Hiện nay, mua bán chứng từ khấu trừ thuế TNCN dạng giấy không còn được áp dụng. Doanh nghiệp/tổ chức chi trả thu nhập bắt buộc phải chuyển sang đăng ký và sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN có những nội dung gì?
Theo khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải bao gồm các thông tin sau:
- Thông tin chứng từ: Tên chứng từ, ký hiệu mẫu, ký hiệu chứng từ, số thứ tự.
- Thông tin người nộp thuế: Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có), quốc tịch (đối với cá nhân không mang quốc tịch Việt Nam).
- Chi tiết thu nhập: Khoản thu nhập, thời điểm chi trả, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ, số tiền thực nhận.
- Ngày lập chứng từ: Ngày, tháng, năm phát hành chứng từ.
- Xác nhận của người trả thu nhập: Họ tên, chữ ký.
Đối với đăng ký sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN, chữ ký trên chứng từ sẽ là chữ ký số theo quy định.
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN dùng để ghi nhận thông tin về khoản thuế TNCN đã khấu trừ. Mục đích của việc mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử bao gồm:
- Hồ sơ quyết toán thuế: Là tài liệu bắt buộc khi cá nhân tự quyết toán thuế với cơ quan thuế, theo phụ lục I của Nghị định 126/2020/NĐ-CP.
- Xác nhận khoản thuế đã khấu trừ: Giúp cá nhân biết được số thuế đã nộp, đối chiếu với quy định để xác định nghĩa vụ thuế và đảm bảo tính chính xác.
- Minh bạch tài chính: Ghi nhận rõ ràng các khoản thu nhập chịu thuế và số thuế đã khấu trừ, giúp cá nhân theo dõi chính xác quyền lợi của mình.
- Chứng từ hợp pháp: Là căn cứ để cơ quan thuế quản lý, ghi nhận và đảm bảo tính hợp pháp của khoản thuế đã khấu trừ.
2. Thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử
Hiện nay, việc mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử được thực hiện hoàn toàn trên hệ thống của Tổng cục Thuế, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật. Nắm rõ thủ tục này là cần thiết trong quá trình khấu trừ thuế cho người lao động.
Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, áp dụng từ ngày 01/06/2025, tổ chức và cá nhân chi trả thu nhập có trách nhiệm thực hiện đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân dưới hình thức điện tử trước khi phát hành, đồng thời gửi dữ liệu chứng từ đến cơ quan thuế theo quy định.
Hiện nay, thị trường có nhiều đơn vị cung cấp phần mềm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, trong đó có VNPT (INVOICE VNPT), BKAV (eChungtu), SOFTDREAM (EASYPIT),… giúp doanh nghiệp dễ dàng đáp ứng quy định mới và tối ưu hóa quy trình kế toán thuế.
Thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử có thể khác nhau giữa các nhà cung cấp, nhưng nhìn chung, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp và gói chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử phù hợp với nhu cầu sử dụng.
- Bước 2: Cung cấp hồ sơ đăng ký dịch vụ, sau đó đơn vị cung cấp sẽ tiến hành ký hợp đồng triển khai phần mềm. Hồ sơ thường bao gồm:
- Đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo Mẫu số 07/CTKT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 92/2015/TT-BTC.
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của đơn vị.
- Giấy giới thiệu do doanh nghiệp lập để cử người thực hiện thủ tục.
Bản sao giấy tờ tùy thân của người được giới thiệu, bao gồm CMND hoặc CCCD.
- Bước 3: Nhận hướng dẫn sử dụng phần mềm từ nhà cung cấp.
- Bước 4: Sau khi dùng thử, đơn vị cung cấp sẽ bàn giao chính thức phần mềm để doanh nghiệp sử dụng lâu dài.
Lưu ý: Theo Công văn 2455/TCT-DNNCN năm 2022 của Tổng cục Thuế, doanh nghiệp khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử không cần đăng ký, thông báo phát hành hay gửi dữ liệu đến cơ quan thuế. Tổ chức khấu trừ có thể tự xây dựng hoặc lựa chọn phần mềm, miễn đảm bảo nội dung theo quy định.
3. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN được cấp trong trường hợp nào?
Văn bản pháp luật thuế TNCN có quy định rõ những trường hợp phải cấp và không cấp chứng từ thuế TNCN. Nội dung này được nêu rõ tại điểm a khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC như sau:
2. Chứng từ khấu trừ
a) Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ
Theo đó, những trường hợp dưới đây, tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ thuế phải cung cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ, trừ trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập:
- Thu nhập của cá nhân không cư trú.
- Thu nhập từ tiền lương, tiền công.
- Thu nhập từ làm đại lý bảo hiểm, đại lý xổ số, bán hàng đa cấp; thu nhập từ hoạt động cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thuê tài sản.
- Thu nhập từ đầu tư vốn.
- Thu nhập từ chuyển nhượng chứng khoán.
- Thu nhập từ chuyển nhượng vốn góp của cá nhân không cư trú.
- Thu nhập từ trúng thưởng.
- Thu nhập từ bản quyền, nhượng quyền thương mại.
- Khấu trừ thuế đối với một số trường hợp khác (khấu trừ 10% tại nguồn trước khi trả thu nhập).
Ngoài ra, cần lưu ý quy định cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong một số trường hợp cụ thể như sau:
- Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng: cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
- Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.
4. Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN?
Thời điểm cấp, mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử chính là khi cá nhân có yêu cầu gửi đến tổ chức, cá nhân trả thu nhập cho mình.
Căn cứ theo Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:
Thời điểm lập chứng từ
Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.
Theo đó, chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được lập tại thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của cá nhân.
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế. Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN chính là khi cá nhân có yêu cầu gửi đến tổ chức, cá nhân trả thu nhập cho mình.
Xem thêm: Thủ tục hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Xem thêm: Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN là khi nào?
5. Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025
Mẫu chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân mới nhất hiện nay là Mẫu số 03/TNCN trong Phụ lục III, được ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Xem thêm: Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất
6. Hướng dẫn nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN Online
Trước đây, báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN áp dụng đối với chứng từ tự in theo Thông tư 37/2010/TT-BTC. Tuy nhiên, quy định này đã bị bãi bỏ theo Quyết định 79/QĐ-BTC năm 2023, có hiệu lực từ ngày 31/01/2023.
Hiện nay, tất cả doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC. Điều quan trọng là văn bản này không yêu cầu doanh nghiệp phải nộp báo cáo về tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử cho cơ quan thuế.
Như vậy, với quy định mới, doanh nghiệp chi trả thu nhập không cần báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN như trước đây. Trước kia, khi sử dụng chứng từ tự in, doanh nghiệp có thể gửi báo cáo qua mạng, nhưng hiện tại, khi chỉ áp dụng chứng từ điện tử, thủ tục này không còn cần thiết.
Xem thêm: Cách tra cứu chứng từ khấu trừ thuế TNCN nhanh chóng, chính xác
7. Xử lý tồn kho chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in
Ngày 12/07/2022, Tổng cục Thuế đã ban hành Công văn số 2455/TCT-DNNCN nhằm hướng dẫn việc triển khai hệ thống hóa đơn và chứng từ điện tử trong thực tế.
Theo hướng dẫn này, trong thời gian chưa áp dụng được chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử, các tổ chức (bao gồm cả cơ quan thuế) vẫn có thể tiếp tục sử dụng mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in theo quy định tại Thông tư 37/2010/TT-BTC, miễn là đã hoàn tất thủ tục thông báo phát hành trước mốc thời gian ngày 01/07/2022.
Đồng thời, những chứng từ khấu trừ thuế TNCN dưới dạng giấy do cơ quan thuế phát hành và còn tồn cũng được phép sử dụng tiếp cho đến khi hết số lượng.
Lưu ý quan trọng:
Từ ngày 01/07/2022 trở đi, cơ quan thuế sẽ dừng hoàn toàn việc cung cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN in sẵn theo mẫu do cơ quan này phát hành. Do đó, sau khi các đơn vị đã sử dụng hết chứng từ giấy đang còn, việc chuyển đổi sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế bằng phương thức điện tử là bắt buộc.
Việc mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử là một bước quan trọng để cá nhân có thể chứng minh số thuế đã bị khấu trừ và thực hiện quyết toán thuế đúng quy định. Điều này không chỉ giúp đảm bảo quyền lợi của người nộp thuế mà còn tránh những sai sót trong quá trình kê khai thuế. Nếu bạn có thắc mắc nào về câu hỏi chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy còn được sử dụng không hoặc cần hỗ trợ trong việc đăng ký mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN ở đâu, hãy liên hệ ngay đến AZTAX qua HOTLINE: 0932383089 để được hướng dẫn chi tiết và chính xác nhất.
8. Câu hỏi thường gặp khi mua và phát hành chứng từ khấu trừ thuế TNCN
8.1 Doanh nghiệp mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN ở đâu?
Doanh nghiệp không mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN tại cơ quan thuế hay các cửa hàng bán lẻ như trước đây. Hiện nay, doanh nghiệp mua/đăng ký dịch vụ chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử trực tiếp từ các Đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn/chứng từ điện tử được Tổng cục Thuế cấp phép (như VNPT, Viettel, MISA, BKAV, ThaiSona,…).
8.2 Thủ tục đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử như thế nào?
Để phát hành chứng từ điện tử, doanh nghiệp thực hiện theo 3 bước:
- Lựa chọn nhà cung cấp: Đăng ký gói chứng từ điện tử với đơn vị cung cấp giải pháp.
- Nộp thông báo sử dụng: Lập và gửi Mẫu 01/ĐKTĐ-CTĐT (Thông báo đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng chứng từ điện tử) lên Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
- Sử dụng: Sau khi được cơ quan thuế chấp thuận, doanh nghiệp khởi tạo, ký số và phát hành chứng từ điện tử cho người lao động.
8.3 Chi phí mua gói chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử là bao nhiêu?
Giá mua chứng từ điện tử phụ thuộc vào quy mô và số lượng chứng từ doanh nghiệp cần sử dụng (thường bán theo dạng gói).
- Gói nhỏ (50 – 100 chứng từ): Dao động từ 300.000đ – 500.000đ.
- Gói trung bình (200 – 500 chứng từ): Dao động từ 600.000đ – 1.200.000đ.
- Gói lớn (1.000 chứng từ trở lên): Giá từ 1.500.000đ trở lên (chi phí trung bình trên mỗi chứng từ càng giảm khi mua số lượng lớn).
8.4 Chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in hoặc chứng từ giấy còn hiệu lực không?
Không. Tất cả các hình thức chứng từ khấu trừ thuế TNCN bằng giấy (bao gồm chứng từ do Thuế cấp/bán trước đây hoặc chứng từ doanh nghiệp tự in theo Thông tư 37/2010/TT-BTC) đều đã ngừng hiệu lực. Bắt buộc 100% tổ chức chi trả thu nhập phải chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử.
8.5 Cá nhân có thể tự mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN được không?
Không. Cá nhân người lao động không thể tự mua chứng từ này. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN chỉ được phát hành bởi tổ chức/doanh nghiệp chi trả thu nhập (nơi trực tiếp khấu trừ 10% hoặc theo biểu lũy tiến của người lao động) để cấp cho cá nhân làm căn cứ tự quyết toán thuế với nhà nước.
8.6 Mua bán hoặc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN khống bị xử lý ra sao?
Hành vi mua bán, làm giả hoặc lập khống chứng từ khấu trừ thuế TNCN là vi phạm pháp luật nghiêm trọng.
- Xử phạt hành chính: Bị phạt tiền từ vài chục triệu đến hàng trăm triệu đồng về hành vi gian lận thuế, sử dụng chứng từ không hợp pháp.
- Truy cứu trách nhiệm hình sự: Trường hợp trục lợi số tiền hoàn thuế lớn có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự về tội Tội in, phát hành, mua bán trái phép hóa đơn, chứng từ thu nộp ngân sách nhà nước theo Điều 203 Bộ luật Hình sự.
