Mẫu hóa đơn điện tử là biểu mẫu chuẩn được sử dụng để lập và phát hành hóa đơn dưới dạng điện tử, thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy truyền thống. Loại hóa đơn này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ, mà còn đảm bảo tính chính xác, minh bạch và an toàn thông tin trong các giao dịch kinh doanh. Sử dụng mẫu hóa đơn điện tử đúng quy định còn hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu quy trình kế toán, dễ dàng quản lý và đối chiếu với cơ quan thuế. Cùng AZTAX tìm hiểu nhé!
1. Các loại hóa đơn điện tử phổ biến
Chính phủ đã giao Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể mẫu hiển thị của các loại hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Theo đó, hiện nay hệ thống hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:
(1) Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT)
Áp dụng cho tổ chức khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, sử dụng trong các hoạt động:
- Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
- Hoạt động vận tải quốc tế;
- Xuất hàng vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
- Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
(2) Hóa đơn bán hàng
Áp dụng cho tổ chức, cá nhân khai và tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp trong các hoạt động:
- Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
- Hoạt động vận tải quốc tế;
- Xuất hàng vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
- Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
- Ngoài ra, tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi:
- Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào nội địa;
- Giao dịch hàng hóa, dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan;
- Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài thì trên hóa đơn cần ghi rõ: “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.
(3) Hóa đơn điện tử bán tài sản công
Sử dụng trong các trường hợp bán:
- Tài sản công tại cơ quan, tổ chức, đơn vị (bao gồm cả nhà ở thuộc sở hữu nhà nước);
- Tài sản kết cấu hạ tầng;
- Tài sản công được Nhà nước giao doanh nghiệp quản lý mà không tính vào vốn nhà nước tại doanh nghiệp;
- Tài sản của dự án sử dụng vốn nhà nước;
- Tài sản được xác lập quyền sở hữu toàn dân;
- Tài sản công bị thu hồi theo quyết định của cơ quan, người có thẩm quyền;
- Vật tư, vật liệu thu hồi từ việc xử lý tài sản công.
(4) Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia
- Áp dụng cho các cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống Dự trữ Nhà nước khi thực hiện bán hàng dự trữ quốc gia.
(5) Tem, vé, thẻ
- Các loại tem, vé, thẻ điện tử có hình thức và nội dung được quy định cụ thể tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
(6) Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng
- Được lập theo thông lệ quốc tế và quy định pháp luật có liên quan, đảm bảo đúng hình thức và nội dung được pháp luật công nhận.
(7) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý
- Hai loại phiếu này được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn điện tử, đảm bảo thống nhất trong việc hạch toán, kê khai và lưu trữ dữ liệu kế toán.
2. Tổng hợp 7 mẫu hóa đơn điện tử cập nhật theo Thông tư 78/2021/TT-BTC
Dưới đây là bảng tổng hợp các mẫu hóa đơn điện tử và biên lai điện tử do Bộ Tài chính ban hành, được quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC. Các mẫu này thể hiện cách hiển thị thông tin trên hóa đơn, biên lai điện tử, đồng thời là căn cứ để doanh nghiệp xây dựng định dạng hóa đơn phù hợp với từng loại hình hoạt động, đảm bảo đúng chuẩn dữ liệu khi gửi đến cơ quan thuế.
Phụ lục I, II – Các mẫu hiển thị hóa đơn/biên lai điện tử tham khảo
(Ban hành kèm theo Thông tư số 32/2025/TT-BTC ngày … tháng … năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)
| Mẫu tham khảo | Tên loại hóa đơn/biên lai | Link tải |
| Mẫu tham khảo số 1 | Hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế | |
| Mẫu tham khảo số 2 | Hóa đơn giá trị gia tăng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí | |
| Mẫu tham khảo số 3 | Hóa đơn bán hàng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí | |
| Mẫu tham khảo số 4 | Hóa đơn thương mại | |
| Mẫu tham khảo số 5 | Biên lai thu thuế, phí, lệ phí của cơ quan thuế sử dụng khi thu thuế, phí, lệ phí của cá nhân | |
| Mẫu tham khảo số 6 | Biên lai thu phí, lệ phí điện tử |
Phụ lục III – Mẫu tham khảo về hóa đơn/biên lai điện tử hiển thị
(Ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ)
| STT | Tên | Link tải |
| Mẫu tham khảo số 1 | Hóa đơn giá trị gia tăng (Mẫu số 01GTKT3/001) | |
| Mẫu tham khảo số 2 | Hóa đơn bán hàng (Mẫu số 02GTTT3/001) | |
| Mẫu tham khảo số 3 | Hóa đơn giá trị gia tăng ( cho một số đơn vị đặc thù) | |
| Mẫu tham khảo số 4 | Hóa đơn giá trị gia tăng đặc thù bằng ngoại tệ | |
| Mẫu tham khảo số 5 | Mẫu phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý | |
| Mẫu tham khảo số 6 | Hóa đơn bán tài sản công | |
| Mẫu tham khảo số 7 | Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc |
3. Nội dung bắt buộc trên mẫu hóa đơn điện tử
Khi lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải đảm bảo đầy đủ các nội dung bắt buộc trên mẫu hóa đơn theo quy định pháp luật để đảm hóa đơn hợp pháp, dễ dàng kiểm tra và tránh sai sót trong quản lý chứng từ.
Căn cứ Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định về nội dung của hóa đơn điện tử, các thông tin bắt buộc phải thể hiện trên hóa đơn bao gồm:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn
- Tên liên hóa đơn
- Số hóa đơn
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
- Thông tin hàng hóa, dịch vụ: Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất GTGT, tổng tiền thuế GTGT theo từng mức thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán đã bao gồm thuế GTGT.
- Chữ ký của người bán và người mua
- Thời điểm lập hóa đơn
- Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử
- Mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn điện tử có mã)
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước; chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) cùng các nội dung liên quan khác (nếu có)
- Tên và mã số thuế của tổ chức in hóa đơn (áp dụng với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in
- Chữ viết, chữ số và đơn vị tiền tệ thể hiện trên hóa đơn
Về nguyên tắc, hóa đơn điện tử phải đảm bảo đầy đủ các nội dung trên. Tuy nhiên, theo khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, một số trường hợp đặc thù được phép không cần thể hiện toàn bộ các nội dung bắt buộc nêu trên.
4. Quy định về mẫu hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là công cụ bắt buộc trong quản lý bán hàng và kê khai thuế của doanh nghiệp. Việc nắm rõ quy định về mẫu hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp xuất hóa đơn đúng chuẩn, đầy đủ thông tin và tuân thủ đúng quy định của cơ quan thuế.
4.1 Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử
Theo điểm a, khoản 1, Điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC, ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được quy định là một chữ số tự nhiên từ 1 đến 9, dùng để thể hiện loại hóa đơn điện tử. Cụ thể như sau:
| Số | Nội dung phản ánh |
| 1 | Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng; |
| 2 | Hóa đơn điện tử bán hàng; |
| 3 | Hóa đơn điện tử bán tài sản công; |
| 4 | Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia; |
| 5 | Hóa đơn điện tử khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ; |
| 6 | Chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử; |
| 7 | Hóa đơn thương mại điện tử; |
| 8 | Hóa đơn giá trị gia tăng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí; |
| 9 | Hóa đơn bán hàng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí. |
4.2 Ký hiệu hóa đơn điện tử
Theo điểm b, khoản 1, Điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC, ký hiệu hóa đơn điện tử được quy định gồm 06 ký tự (bao gồm cả chữ và số), thể hiện loại hóa đơn, năm lập hóa đơn và hình thức có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế. Cụ thể như sau:
Ký tự đầu (1 chữ cái):
- C: Hóa đơn có mã của cơ quan thuế.
- K: Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế.
Hai ký tự tiếp theo (2 chữ số):
- Thể hiện năm lập hóa đơn, là hai số cuối của năm dương lịch.
- Ví dụ: Năm 2025 → ghi 25.
Ký tự thứ 4 (1 chữ cái):
- Thể hiện loại hóa đơn điện tử sử dụng, cụ thể:
- T: Hóa đơn do doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng.
- D: Hóa đơn tài sản công, hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không bắt buộc có đủ các tiêu thức.
- L: Hóa đơn do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
- M: Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.
- N: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
- B: Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
- G: Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn GTGT.
- H: Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.
- X: Hóa đơn thương mại điện tử.
Hai ký tự cuối (2 chữ cái):
- Do người bán tự xác định nhằm phục vụ quản lý mẫu hóa đơn.
- Nếu không có nhu cầu quản lý riêng, sử dụng mặc định là “YY”.
Như vậy, theo quy định tại Thông tư 32/2025/TT-BTC, bản thể hiện hóa đơn điện tử sẽ ghi ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử dưới dạng một chuỗi gồm 7 ký tự.
Trong đó:
- Ký tự đầu tiên thể hiện ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử.
- Sáu ký tự tiếp theo thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử.
Ví dụ: Cách thể hiện chuỗi ký tự của ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư 32/2025/TT-BTC như sau:
| Ký hiệu, mẫu số hóa đơn điện tử | Ý nghĩa |
| 1C25TAA | Hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2025 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế; |
| 2C25TBB | Hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2025 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh ký sử dụng với cơ quan thuế; |
| 1C25LBB | Hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2025 và là hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh |
| 1K25TYY | Hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2025 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế; |
| 1K25DAA | Hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2025 và là hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức bắt buộc do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng; |
| 6K25NAB | Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử loại không có mã được lập năm 2025 doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế; |
| 6K25BAB | Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử loại không có mã được lập năm 2025 do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế; |
| 7K25XAB | Hóa đơn thương mại điện tử được lập năm 2025 do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế. |
5. Định dạng hóa đơn điện tử
Căn cứ khoản 1, Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020, định dạng hóa đơn điện tử được quy định cụ thể như sau:
1. Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).
Căn cứ khoản 2, Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, định dạng hóa đơn điện tử bao gồm hai thành phần chính:
- Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử
- Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số
Lưu ý: Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, sẽ có thêm thành phần dữ liệu liên quan đến mã của cơ quan thuế.
Các thành phần dữ liệu nghiệp vụ và chữ ký số được Cục Thuế xây dựng, chuẩn hóa và công bố thống nhất.
Ngoài ra, Tổng cục Thuế sẽ cung cấp công cụ hỗ trợ hiển thị nội dung hóa đơn điện tử, giúp người sử dụng dễ dàng kiểm tra và tra cứu thông tin trên hóa đơn.
Tóm lại, mẫu hóa đơn điện tử đóng vai trò quan trọng trong việc chuẩn hóa và đồng bộ thông tin giữa doanh nghiệp và cơ quan thuế. Việc sử dụng đúng mẫu không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, mà còn nâng cao tính minh bạch, giảm thiểu sai sót và tối ưu quy trình kế toán. Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ hiện nay, áp dụng mẫu hóa đơn điện tử chuẩn là bước đi tất yếu giúp doanh nghiệp hiện đại hóa hoạt động quản trị và đáp ứng yêu cầu của hệ thống thuế điện tử quốc gia.
