Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN là yếu tố quan trọng mà tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập cần nắm rõ để đảm bảo việc khấu trừ và kê khai thuế đúng quy định. Việc xác định chính xác thời điểm lập chứng từ không chỉ giúp tránh sai sót trong quá trình hạch toán, nộp thuế mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân. Bài viết dưới đây, AZTAX sẽ giúp bạn hiểu rõ thời điểm lập, ký số và các quy định liên quan theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP mới nhất.
1. Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN là khi nào?
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) được xác định là thời điểm cá nhân bị khấu trừ thuế TNCN. Bên cạnh đó, thời điểm ký số trên chứng từ điện tử được tính là thời điểm tổ chức hoặc cá nhân thực hiện việc khấu trừ thuế TNCN, thu thuế, phí, lệ phí điện tử và sử dụng chữ ký số để ký trên chứng từ. Thông tin về thời điểm ký số sẽ được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
Căn cứ Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung tại khoản 17 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quy định như sau:
Thời điểm lập chứng từ
1. Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí, phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.
2. Thời điểm ký số trên chứng từ là thời điểm tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí điện tử sử dụng chữ ký số để ký trên chứng từ điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
2. Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân có những nội dung gì?
Việc nắm rõ nội dung bắt buộc của chứng từ này giúp doanh nghiệp và cá nhân tuân thủ đúng quy định pháp luật, đồng thời đảm bảo tính hợp lệ khi kê khai, quyết toán thuế. Vậy chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân gồm những nội dung cụ thể nào?
Theo quy định hiện hành, chứng từ khấu trừ thuế TNCN bao gồm các nội dung sau:
- Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu, ký hiệu chứng từ và số thứ tự chứng từ.
- Tên, địa chỉ và mã số thuế của tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập.
- Tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế của cá nhân nhận thu nhập (nếu có mã số thuế) hoặc số định danh cá nhân.
- Quốc tịch của người nộp thuế nếu không thuộc quốc tịch Việt Nam.
- Chi tiết khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, các khoản đóng bảo hiểm bắt buộc, các khoản từ thiện, nhân đạo, khuyến học, cùng số thuế TNCN đã khấu trừ.
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế.
- Họ tên và chữ ký của người trả thu nhập.
Lưu ý: Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, chữ ký trên chứng từ sẽ là chữ ký số theo quy định.
3. Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất
Mẫu 03/TNCN là mẫu chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân mới nhất, được ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và có hiệu lực từ ngày 01/06/2025.
Tải ngay mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất tại đây. TẢI TẠI ĐÂY
Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất là biểu mẫu do cơ quan chi trả thu nhập lập và cấp cho cá nhân khi đã khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quy định. Đây là căn cứ quan trọng để người lao động thực hiện quyết toán thuế hoặc chứng minh nghĩa vụ thuế đã hoàn thành.
4. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử có định dạng như thế nào?
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử là hình thức thay thế cho chứng từ giấy, được sử dụng phổ biến trong công tác quản lý thuế hiện nay. Vậy chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử hiện nay có định dạng như thế nào theo quy định pháp luật?
Theo quy định hiện hành, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử phải được lập và quản lý theo định dạng chuẩn như sau:
Định dạng chứng từ điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” – được thiết kế nhằm mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).
Cấu trúc của chứng từ điện tử bao gồm hai thành phần chính:
- Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ của chứng từ điện tử;
- Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số.
Cơ quan Cục Thuế và Cục Hải quan có trách nhiệm xây dựng, công bố thành phần dữ liệu nghiệp vụ và dữ liệu chữ ký số, đồng thời cung cấp công cụ hiển thị nội dung chứng từ điện tử theo đúng quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
5. Các câu hỏi thường gặp
Câu hỏi số 1: Lấy chứng từ khấu trừ thuế TNCN ở đâu?
Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) có thể được lấy từ các nguồn sau, tùy thuộc vào từng trường hợp:
- Từ nơi làm việc (tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập): Đây là nguồn phổ biến nhất. Công ty hoặc tổ chức trả thu nhập có trách nhiệm cung cấp chứng từ này, thường thông qua phòng Nhân sự hoặc Kế toán, để người lao động sử dụng làm thủ tục quyết toán thuế.
- Từ cơ quan thuế: Người nộp thuế có thể tra cứu và tải bản điện tử của chứng từ khấu trừ thuế TNCN trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (etax.gov.vn) hoặc qua ứng dụng eTax Mobile, nếu tổ chức trả thu nhập đã nộp chứng từ lên hệ thống.
- Trường hợp làm việc tự do (freelance): Nếu không bị khấu trừ thuế tại nguồn, bạn sẽ không có chứng từ khấu trừ mà sẽ sử dụng biên lai nộp thuế sau khi tự kê khai và hoàn thành nghĩa vụ thuế.
Câu hỏi số 2: Cách xin chứng từ khấu trừ thuế TNCN từ công ty cũ
- Chuẩn bị thông tin cần thiết
Trước khi liên hệ công ty cũ, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các thông tin sau:
- Họ tên đầy đủ, mã số thuế cá nhân (MST), số CMND/CCCD.
- Thời gian làm việc tại công ty cũ (năm cụ thể, ví dụ: 2024 hoặc các năm trước đó).
- Số tài khoản ngân hàng (nếu cần xác nhận thu nhập).
- Lý do yêu cầu chứng từ (ví dụ: để quyết toán thuế TNCN năm 2024).
- Liên hệ công ty cũ
- Trực tiếp: Đến phòng Nhân sự (HR) hoặc Kế toán tại trụ sở công ty. Mang theo giấy tờ tùy thân để xác minh.
- Qua email hoặc fanpage: Gửi yêu cầu chính thức kèm thông tin cá nhân và thời gian làm việc. Nếu công ty có group nội bộ, bạn cũng có thể gửi tin nhắn.
- Thời gian xử lý: Thường trong 5-7 ngày làm việc. Nên thực hiện trước hạn quyết toán thuế (cuối tháng 4 năm sau).
- Nhận chứng từ
- Mẫu chứng từ: Sử dụng Mẫu số 03/TNCN, áp dụng từ 01/06/2025 theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
- Nội dung chính: Bao gồm thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ, kỳ tính thuế.
Câu hỏi số 3: Trường hợp công ty không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN
- Công ty đổi tên hoặc pháp nhân: Công ty vẫn phải xuất chứng từ dựa trên dữ liệu cũ, miễn là MST không thay đổi.
- Công ty đã chấm dứt hoạt động: Bạn vẫn có thể quyết toán thuế mà không cần chứng từ gốc. Cơ quan thuế sẽ kiểm tra qua cơ sở dữ liệu ngành thuế theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP. Khi nộp hồ sơ quyết toán tại Chi cục Thuế, cần giải trình tình huống và cung cấp giấy xác nhận thu nhập (nếu có) từ công ty cũ.
- Công ty từ chối cấp:
- Gửi yêu cầu chính thức qua văn bản hoặc email, nêu rõ lý do và lưu giữ bằng chứng liên lạc.
- Khiếu nại lên Cục Thuế địa phương hoặc Tổng cục Thuế
Như vậy, thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN được xác định ngay khi cá nhân bị khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. Việc tuân thủ đúng thời điểm này không chỉ đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của chứng từ mà còn giúp người lao động và tổ chức khấu trừ thực hiện nghĩa vụ thuế một cách minh bạch, thuận lợi. Đặc biệt, với chứng từ điện tử, thời điểm ký số cũng cần được ghi nhận đầy đủ để chứng minh tính pháp lý của giao dịch. Nếu có bất kì thắc mắc gì hãy liên hệ với AZTAX để được hỗ trợ kịp thời.
