Hướng dẫn chi tiết cách hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN năm 2026 theo quy định mới nhất của cơ quan thuế. Bài viết của AZTAX cung cấp quy trình, hồ sơ cần chuẩn bị và lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định, tránh sai sót khi hủy chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là tài liệu do tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập lập và cấp cho cá nhân có thu nhập bị khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Chứng từ này ghi nhận thông tin về khoản thuế TNCN đã được khấu trừ tại nguồn trước khi trả thu nhập, theo quy định của pháp luật quản lý thuế.
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN đóng vai trò quan trọng trong việc minh bạch hóa nghĩa vụ thuế, hỗ trợ cá nhân kiểm tra tính chính xác của khoản khấu trừ và phục vụ các thủ tục liên quan đến cơ quan thuế. Hiện nay, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, chứng từ này chủ yếu được áp dụng dưới hình thức điện tử.
Các mục đích chính của chứng từ khấu trừ thuế TNCN bao gồm:
- Là thành phần quan trọng trong hồ sơ quyết toán thuế TNCN khi cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế (theo quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung). Trường hợp tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động, cơ quan thuế có thể sử dụng dữ liệu nội bộ để xử lý mà không bắt buộc phải có chứng từ gốc.
- Làm bằng chứng pháp lý xác nhận khoản thuế TNCN đã bị khấu trừ và nộp thay, giúp cá nhân kiểm tra mức khấu trừ có đúng quy định hay không.
- Chứng minh tính minh bạch trong việc thực hiện nghĩa vụ thuế, hỗ trợ đối chiếu thông tin giữa cá nhân, tổ chức trả thu nhập và cơ quan thuế.
2. Hướng dẫn hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy còn tồn
Kể từ ngày 01/06/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy chính thức không còn giá trị sử dụng. Doanh nghiệp phải ngừng sử dụng hoàn toàn chứng từ giấy và chuyển sang chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo định dạng chuẩn mới. Chứng từ giấy còn tồn chưa sử dụng cần được thực hiện thủ tục hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN (tiêu hủy) theo quy định.
Thủ tục hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy còn tồn được thực hiện qua 03 bước chính sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Doanh nghiệp lập hồ sơ đề nghị hủy, bao gồm:
- Công văn đề nghị hủy chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (theo mẫu khuyến nghị của cơ quan thuế, nêu rõ lý do hủy, thông tin đơn vị, số lượng, ký hiệu và số quyển chứng từ cần hủy).
- Quyển chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy còn tồn chưa sử dụng (giữ nguyên quyển, không tách rời).
Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế
Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua bưu chính tại Phòng Ấn chỉ của Cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Sau khi cơ quan thuế chấp nhận, doanh nghiệp thực hiện gạch chéo hoặc cắt góc toàn bộ chứng từ trong quyển theo hướng dẫn cụ thể.
Bước 3: Báo cáo và lưu trữ
Kê khai số lượng chứng từ đã hủy vào báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo mẫu quy định hiện hành. Đồng thời lưu trữ chứng từ đã hủy tại đơn vị để phục vụ kiểm tra, thanh tra sau này.
Lưu ý quan trọng:
- Thủ tục chỉ áp dụng cho chứng từ giấy đặt in của cơ quan thuế còn tồn chưa sử dụng.
- Sau khi hủy, doanh nghiệp phải chuyển hoàn toàn sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
- Một số địa phương có thể yêu cầu bổ sung biểu mẫu hoặc bước thực hiện cụ thể. Doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp Cơ quan thuế quản lý để được hướng dẫn chính xác nhất.
Xem thêm: Cách đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử
Dưới đây là mẫu công văn xin hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN:
3. Hướng dẫn xử lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử bị sai
Khi phát hiện chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử đã lập bị sai sót, tổ chức khấu trừ thuế phải thực hiện xử lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo nguyên tắc tương tự xử lý hóa đơn điện tử quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Việc xử lý kịp thời giúp đảm bảo tính chính xác của dữ liệu thuế và tránh phát sinh sai sót khi quyết toán.
Theo khoản 22 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (bổ sung Điều 34a Nghị định 123/2020/NĐ-CP), tổ chức khấu trừ thuế thực hiện xử lý chứng từ điện tử đã lập sai và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-CTĐT (Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định).
Cách xử lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN bị sai sót được phân loại cụ thể như sau:
Trường hợp 1: Sai sót về tên hoặc địa chỉ của người nộp thuế
(Không sai các nội dung khác như mã số thuế, số tiền, thuế suất)
Tổ chức khấu trừ thuế chỉ cần:
- Thông báo bằng văn bản hoặc hình thức thỏa thuận cho người bị khấu trừ về sai sót. Không phải lập chứng từ mới thay thế.
- Lập và gửi Thông báo chứng từ điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-CTĐT đến Cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Trường hợp 2: Sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc loại thu nhập chịu thuế
Tổ chức khấu trừ thuế thực hiện theo hai bước sau:
Bước 1: Lập chứng từ điều chỉnh hoặc thay thế
Tổ chức lựa chọn một trong hai hình thức phù hợp:
- Chứng từ điều chỉnh: Lập chứng từ điện tử mới có dòng chữ “Điều chỉnh cho chứng từ khấu trừ thuế TNCN mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày… tháng… năm…”.
- Chứng từ thay thế: Lập chứng từ điện tử mới có dòng chữ “Thay thế cho chứng từ khấu trừ thuế TNCN mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày… tháng… năm…”.
Bước 2: Ký số và gửi dữ liệu
Thực hiện ký số điện tử trên chứng từ điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó gửi cho người bị khấu trừ thuế và truyền dữ liệu đến Cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo quy định.
Lưu ý quan trọng:
- Quy định trên áp dụng cho chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/06/2025.
- Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ thông tin trước khi lập chứng từ để hạn chế sai sót.
- Một số trường hợp chuyển tiếp từ chứng từ cũ có thể yêu cầu lập chứng từ thay thế theo hướng dẫn cụ thể của cơ quan thuế.
4. Cách kê khai chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo mẫu CTT25/AC
Dưới đây là cách lập bảng kê chứng từ khấu trừ thuế TNCN khi có số chứng từ giấy còn tồn và cần thực hiện xóa bỏ:
- Cột 1: Ghi theo mẫu số trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
- Cột 2: Ghi tên biên lai là “Chứng từ khấu trừ thuế TNCN.”
- Cột 3: Ghi theo ký hiệu trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
- Cột 4: Ghi chi tiết các số chứng từ đã sử dụng trong kỳ.
- Cột 5: Thể hiện số lượng chứng từ đã sử dụng (không bao gồm: xóa bỏ, mất, v.v…).
- Cột 6: Ghi chi tiết số chứng từ bị xóa bỏ (số viết sai). Doanh nghiệp cần ghi tổng số lượng tồn tại cột này trong trường hợp còn chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy chưa sử dụng.
- Cột 7: Ghi số chứng từ bị mất hoặc cháy.
- Cột 8: Thể hiện tổng số đã sử dụng của 3 cột 5, 6, 7.
Ví dụ bảng kê chứng từ khấu trừ thuế TNCN sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi và báo cáo chính xác số lượng chứng từ đã sử dụng, hủy hoặc mất trong kỳ.
- Cột 1: Mẫu số trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN là: CTT56.
- Cột 2: Tên biên lai là: “Chứng từ khấu trừ thuế TNCN”.
- Cột 3: Ký hiệu trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN là: AH/2012.
- Cột 4: Các số chứng từ đã sử dụng trong kỳ: từ số 0006906 đến số 0006950.
- Cột 5: Số lượng chứng từ sử dụng: 5.
- Cột 6: Số chứng từ bị xóa bỏ: 40 (bao gồm số 0006909 và từ 0006912 đến 0006950).
- Cột 8: Tổng số chứng từ đã sử dụng: 45.
Xem thêm: Hướng dẫn mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Xem thêm: Hướng dẫn báo cáo sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN
5. Một số câu hỏi liên quan về chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Câu 1: Nguyên tắc lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân thế nào?
Theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ, khi thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN), các tổ chức, cá nhân có trách nhiệm lập và cấp chứng từ khấu trừ thuế cho người có thu nhập bị khấu trừ. Đối với trường hợp sử dụng biên lai điện tử, tổ chức phải tuân thủ định dạng chuẩn dữ liệu mà cơ quan thuế yêu cầu.
Các nguyên tắc cần lưu ý khi lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN bao gồm:
- Cấp chứng từ: Khi khấu trừ thuế, tổ chức phải lập chứng từ khấu trừ thuế và giao cho người có thu nhập bị khấu trừ.
- Biên lai điện tử: Nếu sử dụng biên lai điện tử, tổ chức phải tuân thủ định dạng dữ liệu của cơ quan thuế.
- Trường hợp ủy quyền quyết toán: Nếu cá nhân ủy quyền quyết toán thuế, sẽ không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
- Chứng từ khấu trừ cho hợp đồng lao động ngắn hạn: Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng dưới 3 tháng, tổ chức có thể chọn cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ hoặc cho nhiều lần trong một kỳ tính thuế.
- Chứng từ cho hợp đồng dài hạn: Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên, tổ chức chỉ cấp chứng từ khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
Câu 2: Nội dung của chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là gì?
Căn cứ theo Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải chứa các thông tin sau:
- Thông tin cơ bản: Tên chứng từ, ký hiệu mẫu, ký hiệu chứng từ, số thứ tự chứng từ.
- Thông tin người nộp thuế: Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế.
- Thông tin về thu nhập: Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ, số thu nhập còn lại.
- Ngày lập chứng từ: Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế.
- Chữ ký: Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập. Nếu là chứng từ điện tử, chữ ký sẽ là chữ ký số.
Đảm bảo đầy đủ các thông tin này sẽ giúp chứng từ khấu trừ thuế TNCN hợp pháp và đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế.
Câu 4: Chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy còn được sử dụng không?
Theo quy định tại khoản 2 Điều 12 Thông tư 32/2025/TT-BTC như sau:
Hiệu lực thi hành
…
2. Kể từ thời điểm Nghị định số 70/2025/NĐ-CP ngày 20/3/2025 của Chính phủ có hiệu lực thi hành, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải ngừng sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử đã thực hiện theo các quy định trước đây và chuyển sang áp dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử theo quy định tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP ngày 20/3/2025 của Chính phủ. Đối với chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đã thực hiện theo các quy định trước đây phát hiện chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đã lập sai sau khi áp dụng Nghị định số 70/2025/NĐ-CP thì lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử mới thay thế cho chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đã lập sai.
Bắt đầu từ ngày 01/6/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, tất cả các tổ chức thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải ngừng sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN bản giấy và chứng từ điện tử theo mẫu cũ.
Theo quy định mới, doanh nghiệp, tổ chức khấu trừ bắt buộc phải sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử được thiết lập theo tiêu chuẩn tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Những chứng từ khấu trừ trước đây dù là bản giấy mua của cơ quan thuế hay chứng từ điện tử tự phát hành thì đều không còn giá trị sử dụng.
Trường hợp cần điều chỉnh sai sót của chứng từ lập trước thời điểm quy định có hiệu lực, đơn vị cần phải phát hành lại chứng từ điện tử mới đúng định dạng và tiêu chuẩn của Nghị định 70/2025/NĐ-CP để thay thế.
Tóm lại, kể từ 01/6/2025, chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy chính thức bị bãi bỏ, toàn bộ sẽ chuyển sang hình thức điện tử thống nhất.
Trên đây, AZTAX đã hướng dẫn chi tiết về cách hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN, giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình và tuân thủ quy định của cơ quan thuế. Hy vọng những thông tin này sẽ hỗ trợ bạn trong quá trình xử lý chứng từ một cách chính xác và hiệu quả. Nếu bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ làm báo cáo thuế hoặc cần thông tin về biên bản hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, đừng ngần ngại liên hệ ngay đến AZTAX qua HOTLINE: 0932383089 để được hỗ trợ nhanh chóng và chuyên sâu!
