Thủ tục hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Hướng dẫn hủy chứng từ khấu trừ thuế tncn

Hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một bước quan trọng trong công tác quản lý thuế của doanh nghiệp và cá nhân. Việc hủy chứng từ cần tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật nhằm đảm bảo tính hợp lệ, minh bạch và tránh những rủi ro pháp lý liên quan đến thuế. Để hiểu rõ hơn về các thủ tục và quy trình hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN, hãy tham khảo bài viết chi tiết dưới đây!

1. Khấu trừ thuế TNCN là gì?

Khấu trừ thuế TNCN là việc tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện tính trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của người nộp thuế trước khi trả thu nhập.
Định nghĩa chứng từ khấu trừ thuế tncn
Định nghĩa chứng từ khấu trừ thuế tncn

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) được sử dụng cho nhiều mục đích quan trọng, bao gồm:

  • Hồ sơ quyết toán thuế: Là tài liệu cần thiết khi cá nhân tự quyết toán thuế với cơ quan thuế, theo Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP.
  • Xác nhận khoản thuế đã khấu trừ: Giúp cá nhân kiểm tra số thuế đã nộp, xác định nghĩa vụ thuế và quyền lợi của mình.
  • Đảm bảo tính minh bạch: Ghi nhận chính xác các khoản thuế đã khấu trừ, đảm bảo rõ ràng trong việc thực hiện nghĩa vụ thuế.
  • Ghi nhận của cơ quan thuế: Thể hiện trách nhiệm của cơ quan quản lý trong việc xác minh và lưu trữ thông tin về số thuế đã khấu trừ của cá nhân.

2. Trường hợp được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Trường hợp được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Trường hợp được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Văn bản pháp luật thuế TNCN có quy định rõ những trường hợp phải cấp và không cấp chứng từ thuế TNCN. Nội dung này được nêu rõ tại điểm a khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC như sau:

2. Chứng từ khấu trừ

a) Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ

Tổ chức, cá nhân trả thu nhập có trách nhiệm cung cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ, trừ trường hợp cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế. Các trường hợp cần cấp chứng từ khấu trừ bao gồm:

  • Cá nhân không cư trú có thu nhập tại Việt Nam.
  • Thu nhập từ tiền lương, tiền công.
  • Thu nhập từ đại lý bảo hiểm, xổ số, bán hàng đa cấp; cho thuê tài sản.
  • Thu nhập từ đầu tư vốn, chuyển nhượng chứng khoán, chuyển nhượng vốn góp (đối với cá nhân không cư trú).
  • Thu nhập từ trúng thưởng, bản quyền, nhượng quyền thương mại.
  • Trường hợp khấu trừ thuế 10% tại nguồn trước khi trả thu nhập.

Lưu ý về cấp chứng từ khấu trừ thuế

  • Cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 03 tháng: Có quyền yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ theo từng lần khấu trừ hoặc gộp chung trong một kỳ tính thuế.
  • Cá nhân có hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên: Chứng từ khấu trừ chỉ được cấp một lần trong kỳ tính thuế.

3. Ý nghĩa của chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Ý nghĩa của chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Ý nghĩa của chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đóng vai trò quan trọng trong quá trình kê khai và quyết toán thuế. Một số mục đích chính bao gồm:

  • Thành phần hồ sơ quyết toán thuế: Được sử dụng khi cá nhân trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 126/2020/NĐ-CP.
  • Xác định thu nhập và nghĩa vụ thuế: Giúp cá nhân biết rõ số thuế đã bị khấu trừ, xác định nghĩa vụ thuế của bản thân, đồng thời kiểm tra tính chính xác của khoản thuế doanh nghiệp đã trích nộp thay.
  • Chứng minh trách nhiệm doanh nghiệp: Là bằng chứng doanh nghiệp đã khấu trừ thuế từ thu nhập của người lao động và nộp cho nhà nước theo quy định.
  • Cơ sở đối chiếu số thuế đã nộp: Giúp cá nhân và cơ quan thuế xác định số thuế đã đóng, nếu có chênh lệch (nộp thừa hoặc thiếu), cơ quan thuế sẽ hoàn trả hoặc truy thu theo quy định.

4. Thủ tục hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Thủ tục hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Thủ tục hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Để hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN, doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy trình theo quy định của cơ quan thuế, bao gồm các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Doanh nghiệp lập hồ sơ hủy chứng từ, bao gồm:

  • Công văn đề nghị hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
  • Quyển chứng từ khấu trừ thuế TNCN cần hủy.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế

Hồ sơ được nộp tại phòng ấn chỉ của Cơ quan thuế để thực hiện thủ tục hủy.

Bước 3: Báo cáo số chứng từ hủy
Doanh nghiệp kê khai các chứng từ chưa sử dụng vào báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN (mẫu CTT25/AC). Đồng thời, thực hiện gạch chéo, lưu giữ các chứng từ hủy và báo cáo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo quy định.

Tải mẫu:

Như vậy việc thực hiện đúng quy trình và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật, tránh những sai sót trong báo cáo thuế.

5. Hướng dẫn hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN cấp sai

Hướng dẫn hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN cấp sai
Hướng dẫn hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN cấp sai

Khi chứng từ khấu trừ thuế TNCN bị cấp sai, cần tiến hành hủy theo hai trường hợp sau:

  • Trường hợp 1: Chứng từ sai nhưng chưa gửi cho nhân viên
  • Trường hợp 2: Chứng từ sai đã gửi cho nhân viên

Xử lý từng trường hợp như sau:

5.1 Chứng từ sai nhưng chưa gửi cho nhân viên

Trường hợp cần phải hủy chứng từ và lập lại chứng từ mới, quy trình thực hiện như sau:

Bước 1: Nhấn Hủy chứng từ

Bước 2: Điền các thông tin hủy chứng từ:

  • Lý do hủy
  • Biên bản hủy: chọn Không tạo biên bản

Bước 3: Nhấn Đồng ý để hoàn thành hủy chứng từ.

Bước 4: Xem chứng từ đã hủy. Có 2 cách:

  • Cách 1: Click đúp vào chứng từ đã hủy
  • Nhấn Gửi email > click vào chứng từ để xem

Các tùy chọn xử lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN bị hủy trên phần mềm:

    • Không tạo biên bản: Phần mềm chỉ hiển thị chứng từ đã bị hủy.
    • Tạo biên bản đính kèm (không ký): Chứng từ đã hủy hiển thị ở trang 1, biên bản hủy dưới dạng PDF ở trang 2.
    • Tạo và ký điện tử biên bản đính kèm: Trang 1 hiển thị chứng từ đã hủy, trang 2 chứa biên bản hủy dạng PDF kèm chữ ký điện tử.

Bước 5: Lập lại chứng từ khấu trừ thuế mới.

5.2 Chứng từ sai đã gửi cho nhân viên

Bước 1: Nhấn Hủy chứng từ

Bước 2: Nhập thông tin hủy chứng từ

  • Lý do hủy
  • Biên bản hủy chứng từ
    • Tạo biên bản đính kèm (không ký) – Nếu đơn vị muốn ký trực tiếp ngoài hệ thống.
    • Tạo và ký điện tử biên bản đính kèm – Nếu đơn vị sử dụng chữ ký số để ký điện tử.

Bước 3: Nhấn Đồng ý

Bước 4: Kiểm tra chứng từ và biên bản hủy

Nhấn vào chứng từ để xem chi tiết chứng từ đã hủy và biên bản hủy kèm theo.

    • Trường hợp chọn Tạo biên bản đính kèm (Không ký): phần mềm sẽ hiển thị chứng từ đã hủy ở trang 1 và biên bản hủy chứng từ dạng pdf ở trang 2 như ảnh:

    • Trường hợp chọn Tạo và ký điện tử biên bản đính kèm: phần mềm hiển thị chứng từ đã hủy bỏ ở trang 1 và biên bản hủy chứng từ dạng pdf bao gồm cả chữ ký điện tử ở trang 2 như ảnh:

Bước 5: Lập lại chứng từ khấu trừ thuế mới.

6. Cách kê khai chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo mẫu CTT25/AC

Dưới đây là cách lập bảng kê chứng từ khấu trừ thuế TNCN khi có số chứng từ giấy còn tồn và cần thực hiện xóa bỏ:

  • Cột 1: Ghi theo mẫu số trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
  • Cột 2: Ghi tên biên lai là “Chứng từ khấu trừ thuế TNCN.”
  • Cột 3: Ghi theo ký hiệu trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
  • Cột 4: Ghi chi tiết các số chứng từ đã sử dụng trong kỳ.
  • Cột 5: Thể hiện số lượng chứng từ đã sử dụng (không bao gồm: xóa bỏ, mất, v.v…).
  • Cột 6: Ghi chi tiết số chứng từ bị xóa bỏ (số viết sai). Doanh nghiệp cần ghi tổng số lượng tồn tại cột này trong trường hợp còn chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy chưa sử dụng.
  • Cột 7: Ghi số chứng từ bị mất hoặc cháy.
  • Cột 8: Thể hiện tổng số đã sử dụng của 3 cột 5, 6, 7.

Ví dụ bảng kê chứng từ khấu trừ thuế TNCN sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi và báo cáo chính xác số lượng chứng từ đã sử dụng, hủy hoặc mất trong kỳ.

Minh họa bảng kê chứng từ
Minh họa bảng kê chứng từ

Cột 1: Mẫu số trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN là: CTT56.

Cột 2: Tên biên lai là: “Chứng từ khấu trừ thuế TNCN”.

Cột 3: Ký hiệu trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN là: AH/2012.

Cột 4: Các số chứng từ đã sử dụng trong kỳ: từ số 0006906 đến số 0006950.

Cột 5: Số lượng chứng từ sử dụng: 5.

Cột 6: Số chứng từ bị xóa bỏ: 40 (bao gồm số 0006909 và từ 0006912 đến 0006950).

Cột 8: Tổng số chứng từ đã sử dụng: 45.

Trên đây, AZTAX đã hướng dẫn chi tiết về cách hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN, giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình và tuân thủ quy định của cơ quan thuế. Hy vọng những thông tin này sẽ hỗ trợ bạn trong quá trình xử lý chứng từ một cách chính xác và hiệu quả. Nếu cần thêm tư vấn, đừng ngần ngại liên hệ ngay đến AZTAX qua HOTLINE: 0932383089 để được hỗ trợ nhanh chóng và chuyên sâu!

5/5 - (1 bình chọn)
5/5 - (1 bình chọn)
facebook-icon
zalo-icon
phone-icon
whatsapp-icon