả lương, kỳ hạn trả lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác được quy định như sau:

a) Mức lương theo công việc hoặc chức danh: ghi mức lương tính theo thời gian của công việc hoặc chức danh theo thang lương, bảng lương do người sử dụng lao động xây dựng theo quy định tại Điều 93 của Bộ luật Lao động; đối với người lao động hưởng lương theo sản phẩm hoặc lương khoán thì ghi mức lương tính theo thời gian để xác định đơn giá sản phẩm hoặc lương khoán;

2.2 Phụ cấp lương

Phụ cấp lương được pháp luật quy định tại mục b khoản 5 Điều 3 Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH như sau:

b) Phụ cấp lương theo thỏa thuận của hai bên như sau:

b1) Các khoản phụ cấp lương để bù đắp yếu tố về điều kiện lao động, tính chất phức tạp công việc, điều kiện sinh hoạt, mức độ thu hút lao động mà mức lương thỏa thuận trong hợp đồng lao động chưa được tính đến hoặc tính chưa đầy đủ;

b2) Các khoản phụ cấp lương gắn với quá trình làm việc và kết quả thực hiện công việc của người lao động.

2.3 Các khoản bổ sung khác

Về các khoản bổ sung khác được pháp luật quy định tại mục c khoản 5 Điều 3 Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH như sau:

c) Các khoản bổ sung khác theo thỏa thuận của hai bên như sau:

c1) Các khoản bổ sung xác định được mức tiền cụ thể cùng với mức lương thỏa thuận trong hợp đồng lao động và trả thường xuyên trong mỗi kỳ trả lương;

c2) Các khoản bổ sung không xác định được mức tiền cụ thể cùng với mức lương thỏa thuận trong hợp đồng lao động, trả thường xuyên hoặc không thường xuyên trong mỗi kỳ trả lương gắn với quá trình làm việc, kết quả thực hiện công việc của người lao động.

Tóm lại, quy trình tính lương được xây dựng dựa trên các quy định chung. Các quy định chung về các khoản lương gồm mức lương, phụ cấp lương và các khoản khác được quy định như sau:

Mức lương sẽ chia thành 2 loại là mức lương theo công việc, chức danh và tính theo thời gian. Mức lương theo công việc, chức danh được tính dựa trên thang lương do doanh nghiệp xây dựng. Mức lương theo thời gian tính trên việc hưởng lương theo sản phẩm bằng cách xác định đơn giá sản phẩm.

Về phụ cấp lương sẽ chia thanh 2 loại. Trong đó gồm phụ cấp lương do ảnh hưởng từ bên ngoài và phụ cấp chức vụ. Phụ cấp lương để bù đắp yếu tố về điều kiện bên ngoài ảnh hưởng đến quá trình lao động gồm phụ cấp khu vực, phụ cấp nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm…Phụ cấp lương gắn với quá trình làm việc và kết quả thực hiện công việc gồm phụ cấp chức vụ, phụ cấp thâm niên…

Xem thêm: Quy chế lương thưởng trong doanh nghiệp

3. Quy trình tính lương trong doanh nghiệp

3.1 Thu thập dữ liệu tính lương

3.2 Đối chiếu, xác nhận bảng chấm công

Đối chiếu và xác nhận được thực hiện bởi phòng hành chính nhân sự. Dựa vào bảng chấm công được gửi từ bộ phận chấm công để đối chiếu với dữ liệu đã lưu trữ trong tháng như đơn nghỉ việc, đơn xin nghỉ của người lao động… Sau đó, phòng hành chính nhân sự sẽ rà soát báo cáo về KPI một lần nữa và chuyển báo cáo về cho bộ phận kế toán lương.

Những thông tin cụ thể cần được nhân sự xác định trong bảng lương gồm:

• Đối với giờ công thực tế của người lao động đã ghi nhận theo thẻ chấm công của từng cá nhân.
• Đối với giờ công ghi nhận bị thiếu so với thực tế. Bộ phận nhân sự phải làm giấy đề nghị xác nhận giờ công theo quy định của công ty.
• Đối với giờ công không chính xác so với quy chế công ty. Bộ phận nhân sự phải mời nhân viên và các phòng ban liên quan giải thích. Nếu có trường hợp vi phạm quy định thì phải có phương án xử lý theo quy chế của công ty.
• Đối với giờ công tăng ca của người lao động. Nhân sự cần xác nhận giấy đề nghị tăng ca của người lao động. Tuy nhiên nếu không có giấy đề nghị tăng ca nhưng người lao động có giờ công vượt quá 1 giờ/ngày làm việc. Nhân sự phải tiến hành mời nhân viên giải trình lý do sự việc.

Sau khi hoàn tất, nhân sự tiến hành tổng hợp và chuyển cho từng bộ phận. Việc này nhằm xác định chính xác với người lao động. Đồng thời, phòng nhân sự cũng giải quyết những khiếu nại bảng chấm công vào thời điểm này.

3.3 Lập bảng tính lương

Lập bảng tính lương được thực hiện bởi bộ phận kế toán tiền lương. Bảng tính lương được lập căn cứ vào số công, số lượng sản phẩm hoàn thành, đơn giá khoán sản phẩm, KPI… để tính ra tổng tiền lương và các khoản tiền khác cụ thể cho từng nhân viên. Doanh nghiệp tiến hành lập bảng lương bao gồm những nội dung cần thiết của nhân viên gồm:

Đối với lương và các chế độ

Phòng nhân sự tiến hành rà soát hợp đồng giao kết đối với người lao động. Việc này nhằm xác định có sự phát sinh về lương cơ bản, chế độ bảo hiểm hoặc các phụ cấp của người lao động không? Sau đó, tiến hành cập nhật những dữ liệu mới được thay đổi vào bảng tính lương.

Đối với mức lương

Ngoài ra trong lương thực nhận, còn có các khoản thu nhập khác và phụ cấp cho người lao động. Tuy nhiên, nếu người lao động làm đủ 23 ngày công/tháng trở lên thì được nhận nguyên mức trợ cấp. Nếu dưới 23 ngày công trong tháng thì cách tính như sau:

Đối với tiền thưởng

Khoản lương thưởng này được dựa trên sự đánh giá của các phòng ban. Các phòng ban phải tiến hành đánh giá công việc và chuyển về cho nhân sự vào cuối tháng. Trưởng phòng ban lập biên bản đánh giá công việc tổng hợp các tiêu chí liên quan đến nghiệp vụ và quy định của công ty theo chỉ tiêu.

Dựa trên biên bản đánh giá, nhân sự tiến hành lập bảng tổng hợp và rà soát thông tin lại với các phòng ban và giám đốc phê duyệt. Sau đó, bộ phận tính lương tiến hành nhập hệ số đánh giá công việc và bảng lương

Đối với các khoản giảm trừ

Quy trình tính lương còn bao gồm một số khoản giảm trừ. Người lao động khi nhận lương thực tế sẽ bị trừ trực tiếp vào lương. Cụ thể:

• Đối với ứng lương, kế toán sẽ tổng hợp đơn xin tạm ứng lương trong tháng và chuyển danh sách cho nhân sự nhập vào bảng lương.
• Đối với các khoản bồi thường, nhân sự tiến hành tổng hợp quyết định xử lý bồi thường thiệt hại từ nhân viên phụ trách pháp chế và nhập vào bảng lương của từng cá nhân (nếu có).
• Đối với các khoản đóng thuế, bảo hiểm bắt buộc và công đoàn cũng phải có quyết định tương ứng từ giám đốc và công đoàn của doanh nghiệp.

3.4 Kiểm tra, ký duyệt

Sau khi lập bảng lương, bộ phận kế toán tiền lương chuyển bảng tính lương sang kế toán trưởng. Sau khi kiểm tra kỹ, bảng lương được chuyển qua Giám đốc. Giám đốc xác nhận và ký duyệt xác nhận bảng lương. Trong quá trình trên, nếu có vấn đề không hợp lý, bộ phận kế toán sẽ được yêu cầu để giải trình sau đó.

3.5 Gửi xác nhận bảng lương cho nhân viên

Bảng thanh toán lương sau khi được kiểm tra và xem xét sẽ chuyển trở lại cho kế toán tiền lương. Sau đó, bộ phận kế toán tiến hành lập phiếu chi lương và gửi xác nhận bảng lương.

3.6 Thanh toán lương

Thanh toán lương là bước trích quỹ và phát lương cho nhân viên do thủ quỹ đảm nhận. Thủ quỹ kiểm tra và thực hiện trả đủ, trả đúng và trả kịp thời cho người lao động. Việc thanh toán lương cho người lao động do phòng tài chính kế toán chịu trách nhiệm. Nếu có lý do tài chính dẫn đến thanh toán trễ phải thông tin cho cấp trên để thông báo đến nhân viên.

3.7 Lưu hồ sơ, dữ liệu về tiền lương

Lưu hồ sơ, dữ liệu về tiền lương là bước cuối cùng trong quy trình tính lương. Kế toán, thủ quỹ sẽ tiến hành ghi chép sổ sách và hạch toán nghiệp vụ trả lương. Sau đó các hồ sơ, tài liệu được lưu trữ để sử dụng trong cả quá trình

4. Lưu đồ thanh toán tiền lương

Quy trình tính lương trong doanh nghiệp đóng vai trò vô cùng quan trọng. Qua bài viết, AZTAX hy vọng giúp doanh nghiệp phần nào hiểu được quy trinh tính lương hiện nay. Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực dịch vụ kế toán và dịch vụ pháp lý, AZTAX luôn sẵn sàng tư vấn hỗ trợ và thực hiện thủ tục doanh nghiệp mong muốn để có được quy trình tính lương chính xác nhất.

CÔNG TY AZTAX CUNG CẤP GIẢI PHÁP DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN

Fanpage: AZTAX - Giải pháp kế toán thuế

Email: cs@aztax.com.vn

Địa chỉ: 135 Đường số 12 KDC Cityland, Phường 10, Quận Gò Vấp, TP. HCM

Hotline: 0932.383.089

#AZTAX - Giải pháp tổng thể cho doanh nghiệp