Bạn đang tìm mẫu công văn xin chốt sổ bảo hiểm xã hội để gửi đến doanh nghiệp cũ hoặc cơ quan BHXH nhằm hoàn tất quá trình xác nhận thời gian đóng BHXH? Việc chuẩn bị đúng mẫu và nội dung chuẩn quy định sẽ giúp thủ tục diễn ra nhanh chóng, tránh kéo dài gây ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động. Bài viết dưới đây AZTAX sẽ cung cấp mẫu công văn đúng chuẩn, dễ sử dụng và phù hợp cho mọi trường hợp cần chốt sổ BHXH.
1. Chốt sổ bảo hiểm xã hội là gì?
Chốt sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) là thủ tục nhằm xác nhận và kết thúc toàn bộ quá trình tham gia BHXH của người lao động tại cơ quan BHXH nơi doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ đóng. Quy trình này được tiến hành khi người lao động chấm dứt hợp đồng, chuyển công tác hoặc đủ điều kiện nghỉ hưu, đảm bảo thông tin đóng – hưởng BHXH được ghi nhận đầy đủ và chính xác.
2. Mẫu công văn chốt sổ bảo hiểm xã hội mới nhất 2025
Mẫu công văn chốt sổ bảo hiểm xã hội mới nhất 2025 là biểu mẫu quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH cho người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng. Dưới đây là mẫu công văn để bạn có thể dễ dàng sao chép hoặc tải về phục vụ cho công việc.
| TÊN CÔNG TY, DOANH NGHIỆP YÊU CẦU CHỐT SỔ BẢO HIỂM
Số: abc/CV-Tên công ty viết tắt |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ——————– Địa chỉ trụ sở chính cấp tỉnh, ngày … tháng …. năm… |
CÔNG VĂN XIN CHỐT SỔ BẢO HIỂM XÃ HỘI
Kính gửi: Bảo hiểm xã hội [Quận/Huyện/Thị xã quản lý bảo hiểm xã hội của Công ty]
– Tên đơn vị: [Tên Công ty có nhu cầu chốt sổ bảo hiểm xã hội cho Người lao động]
– Mã số quản lý: [Mã số bảo hiểm của Công ty] (mã sử dụng để đóng bảo hiểm xã hội hàng tháng của công ty)
– Địa chỉ: [Ghi rõ địa chỉ trụ sở chính của Công ty theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp]
Tháng … , năm …, nhân sự làm việc cho [Tên Công ty] có sự thay đổi. [Tên Công ty] và (một số) Người lao động tiến hành thanh lý Hợp đồng lao động, cụ thể:
1/ Thanh lý Hợp đồng lao động với Ông/Bà Nguyễn A
2/ Thanh lý Hợp đồng lao động với Ông/Bà Nguyễn B….
Để hoàn tất các trách nhiệm của Công ty theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội, Công ty gửi công văn này đến Bảo hiểm xã hội [Quận/Huyện/Thị xã quản lý bảo hiểm xã hội của Công ty] đề nghị chốt sổ bảo hiểm xã hội đối với các cá nhân có tên trên.
Hồ sơ gửi kèm bao gồm:
(i) Biên bản thanh lý Hợp đồng lao động số … giữa Công ty … và Ông/Bà Nguyễn A; (ii) Biên bản thanh lý Hợp đồng lao động số … giữa Công ty … và Ông/Bà Nguyễn B; (iii) Bản photo giấy tờ pháp lý của Ông/Bà Nguyễn A; (iv) Bản photo giấy tờ pháp lý của Ông/Bà Nguyễn B
Đề nghị cơ quan bảo hiểm xã hội xem xét, giải quyết theo quy định.
| NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA CÔNG TY
Chức danh (Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên) |
3. Hướng dẫn điền mẫu công văn xin chốt sổ bảo hiểm xã hội
Để tránh sai sót và rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ, người lập công văn cần điền đầy đủ, chính xác các thông tin theo đúng bố cục của biểu mẫu. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng phần trong công văn.
1. Thông tin đơn vị hoặc người nộp công văn
Ở phần mở đầu, cần ghi đầy đủ:
- Tên doanh nghiệp hoặc tên cá nhân đề nghị chốt sổ
- Địa chỉ trụ sở hoặc nơi cư trú
- Mã số thuế hoặc mã định danh doanh nghiệp (nếu là tổ chức)
- Số điện thoại, email liên hệ
Thông tin rõ ràng sẽ giúp cơ quan BHXH dễ dàng xác minh người nộp hồ sơ.
2. Thông tin người lao động cần chốt sổ
Phần này phải thể hiện chính xác:
- Họ và tên người lao động
- Mã số BHXH
- Chức danh hoặc vị trí làm việc (nếu có)
- Thời điểm bắt đầu và kết thúc tham gia BHXH tại đơn vị
Các dữ liệu này cần khớp với hồ sơ đã nộp trước đó để tránh yêu cầu bổ sung.
3. Lý do đề nghị chốt sổ BHXH
Ghi rõ lý do như:
- Người lao động nghỉ việc
- Chuyển công tác sang đơn vị khác
- Nghỉ hưu
- Chấm dứt hợp đồng
Việc nêu rõ lý do giúp cơ quan BHXH xác định đúng quy trình xử lý.
4. Cam kết của đơn vị/ người làm đơn
Trong nội dung công văn, đơn vị thường cam kết:
- Hồ sơ đã nộp là đúng và đủ
- Mọi thông tin kê khai hoàn toàn chính xác
- Chịu trách nhiệm theo quy định nếu có sai sót
Cam kết giúp tăng độ tin cậy và hạn chế việc BHXH yêu cầu bổ sung nhiều lần.
5. Danh mục hồ sơ gửi kèm
Công văn thường cần liệt kê rõ:
- Sổ BHXH hoặc tờ bìa sổ và các tờ rời
- Danh sách lao động theo mẫu D02-TS
- Tờ khai TK01-TS (nếu có thay đổi thông tin)
- Các giấy tờ liên quan đến báo giảm lao động
Việc liệt kê chi tiết giúp cơ quan BHXH dễ kiểm tra và đối chiếu.
6. Phần ký tên, đóng dấu
Cuối công văn, người lập đơn và đại diện doanh nghiệp cần:
- Ký, ghi rõ họ tên
- Đóng dấu đơn vị (nếu có)
- Ghi ngày, tháng, năm lập công văn
4. Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội
Việc nắm rõ thủ tục chốt sổ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình, tránh bị xử phạt và giúp người lao động nhận lại sổ BHXH nhanh chóng, đầy đủ thông tin.
Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) cho người lao động được tiến hành sau khi doanh nghiệp đã hoàn tất việc báo giảm và được cơ quan BHXH xác nhận. Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH, quy trình chốt sổ được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Thực hiện báo giảm lao động
Doanh nghiệp cần gửi hồ sơ báo giảm đến cơ quan BHXH nơi tham gia. Bộ hồ sơ theo hướng dẫn tại Quyết định 595/QĐ-BHXH bao gồm:
- Phiếu giao nhận hồ sơ mẫu 600a
- Tờ khai TK01-TS (người lao động tự kê khai nếu chưa có mã số BHXH; trường hợp đã có mã số thì chỉ cần cung cấp lại cho đơn vị)
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN theo mẫu D02-TS
- Bảng kê thông tin mẫu D01-TS
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ chốt sổ BHXH
Sau khi báo giảm thành công, đơn vị lập hồ sơ chốt sổ BHXH cho người lao động theo quy định mới nhất năm 2024. Hồ sơ chốt sổ gồm:
- Phiếu giao nhận hồ sơ mẫu 620
- Sổ BHXH bản gốc (sổ cũ hoặc tờ bìa sổ mẫu mới kèm toàn bộ tờ rời)
- Danh sách xác nhận bổ sung quá trình đóng BHXH/BHTN/BHTNLĐ-BNN – mẫu DS-XNBS
- Mẫu D02-TS kê khai danh sách người lao động thuộc diện tham gia BHXH, BHYT, BHTN
- Mẫu TK01-TS (áp dụng khi có nhu cầu điều chỉnh thông tin cá nhân hoặc dữ liệu đóng BHXH)
Bước 3: Nộp hồ sơ chốt sổ BHXH
Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các hình thức gửi hồ sơ:
- Nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại cơ quan BHXH
- Gửi qua bưu điện toàn bộ hồ sơ theo danh mục quy định
- Nộp hồ sơ điện tử thông qua phần mềm I-VAN hoặc các cổng giao dịch điện tử được BHXH Việt Nam cấp phép
5. Quy định về chốt sổ BHXH
Việc nắm rõ các quy định này giúp người lao động bảo vệ quyền lợi hợp pháp, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện đúng trách nhiệm theo luật định, tránh phát sinh tranh chấp và vi phạm hành chính trong quá trình quản lý hồ sơ bảo hiểm.
Theo Luật BHXH 2014, Khoản 5, Điều 21:
Người sử dụng lao động có trách nhiệm phối hợp với cơ quan BHXH để trả sổ BHXH cho người lao động khi hợp chấm dứt. Đồng thời, theo Bộ luật Lao động 2019, Khoản 3, Điều 48, người sử dụng lao động cũng phải hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại các giấy tờ liên quan cho người lao động.
Người lao động không thể tự mình thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH mà cần phối hợp với người sử dụng lao động để đảm bảo thông tin trên sổ được xác nhận chính xác và đúng quy định. Theo hướng dẫn của BHXH Việt Nam, doanh nghiệp còn nợ tiền BHXH, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp phải hoàn tất việc đóng các khoản nợ và cung cấp lại sổ BHXH để cơ quan BHXH xác nhận quyền lợi cho người lao động.
Trong trường hợp đơn vị vẫn còn nợ bảo hiểm, sổ BHXH sẽ chỉ được xác nhận đến thời điểm doanh nghiệp đã nộp đủ. Khi các khoản nợ được thanh toán, cơ quan BHXH sẽ cấp xác nhận bổ sung vào sổ. Nếu người lao động đã nghỉ việc nhưng đơn vị cũ vẫn chưa thực hiện chốt sổ, họ có quyền liên hệ yêu cầu doanh nghiệp hoàn tất thủ tục. Trường hợp doanh nghiệp chậm trễ, né tránh hoặc không hợp tác, người lao động có thể gửi đơn khiếu nại đến Chánh Thanh tra Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc khởi kiện tại Tòa án nhân dân nơi doanh nghiệp đặt trụ sở để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình.
Xem thêm: Quy định mới về chốt sổ bảo hiểm xã hội
6. Một số lưu ý về chốt sổ bảo hiểm xã hội
Những lưu ý này không chỉ đảm bảo sổ BHXH được chốt đúng thời hạn, đầy đủ và chính xác mà còn giúp tránh những rủi ro như sai lệch thông tin, nợ đóng hay chậm giải quyết chế độ, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi lâu dài của người lao động.
6.1 Việc chốt sổ bảo hiểm xã hội là bắt buộc khi thay đổi chỗ làm
Theo quy định, khi hợp đồng lao động giữa người sử dụng lao động và người lao động chấm dứt, người sử dụng lao động phải thực hiện các thủ tục để chốt sổ bảo hiểm xã hội và hoàn trả lại sổ cùng một số giấy tờ liên quan cho người lao động.
Tuy vậy, vẫn có một số trường hợp đặc biệt khi người sử dụng lao động không thực hiện việc chốt sổ cho người lao động hoặc đang nợ tiền bảo hiểm xã hội, khiến cho việc chốt sổ trở nên khó khăn. Trong tình huống này, người lao động có thể liên hệ với Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội hay Thanh tra Sở Lao động – Thương binh và Xã hội để được can thiệp và hỗ trợ kịp thời
Bên cạnh đó, nếu người lao động chuyển công việc sang công ty mới, thì họ có thể cung cấp mã số BHXH (số sổ bảo hiểm xã hội) cho công ty mới để tham gia bảo hiểm xã hội, ngay cả khi việc chốt sổ chưa hoàn thành. Điều này giúp người lao động tiếp tục quá trình đóng bảo hiểm xã hội trong công ty mới mà không gặp nhiều trở ngại.
6.2 Việc chốt sổ bảo hiểm cho người lao động do người sử dụng lao động thực hiện
Khi người sử dụng lao động không thực hiện việc chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động,thì người lao động cũng không có quyền tự chốt sổ cho mình. Trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội thuộc về người sử dụng lao động, đã được quy định trong Khoản 5, Điều 21 của Luật Bảo hiểm Xã hội năm 2014, đòi hỏi:
Người sử dụng lao động phải: Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.
Vì vậy, người lao động không có quyền tự mình chốt sổ bảo hiểm xã hội. Trách nhiệm này thuộc về người sử dụng lao động theo quy định của pháp luật.
Xem thêm: Người lao động có thể tự đi chốt sổ bảo hiểm xã hội
6.3 Lưu ý về thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội
Các giấy tờ cần thiết để thực hiện việc chốt sổ BHXH bao gồm:
- Tờ bìa sổ BHXH: Chứa thông tin cơ bản về người lao động và đơn vị sử dụng lao động.
- Tờ rời của sổ BHXH (nếu có): Bao gồm thông tin về các khoản đóng BHXH hàng tháng.
- Tờ khai đơn vị tham gia và điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT: Dùng để cung cấp thông tin về đơn vị sử dụng lao động và điều chỉnh thông tin liên quan đến BHXH, BHYT. (Mẫu TK3-TS).
- Danh sách các lao động tham gia bảo hiểm: Ghi chi tiết thông tin về lao động tham gia BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động… .Bảng kê thông tin: Sử dụng để ghi chi tiết về các khoản đóng BHXH của người lao động và đơn vị sử dụng lao động.( Mẫu D01-TS)
- Công văn chốt sổ của đơn vị: Đây là công văn xác nhận việc chốt sổ BHXH và cung cấp thông tin liên quan.( Mẫu D01b-TS)
Cần chuẩn bị và nộp đầy đủ các giấy tờ này giúp đảm bảo quyền lợi và dễ dàng theo dõi thông tin liên quan đến BHXH của người lao động. Hồ sơ được nộp đến cơ quan Bảo hiểm xã hội, và thời gian giải quyết không vượt quá 05 ngày tính từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.
Xem thêm: Phiếu giao nhận hồ sơ chốt sổ bhxh
Việc chuẩn bị mẫu công văn xin chốt sổ bảo hiểm xã hội đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp và người lao động rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ, đồng thời hạn chế tối đa các sai sót có thể phát sinh trong quá trình chốt sổ. Nếu bạn đang cần biểu mẫu mới nhất hoặc hướng dẫn soạn thảo chi tiết, hãy tham khảo thêm các tài liệu chính thức hoặc có thắc mắc về BHXH hãy liên hệ AZTAX để được tư vấn kịp thời, đảm bảo quyền lợi BHXH được xác nhận đầy đủ và chính xác.
