Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN là giấy tờ xác nhận số thuế thu nhập cá nhân đã được tổ chức, doanh nghiệp khấu trừ trước khi chi trả thu nhập. Đây không chỉ là căn cứ pháp lý quan trọng để người lao động thực hiện quyết toán thuế mà còn giúp cơ quan thuế quản lý nghĩa vụ thuế minh bạch, chính xác. Cùng AZTAX tìm hiểu chi tiết mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất, cách lập và cấp chứng từ đúng quy định trong bài viết sau.
1. Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất (Mẫu số 03/TNCN)
Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN (Mẫu số 03/TNCN) là biểu mẫu quan trọng do cơ quan chi trả thu nhập lập để xác nhận số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ của người nộp thuế. Việc sử dụng đúng mẫu chứng từ mới nhất giúp cá nhân và doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật, đồng thời thuận tiện khi quyết toán, hoàn thuế TNCN. Dưới đây là thông tin chi tiết và hướng dẫn cập nhật mới nhất về mẫu 03/TNCN.
Mẫu chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân mới (Mẫu số 03/TNCN) được ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và chính thức áp dụng kể từ ngày 01/6/2025.
2. Hướng dẫn cách viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN (Mẫu số 03/TNCN)
Việc lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN (Mẫu số 03/TNCN) là bước quan trọng để doanh nghiệp và cá nhân tuân thủ đúng quy định về thuế thu nhập cá nhân. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo đúng mẫu của cơ quan thuế, giúp bạn nắm rõ từng mục cần ghi, tránh sai sót và đảm bảo hồ sơ kế toán – thuế được hợp lệ khi quyết toán.
Để giúp bạn thuận tiện hơn trong việc điền thông tin vào mẫu chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN), dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng mục thông tin cần khai báo.
Thông tin về tổ chức trả thu nhập:
[01] Tên tổ chức trả thu nhập: Ghi chính xác tên doanh nghiệp theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, lưu ý viết in hoa toàn bộ.
[02] Mã số thuế: Điền mã số thuế của doanh nghiệp được cấp trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
[03] Địa chỉ: Ghi đúng địa chỉ trụ sở doanh nghiệp như trên giấy đăng ký kinh doanh.
[04] Điện thoại: Ghi số điện thoại liên hệ của doanh nghiệp để cơ quan thuế có thể trao đổi khi cần.
Thông tin của cá nhân, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh nhân:
[05] Họ và tên: Ghi đầy đủ họ và tên theo CMND hoặc CCCD, chú ý viết in hoa.
[06] Mã số thuế: Điền mã số thuế cá nhân của người nộp thuế.
[07] Quốc tịch: Ghi rõ quốc tịch của cá nhân được khấu trừ thuế.
[08] Cá nhân cư trú: Đánh dấu (x) vào ô này nếu người nộp thuế thuộc diện cá nhân cư trú tại Việt Nam.
[09] Cá nhân không cư trú: Đánh dấu (x) vào ô tương ứng nếu thuộc đối tượng không cư trú.
[10] Địa chỉ hoặc điện thoại liên hệ: Ghi địa chỉ hoặc số điện thoại mà người nộp thuế đang sử dụng để cơ quan thuế dễ dàng liên hệ khi cần thiết.
[11] Điện thoại liên hệ: Ghi lại số điện thoại cá nhân của người nộp thuế.
[12] Số định danh cá nhân/giấy tờ tùy thân/hộ chiếu (nếu chưa có MST): Trường hợp chưa đăng ký mã số thuế, điền số định danh trên CCCD hoặc số hộ chiếu.
Thông tin về thuế TNCN được khấu trừ:
[13] Khoản thu nhập: Nêu rõ nguồn thu nhập mà cá nhân nhận được, ví dụ: tiền lương, tiền công, thu nhập từ kinh doanh…
[14] Khoản đóng bảo hiểm bắt buộc: Ghi số tiền cá nhân phải nộp các khoản bảo hiểm theo quy định, thông thường là 10,5% tổng thu nhập.
[15] Khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học: Điền thông tin về các khoản quyên góp hợp lệ (nếu có).
[16] Thời điểm trả thu nhập: Ghi rõ khoảng thời gian chi trả thu nhập, từ tháng … đến tháng … năm ….
[17] Tổng thu nhập chịu thuế phải khấu trừ: Ghi tổng số tiền thu nhập chịu thuế mà doanh nghiệp đã chi trả cho cá nhân.
[18] Tổng thu nhập tính thuế: Là tổng thu nhập sau khi trừ các khoản giảm trừ, bảo hiểm, từ thiện… theo quy định.
[19] Số thuế TNCN đã khấu trừ: Ghi tổng số tiền thuế thu nhập cá nhân mà doanh nghiệp đã khấu trừ và nộp thay cho người lao động.
3. Quy đinh về mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Kể từ ngày 01/07/2022, theo quy định mới, tất cả doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân đều phải sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) điện tử thay cho chứng từ giấy. Dưới đây là những quy định quan trọng cần lưu ý.
3.1 Về nội dung chứng từ
Theo Khoản 1, Điều 32, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế TNCN hợp lệ cần bao gồm đầy đủ các thông tin sau:
- Tên, ký hiệu mẫu, ký hiệu chứng từ và số thứ tự của chứng từ khấu trừ thuế.
- Tên, địa chỉ và mã số thuế của tổ chức khấu trừ (người nộp chứng từ).
- Tên, địa chỉ và mã số thuế của người nộp thuế (nếu có).
- Quốc tịch của người nộp thuế (đối với cá nhân không mang quốc tịch Việt Nam).
- Thông tin thu nhập: các khoản thu nhập, thời gian chi trả, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ và thu nhập thực nhận.
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ.
- Họ tên và chữ ký của người trả thu nhập.
Lưu ý: Khi sử dụng chứng từ điện tử, chữ ký trên chứng từ phải là chữ ký số hợp lệ.
3.2 Về định dạng chứng từ điện tử
Theo Khoản 2, Điều 33, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử phải tuân thủ các yêu cầu kỹ thuật sau:
- Được định dạng dưới dạng tệp XML (chuẩn định dạng dữ liệu điện tử).
- Hiển thị rõ ràng, đầy đủ nội dung, đảm bảo người sử dụng có thể đọc và hiểu chính xác thông tin, tránh sai sót hoặc nhầm lẫn trong quá trình sử dụng.
4. Khi nào bắt buộc phải lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân?
Doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân chỉ được miễn lập chứng từ khấu trừ thuế trong trường hợp người lao động đã ủy quyền quyết toán thuế TNCN. Còn lại, mọi trường hợp có phát sinh khấu trừ thuế TNCN đều bắt buộc phải lập chứng từ khấu trừ, nhằm đảm bảo tính minh bạch và hợp lệ trong kê khai – quyết toán thuế.
Theo quy định tại Điều 4 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, việc lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được thực hiện như sau:
Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ
- Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.
- Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, khi thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế, tổ chức thu phí, lệ phí, tổ chức thu thuế phải lập chứng từ khấu trừ thuế, biên lai thu thuế, phí, lệ phí giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp thuế, nộp phí, lệ phí và phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 32 Nghị định này. Trường hợp sử dụng biên lai điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập được lựa chọn cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế. Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
Khi tiến hành khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, đơn vị chi trả thu nhập có trách nhiệm lập chứng từ khấu trừ thuế và giao lại cho người bị khấu trừ, đồng thời phải đảm bảo nội dung trên chứng từ tuân thủ đầy đủ quy định của pháp luật hiện hành.
Trường hợp sử dụng chứng từ điện tử, doanh nghiệp hoặc tổ chức cần thực hiện theo chuẩn định dạng dữ liệu do cơ quan thuế ban hành. Riêng đối với người lao động ủy quyền cho tổ chức quyết toán thuế thay, thì sẽ không được cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
Lưu ý:
- Với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 3 tháng, tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập có thể lựa chọn phát hành chứng từ khấu trừ riêng cho từng lần khấu trừ, hoặc gộp nhiều lần khấu trừ trong cùng một kỳ tính thuế để cấp một chứng từ chung.
- Với người lao động ký hợp đồng từ 3 tháng trở lên, tổ chức hoặc cá nhân chi trả chỉ cần cấp một chứng từ khấu trừ thuế duy nhất cho mỗi kỳ tính thuế.
5. Giải đáp một số câu hỏi về chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Câu hỏi số 1: Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là gì?
Theo khoản 4 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ được hiểu là tài liệu ghi nhận thông tin về các khoản thuế, phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định pháp luật. Trong đó, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là một loại chứng từ dùng để xác nhận số thuế TNCN đã được tổ chức, cá nhân trả thu nhập khấu trừ trước khi chi trả cho người lao động.
Căn cứ Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ thuộc lĩnh vực quản lý thuế, phí, lệ phí của cơ quan thuế bao gồm:
- Chứng từ khấu trừ thuế TNCN;
- Biên lai thuế, phí, lệ phí, gồm loại in sẵn mệnh giá và không in sẵn mệnh giá.
Từ các quy định trên, có thể hiểu rằng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là một loại tài liệu pháp lý do cơ quan, tổ chức chi trả thu nhập lập ra, nhằm ghi nhận và chứng minh số thuế TNCN đã được khấu trừ của người nộp thuế. Chứng từ này có thể thể hiện dưới hai hình thức: điện tử hoặc đặt in/tự in, tùy theo hình thức mà doanh nghiệp lựa chọn và tuân thủ theo chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế.
Câu hỏi số 2: Các trường hợp bị khấu trừ thuế thu nhập cá nhân
Theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Thông tư 111/2013/TT-BTC, có một số trường hợp cá nhân được yêu cầu lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau:
- Người lao động có hợp đồng từ 03 tháng trở lên: Cá nhân làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ ba tháng hoặc dài hơn có quyền đề nghị tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập cung cấp chứng từ khấu trừ thuế cho từng lần khấu trừ.
- Người lao động có hợp đồng dưới 03 tháng: Đối với cá nhân làm việc theo hợp đồng ngắn hạn (dưới ba tháng), đơn vị trả thu nhập sẽ lập và cấp một chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động trong mỗi kỳ tính thuế.
Như vậy, việc khấu trừ thuế TNCN được thực hiện tùy thuộc vào loại hợp đồng lao động và thời hạn của hợp đồng theo quy định pháp luật hiện hành.
Câu hỏi số 3: Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Căn cứ Khoản 2, Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, doanh nghiệp có trách nhiệm lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi người lao động thuộc diện phải tự quyết toán thuế và có yêu cầu cấp chứng từ.
Trên đây là hướng dẫn chi tiết về mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo quy định mới nhất. Hiểu rõ chứng từ khấu trừ thuế là gì và quy trình lập chứng từ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ thuế, đồng thời bảo vệ quyền lợi người lao động. Hãy thường xuyên cập nhật mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới để tránh sai sót. Nếu cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ AZTAX qua hotline 0932.383.089 để được tư vấn nhanh chóng.
