Vai trò của hội đồng thành viên công ty cổ phần là gì? Đây là câu hỏi được nhiều chủ doanh nghiệp quan tâm, bởi mỗi một mô hình doanh nghiệp sẽ có những cơ cấu tổ chức và mô hình quản lý khác nhau. Điều kiện để tiến hành họp Hội đồng thành viên như thế nào? Hãy cùng AZTAX tìm hiểu chi tiết các nội dung về Hội đồng thành viên trong bài viết sau nhé!
1. Cơ cấu quản lý tổ chức trong công ty cổ phần
Căn cứ theo Điều 137 Khoản 1 Luật Doanh nghiệp 2020 số 59/2020/QH14 đã nêu rõ nội dung của cơ cấu quản lý tổ chức hội đồng thành viên công ty cổ phần cụ thể như sau:
1. Trừ trường hợp pháp luật về chứng khoán có quy định khác, công ty cổ phần có quyền lựa chọn tổ chức quản lý và hoạt động theo một trong hai mô hình sau đây:
a) Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp công ty cổ phần có dưới 11 cổ đông và các cổ đông là tổ chức sở hữu dưới 50% tổng số cổ phần của công ty thì không bắt buộc phải có Ban kiểm soát;
b) Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp này ít nhất 20% số thành viên Hội đồng quản trị phải là thành viên độc lập và có Ủy ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Ủy ban kiểm toán quy định tại Điều lệ công ty hoặc quy chế hoạt động của Ủy ban kiểm toán do Hội đồng quản trị ban hành.
Đối với trường hợp chỉ có một người đại diện thì Giám đốc/Tổng giám đốc hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị sẽ là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu điều lệ chưa có quy định thì Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện của doanh nghiệp.
Trường hợp nếu công ty có hơn một người đại diện theo pháp luật thì Chủ tịch Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc/Giám đốc sẽ là người đại diện theo pháp luật của công ty.
2. Thành phần của Hội đồng thành viên trong công ty
Ngày nay, Hội đồng thành viên công ty cổ phần gồm tất cả các thành viên có mặt trong công ty. Quy định này cho thấy không có sự phân biệt giữa quản lý và đầu tư. Có thể hiểu rằng, nhà đầu tư vừa góp vốn vừa trực tiếp tham gia quản lý hoạt động của công ty.
Các thành viên là cá nhân có thể trực tiếp thực hiện các quyền, nghĩa vụ của mình tại Hội đồng thành viên. Nếu thành viên là tổ chức thì phải cử người đại diện đáp ứng đủ điều kiện tham gia Hội đồng thành viên, nhằm thực hiện quyền và nghĩa vụ thay cho thành viên đó.
Đối với các trường hợp cá nhân là thành viên bị tạm giam, bị Tòa án tước quyền hành nghề hoặc bị kết án tù theo quy định của Bộ luật hình sự thì thành viên đó phải ủy quyền cho người khác tham gia Hội đồng thành viên trong công ty.
Luật không quy định chi tiết về thủ tục cử người đại diện và điều kiện của người đại diện theo ủy quyền. Tuy nhiên, sự khác biệt là ở chỗ điều kiện để ủy quyền là chủ ý của thành viên trong công ty, còn thủ tục ủy quyền thuộc phạm vi điều chỉnh của pháp luật dân sự.
Đối với số lượng người được ủy quyền trong công ty thì cần có sự giới hạn thành viên vì đây thể hiện tính tập trung trong quản lý, tổ chức và hoạt động của Hội đồng thành viên.
3. Thẩm quyền của hội đồng thành viên công ty cổ phần
3.1 Nhóm các quyền định hướng hoạt động của công ty
Hội đồng thành viên công ty cổ phần có quyền định hướng hoạt động của công ty như quyết định chiến lược phát triển và kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty, quyết định dự án đầu tư, quyết định giải pháp phát triển thị trường, chuyển giao và tiếp thị công nghệ.
Bên cạnh đó, Hội đồng thành viên còn có thể quyết định sửa đổi và bổ sung điều lệ công ty, quyết định giải thể hoặc yêu cầu phá sản công ty, quyết định tổ chức lại công ty và quyết định thành lập công ty con, văn phòng đại diện, chi nhánh.
Muốn kinh doanh đạt nhiều lợi nhuận thì đòi hỏi doanh nghiệp phải biết nhìn xa trông rộng. Với các mô hình kinh doanh của công ty mà thành viên trực tiếp tham gia quản lý thì việc họp lại của thành viên để đưa ra quyết định mang tính chiến lược là hoàn toàn phù hợp.
3.2 Nhóm các quyền liên quan đến tài sản trong công ty
Hội đồng thành viên sẽ quyết định thời điểm và phương thức huy động thêm vốn thông qua hợp đồng vay, cho vay và bán tài sản có giá trị nhỏ hơn, lớn hơn hoặc bằng 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính tại thời điểm công bố gần nhất của công ty.
Ngoài ra, hội đồng thành viên công ty cổ phần sẽ thông qua các báo cáo tài chính, phân chia lợi nhuận và phương án phát triển để điều chỉnh chiến lược kinh doanh cho phù hợp.
Hội đồng có thể quyết định việc tăng hoặc giảm vốn điều lệ, quyết định mức lương, thưởng và lợi ích khác đối với Tổng Giám đốc, Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc, Kế toán trưởng và những người quản lý khác được quy định theo điều lệ của công ty.
Hội đồng thành viên là cơ quan có quyền quyết định cao nhất trong cơ cấu quản lý tổ chức của công ty. Mọi nghị quyết/quyết định hợp pháp của Hội đồng thành viên đều có giá trị ràng buộc đối với các cơ quan, tổ chức và cá nhân khác trong công ty.
3.3 Nhóm các quyền về nhân sự của công ty
Vấn đề nhân sự trong công ty là cốt lõi của sự thành công. Nếu có nguồn nhân lực yếu thì khả năng hoạt động và kinh doanh của công ty sẽ không thể đạt hiệu quả như mong đợi.
Nếu lựa chọn nhân sự tốt, phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ của công ty thì sẽ góp phần tạo ra năng lực cạnh tranh và chất lượng hoạt động cao. Từ đó, sẽ thúc đẩy hoạt động kinh doanh phát triển, thu lại nhiều lợi nhuận và tiết kiệm tối đa các khoản chi phí khi đầu tư.
Mỗi cơ quan trong bộ máy quản lý và điều hành đều là một lực lượng trực tiếp thực hiện các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu bộ máy cồng kềnh và kém hiệu lực thì sẽ không đáp ứng được những đòi hỏi mới của thị trường, sẽ bỏ lỡ cơ hội kinh doanh.
Do đó, Hội đồng thành viên sẽ có quyền quyết định cơ cấu tổ chức quản lý của công ty như thực hiện bầu Chủ tịch Hội đồng thành viên, quyết định miễn nhiệm/bổ nhiệm, cách chức hợp đồng đối với Tổng Giám đốc, Giám đốc và người quản lý khác dựa theo điều lệ công ty.
Khi thành lập công ty cổ phần cần xem xét và lựa chọn hội đồng thành viên sao cho thật tốt để tránh những rắc rối trong việc quản lý, vận hành công ty sau này. Đặc biệt, trong việc kinh doanh và hợp tác luôn có những mâu thuẫn, phát sinh xảy ra.
4. Cơ chế hoạt động của hội đồng thành viên
Thông thường, Hội đồng thành viên công ty cổ phần sẽ làm việc thông qua các cuộc họp. Vì thế, để bảo đảm thực hiện vai trò của Hội đồng thành viên thì Luật Doanh nghiệp 2020 số 59/2020/QH14 đã quy định Hội đồng thành viên của mỗi công ty phải họp ít nhất mỗi năm một lần.
Tùy vào quy mô hoạt động của từng công ty mà số lần họp định kỳ sẽ khác nhau. Luật sẽ không giới hạn số lượng tối đa các cuộc họp trong năm mà để điều lệ công ty quy định.
4.1 Triệu tập họp hội đồng thành viên công ty cổ phần
Hội đồng thành viên công ty cổ phần được triệu tập họp theo yêu cầu của Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc yêu cầu của thành viên theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 số 59/2020/QH14.
Chủ tịch Hội đồng thành viên phải triệu tập họp Hội đồng thành viên trong thời hạn là 15 ngày (tính từ ngày nhận được yêu cầu họp). Ngoài ra, cuộc họp của Hội đồng thành viên phải được tổ chức tại trụ sở chính (trừ trường hợp trong điều lệ công ty có quy định khác).
Chủ tịch Hội đồng thành viên phải tiến hành chuẩn bị nội dung tài liệu, chương trình và triệu tập họp Hội đồng thành viên trong công ty. Tuy nhiên, thành viên có quyền kiến nghị bổ sung hoặc sửa đổi nội dung chương trình họp dưới hình thức bằng văn bản.
Sau đó, Chủ tịch Hội đồng thành viên phải chấp thuận kiến nghị và bổ sung chương trình họp nếu kiến nghị đó có đủ nội dung theo quy định được gửi đến trụ sở chính. Thời hạn chậm nhất là 1 ngày làm việc trước ngày họp Hội đồng thành viên của công ty.
Đối với các trường hợp kiến nghị được trình bày trước khi họp Hội đồng thành viên thì kiến nghị được chấp thuận nếu đa phần các thành viên dự họp đều đồng ý. Thông thường, thông báo mời họp được gửi bằng hình thức giấy mời, fax… do điều lệ công ty quy định và phải được gửi trực tiếp đến từng thành viên của hội đồng. Nội dung thông báo cuộc họp phải cụ thể, nêu rõ thời gian, chương trình và địa điểm họp.
Chương trình và tài liệu họp phải được gửi cho các thành viên trước khi cuộc họp tiến hành. Trường hợp đối với những tài liệu liên quan đến quyết định về sửa đổi/bổ sung điều lệ thì phải được gửi đến thành viên trong thời hạn chậm nhất là 7 ngày làm việc trước khi họp.
Nếu Chủ tịch Hội đồng thành viên không triệu tập họp Hội đồng thành viên dựa theo quy định thì phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về tất cả thiệt hại xảy ra đối với tình hình phát triển trong công ty và các thành viên có liên quan.
Mặt khác, nhóm thành viên hoặc thành viên đã triệu tập họp Hội đồng thành viên sẽ được công ty hoàn lại tất cả chi phí cho việc triệu tập và tiến hành họp Hội đồng thành viên.
4.2 Thông qua nghị quyết của Hội đồng thành viên trong công ty
Về hình thức, Hội đồng thành viên thông qua các nghị quyết bằng việc biểu quyết tại cuộc họp và lấy ý kiến bằng văn bản hoặc bằng hình thức khác do điều lệ công ty quy định.
Luật Doanh nghiệp 2020 số 59/2020/QH14 cho phép công ty tự do lựa chọn hình thức hoạt động thông qua nghị quyết của Hội đồng thành viên. Tuy nhiên, các công ty thường thông qua các nội dung bằng hình thức biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp hoặc lấy ý kiến bằng văn bản.
Việc quy định tỷ lệ biểu quyết thông qua càng cao thì càng có lợi cho các thành viên nhỏ trong công ty. Trái lại, tỷ lệ phiếu biểu quyết càng thấp thì càng có lợi cho các thành viên lớn liên quan đến khả năng chi phối hoạt động kinh doanh trong công ty.
Thông thường, pháp luật công ty của các quốc gia khác thường áp dụng theo nguyên tắc quá bán trong cuộc họp. Tại Việt Nam, xuất phát từ việc bảo vệ quyền lợi của thành viên nhỏ thì Luật Doanh nghiệp 2020 số 59/2020/QH14 đã quy định cụ thể như sau:
- Nghị quyết của hội đồng được thông qua tại cuộc họp khi được số phiếu chiếm 75% trên tổng số vốn góp của thành viên dự họp tán thành đối với quyết định bán tài sản có giá trị lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất.
- Những vấn đề mang tính định đoạt số phận của công ty hay biểu quyết về những vấn đề khác của Hội đồng thành viên công ty cổ phần được thông qua khi có số phiếu đại diện ít nhất 65% tổng số vốn góp của thành viên dự họp tán thành.
- Minh chứng để thông qua nghị quyết là số phiếu biểu quyết cho tổng số vốn góp của thành viên có mặt dự họp, không tính số vốn góp của thành viên vắng mặt.
Hiện nay, luật có những quy định mới đối với các trường hợp thành viên vắng mặt tại cuộc họp. Đây là những quy định phù hợp, cho phép thành viên thực hiện quyền biểu quyết của mình ở bất kỳ đâu thông qua phương tiện điện tử mà không cần phải trực tiếp dự họp.
Quy định này đã tạo điều kiện tối đa để hội đồng thành viên có thể thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình tốt nhất. Nhằm mục đích phát triển hoạt động kinh doanh của công ty, bình đẳng về quyền và nghĩa vụ của các cổ đông trong phạm vi số vốn đã góp.
4.3 Điều kiện và thể thức tiến hành họp Hội đồng thành viên công ty
Hội đồng thành viên sẽ được tiến hành họp khi số thành viên dự họp sở hữu ít nhất 65% vốn điều lệ của công ty. Trường hợp nếu cuộc họp lần một không đủ điều kiện tiến hành thì sẽ triệu tập cuộc họp lần hai trong thời hạn 15 ngày (từ ngày dự định họp lần một).
Cuộc họp lần hai sẽ được tiến hành khi có số thành viên dự họp sở hữu ít nhất 50% vốn điều lệ trong công ty. Trường hợp nếu cuộc họp lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành thì sẽ triệu tập cuộc họp thứ ba trong thời hạn 10 ngày (kể từ ngày dự định họp lần hai).
Cuối cùng, cuộc họp lần ba sẽ được tiến hành nhưng không phụ thuộc vào số thành viên dự họp cũng như số vốn điều lệ được đại diện bởi số thành viên dự họp. Ngoài ra, thể thức họp Hội đồng thành viên công ty cổ phần và hình thức biểu quyết do điều lệ công ty quy định.
5. Quyền khởi kiện đối với thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc, Tổng giám đốc
Căn cứ theo Điều 166 Khoản 1 Luật Doanh nghiệp 2020 số 59/2020/QH14 đã nêu rõ nội dung về quyền khởi kiện của hội đồng thành viên công ty cổ phần cụ thể như sau:
1. Cổ đông, nhóm cổ đông sở hữu ít nhất 01% tổng số cổ phần phổ thông có quyền tự mình hoặc nhân danh công ty khởi kiện trách nhiệm cá nhân, trách nhiệm liên đới đối với các thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc để yêu cầu hoàn trả lợi ích hoặc bồi thường thiệt hại cho công ty hoặc người khác trong trường hợp sau đây:
a) Vi phạm trách nhiệm của người quản lý công ty theo quy định tại Điều 165 của Luật này;
b) Không thực hiện, thực hiện không đầy đủ, thực hiện không kịp thời hoặc thực hiện trái với quy định của pháp luật hoặc Điều lệ công ty, nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị đối với quyền và nghĩa vụ được giao;
c) Lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh, tài sản khác của công ty để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác;
d) Trường hợp khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.
Các thủ tục, trình tự khởi kiện được thực hiện theo quy định của pháp luật về tố tụng dân sự. Thông thường, chi phí khởi kiện trong trường hợp cổ đông hay nhóm cổ đông khởi kiện nhân danh công ty được tính vào chi phí của công ty (trừ việc bị bác yêu cầu khởi kiện).
Cổ đông hay nhóm cổ đông sở hữu ít nhất 1% tổng số cổ phần phổ thông thì có quyền tra cứu, xem xét và trích lục lại các thông tin cần thiết theo quyết định của Trọng tài, Tòa án trước hoặc trong quá trình khởi kiện.
6. Một số câu hỏi xoay quanh hội đồng thành viên công ty cổ phần
6.1 Công ty cổ phần công khai thông tin như thế nào?
Căn cứ theo Điều 176 Khoản 1,2 Luật Doanh nghiệp 2020 số 59/2020/QH14 đã nêu rõ việc hội đồng thành viên công ty cổ phần công khai thông tin cụ thể như sau:
1. Công ty cổ phần phải gửi báo cáo tài chính hằng năm đã được Đại hội đồng cổ đông thông qua đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về kế toán và quy định khác của pháp luật có liên quan.
công ty cổ phần công bố trên trang thông tin điện tử của mình thông tin sau đây:
a) Điều lệ công ty;
b) Sơ yếu lý lịch, trình độ học vấn và kinh nghiệm nghề nghiệp của các thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc công ty;
c) Báo cáo tài chính hằng năm đã được Đại hội đồng cổ đông thông qua;
d) Báo cáo đánh giá kết quả hoạt động hằng năm của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát.
Sau khi có thông tin hoặc có thay đổi các thông tin về tên, quốc tịch, họ, số hộ chiếu, địa chỉ liên lạc thì công ty cổ phần phải thông báo cho Cơ quan đăng ký kinh doanh – nơi mà công ty đặt trụ sở chính về việc hoạt động kinh doanh của công ty (chậm nhất là 3 ngày làm việc).
6.2 Nội dung công khai các lợi ích trong hội đồng thành viên công ty?
Căn cứ theo Điều 164 Khoản 1,2,3 Luật Doanh nghiệp 2020 số 59/2020/QH14 đã nêu rõ nội dung công khai các lợi ích trong hội đồng thành viên công ty cổ phần cụ thể như sau:
1. Công ty phải tập hợp và cập nhật danh sách những người có liên quan của công ty theo quy định tại khoản 23 Điều 4 của Luật này và các hợp đồng, giao dịch tương ứng của họ với công ty;
Thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác của công ty phải kê khai cho công ty về các lợi ích liên quan của mình, bao gồm:
a) Tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp mà họ làm chủ hoặc sở hữu phần vốn góp hoặc cổ phần; tỷ lệ và thời điểm làm chủ, sở hữu phần vốn góp hoặc cổ phần đó;
b) Tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp mà những người có liên quan của họ làm chủ, cùng sở hữu hoặc sở hữu riêng phần vốn góp hoặc cổ phần trên 10% vốn điều lệ;
Việc kê khai quy định tại khoản 2 Điều này phải được thực hiện trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh lợi ích liên quan; việc sửa đổi, bổ sung phải được thông báo với công ty trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày có sửa đổi, bổ sung tương ứng;
Ngoài ra, danh sách người có liên quan và lợi ích có liên quan được lưu giữ tại trụ sở chính của doanh nghiệp. Đối với các trường hợp cần thiết có thể lưu giữ toàn bộ hoặc một phần nội dung danh sách tại các chi nhánh của công ty.
Đại diện theo ủy quyền của cổ đông, Ban kiểm soát, thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc, Tổng giám đốc và người quản lý khác có quyền trích lục, sao chép và xem xét một phần hoặc toàn bộ nội dung đã kê khai về hoạt đồng phát triển của công ty.
Thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc, Tổng giám đốc nhân danh cá nhân để thực hiện công việc dưới mọi hình thức, nằm trong phạm vi công việc của công ty đều phải giải trình bản chất và nội dung của công việc đó trước Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát công ty.
Tuy nhiên, việc này chỉ được thực hiện khi được đa số thành viên còn lại của Hội đồng quản trị chấp thuận. Trường hợp nếu thực hiện mà không được sự chấp thuận của Hội đồng quản trị hay không khai báo thì tất cả thu nhập có được từ hoạt động đó thuộc về công ty.
6.3 Ai có quyền bổ nhiệm thành viên Hội đồng quản trị công ty cổ phần?
Căn cứ theo Điều 115 Khoản 5 Luật Doanh nghiệp 2020 số 59/2020/QH14 đã nêu rõ quyền bổ nhiệm thành viên Hội đồng quản trị công ty cổ phần vụ thể như sau:
5. Cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 10% tổng số cổ phần phổ thông trở lên hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn theo quy định tại Điều lệ công ty có quyền đề cử người vào Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát. Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì việc đề cử người vào Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát thực hiện như sau:
a) Các cổ đông phổ thông hợp thành nhóm để đề cử người vào Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát phải thông báo về việc họp nhóm cho các cổ đông dự họp biết trước khi khai mạc Đại hội đồng cổ đông;
b) Căn cứ số lượng thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát, cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản này được quyền đề cử một hoặc một số người theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông làm ứng cử viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát. Trường hợp số ứng cử viên được cổ đông hoặc nhóm cổ đông đề cử thấp hơn số ứng cử viên mà họ được quyền đề cử theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông thì số ứng cử viên còn lại do Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và các cổ đông khác đề cử.
Như vậy, thành viên Hội đồng quản trị có thể do Đại hội đồng cổ đông bầu hoặc do cổ đông sở hữu từ 10% tổng số cổ phần phổ thông trở lên hay một tỷ lệ khác nhỏ hơn theo quy định tại điều lệ công ty thì có quyền đề cử.
Hội đồng thành viên công ty cổ phần sẽ thực hiện bầu cử dựa trên số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông tại cuộc họp trong công ty và các luật khác theo quy định điều lệ công ty.
Quy định về hội đồng thành viên công ty cổ phần là thông tin mà AZTAX muốn gửi đến bạn. Hy vọng là những thông tin cơ bản về hội đồng thành viên này sẽ giúp ích cho quá trình phát triển công ty của bạn. Kết nối ngay với AZTAX nếu có bất kỳ thắc mắc nào về quy đinh pháp lý. Chúng tôi hỗ trợ tư vấn hoàn toàn miễn phí!
CÔNG TY AZTAX CUNG CẤP GIẢI PHÁP DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN Fanpage: AZTAX - Giải pháp kế toán thuế Email: cs@aztax.com.vn Hotline: 0932.383.089 #AZTAX - Giải pháp tổng thể cho doanh nghiệp
