Các quy định mới về chốt sổ bảo hiểm xã hội năm 2024

Năm 2024 là một năm đầy biến động nên các quy định mới về chốt sổ bảo hiểm xã hội năm 2024 cũng có một vài sự đổi mới. Điều này đặt ra một loạt trách nhiệm và thủ tục mà cả người lao động và các đơn vị sử dụng lao động cần tuân theo. Trong bài viết này, AZTAX sẽ cùng bạn tìm hiểu những quy định quan trọng về việc chốt sổ bảo hiểm xã hội năm 2024 và những lợi ích mà nó mang lại cho người lao động.

1. Chốt sổ bảo hiểm xã hội là gì?

Chốt sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) là quá trình hoàn tất và chấm dứt việc đóng BHXH của người lao động tại cơ quan BHXH mà đơn vị đã thực hiện đóng BHXH. Thủ tục này được thực hiện khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động để nghỉ việc hoặc khi đủ điều kiện nghỉ hưu.

Theo quy định của pháp luật, người sử dụng lao động phải thực hiện các thủ tục xác nhận và trả lại sổ BHXH cùng các giấy tờ khác mà họ đã giữ của người lao động, theo quy định tại Điều 48 Bộ Luật lao động 2019. Họ cũng phải hợp tác với cơ quan bảo hiểm để xác nhận thời gian đóng BHXH khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động.

Người lao động không thể tự mình thực hiện việc chốt sổ BHXH mà phải dựa vào sự hỗ trợ từ người sử dụng lao động và cơ quan bảo hiểm để hoàn thành các thủ tục cần thiết.

1.1 Điều kiện để chốt được sổ Bảo hiểm xã hội

Để chốt được sổ Bảo hiểm xã hội, theo Điều 21 của Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, đơn vị có trách nhiệm đóng đầy đủ BHXH cho người lao động trong suốt thời gian làm việc tại đơn vị. Khi hợp đồng lao động kết thúc, đơn vị phải hoàn tất thủ tục chốt sổ BHXH cho người lao động. Việc chốt sổ chỉ được thực hiện khi đơn vị đã đóng đủ tiền Bảo hiểm xã hội cho Cơ quan Bảo hiểm và không có nợ phí tính đến tháng cuối cùng mà người lao động đã làm việc.

2. Quy định chốt sổ bảo hiểm xã hội 2024

Các quy định mới về chốt sổ Bảo hiểm xã hội Việt Nam năm 2024 tập trung vào trách nhiệm của người sử dụng lao động và quy trình thủ tục. Theo đó, người sử dụng lao động phải hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ BHXH cho người lao động khi kết thúc hợp đồng lao động để tránh mức phạt tài chính.

2.1. Trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động

Khoản 3, Điều 47 Bộ Luật Lao động 2012 quy định:

Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ BHXH cùng những giấy tờ khác đã giữ lại của người lao động.

Ngoài ra, khoản 5, Điều 21 Luật BHXH năm 2014 nêu rõ:

NSDLĐ phối hợp với cơ quan BHXH trả sổ BHXH cho NLĐ, xác nhận thời gian đóng BHXH khi NLĐ chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.

Việc chốt sổ Bảo hiểm xã hội không thể tự thực hiện bởi người lao động. Trách nhiệm chốt sổ BHXH hoàn toàn là trách nhiệm của đơn vị sử dụng lao động, trừ các trường hợp đặc biệt như công ty phá sản hay có nợ bảo hiểm không thể thực hiện chốt sổ BHXH cho người lao động.

Sau khi hợp đồng lao động kết thúc, người sử dụng lao động cần xử lý thủ tục chốt sổ BHXH cho người lao động một cách nhanh chóng để tránh bị áp đặt mức phạt tài chính

2.2. Thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội cho người lao động

Để chốt Bảo hiểm xã hội (BHXH) khi một người lao động kết thúc hợp đồng lao động, người sử dụng lao động cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Báo giảm lao động

• Đơn vị sử dụng lao động cần thực hiện thủ tục báo giảm lao động khỏi danh sách tham gia BHXH. Để thực hiện thủ tục trên cần chuẩn bị các loại giấy tờ sau:
• Danh sách người lao động tham gia BHXH và BHYT (mẫu D02-TS, tuân thủ Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 thay thế Quyết định 959).
• Biên bản trả thẻ BHYT đã nộp trước đó (nếu có).
• Thẻ BHYT còn hiệu lực (01 bản/người).
• Quyết định chấm dứt hợp đồng đối với người  lao động.
• Đơn vị sử dụng lao động hoàn thiện các hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội và sau đó gửi chúng đến cơ quan BHXH quản lý.

Tải hồ sơ tại đây

Bước 2: Chốt sổ bảo hiểm xã hội

Căn cứ quy định tại Tiết 1.2 Điểm b Khoản 1 Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 bao gồm những giấy tờ sau:

Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo mẫu TK3-TS ban hành kèm Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.

Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo mẫu D02-TS ban hành kèm Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.

Bảng kê thông tin theo mẫu D01-TS.

Sổ BHXH (mẫu sổ cũ, 01 sổ/người) hoặc tờ bìa sổ BHXH (sổ mẫu mới, 01 tờ)

Các tờ rơi của sổ bảo hiểm xã hội thuộc bản chính của sổ bảo hiểm xã hội.

01 công văn chốt sổ của đơn vị – mẫu D01b-TS.

Quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp hoặc Quyết định chấm dứt hưởng trợ cấp thất nghiệp (nếu có).

Doanh nghiệp sau khi hoàn tất các bộ hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội theo quy định, có thể thực hiện việc gửi hồ sơ đến cơ quan Bảo hiểm xã hội quản lý theo hai hình thức sau:

Gửi hồ sơ giấy: Doanh nghiệp có thể thông báo cho cơ quan BHXH hoặc sử dụng dịch vụ bưu chính để đến nhận hồ sơ trực tiếp tại địa chỉ của đơn vị.

Gửi hồ sơ điện tử: Đối với hồ sơ điện tử, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tuyến cho cơ quan BHXH thông qua mạng internet bằng cách sử dụng phần mềm  BKAV- BHXH được cung cấp bởi  công ty cổ phần BKAV

2.3 Thời gian thực hiện chốt sổ BHXH

Thời gian thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội cần Căn cứ quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 47 Bộ luật lao động năm 2012:

Điều 47. Trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động

Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên; trường hợp đặc biệt, có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày.

Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động.

Căn cứ vào điều khoản trên, trong khoảng thời gian làm việc trong vòng 07 ngày sau khi hợp đồng lao động chấm dứt, công ty phải có  trách nhiệm chốt sổ và trả sổ BHXH cho người lao động. Nhưng, trong một số  trường hợp đặc biệt, thời gian này có thể được bị kéo dài nhưng không được vượt quá 30 ngày.

3. Cách tra cứu chốt sổ BHXH trên VssID

Để biết liệu sổ Bảo hiểm xã hội (BHXH) của người lao động đã được chốt hay chưa sau khi họ nghỉ việc tại công ty cũ và đã thực hiện các thủ tục theo quy định, bạn có thể sử dụng ứng dụng VssID để tra cứu quá trình tham gia BHXH. Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Đăng nhập vào ứng dụng VssID ( điền mã số BHXH và mật khẩu để đăng nhập)

Bước 2: Sau khi đăng nhập thành công, chọn mục “Quá trình tham gia”.

Bước 3: Trong giao diện quá trình tham gia, bạn chọn loại hồ sơ “C14-TS”.

Nếu quá trình tham gia đã được cập nhật đến tháng cuối cùng của thời điểm bạn chốt sổ BHXH, điều này chứng tỏ rằng sổ BHXH của bạn đã được chốt. Khi đó, bạn có thể liên hệ với công ty để nhận lại sổ và tờ rời BHXH.

4. Chốt sổ bảo hiểm xã hội mang đến lợi ích gì cho người lao động?

Chốt sổ bảo hiểm xã hội mang lại nhiều lợi ích cho người lao động, đặc biệt là trong trường hợp hưởng bảo hiểm thất nghiệp. Khi người lao động nghỉ việc và chưa tìm được công việc mới hoặc không đủ điều kiện hưởng lương hưu, họ có thể nhận trợ cấp thất nghiệp theo quy định. Theo Điều 42 Luật Việc làm năm 2013, các quyền lợi bao gồm tiền trợ cấp thất nghiệp hàng tháng, hỗ trợ tư vấn và giới thiệu việc làm, hỗ trợ đào tạo nâng cao kỹ năng. Ngoài ra, người lao động cũng có thể xem xét rút bảo hiểm xã hội một lần sau khi nghỉ việc một năm, tuỳ theo các điều kiện được quy định tại Nghị định 115/2015/NĐ-CP. Việc này có thể mang lại lợi ích lớn đối với họ trong quá trình nghỉ hưu sau này.

Hưởng bảo hiểm thất nghiệp

Trong trường hợp người lao động nghỉ việc hoặc thất nghiệp mà chưa tìm được công việc mới cũng như đáp ứng được đủ các điều kiện hưởng bảo hiểm thất nghiệp thì họ hoàn toàn có thể thực hiện thủ tục để nhận trợ cấp thất nghiệp theo quy định.

Căn cứ theo quy định tại Điều 42 Luật Việc làm năm 2013, người tham gia bảo hiểm thất nghiệp sẽ được nhận các quyền lợi sau:

Tiền trợ cấp thất nghiệp hàng tháng;

Hỗ trợ tư vấn và giới thiệu việc làm; hỗ trợ việc làm;

Hỗ trợ đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề để duy trì việc làm.

Rút bảo hiểm xã hội 1 lần sau khi nghỉ việc 1 năm

Khi một người lao động quyết định nghỉ việc và không muốn tiếp tục làm việc hay chưa đủ điều kiện nhận lương hưu, có thể xem xét việc rút Bảo hiểm xã hội (BHXH) một lần . Tuy nhiên, nếu người lao động chưa đủ tuổi để nhận lương hưu, thì việc chờ đến khi đủ tuổi để nhận lương hưu có thể mang lại lợi ích lớn hơn so với việc rút BHXH một lần.

Điều kiện để nhận Bảo hiểm xã hội 1 lần được quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định 115/2015/NĐ-CP, cụ thể:

Đủ tuổi hưởng lương hưu theo quy định tại các Khoản 1, 2 và 4 Điều 54 của Luật Bảo hiểm xã hội mà chưa đủ 20 năm đóng BHXH hoặc theo quy định tại Khoản 3, Điều 54 của Luật Bảo hiểm xã hội mà chưa đủ 15 năm đóng BHXH và không tiếp tục tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện;

Sau một năm nghỉ việc mà chưa đủ 20 năm đóng bảo hiểm xã hội và không tiếp tục đóng bảo hiểm xã hội;

Ra nước ngoài để định cư;

Bị mắc một trong những bệnh nguy hiểm đến tính mạng như ung thư, bại liệt, xơ gan cổ chướng, phong, lao nặng, nhiễm HIV đã chuyển sang giai đoạn AIDS và những bệnh khác theo quy định của Bộ Y tế;

Người lao động sau khi nhận BHXH 1 lần vẫn có thể tiếp tục tham gia bảo hiểm xã hội. Tuy nhiên toàn bộ quá trình tham gia BHXH trước đó sẽ không được cộng dồn mà sẽ phải bắt đầu lại từ đầu.

Xem thêm: Tại sao phải chốt sổ bhxh

5. Những câu hỏi thường gặp khi chốt sổ bảo hiểm xã hội

Người lao động có tự chốt sổ Bảo hiểm xã hội được không?

Theo quy định tại Khoản 3 của Điều 47 trong Bộ luật Lao động năm 2012, người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành quy trình xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cùng với các tài liệu khác mà họ đã giữ lại từ người lao động.

Tương tự, theo Khoản 5 của Điều 21 trong Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, người sử dụng lao động cần hợp tác với cơ quan Bảo hiểm xã hội để trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.

Do đó, việc chốt sổ Bảo hiểm xã hội không thuộc thẩm quyền tự quyết của người lao động.

Chốt sổ bảo hiểm xã hội ở đâu?

Người sử dụng lao động có thể nộp hồ sơ qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH (tùy quận/huyện) mà công ty đặt trụ sở chính. Thời hạn giải quyết hồ sơ báo chốt là 7 ngày kể từ ngày chốt sổ, sau khi chốt người lao động sẽ được nhận lại sổ BHXH và tờ rời sổ (nếu có) cho người lao động.