Nghỉ ngang có được lấy sổ bảo hiểm xã hội là thắc mắc phổ biến của nhiều người lao động khi tự ý chấm dứt công việc mà không báo trước theo quy định. Nếu không hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của mình, người lao động có thể gặp khó khăn trong việc nhận lại sổ, bị kéo dài thời gian chốt sổ hoặc ảnh hưởng đến quá trình hưởng các chế độ BHXH sau này. Bài viết của AZTAX sẽ giúp bạn nắm rõ quy định pháp luật và hướng dẫn cách xử lý đúng khi nghỉ ngang.
1. Lao động tự ý nghỉ ngang có được lấy sổ bảo hiểm xã hội không?
Có, người lao động tự ý nghỉ ngang vẫn được nhận lại sổ bảo hiểm xã hội. Doanh nghiệp có nghĩa vụ xác nhận thời gian đóng BHXH và trả sổ BHXH cho người lao động theo quy định, không phụ thuộc vào việc nghỉ đúng luật hay nghỉ ngang.
Căn cứ tại Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, trách nhiệm của người sử dụng lao động được thể hiện như sau:
- Lập hồ sơ để người lao động được cấp sổ BHXH và thực hiện đóng BHXH theo quy định.
- Khi chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp phải phối hợp với cơ quan BHXH để trả sổ BHXH và xác nhận thời gian đóng BHXH cho người lao động.
Bên cạnh đó, căn cứ Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 về trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động:
- Trong thời hạn 14 ngày kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, các bên phải thanh toán đầy đủ các quyền lợi liên quan.
- Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian tham gia BHXH, BHTN và trả lại bản chính các giấy tờ đã giữ của người lao động.
- Cung cấp bản sao tài liệu về quá trình làm việc nếu người lao động yêu cầu.
Lưu ý quan trọng đối với người lao động nghỉ ngang:
Người lao động tự ý nghỉ việc không báo trước có thể phải bồi thường các khoản sau:
- Nửa tháng tiền lương theo hợp đồng lao động.
- Khoản tiền tương ứng với tiền lương cho những ngày không báo trước.
- Chi phí đào tạo, gồm chi phí người dạy, tài liệu, trường lớp, máy móc, thiết bị và các khoản hợp pháp khác phục vụ đào tạo.
2. Quy định về thời hạn báo trước khi nghỉ của người lao động
Pháp luật hiện hành không đưa ra định nghĩa chính thức về thuật ngữ nghỉ ngang. Tuy nhiên, có thể hiểu đây là hành vi người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng nhưng không thực hiện nghĩa vụ báo trước theo thời hạn được quy định tại Bộ luật Lao động. Việc không tuân thủ thời hạn báo trước dẫn đến việc chấm dứt hợp đồng trái pháp luật và người lao động có thể phải bồi thường theo quy định.
Thời hạn báo trước được áp dụng theo loại hợp đồng và tính chất công việc của người lao động như sau:
Trong đó ngành, nghề, công việc đặc thù là:
- Người quản lý doanh nghiệp như chủ tịch hoặc thành viên hội đồng thành viên, chủ tịch hội đồng quản trị, chủ tịch công ty, thành viên hợp danh, chủ doanh nghiệp tư nhân.
- Thành viên tổ lái tàu bay, nhân viên điều độ và khai thác bay, nhân viên kỹ thuật bảo dưỡng tàu bay và nhân viên sửa chữa chuyên ngành hàng không.
- Đối với thuyền viên, áp dụng cho trường hợp được doanh nghiệp Việt Nam cho thuê làm việc trên tàu nước ngoài hoặc làm việc trên tàu Việt Nam đang hoạt động ở nước ngoài.
3. Mức phạt khi doanh nghiệp không trả sổ bảo hiểm của người lao động
Căn cứ khoản 4 Điều 41 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, hành vi không thực hiện nghĩa vụ trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính. Quy định này nhằm bảo đảm trách nhiệm của người sử dụng lao động trong việc hoàn tất thủ tục liên quan đến quá trình tham gia BHXH của người lao động.
Mức xử phạt được quy định như sau:
- Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với mỗi người lao động mà doanh nghiệp không trả sổ BHXH theo quy định tại khoản 5 Điều 21 Luật BHXH. Tổng mức phạt không vượt quá 75.000.000 đồng.
- Mức phạt nêu trên áp dụng đối với cá nhân; đối với tổ chức, mức phạt sẽ gấp 2 lần mức phạt của cá nhân theo quy định chung về xử phạt vi phạm hành chính về lĩnh vực bảo hiểm xã hội và lao động.
Quy định này bảo đảm quyền lợi của người lao động và buộc doanh nghiệp phải hoàn thiện đầy đủ thủ tục xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN, đồng thời trả lại sổ để người lao động tiếp tục sử dụng khi tham gia ở đơn vị mới hoặc thực hiện các chế độ liên quan.
4. Hướng dẫn người lao động tra cứu thông tin sổ BHXH
Để xác định doanh nghiệp cũ đã chốt sổ bảo hiểm xã hội hay chưa, người lao động có thể thực hiện tra cứu theo ba hình thức chính. Các phương thức này dựa trên thông tin do cơ quan BHXH cung cấp và các công cụ tra cứu trực tuyến nhằm hỗ trợ người lao động chủ động kiểm soát quá trình tham gia BHXH của mình.
4.1 Cách 1: Tra cứu dựa trên tờ rời cơ quan BHXH cấp
Sau khi nghỉ việc, người lao động sẽ được cấp tờ rời BHXH. Trong trường hợp doanh nghiệp đã hoàn tất thủ tục chốt sổ, tờ rời sẽ thể hiện dòng thông tin “Tổng thời gian tham gia BHXH là … năm”. Đây là căn cứ trực tiếp và rõ ràng nhất để xác nhận tình trạng chốt sổ.
4.2 Cách 2: Tra cứu trên Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam
Người lao động có thể truy cập website của BHXH Việt Nam và thực hiện tra cứu theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam.
Bước 2: Chọn mục “Tra cứu trực tuyến” và tiếp tục chọn “Tra cứu quá trình tham gia BHXH”.
Bước 3: Nhập đầy đủ các thông tin được yêu cầu như cơ quan BHXH nơi tham gia, thời gian tham gia, họ tên, số CCCD hoặc mã số BHXH và số điện thoại nhận mã OTP.
Bước 4: Chọn xác thực tại ô “Tôi không phải là người máy” và nhấn “Lấy mã tra cứu”. Trong một số trường hợp, mã OTP có thể được gửi về email đã đăng ký thay vì số điện thoại.
Bước 5: Nhập mã OTP và nhấn “Tra cứu”. Hệ thống sẽ hiển thị quá trình tham gia BHXH, sau đó người lao động có thể kiểm tra thông tin chốt sổ.
Trường hợp không nhớ mã số BHXH, người lao động có thể tra cứu bằng số CCCD hoặc xem tại giao diện đăng nhập ứng dụng VssID.
4.3 Cách 3: Tra cứu qua ứng dụng VssID
Ứng dụng VssID cung cấp thông tin chi tiết về quá trình tham gia BHXH theo từng tháng và là công cụ thuận tiện để theo dõi tình trạng đóng BHXH. Quy trình thực hiện như sau:
Bước 1: Tải ứng dụng VssID từ App Store hoặc CH Play.
Bước 2: Đăng nhập bằng mã số BHXH và mật khẩu đã đăng ký hoặc bằng tài khoản định danh điện tử. Trường hợp chưa có tài khoản, cần thực hiện đăng ký trước khi tra cứu.
Bước 3: Sau khi đăng nhập, nhấn chọn mục “Quá trình tham gia”. Ứng dụng sẽ hiển thị toàn bộ lịch sử tham gia BHXH của người lao động, qua đó có thể xác định doanh nghiệp đã chốt sổ hay chưa.
Các phương thức tra cứu nêu trên giúp người lao động chủ động kiểm tra thông tin, bảo đảm quyền lợi và kịp thời phối hợp với doanh nghiệp hoặc cơ quan BHXH nếu phát sinh sai sót trong quá trình xác nhận thời gian đóng BHXH.
5. Mức phạt khi doanh nghiệp không chốt sổ BHXH cho người lao động
Theo quy định tại Nghị định số 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động có hành vi không chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động sẽ bị xử phạt hành chính theo mức phân loại theo số người lao động bị ảnh hưởng. Nội dung xử phạt chính thức và thang mức phạt thực hiện như sau:
6. Cách xử lý khi doanh nghiệp không chốt sổ BHXH
Hành vi không chốt sổ bảo hiểm xã hội là vi phạm nghĩa vụ của người sử dụng lao động và ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi hợp pháp của người lao động. Căn cứ Nghị định 24/2018/NĐ-CP, người lao động có thể thực hiện một trong ba phương thức xử lý sau đây để bảo vệ quyền lợi của mình.
Cách 1: Khiếu nại trực tiếp đến doanh nghiệp
Người lao động có thể gửi đơn khiếu nại đến doanh nghiệp yêu cầu thực hiện nghĩa vụ chốt sổ. Doanh nghiệp có trách nhiệm tiếp nhận và giải quyết khiếu nại trong thời hạn:
- Tối đa 30 ngày kể từ ngày thụ lý; trường hợp vụ việc phức tạp thì tối đa 45 ngày.
- Đối với khu vực vùng sâu, vùng xa hoặc địa bàn đi lại khó khăn, thời hạn giải quyết là tối đa 45 ngày; vụ việc phức tạp có thể kéo dài đến tối đa 60 ngày.
Cách 2: Khiếu nại hoặc tố cáo tại Chánh Thanh tra Sở Lao động Thương binh và Xã hội
Nếu doanh nghiệp không giải quyết khiếu nại lần đầu hoặc giải quyết nhưng người lao động không đồng ý, người lao động có thể khiếu nại lần hai hoặc tố cáo hành vi vi phạm. Thời hạn giải quyết kể từ ngày thụ lý như sau:
- Không vượt quá 45 ngày; vụ việc phức tạp không quá 60 ngày.
- Thời hạn tối đa là 60 ngày đối với khu vực vùng sâu, vùng xa hoặc địa bàn khó khăn; trường hợp phức tạp tối đa 90 ngày.
Cách 3: Khởi kiện tại Tòa án
Nếu người lao động không đồng ý với kết quả giải quyết khiếu nại lần hai hoặc khiếu nại không được giải quyết trong thời hạn quy định, người lao động có quyền khởi kiện ra Tòa án có thẩm quyền theo thủ tục tố tụng hành chính. Đây là biện pháp cuối cùng nhằm buộc người sử dụng lao động thực hiện đầy đủ nghĩa vụ chốt sổ BHXH theo quy định pháp luật.
7. Một số câu hỏi thường gặp về sổ bảo hiểm xã hội khi nghỉ ngang
7.1 Nghỉ ngang bao lâu thì được nhận lại sổ BHXH?
Thời hạn trả sổ BHXH tối đa là 14 ngày kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động; trường hợp đặc biệt có thể kéo dài đến 30 ngày theo Bộ luật Lao động 2019.
7.2 Khi nghỉ ngang, công ty có được yêu cầu người lao động bồi thường mới trả sổ BHXH không?
Không. Công ty không được phép giữ sổ BHXH để gây sức ép bồi thường. Sổ BHXH phải được trả đúng hạn theo quy định, kể cả khi người lao động nghỉ ngang.
7.3 Công ty chậm chốt sổ BHXH khi người lao động nghỉ ngang có bị phạt không?
Có. Doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP với mức phạt tính theo số lượng người lao động bị ảnh hưởng, đồng thời buộc phải hoàn tất chốt sổ.
Xem thêm: Mã số bảo hiểm xã hội là gì
Xem thêm:Chính sách bảo hiểm xã hội 2025
Xem thêm: Công văn 1880 bhxh giải quyết chế độ
Xem thêm: Bảo hiểm xã hội là gì?
Xem thêm: Thủ tục đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu
Nghỉ ngang có được lấy sổ bảo hiểm xã hội hay không phụ thuộc vào việc người lao động hiểu rõ quy định và làm đúng quy trình chốt sổ. Với sự tận tâm và kinh nghiệm hỗ trợ thực tế, AZTAX luôn mang đến cho bạn cảm giác an tâm trong từng thủ tục BHXH. Liên hệ với chúng tôi qua HOTLINE: 0932.383.089 để được hỗ trợ đầy đủ và chính xác nhất.
Dịch vụ bảo hiểm xã hội cam kết nhanh chóng, đúng thời hạn
