Hoá đơn giấy là loại chứng từ kế toán truyền thống được nhiều doanh nghiệp sử dụng để ghi nhận giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ. Việc hiểu rõ các quy định về lập, quản lý và lưu trữ hoá đơn giấy giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp pháp, tránh rủi ro khi kiểm tra thuế và tối ưu quá trình hạch toán kế toán. Bài viết dưới đây, AZTAX sẽ hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng và quản lý hoá đơn giấy theo đúng quy định pháp luật.
1. Hoá đơn giấy là gì?
Hóa đơn giấy là loại chứng từ được thể hiện trên văn bản giấy, bao gồm các loại cơ bản như hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, cùng các loại hóa đơn khác như tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm… Hóa đơn giấy được phát hành dưới hai hình thức chính: hóa đơn tự in và hóa đơn đặt in.
2. Hoá đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được lập và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử, do tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát hành. Hóa đơn này ghi nhận đầy đủ thông tin giao dịch, được ký điện tử hoặc ký số theo quy định của pháp luật, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối để chuyển dữ liệu điện tử tới cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử vẫn được phân loại tương tự như hóa đơn giấy về mục đích sử dụng, tuy nhiên hình thức thể hiện lại hoàn toàn trên môi trường số. Theo quy định, hóa đơn điện tử được chia thành hai dạng chính: hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế. Hai hình thức này sẽ được áp dụng tùy theo đặc điểm hoạt động và điều kiện của từng doanh nghiệp.
3. Phân biệt giữa hóa đơn điện tử và hoá đơn giấy
Mỗi loại hóa đơn có hình thức, cách lập, lưu trữ và ưu nhược điểm riêng, phù hợp với từng nhu cầu và điều kiện của doanh nghiệp. Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn phân biệt rõ ràng giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy, từ đó đưa ra lựa chọn phù hợp cho hoạt động kinh doanh.
3.1 Điểm giống nhau giữa hoá đơn điện tử và hoá đơn giấy
Khi so sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy, dễ dàng thấy điểm tương đồng nổi bật là cả hai đều phục vụ chung một mục đích và hướng đến cùng nhóm người sử dụng.
- Mục đích: Đều nhằm ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật kế toán.
- Đối tượng: Đều bao gồm các tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân phát sinh hoạt động mua – bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
3.2 Điểm khác nhau giữa hoá đơn điện tử và hóa đơn giấy
| Tiêu chí | Hóa đơn giấy | Hóa đơn điện tử |
| Ký hiệu hóa đơn | Ví dụ: VC/15P | Ví dụ: VC/15E, hoàn toàn khác ký hiệu hóa đơn giấy |
| Số lượng liên | Có thể có nhiều liên đi kèm | Không có liên |
| Chữ ký | Chữ ký tay | Chữ ký số, dễ xác thực, gần như không thể giả mạo |
| Lưu trữ | Lưu kho, có nguy cơ mất, cháy hỏng | cháy hỏng Lưu trữ dưới dạng dữ liệu số trên hệ thống thông tin doanh nghiệp |
| Tra cứu | Tốn nhiều thời gian để tìm | Tra cứu nhanh chóng chỉ với vài cú click, theo từ khóa hóa đơn trên hệ thống |
3.3 Nên sử dụng loại hoá đơn nào tốt hơn
Như vậy, từ những so sánh về điểm giống và khác nhau giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy, có thể thấy việc áp dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích thiết thực hơn cho doanh nghiệp, bao gồm:
- Giảm đáng kể chi phí liên quan đến in ấn, vận chuyển, bảo quản và lưu trữ hóa đơn.
- Rút ngắn thời gian lập, phát hành và tra cứu hóa đơn; đồng thời đơn giản hóa các thủ tục hành chính, cho phép tạo, gửi và xử lý hóa đơn nhanh chóng ngay trên hệ thống doanh nghiệp, được cơ quan thuế xác nhận kịp thời.
- Đảm bảo tính an toàn, bảo mật dữ liệu cao hơn, hạn chế rủi ro phát sinh sai sót hay làm giả hóa đơn.
Đặc biệt, việc triển khai sớm hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tuân thủ theo lộ trình chuyển đổi bắt buộc của Bộ Tài chính, với thời hạn hoàn thành áp dụng là ngày 01/11/2020 theo Thông tư 68 của Bộ Tài chính.
4. Một số câu hỏi thường gặp
Câu 1: Trường Hợp Nào Được Dùng Hóa Đơn Giấy Sau 1/7/2025
Theo khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sau ngày 01/7/2025, hóa đơn giấy chỉ được phép sử dụng trong một số trường hợp đặc thù, với thời hạn tối đa 12 tháng tính từ 01/7/2025 hoặc tính từ ngày thành lập đối với doanh nghiệp mới. Cụ thể:
- Doanh nghiệp đang trong quá trình phá sản: Các đơn vị bị giám sát bởi Tòa án nhưng vẫn có hoạt động kinh doanh sẽ được phép đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn giấy theo từng lần phát sinh.
- Doanh nghiệp hoạt động tại địa bàn khó khăn: Hộ kinh doanh và doanh nghiệp ở vùng sâu, vùng xa, hải đảo hoặc nơi thiếu hạ tầng công nghệ thông tin (không có internet hoặc thiết bị phù hợp) được tiếp tục dùng hóa đơn giấy tối đa 12 tháng, theo quy định tại khoản 1 Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Doanh nghiệp đang trong thời gian giải trình, bổ sung hồ sơ thuế: Nếu phát sinh nhu cầu xuất hóa đơn trong giai đoạn này thì có thể được cấp hóa đơn giấy lẻ để sử dụng tạm thời.
Lưu ý quan trọng:
- Doanh nghiệp cần nộp mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT để xin cấp hóa đơn giấy lẻ.
- Cần đánh giá điều kiện hạ tầng CNTT, doanh thu và địa bàn để xác định có thuộc diện được sử dụng hóa đơn giấy hay không.
- Nên liên hệ trực tiếp Chi cục Thuế để được xác nhận và hướng dẫn chi tiết theo từng trường hợp.
Câu 2: Hoá đơn điện tử có thể thay thế hoàn toàn hoá đơn giấy không?
Theo Thông tư 32/2025/TT-BTC (có hiệu lực từ ngày 01/6/2025) thay thế Thông tư 78/2021/TT-BTC, từ 01/7/2025, việc sử dụng hóa đơn điện tử trở thành bắt buộc đối với hầu hết doanh nghiệp và hộ kinh doanh, đặc biệt là các đơn vị có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm hoặc thuộc diện khai thuế theo phương pháp kê khai. Hóa đơn giấy chỉ đóng vai trò giải pháp tạm thời dành cho các trường hợp đặc thù đã được quy định, nhằm đảm bảo lộ trình chuyển đổi số thống nhất trên toàn quốc theo chỉ đạo của Tổng cục Thuế.
Một số yêu cầu quan trọng đối với hóa đơn điện tử giai đoạn mới:
- Thay thế mã số thuế cá nhân bằng số định danh, theo hướng dẫn tại Thông tư 86/2024/TT-BTC.
- Kết nối và truyền dữ liệu trực tiếp với Cổng thông tin hóa đơn điện tử của cơ quan thuế.
- Xuất hóa đơn đúng thời điểm, ví dụ: kết thúc chuyến đi đối với dịch vụ vận tải hành khách, hoặc trong ngày đối với hoạt động kinh doanh casino.
Câu 3: Các kế toán viên cần lưu ý gì về hoá đơn giấy tư 1/7/2025
Với các quy định mới liên quan đến hóa đơn giấy trong năm 2025, kế toán viên cần chủ động chuẩn bị cho việc chuyển đổi hoàn toàn sang hóa đơn điện tử, đồng thời nắm rõ những trường hợp còn được phép sử dụng hóa đơn giấy để tránh vi phạm:
- Xác định đối tượng được phép sử dụng hóa đơn giấy: Kiểm tra xem doanh nghiệp có thuộc nhóm đặc thù như đang làm thủ tục phá sản, hoạt động tại khu vực thiếu hạ tầng công nghệ hoặc trong thời gian giải trình hồ sơ thuế hay không. Thực tế đã có trường hợp kế toán tại Hải Phòng phải bổ sung giải trình do áp dụng hóa đơn giấy không đúng quy định.
- Chuẩn bị điều kiện hạ tầng kỹ thuật: Doanh nghiệp cần trang bị phần mềm hóa đơn điện tử hoặc máy tính tiền đạt chuẩn, đảm bảo có khả năng kết nối trực tiếp với Cổng thông tin hóa đơn điện tử của cơ quan thuế (https://hoadondientu.gdt.gov.vn).
- Quản lý hóa đơn giấy đang lưu hành: Những hóa đơn giấy được lập trước ngày 01/7/2025 vẫn còn hiệu lực và cần được lưu trữ theo thời hạn tối đa 10 năm theo Điều 20 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Đào tạo và chuyển giao nghiệp vụ: Kế toán cần hướng dẫn đội ngũ sử dụng thành thạo quy trình lập, gửi, điều chỉnh và xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử, đặc biệt đối với các lĩnh vực quy định thời điểm lập hóa đơn chặt chẽ như vận tải hành khách hoặc dịch vụ casino.
Kế toán cần thực hiện gì khi hóa đơn giấy không còn được sử dụng?
- Hoàn tất đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 30/6/2025 trên Cổng Thuế điện tử.
- Rà soát và sắp xếp lại toàn bộ dữ liệu hóa đơn giấy cũ để phục vụ tra cứu, đối chiếu khi cần.
- Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín để đảm bảo hệ thống vận hành ổn định và tuân thủ đúng quy định của pháp luật.
Câu 4: Hướng dẫn chuyển đổi từ hoá đơn giấy sang hóa đơn điện tử
Hướng dẫn triển khai hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn giấy được quy định tại Điều 11 và Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Để chuyển đổi hiệu quả, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần thực hiện theo các bước sau:
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Gửi mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT trên Cổng Thuế điện tử, kèm thông tin đăng ký kinh doanh và số định danh cá nhân. Đã có trường hợp doanh nghiệp tại TP.HCM bị xử phạt 5 triệu đồng vì đăng ký chậm dẫn đến truyền dữ liệu hóa đơn không đúng thời hạn.
- Lập hóa đơn theo đúng chuẩn: Hóa đơn phải thể hiện đầy đủ các thông tin bắt buộc như: tên – địa chỉ người bán và người mua, số định danh cá nhân, thông tin hàng hóa/dịch vụ, cùng mã cơ quan thuế. Đồng thời hệ thống lập hóa đơn phải kết nối trực tiếp với Cổng thông tin hóa đơn điện tử.
- Xử lý sai sót trong hóa đơn: Từ ngày 01/6/2025, bỏ hình thức hủy hóa đơn sai. Khi phát hiện sai, phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, kèm theo văn bản thống nhất giữa hai bên nếu người mua là tổ chức/doanh nghiệp, theo khoản 5 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
- Chuyển dữ liệu hóa đơn: Mọi hóa đơn điện tử sau khi lập phải được gửi lên cơ quan thuế ngay thời điểm phát hành, thông qua phần mềm hóa đơn điện tử hoặc máy tính tiền đạt chuẩn.
Câu 5: Cách để tuân thủ quy định và tránh bị phạt
Để đáp ứng quy định mới về hóa đơn giấy năm 2025 và hạn chế rủi ro bị xử phạt, doanh nghiệp và kế toán viên cần lưu ý:
- Rà soát điều kiện sử dụng hóa đơn giấy: Kiểm tra xem doanh nghiệp có thuộc nhóm trường hợp đặc biệt vẫn được dùng hóa đơn giấy hay không. Chẳng hạn, một doanh nghiệp tại Bình Dương đã tránh bị phạt nhờ chủ động làm việc sớm với Chi cục Thuế để xác định đúng đối tượng áp dụng.
- Thực hiện chuyển đổi sang hóa đơn điện tử: Trang bị phần mềm hoặc máy tính tiền kết nối được với Cổng Thuế điện tử. Đã có cửa hàng tại Cần Thơ phải tạm ngưng bán hàng do chậm triển khai và không thể xuất hóa đơn.
- Cập nhật thông tin số định danh cá nhân: Hoàn tất đối chiếu dữ liệu với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư trước ngày 30/6/2025 để tránh sai sót khi lập hóa đơn điện tử.
- Tổ chức lưu trữ chứng từ: Bảo quản hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử tối thiểu 10 năm nhằm phục vụ công tác kiểm tra và đối chiếu khi cơ quan thuế yêu cầu.
- Theo dõi thông báo từ cơ quan thuế: Sử dụng eTax Mobile hoặc Cổng Thuế điện tử để cập nhật hướng dẫn mới, đồng thời xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh.
Hoá đơn giấy hiện vẫn được sử dụng trong một số trường hợp đặc thù, nhưng xu hướng chung là chuyển sang hóa đơn điện tử theo lộ trình của cơ quan thuế. Việc nắm rõ quy định và thời hạn giúp doanh nghiệp tránh vi phạm không đáng có. Chuyển đổi đúng cách còn giúp tối ưu chi phí, nâng cao hiệu quả quản lý và tra cứu. Doanh nghiệp nên chủ động rà soát, cập nhật thông tin và chuẩn bị hệ thống phù hợp. Nếu chưa chắc đơn vị mình thuộc diện nào, hãy Liên hệ ngay AZTAX để được tư vấn và hỗ trợ triển khai hóa đơn điện tử đúng chuẩn, nhanh và an toàn.
