Hiện nay, có nhiều thắc mắc xung quanh việc người lao động có thể tự chốt sổ bảo hiểm xã hội hay không? Và một số vấn đề khác như thủ tục và các thắc mắc khi công ty không chốt sổ BHXH cho người lao động chắc hẳn đang được mọi người quan tâm rất nhiều. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng AZTAX tìm hiểu về các vấn đề trên nhé.
1. Người lao động có thể tự chốt sổ Bảo hiểm xã hội cho mình được không?
Người lao động không thể tự chốt sổ Bảo hiểm xã hội được vì trách nhiệm chốt sổ Bảo hiểm xã hội thuộc về các doanh nghiệp, đơn vị (Người sử dụng lao động) trừ trường hợp doanh nghiệp phá sản và nợ bảo hiểm nên không thể chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.
Theo nội dung đã được quy định tại Khoản 3 Điều 47 Bộ luật Lao động 2012:
Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cùng những giấy tờ khác đã giữ lại của người lao động
Và cũng theo nội dung đã được quy định tại Khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014:
Người sử dụng lao động phối hợp với cơ quan Bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng Bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.
Như vậy, người lao động không thể tự mình chốt sổ Bảo hiểm xã hội được. Mà nhiệm vụ chốt sổ Bảo hiểm xã hội thuộc về trách nhiệm của người sử dụng lao động (trừ trường hợp công ty phá sản và nợ bảo hiểm nên không có khả năng chốt sổ BHXH cho người lao động).
Nếu gặp trường hợp, công ty không chốt sổ BHXH, người lao động có thể liên hệ với Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội nơi công ty đặt trụ sở hoặc Thanh tra Sở Lao động-Thương binh và Xã hội để được can thiệp và hỗ trợ chốt sổ.
2. Thủ tục chốt sổ BHXH đơn giản nhất
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ chốt sổ BHXH
Để thực hiện việc chốt sổ Bảo hiểm xã hội, đơn vị cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
- 01 phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 103, kèm theo việc kê khai các giấy tờ đi kèm.
- 01 mẫu D02-TS để kê khai danh sách lao động cần thực hiện chốt sổ Bảo hiểm.
- Sổ Bảo hiểm xã hội của người lao động.
- 01 bản sao của quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, quyết định nghỉ việc hoặc các giấy tờ chứng minh việc đơn vị đã chuyển địa chỉ (trường hợp đơn vị chuyển Cơ quan BHXH quản lý).
- Mẫu TK01-TS để kê khai thông tin cần thay đổi (trong trường hợp lao động cần điều chỉnh thông tin).
- Thẻ Bảo hiểm Y tế của người lao động, miễn là thời hạn sử dụng của thẻ còn hiệu lực.
Bước 2: Nộp hồ sơ chốt sổ lên cơ quan Bảo hiểm xã hội
Đơn vị có thể lựa chọn một trong các phương pháp sau để nộp hồ sơ:
- Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan Bảo hiểm xã hội.
- Gửi toàn bộ giấy tờ qua dịch vụ bưu điện.
- Hoặc nếu không cần đính kèm thẻ Bảo hiểm y tế (với điều kiện thẻ còn hạn), đơn vị có thể nộp hồ sơ qua mạng cho Cơ quan BHXH quản lý nơi công ty đặt trụ sở chính.
Thời gian thực hiện chốt sổ Bảo hiểm xã hội
Theo quy định tại Khoản 2, Điều 47 của Bộ luật lao động năm 2012, đơn vị cần thực hiện báo giảm cho người lao động trong vòng 7 ngày kể từ ngày chấm dứt hợp đồng. Sau khi báo giảm đã có kết quả trả về, đơn vị có thể thực hiện chốt sổ BHXH. Có một số trường hợp đặc biệt thì thời gian này có thể kéo dài hơn, nhưng không vượt quá 30 ngày.
Khi Cơ quan Bảo hiểm nhận đủ hồ sơ, thời gian giải quyết sẽ là 10 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ. Trong trường hợp cần bổ sung hồ sơ do thiếu hoặc hồ sơ không hợp lệ hoặc có vấn đề phát sinh, Cơ quan BHXH sẽ thông báo bằng văn bản đến đơn vị.
Đây là hướng dẫn để đơn vị thực hiện thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội một cách đơn giản và nhanh chóng. Đơn vị cần lưu ý rằng khi người lao động nghỉ việc, cần thanh toán đủ tiền Bảo hiểm xã hội và chuẩn bị đầy đủ giấy tờ để tiến hành thủ tục chốt sổ một cách nhanh chóng và trả lại cho người lao động.
3. Công ty không trả sổ bảo hiểm xã hội thì người lao động cần làm gì?
Tại khoản 2, Điều 18, Luật BHXH số 58/2014/QH13 quy định quyền của người lao động “Được cấp và quản lý sổ BHXH”.
Tại khoản 5, Điều 21, Luật BHXH số 58/2014/QH13 quy định:
Trách nhiệm của người sử dụng lao động là phối hợp với cơ quan BHXH trả sổ BHXH cho người lao động, xác nhận thời gian đóng BHXH khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.
- Trước hết, liên hệ với công ty cũ của bạn và yêu cầu họ thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH và trả lại sổ BHXH cho bạn.
- Nếu công ty từ chối hoặc không hợp tác, bạn có quyền nộp đơn khiếu nại lên Ban giám đốc công ty hoặc thông qua tổ chức Công đoàn tại công ty để báo cáo việc không trả sổ BHXH.
- Trường hợp không giải quyết được bằng hai cách trên, bạn có thể gửi đơn khiếu nại đến Thanh tra lao động thuộc Phòng Lao động, Thương binh – Xã hội để cơ quan này can thiệp và đòi hỏi công ty phải trả lại sổ BHXH của bạn.
4. Công ty cũ không chốt sổ bảo hiểm cho người lao động có bị phạt không?
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP thì người sử dụng lao động không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật thì bị phạt tiền như sau:
| Số người lao động bị ảnh hưởng | Mức phạt tiền vi phạm |
| Từ 1 – 10 | Từ 1.000.000 – 2.000.000 đồng |
| Từ 11 – 50 | Từ 2.000.000 – 5.000.000 đồng |
| Từ 51 – 100 | Từ 5.000.000 – 10.000.000 đồng |
| Từ 101 – 300 | Từ 15.000.000 – 15.000.000 đồng |
| Từ 300 trở lên | Từ 15.000.000 – 20.000.000 đồng |
Ngoài ra, theo quy định tại Điều 6 Nghị định số 12/2022/NĐ-CP thì mức phạt trên đây áp dụng đối với người sử dụng lao động là cá nhân vi phạm, còn mức phạt tiền đối với tổ chức vi phạm bằng 2 lần mức phạt tiền đối với cá nhân nêu trên.
Nếu không chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, công ty sẽ bị xử phạt hành chính từ 2 triệu đồng đến 40 triệu đồng, tùy vào số lượng người lao động bị vi phạm theo quy định nêu trên.
Xem thêm: Mẫu công văn xin chốt sổ bảo hiểm xã hội
Xem thêm: Quy định mới về chốt sổ bảo hiểm xã hội
Xem thêm: Phiếu giao nhận hồ sơ chốt sổ bhxh
Như vậy, việc chốt sổ Bảo hiểm xã hội không nằm trong trách nhiệm của người lao động mà nó hoàn toàn thuộc về trách nhiệm của người sử dụng lao động. Trong trường hợp công ty không thực hiện trách nhiệm này thì bạn có thể công ty đó sẽ phải chịu các mức hình phạt của pháp luật. Bạn cần nắm vững quy định và thực hiện những bước cần thiết để đảm bảo các quyền lợi của mình được hưởng theo đúng quy định của pháp luật. AZTAX hy vọng rằng bày viết trên sẽ giúp ích được cho bạn trong việc chốt sổ bảo hiểm xã hội và các quyền lợi của mình. Bạn cũng có thể liên hệ ngay cho AZTAX để được tư vấn về các dịch vụ bảo hiểm xã hội một cách nhanh chóng và thuận tiện.
