Nhóm tài khoản chi phí đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và quản lý các khoản chi tiêu của doanh nghiệp. Việc hiểu rõ về nhóm tài khoản này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động. Dưới đây là các thông tin mà AZTAX đã tổng hợp để giúp bạn tìm hiểu chi tiết hơn.
1. Tài khoản chi phí là gì?
1.1 Khái niệm
Tài khoản chi phí là các tài khoản dùng để ghi nhận các khoản chi tiêu phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chúng giúp phản ánh chi tiết từng loại chi phí, từ nguyên vật liệu, nhân công, đến các chi phí quản lý, tài chính.
1.2 Mục đích của nhóm tài khoản chi phí
Các tài khoản này giúp theo dõi và quản lý các chi phí liên quan đến việc sản xuất, kinh doanh, quản lý và hoạt động chung của doanh nghiệp. Mục tiêu của nhóm tài khoản chi phí là cung cấp thông tin chính xác về các khoản chi phí để hỗ trợ việc lập báo cáo tài chính, phân tích hiệu quả hoạt động và đưa ra các quyết định quản lý.
2. Phân loại tài khoản chi phí
Phân loại tài khoản chi phí là bước quan trọng để hiểu rõ cách quản lý và kiểm soát các khoản chi tiêu trong doanh nghiệp. Dưới đây là những thông tin cần thiết để bạn nắm vững vấn đề này.
Cụ thể, tài khoản chi phí có thể được thể hiện dưới nhiều dạng khác nhau như sau:
- Tài khoản 611: Mua hàng
- Tài khoản 621: Chi phí nguyên liệu và vật liệu trực tiếp
- Tài khoản 622: Chi phí nhân công trực tiếp
- Tài khoản 623: Chi phí sử dụng máy thi công
- Tài khoản 627: Chi phí sản xuất chung
- Tài khoản 631: Giá thành sản xuất
- Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán
- Tài khoản 635: Chi phí tài chính
- Tài khoản 641: Chi phí bán hàng
- Tài khoản 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Nhóm tài khoản chi phí bao gồm các tài khoản 611, 621, 622, 623, 627, 631, 632, 635, 641, và 642, được cập nhật mới nhất theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 53/2016/TT-BTC.
Tài khoản 611 – Mua hàng
Tài khoản này được sử dụng để ghi nhận giá trị của nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ và hàng hóa khi chúng được mua, nhập kho hoặc đưa vào sử dụng trong kỳ. Tài khoản 611 “Mua hàng” chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ để kế toán hàng tồn kho.
Giá trị của nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ và hàng hóa khi được mua vào và ghi nhận trên tài khoản 611 “Mua hàng” cần được thực hiện theo nguyên tắc giá gốc.
Tài khoản 621 – Chi phí nguyên liệu và vật liệu sử dụng trực tiếp
Tài khoản này được sử dụng để ghi nhận chi phí liên quan đến nguyên liệu và vật liệu trực tiếp phục vụ cho sản xuất sản phẩm và thực hiện dịch vụ trong các lĩnh vực như công nghiệp, xây dựng, nông lâm ngư nghiệp, giao thông vận tải, bưu chính viễn thông, cũng như trong ngành dịch vụ khách sạn, du lịch và các lĩnh vực dịch vụ liên quan khác.
Chỉ những chi phí liên quan đến nguyên liệu và vật liệu—bao gồm nguyên liệu chính, vật liệu phụ và các vật liệu khác—sử dụng trực tiếp trong quá trình sản xuất sản phẩm và thực hiện dịch vụ trong kỳ kế toán mới được ghi nhận vào tài khoản 621. Chi phí cho nguyên liệu và vật liệu phải được tính theo giá thực tế tại thời điểm xuất sử dụng.
Tài khoản 622 – Chi phí gắn liền với lao động trực tiếp
Tài khoản này được sử dụng để ghi nhận các chi phí liên quan đến nhân công trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất và kinh doanh trong các lĩnh vực công nghiệp, xây dựng, nông lâm ngư nghiệp, và dịch vụ như giao thông vận tải, bưu chính viễn thông, du lịch, khách sạn, và tư vấn.
Chi phí nhân công trực tiếp là tổng hợp các khoản chi trả cho người lao động tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ, bao gồm cả lao động thuê ngoài. Những chi phí này bao gồm tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp, cùng với các khoản trích theo lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn và bảo hiểm thất nghiệp.
Các khoản tiền lương, tiền công và phụ cấp phải trả cho nhân viên phân xưởng, nhân viên quản lý, cũng như đội ngũ quản lý doanh nghiệp, và nhân viên bán hàng không được ghi nhận vào tài khoản này.
Tài khoản 623 – Chi phí liên quan đến việc sử dụng máy móc thi công
Tài khoản này được sử dụng để tổng hợp và phân bổ chi phí liên quan đến việc sử dụng xe và máy móc thi công, hỗ trợ trực tiếp cho hoạt động xây dựng và lắp đặt công trình, đặc biệt khi doanh nghiệp áp dụng phương thức thi công kết hợp giữa thủ công và máy móc.
Khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, và bảo hiểm thất nghiệp tính trên lương công nhân sử dụng xe và máy thi công không được ghi nhận vào tài khoản 623. Chi phí sử dụng máy thi công vượt mức bình thường sẽ không được tính vào giá thành công trình xây lắp, mà sẽ được chuyển ngay vào tài khoản 632.
Tài khoản 627 – Chi phí chung trong sản xuất
Tài khoản này ghi nhận các chi phí liên quan đến hoạt động sản xuất và kinh doanh chung tại các phân xưởng, bộ phận, đội nhóm, công trường, v.v. Những chi phí này bao gồm: lương cho nhân viên quản lý tại các phân xưởng, bộ phận, đội nhóm; khấu hao tài sản cố định được sử dụng trực tiếp trong sản xuất; các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn và bảo hiểm thất nghiệp, được tính dựa trên tỷ lệ quy định trên mức lương của nhân viên ở xưởng, bộ phận, đội sản xuất; cùng với các chi phí trực tiếp liên quan khác;
Trong hoạt động xây lắp, các khoản như bảo hiểm xã hội, y tế, kinh phí công đoàn, và bảo hiểm thất nghiệp tính vào lương công nhân, nhân viên máy thi công và quản lý đội. Khấu hao tài sản cố định cho phân xưởng, vốn vay vốn hóa, chi phí sửa chữa, bảo hành công trình, và các chi phí liên quan khác cũng cần được tính toán chính xác.
Tài khoản 631 – Chi phí sản xuất thành phẩm
Tài khoản này được sử dụng để tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, dịch vụ cho các tổ chức hoạt động trong ngành công nghiệp, nông nghiệp, lâm nghiệp, cũng như các đơn vị cung cấp dịch vụ vận tải, bưu điện, du lịch, khách sạn, khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ để hạch toán hàng tồn kho.
Chỉ ghi chép vào tài khoản 631 những chi phí liên quan đến sản xuất và kinh doanh bao gồm:
- Chi phí liên quan đến nguyên liệu và vật liệu sử dụng trực tiếp;
- Chi phí nhân công trực tiếp;
- Chi phí liên quan đến việc sử dụng máy móc thi công (đối với các công ty xây dựng);
- Chi phí sản xuất chung.
Các loại chi phí sau đây không được ghi nhận vào tài khoản 631:
- Chi phí bán hàng;
- Chi phí quản lý doanh nghiệp;
- Chi phí tài chính;
- Chi phí khác;
- Chi sự nghiệp.
Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán
Tài khoản này được sử dụng để ghi nhận giá trị vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, và bất động sản đầu tư; đồng thời phản ánh giá thành sản xuất của sản phẩm xây lắp (đối với doanh nghiệp xây lắp) trong kỳ bán hàng. Tài khoản này cũng ghi nhận các chi phí liên quan đến hoạt động đầu tư bất động sản, như chi phí khấu hao, chi phí sửa chữa, chi phí cho thuê bất động sản đầu tư theo phương thức cho thuê hoạt động (nếu chi phí không đáng kể), và chi phí nhượng bán hoặc thực hiện thanh lý tài sản bất động sản đầu tư.
Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được ghi nhận vào giá vốn hàng bán dựa trên số lượng hàng tồn kho và sự chênh lệch giữa giá trị thuần có thể thực hiện được và giá gốc của hàng tồn kho. Để xác định số lượng hàng tồn kho cần trích lập dự phòng giảm giá, kế toán phải loại trừ số lượng hàng đã ký hợp đồng tiêu thụ (với giá trị thuần có thể thực hiện không thấp hơn giá trị ghi sổ) nhưng chưa chuyển giao cho khách hàng, nếu có bằng chứng rõ ràng rằng khách hàng sẽ không từ chối thực hiện hợp đồng.
Tài khoản 635 – Chi phí tài chính
Tài khoản này ghi nhận các chi phí liên quan đến hoạt động tài chính, bao gồm chi phí đầu tư tài chính, chi phí vay vốn, góp vốn liên doanh và liên kết, lỗ từ chuyển nhượng chứng khoán ngắn hạn, chi phí giao dịch bán chứng khoán. Ngoài ra, tài khoản còn phản ánh dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh, tổn thất đầu tư vào các đơn vị khác, lỗ khi bán ngoại tệ và biến động tỷ giá hối đoái.
Tài khoản 635 phải ghi chép chi tiết từng loại chi phí, nhưng không bao gồm các khoản chi phí sau:
- Chi phí liên quan đến quá trình sản xuất sản phẩm và cung cấp dịch vụ;
- Chi phí bán hàng;
- Chi phí quản lý doanh nghiệp;
- Chi phí kinh doanh bất động sản;
- Chi phí đầu tư xây dựng cơ bản;
- Các khoản chi phí được thanh toán bằng các nguồn tài chính khác;
- Chi phí khác.
Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng
Tài khoản này được sử dụng để ghi nhận các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng và cung cấp dịch vụ, bao gồm chi phí chào hàng, giới thiệu và quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm và hàng hóa (ngoại trừ hoạt động xây lắp), cũng như chi phí bảo quản, đóng gói và vận chuyển,…
Tài khoản 641 được phân loại chi tiết theo các loại chi phí như: chi phí nhân viên, nguyên vật liệu, bao bì, dụng cụ và đồ dùng, khấu hao tài sản cố định, dịch vụ mua ngoài, và các chi phí khác bằng tiền. Tùy thuộc vào đặc thù kinh doanh và yêu cầu quản lý của từng ngành hoặc doanh nghiệp, tài khoản 641 có thể được mở rộng để bao gồm các loại chi phí khác. Vào cuối kỳ, kế toán sẽ kết chuyển các chi phí bán hàng vào bên Nợ của tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.
Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Tài khoản này được sử dụng để ghi nhận các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp, bao gồm tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản bảo hiểm xã hội, y tế, công đoàn, và thất nghiệp cho nhân viên quản lý. Ngoài ra, tài khoản còn phản ánh chi phí văn phòng, công cụ lao động, khấu hao tài sản cố định phục vụ quản lý, tiền thuê đất, thuế môn bài, dự phòng nợ khó đòi, và chi phí dịch vụ mua ngoài như điện, nước, điện thoại, fax, bảo hiểm tài sản. Các chi phí khác như tiếp khách và tổ chức hội nghị cũng được ghi nhận tại đây.
Tài khoản 642 được phân tích chi tiết theo các loại chi phí theo quy định. Dựa trên nhu cầu quản lý của từng ngành và doanh nghiệp, có thể mở thêm các tài khoản cấp 2 để phản ánh các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp cụ thể. Vào cuối kỳ kế toán, chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ được chuyển vào bên Nợ của tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.
Phân loại tài khoản chi phí là công cụ thiết yếu giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát chi phí một cách chính xác và hiệu quả. Nắm vững các loại tài khoản này là yếu tố quan trọng để cải thiện khả năng quản lý tài chính.
3. Tổng quan về cách hạch toán kế toán chi phí
Tổng quan về cách hạch toán kế toán chi phí giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác và quản lý hiệu quả các khoản chi tiêu. Việc hiểu rõ quy trình này là bước quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả tài chính.
- Thu thập dữ liệu từ hóa đơn và chứng từ là bước quan trọng, vì tất cả các chi phí đều được ghi nhận trên các tài liệu này. Vì vậy, bạn cần thu thập đầy đủ mọi chứng từ liên quan đến chi phí để đảm bảo tính chính xác.
- Ghi nhận thông tin chi phí: Sau khi thu thập các chứng từ, bạn cần tổng hợp số liệu và ghi chép các khoản chi phí phát sinh vào: sổ nhật ký tổng hợp, sổ chi tiết về chi phí, và sổ tổng hợp các khoản chi phí.
- Tổng hợp dữ liệu về chi phí: Hằng ngày và vào cuối kỳ kế toán, theo yêu cầu của nhà quản lý, các báo cáo về chi phí sản xuất hoặc dịch vụ, cũng như báo cáo giá thành sản phẩm hoặc dịch vụ sẽ được thực hiện.
- Có hai phương pháp hạch toán chi phí: phương pháp trực tiếp và phương pháp phân bổ.
- Phương pháp trực tiếp là cách hạch toán chi phí dựa trên nguyên tắc phân loại chi phí theo từng đối tượng chịu chi phí. Theo phương pháp này, các chi phí được phân bổ ngay lập tức cho đối tượng chịu trách nhiệm mà không cần qua bước trung gian.
- Phương pháp phân bổ là cách hạch toán chi phí dựa trên nguyên tắc phân loại chi phí theo chức năng. Trong phương pháp này, các khoản chi phí được phân chia cho các đối tượng chịu chi phí dựa trên một tiêu chí phân bổ cụ thể.
- Các tài khoản kế toán chi phí thường được sử dụng để ghi chép bao gồm: TK 621, TK 622, TK 823, TK 627, TK 641, và TK 642.
Hạch toán kế toán chi phí là nền tảng để doanh nghiệp kiểm soát chi phí và đưa ra quyết định tài chính chính xác. Điều này cho phép doanh nghiệp tối ưu hóa tài nguyên và cải thiện hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Việc hiểu rõ về nhóm tài khoản chi phí là yếu tố then chốt để quản lý hiệu quả các chi phí doanh nghiệp. Để được hỗ trợ và tư vấn chi tiết hơn, bạn có thể liên hệ với AZTAX qua hotline 0932.383.089. Chúng tôi luôn sẵn sàng giúp bạn tối ưu hóa hoạt động tài chính của mình.
