Cách hạch toán TK 331 – Phải trả người bán theo TT 200

Tài khoản 331 là gì? Tài khoản 331 theo Thông tư 200 được hạch toán như thế nào? Nguyên tắc hạch toán, Kết cấu và nội dung phản ánh TK 331 ra sao? Tất cả sẽ được AZTAX chia sẽ trong bài viết sau đây. Cùng chúng tôi tìm hiểu nhé!

1. Tài khoản 331 là gì?

Tài khoản 311 là một loại tài khoản trong hệ thống kế toán của các tổ chức và doanh nghiệp, dùng để ghi chép các giao dịch liên quan đến nguồn vốn và các khoản đầu tư dài hạn.

Tài khoản này thường được sử dụng để theo dõi và quản lý các nguồn vốn chủ sở hữu, các khoản đầu tư vào công ty con, liên doanh, hoặc các dự án dài hạn. Sự phân loại rõ ràng qua tài khoản 311 giúp quản lý tài chính hiệu quả và đảm bảo rằng các thông tin về vốn và đầu tư được ghi chép chính xác và đầy đủ.

2. Sơ đồ chữ T tài khoản 331

Ký hiệu của tài khoản 331 là TK 331

Bạn có thể theo dõi chi tiết các bút toán hạch toán liên quan đến tài khoản này thông qua sơ đồ chữ T dưới đây:

3. Nguyên tắc kế toán tài khoản 331 theo Thông tư 200

Căn cứ theo Khoản 1 Điều 51 Thông tư 200/2014/TT-BTC (bổ sung bởi Khoản 1 Điều 15 Thông tư 177/2015/TT-BTC), quy định về nguyên tắc kế toán cho tài khoản 331 – phải trả người bán như sau:

Tài khoản 331 hay còn gọi là ” tài khoản phải trả người bán” là một phần quan trọng trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp, giúp quản lý và theo dõi các khoản nợ phải thanh toán cho các nhà cung cấp. Tài khoản này được sử dụng để ghi nhận tình hình thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp đối với người bán vật tư, hàng hóa, dịch vụ, tài sản cố định, bất động sản đầu tư và các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng đã ký. Ngoài ra, tài khoản này còn phản ánh việc thanh toán các khoản nợ cho các nhà thầu xây lắp chính và phụ. Không sử dụng tài khoản này cho các giao dịch mua bán thanh toán ngay.

Các khoản nợ phải trả cho người bán, nhà cung cấp và các nhà thầu xây lắp cần được ghi nhận chi tiết cho từng đối tượng cụ thể. Trong đó, tài khoản này cũng ghi nhận các khoản đã ứng trước cho các đối tượng nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ hoặc công trình xây lắp hoàn thành. Ngoài ra, tiền chi trả bảo hiểm sẽ được ghi nhận là nợ phải trả, đồng thời giảm quỹ dự phòng nghiệp vụ khi có quyết định chi trả bảo hiểm từ trụ sở chính, theo quy định pháp luật.

Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải trả cho người bán theo từng loại tiền tệ. Đối với các khoản phải trả bằng ngoại tệ thì thực hiện theo nguyên tắc:

• Khi phát sinh khoản nợ phải trả cho người bán (bên Có TK 331) bằng ngoại tệ, kế toán cần quy đổi sang Đồng Việt Nam theo tỷ giá bán thực tế của ngân hàng thường xuyên giao dịch tại thời điểm phát sinh. Trường hợp đã ứng trước cho nhà thầu hoặc người bán, khi đủ điều kiện ghi nhận tài sản hoặc chi phí, kế toán sẽ áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh cho khoản tiền đã ứng trước.
• Khi thanh toán nợ cho người bán (bên Nợ TK 331) bằng ngoại tệ, kế toán quy đổi sang VND theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh cho từng chủ nợ. Nếu chủ nợ có nhiều giao dịch, tỷ giá được tính dựa trên bình quân gia quyền. Trường hợp ứng trước tiền cho nhà thầu hoặc người bán, áp dụng tỷ giá bán thực tế của ngân hàng tại thời điểm ứng trước.
• Doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản nợ phải trả bằng ngoại tệ vào thời điểm lập Báo cáo tài chính, theo quy định pháp luật. Tỷ giá được áp dụng là tỷ giá bán ngoại tệ của ngân hàng nơi doanh nghiệp giao dịch thường xuyên. Các đơn vị trong tập đoàn sử dụng chung một tỷ giá do Công ty mẹ quy định, đảm bảo sát với tỷ giá giao dịch thực tế, để đánh giá lại nợ ngoại tệ từ các giao dịch nội bộ.
• Nếu tiền chi trả bảo hiểm không có người nhận, khi có quyết định của cấp có thẩm quyền, đơn vị cần tăng quỹ dự phòng nghiệp vụ và giảm nợ phải trả người gửi tiền.

Bên giao nhập khẩu ủy thác ghi nhận số tiền phải trả người bán về hàng nhập khẩu qua bên nhận nhập khẩu ủy thác như khoản phải trả thông thường. Đồng thời, đơn vị phải hạch toán vào các tài khoản phù hợp theo hình thức chi trả bảo hiểm, như: Trụ sở chính, chi nhánh trực tiếp chi trả hoặc ủy quyền qua tổ chức khác.

Nếu vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận và nhập kho nhưng chưa có hóa đơn vào cuối tháng thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ. Khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức từ người bán, cần điều chỉnh giá thực tế trong sổ sách.

Khi hạch toán chi tiết các khoản này, kế toán cần ghi rõ các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán từ người bán, người cung cấp nếu chưa được phản ánh trong hóa đơn mua hàng.

4. Nội dung và kết cấu của tài khoản 331 – Phải trả người bán

Tài khoản 331 – Phải trả người bán có vai trò quan trọng trong việc quản lý các khoản nợ của doanh nghiệp đối với các nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ. Nội dung và kết cấu của tài khoản này bao gồm những yếu tố chính sau:

Bên nợ:

• Số tiền đã thanh toán cho người bán vật tư, hàng hóa, dịch vụ, và nhà thầu xây lắp.
• Số tiền ứng trước cho người bán, nhà cung cấp, hoặc nhà thầu mà chưa nhận được hàng hóa, dịch vụ hoặc công trình hoàn thành.
• Số tiền giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ được người bán chấp thuận theo hợp đồng.
• Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được giảm trừ vào khoản nợ phải trả cho người bán.
• Giá trị vật tư, hàng hóa bị thiếu hụt hoặc kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán.
• Đánh giá lại các khoản nợ ngoại tệ nếu tỷ giá giảm so với VND.
• Số tiền bảo hiểm đã chi trả cho người gửi tiền.
• Xử lý số tiền bảo hiểm không có người nhận theo quyết định của cấp có thẩm quyền..

Bên có:

• Các khoản tiền còn nợ người bán vật tư, hàng hóa, dịch vụ hoặc nhà thầu
• Điều chỉnh giá tạm tính thấp hơn giá thực tế khi nhận hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức
• Đánh giá lại khoản nợ khi tỷ giá ngoại tệ tăng so với VND.
• Số tiền bảo hiểm phải chi trả cho người gửi tiền khi tổ chức bảo hiểm tiền gửi gặp tình trạng phá sản hoặc không còn khả năng thanh toán.

Số dư bên Có: Số tiền còn phải trả cho người bán, nhà cung cấp, nhà thầu xây lắp, và số tiền bảo hiểm còn phải trả cho người gửi tiền.

Số dư bên Nợ: Phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã trả vượt quá số phải trả cho người bán. Khi lập Bảng Cân đối kế toán, cần lấy số dư chi tiết của từng đối tượng từ tài khoản này để ghi vào các chỉ tiêu “Tài sản” và “Nguồn vốn”.

Tài khoản 331 – Phải trả người bán, có 2 tài khoản cấp 2:

• Tài khoản 3311 – Chi trả bảo hiểm: Ghi nhận số tiền phải chi trả cho người gửi tiền khi các tổ chức tham gia Bảo hiểm tiền gửi (BHTG) gặp khó khăn tài chính hoặc phá sản.
• Tài khoản 3318 – Các khoản phải trả khác: Ghi nhận các khoản thanh toán phải thực hiện cho người bán, ngoài các khoản liên quan đến chi trả bảo hiểm.

5. Hướng dẫn hạch toán tài khoản 331 theo Thông tư 200

Hạch toán tài khoản 331 theo Thông tư 200 là một phần quan trọng trong quản lý tài chính doanh nghiệp, đảm bảo việc ghi chép và xử lý các khoản phải trả một cách chính xác. Hướng dẫn này sẽ giúp bạn nắm rõ các quy định và quy trình cụ thể để thực hiện hạch toán tài khoản 331 một cách hiệu quả và đúng đắn.

5.1 Hạch toán khi mua vật tư, hàng hóa, tài sản cố định chưa thanh toán

Trường hợp giao dịch nội địa:

• Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
  • Nợ TK 152, 153, 156, 157, 211, 213/611 (giá chưa bao gồm thuế GTGT);
  • Nợ TK 133 (thuế GTGT);
  • Có TK 331 (tổng giá trị thanh toán gồm cả thuế GTGT).
• Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, ghi:
  • Nợ TK 152, 153, 156, 157, 211, 213/611 (tổng giá trị thanh toán gồm cả thuế GTGT);
  • Có TK 331 (tổng giá trị thanh toán gồm cả thuế GTGT).

Trường hợp giao dịch nhập khẩu

• Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
  • Nợ TK 152, 153, 156, 157, 211, 213/611;
  • Có TK 331 (giá chưa bao gồm thuế);
  • Có TK 3332 (thuế TTĐB, nếu có);
  • Có TK 3333 (thuế nhập khẩu, nếu có);
  • Có TK 33381 (thuế BVMT, nếu có);
  • Nợ TK 133 (thuế GTGT được khấu trừ hàng nhập khẩu);
  • Có TK 33312 (thuế GTGT hàng nhập khẩu).
• Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, ghi:
  • Nợ TK 152, 153, 156, 157, 211, 213/611;
  • Có TK 331 (giá chưa bao gồm thuế);
  • Có TK 3332 (thuế TTĐB, nếu có);
  • Có TK 3333 (thuế nhập khẩu, nếu có);
  • Có TK 33381 (thuế BVMT, nếu có);
  • Có TK 33312 (thuế GTGT hàng nhập khẩu).

5.2 Hạch toán phải trả người bán trong xây dựng cơ bản giao thầu

Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:

• Nợ TK 241 (giá chưa có thuế)
• Nợ TK 133 (thuế GTGT)
• Có TK 331 (tổng giá trị thanh toán gồm cả thuế GTGT)

Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, ghi:

• Nợ TK 241 (tổng giá trị thanh toán gồm thuế GTGT)
• Có TK 331 (tổng giá trị thanh toán gồm thuế GTGT)

Ví dụ: Doanh nghiệp đã giao thầu xây dựng một công trình với tổng giá trị thanh toán là 1.200.000.000 VND, bao gồm 10% thuế GTGT.

Chi tiết:

• Giá trị hợp đồng chưa có thuế: 1.090.909.091 VND
• Thuế GTGT (10%): 109.090.909 VND
• Tổng giá trị thanh toán (bao gồm thuế): 1.200.000.000 VND

Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:

• Ghi nhận chi phí xây dựng:
  • Nợ TK 241 1.090.909.091 VND (giá chưa có thuế)
  • Nợ TK 133 109.090.909 VND (thuế GTGT)
  • Có TK 331 1.200.000.000 VND (tổng giá trị thanh toán gồm cả thuế GTGT)

Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ:

• Ghi nhận chi phí xây dựng:
  • Nợ TK 241 1.200.000.000 VND (tổng giá trị thanh toán gồm thuế GTGT)
  • Có TK 331 1.200.000.000 VND (tổng giá trị thanh toán gồm thuế GTGT)

5.3 Hạch toán ứng trước hoặc thanh toán tiền cho người bán

Ứng trước hoặc thanh toán bằng VND, ghi:

• Nợ TK 331 (khoản ứng trước hoặc thanh toán)
• Có TK 1111, 1121, 341…

Ứng trước hoặc thanh toán bằng ngoại tệ:

• Khi ứng trước, ghi:
  • Nợ TK 331 (tỷ giá thực tế tại thời điểm ứng trước)
  • Nợ TK 635 (nếu tỷ giá thực tế thấp hơn tỷ giá ghi sổ)
  • Có TK 1112, 1122
  • Có TK 515 (nếu tỷ giá thực tế cao hơn tỷ giá ghi sổ)
• Khi thanh toán, ghi:
  • Nợ TK 331 (theo tỷ giá thực tế phát sinh)

5.4 Hạch toán phải trả người bán khi nhận lại tiền hoàn đã ứng trước

Nhận lại bằng VND, ghi:

• Nợ TK 111, 112
• Có TK 331

Nhận lại bằng ngoại tệ, ghi:

• Nợ TK 111, 112
• Nợ TK 635 (tỷ giá thực tế thấp hơn ghi sổ)
• Có TK 331
• Có TK 515 (tỷ giá thực tế cao hơn ghi sổ)

Ví dụ: Doanh nghiệp đã ứng trước 10.000 USD cho một nhà cung cấp để mua hàng hóa. Sau đó, doanh nghiệp nhận lại tiền hoàn trả là 10.000 USD, nhưng tỷ giá thực tế thay đổi.

Tỷ giá ghi sổ khi ứng trước: 1 USD = 23.000 VND

Tỷ giá thực tế khi nhận lại tiền hoàn: 1 USD = 24.000 VND

Hạch toán khi nhận lại tiền hoàn bằng ngoại tệ như sau:

• Tỷ giá thực tế thấp hơn tỷ giá ghi sổ (lỗ tỷ giá):
  • Nhận lại 10.000 USD
    • Nợ TK 111 (hoặc TK 112) 240.000.000 VND (10.000 USD x 24.000 VND/USD)
    • Nợ TK 635 10.000.000 VND (10.000 USD x (24.000 – 23.000) VND/USD)
    • Có TK 331 230.000.000 VND (10.000 USD x 23.000 VND/USD)
• Tỷ giá thực tế cao hơn tỷ giá ghi sổ (lãi tỷ giá):
  • Nhận lại 10.000 USD
    • Nợ TK 111 (hoặc TK 112) 240.000.000 VND (10.000 USD x 24.000 VND/USD)
    • Có TK 331 230.000.000 VND (10.000 USD x 23.000 VND/USD)
    • Có TK 515 10.000.000 VND (10.000 USD x (24.000 – 23.000) VND/USD)

5.5 Hạch toán phải trả người bán khi mua dịch vụ

Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:

• Nợ TK 1562, 241, 242, 623, 627, 641, 642, 635, 811
• Nợ TK 133 (thuế GTGT)
• Có TK 331

Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, ghi:

• Nợ TK 1562, 241, 242, 623, 627, 641, 642, 635, 811
• Có TK 331

5.6 Hạch toán phải trả người bán khi hưởng chiết khấu thanh toán

Phải trả người bán khi hưởng chiết khấu thanh toán, ghi:

• Nợ TK 331
• Có TK 515

5.7 Hạch toán phải trả người bán khi hưởng chiết khấu thương mại, giảm giá, trả lại hàng mua

Ghi nhận chiết khấu thương mại, giảm giá hoặc trả lại hàng như sau:

• Nợ TK 331
• Có TK 133 (nếu có)
• Có TK 152, 153, 156, 611…

Ví dụ: Doanh nghiệp đã mua hàng hóa trị giá 100.000.000 VND và được hưởng chiết khấu thương mại 10% từ nhà cung cấp. Thuế GTGT đầu vào (10%) có thể khấu trừ.

Chi tiết:

• Giá trị hàng hóa trước chiết khấu: 100.000.000 VND
• Chiết khấu thương mại (10%): 10.000.000 VND
• Giá trị hàng hóa sau chiết khấu: 90.000.000 VND
• Thuế GTGT đầu vào (10% của 90.000.000 VND): 9.000.000 VND

Hạch toán khi hưởng chiết khấu thương mại và giảm giá:

• Ghi nhận chiết khấu thương mại và giảm giá:
  • Giảm giá hàng hóa và thuế GTGT:
    • Nợ TK 331 10.000.000 VND (giảm giá hàng hóa)
    • Có TK 133 9.000.000 VND (thuế GTGT liên quan đến chiết khấu)
    • Có TK 152 (hoặc TK 153, TK 156, TK 611, tùy vào loại hàng hóa và chi phí) 1.000.000 VND (chiết khấu không có thuế GTGT, nếu có)

5.8 Hạch toán phải trả người bán khi chủ nợ không đòi hoặc không tìm được chủ nợ

Xử lý khoản nợ không đòi được, ghi:

• Nợ TK 331
• Có TK 711.

5.9 Hạch toán phải trả người bán khi nhận bán hàng đại lý, bán đúng giá, hưởng hoa hồng

Khi bán hàng nhận đại lý, ghi:

• Nợ TK 111, 112, 131;
• Có TK 331 (giá giao hàng và thuế).

Khi nhận hoa hồng, ghi:

• Nợ TK 331;
• Có TK 511 (hoa hồng);
• Có TK 3331.

Thanh toán cho đại lý, ghi:

• Nợ TK 331
• Có TK 111, 112

5.10 Hạch toán phải trả người bán tại đơn vị giao ủy thác nhập khẩu

Ghi nhận phải trả khi nhập khẩu ủy thác như sau:

• Thanh toán bằng VND, ghi:
  • Nợ TK 331
  • Có TK 1111, 1121
• Thanh toán bằng ngoại tệ, ghi:
  • Nợ TK 331
  • Nợ TK 635 (nếu tỷ giá thấp hơn)
  • Có TK 1112, 1122
  • Có TK 515 (nếu tỷ giá cao hơn)

Ví dụ: Doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa theo hình thức ủy thác với giá trị hợp đồng là 50.000 USD. Tỷ giá ghi sổ là 1 USD = 23.000 VND. Khi thanh toán, tỷ giá thực tế là 1 USD = 22.500 VND.

Chi tiết:

• Giá trị hợp đồng: 50.000 USD
• Giá trị thanh toán theo tỷ giá ghi sổ: 50.000 USD x 23.000 VND/USD = 1.150.000.000 VND
• Giá trị thanh toán theo tỷ giá thực tế: 50.000 USD x 22.500 VND/USD = 1.125.000.000 VND
• Chênh lệch tỷ giá: 1.150.000.000 VND – 1.125.000.000 VND = 25.000.000 VND (lãi tỷ giá)

Thanh toán bằng VND:

• Ghi nhận chi phí và thanh toán, ghi:
  • Nợ TK 331 1.150.000.000 VND (giá trị theo tỷ giá ghi sổ)
  • Có TK 1111 (tiền mặt) hoặc TK 1121 (tiền gửi ngân hàng) 1.150.000.000 VND (tổng giá trị thanh toán)
• Thanh toán bằng ngoại tệ:
  • Ghi nhận chi phí và thanh toán khi tỷ giá thực tế thấp hơn tỷ giá ghi sổ:
    • Nợ TK 331 1.150.000.000 VND (giá trị theo tỷ giá ghi sổ)
    • Nợ TK 635 25.000.000 VND (lãi tỷ giá, chênh lệch tỷ giá)
    • Có TK 1112 (tiền mặt ngoại tệ) hoặc TK 1122 (tiền gửi ngân hàng ngoại tệ) 1.125.000.000 VND (giá trị theo tỷ giá thực tế)
    • Có TK 515 25.000.000 VND (lãi tỷ giá, chênh lệch tỷ giá)

Chú ý: Nếu tỷ giá thực tế cao hơn tỷ giá ghi sổ, bạn sẽ ghi nhận lãi tỷ giá vào TK 515 và nợ TK 331 theo giá trị thực tế.

5.11 Hạch toán phải trả người bán khi đánh giá lại số dư nợ phải trả là ngoại tệ

Đánh giá lại số dư nợ phải trả là ngoại tệ:

• Tỷ giá giảm, ghi:
  • Nợ TK 331;
  • Có TK 413.
• Tỷ giá tăng, ghi:
  • Nợ TK 413;
  • Có TK 331.

Như vậy AZTAX đã điểm qua một số nội dung quan trọng về tài khoản 331 và cách hạch toán tài khoản 331 theo Thông tư 200. Hy vọng những nội dung trên có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về TK 331. Nếu có điều gì cần hỗ trợ hoặc giải đáp thắc mắc hãy liên hệ đến HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn miễn phí nhé.

6. Câu hỏi thường gặp

6.1 Tài khoản 331 có số dư bên nào?

Tài khoản 331 có số dư bên Nợ. Số dư bên Nợ phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc sổ tiền đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo dõi chi tiết của từng đối tượng cụ thể.

6.2 Số dư cuối kỳ của tài khoản 331 được phản ánh ở đâu trong báo cáo tài chính?

Số dư cuối kỳ của tài khoản 331 được phản ánh trên Bảng cân đối kế toán. Cụ thể:

• Tài khoản 3311 – Phải trả bảo hiểm thường được ghi nhận trong phần “Các khoản phải trả ngắn hạn” hoặc “Nợ phải trả” dưới mục “Các khoản phải trả khác” (tùy theo cách phân loại cụ thể trong báo cáo tài chính).
• Tài khoản 3318 – Phải trả khác cho người bán cũng được phản ánh trong phần “Các khoản phải trả ngắn hạn”, trong mục tương ứng với các khoản nợ phải thanh toán cho người bán.