Hóa đơn là gì? Đây là chứng từ quan trọng trong hoạt động thương mại và kế toán, ghi nhận thông tin giao dịch giữa người bán và người mua về hàng hóa, dịch vụ, số tiền, thuế và các điều kiện liên quan. Việc hiểu rõ khái niệm hóa đơn giúp doanh nghiệp quản lý tài chính minh bạch, tuân thủ pháp luật và đảm bảo quyền lợi trong thanh toán, kê khai thuế. Cùng AZTAX tìm hiểu rõ hơn về hóa đơn qua bài viết bên dưới nhé!
1. Hóa đơn là gì?
Hóa đơn là chứng từ do người bán lập để ghi nhận việc bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, theo đúng quy định pháp luật (khoản 1 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC).
Mỗi hóa đơn cần thể hiện các thông tin cơ bản như loại hóa đơn, ký hiệu và số thứ tự, thông tin người bán và người mua, chi tiết hàng hóa, dịch vụ (tên, số lượng, đơn giá, thành tiền), cùng chữ ký của các bên và ngày lập hóa đơn. Tuy nhiên, một số trường hợp đặc thù có thể không yêu cầu đầy đủ tất cả các nội dung này.
2. Phân loại hóa đơn
Để quản lý và sử dụng đúng quy định, doanh nghiệp cần hiểu rõ các loại hóa đơn hiện hành và đặc điểm của từng loại.
Theo khoản 2 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC (sửa đổi bởi khoản 1 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC), hóa đơn được phân thành các loại chính sau:
2.1 Hóa đơn giá trị gia tăng (Hóa đơn GTGT)
Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là loại hóa đơn được sử dụng bởi các tổ chức khai và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ trong những trường hợp sau:
- Bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ trong phạm vi nội địa;
- Thực hiện các hoạt động vận tải quốc tế;
- Xuất hàng vào khu phi thuế quan hoặc các trường hợp được coi là xuất khẩu.
2.2 Hóa đơn bán hàng
Hóa đơn bán hàng là loại hóa đơn được sử dụng cho các trường hợp sau:
- Tổ chức hoặc cá nhân kê khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan hoặc các trường hợp được xem như xuất khẩu.
- Tổ chức, cá nhân hoạt động trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa hoặc giao dịch giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau. Trên hóa đơn phải ghi rõ: “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.
Ví dụ: Doanh nghiệp chế xuất A bán hàng vào nội địa và xuất khẩu ra nước ngoài thì sử dụng hóa đơn bán hàng, trên hóa đơn ghi rõ: “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.
2.3 Hóa đơn thương mại điện tử
Theo Điểm c Khoản 5 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, bổ sung Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đã quy định thêm loại hóa đơn thương mại điện tử.
Đây là loại hóa đơn áp dụng cho tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài, đáp ứng điều kiện truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế. Hóa đơn thương mại điện tử phải tuân thủ quy định về nội dung và định dạng theo Điều 10 và Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Trường hợp người xuất khẩu chưa đáp ứng điều kiện truyền dữ liệu hóa đơn thương mại điện tử, họ có thể lựa chọn sử dụng hóa đơn GTGT điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử thay thế.
2.4 Hóa đơn điện tử bán tài sản công
Theo Điểm d Khoản 5 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn điện tử bán tài sản công được sử dụng khi bán hoặc chuyển nhượng tài sản công, thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng tài sản công.
Đặc điểm: Hóa đơn này giúp đảm bảo minh bạch trong quá trình bán tài sản công, tạo cơ sở kiểm soát chặt chẽ việc chuyển nhượng tài sản nhà nước. Việc phát hành phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Bộ Tài chính nhằm đảm bảo công khai và minh bạch.
2.5 Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia
Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia được sử dụng khi các cơ quan, đơn vị trong hệ thống dự trữ nhà nước thực hiện bán hàng hóa thuộc dự trữ quốc gia theo quy định pháp luật.
Loại hóa đơn này giúp quản lý chặt chẽ việc xuất bán hàng từ kho dự trữ, đồng thời minh bạch các giao dịch liên quan đến hàng hóa dự trữ quốc gia. Việc lập và sử dụng hóa đơn phải tuân thủ hướng dẫn của Bộ Tài chính để đảm bảo tính pháp lý và minh bạch.
2.6 Các loại hóa đơn khác
Một số lĩnh vực đặc thù sử dụng các loại hóa đơn riêng, bao gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng.
Những hóa đơn này được thiết kế theo quy định pháp luật và thông lệ quốc tế, phù hợp với từng ngành nghề, giúp doanh nghiệp và cơ quan quản lý dễ dàng theo dõi và kiểm soát các giao dịch tài chính.
2.7 Các chứng từ được quản lý như hóa đơn
Một số chứng từ nội bộ được phát hành và quản lý tương tự hóa đơn nhằm phục vụ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm: phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.
Các chứng từ này không thay thế hóa đơn GTGT hay hóa đơn bán hàng, mà chỉ dùng để theo dõi luân chuyển hàng hóa. Chúng giúp doanh nghiệp kiểm soát quá trình vận chuyển giữa các kho, chi nhánh hoặc đại lý mà không phát sinh nghĩa vụ thuế ngay lập tức.
3. Hình thức của hóa đơn
Theo quy định tại Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn có hai hình thức chính: hóa đơn điện tử và hóa đơn do cơ quan thuế đặt in. Việc lựa chọn hình thức hóa đơn phù hợp sẽ dựa trên loại hình doanh nghiệp cũng như các quy định pháp luật hiện hành.
3.1 Hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là hình thức hóa đơn phổ biến hiện nay, được tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hoàn toàn bằng phương tiện điện tử.
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, từ ngày 1/7/2022, tất cả doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và hộ kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy.
Các loại hóa đơn điện tử
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
- Cơ quan thuế cấp mã riêng cho từng hóa đơn trước khi gửi cho người mua.
- Áp dụng cho doanh nghiệp có rủi ro thuế cao hoặc hộ kinh doanh bắt buộc.
- Giúp cơ quan thuế giám sát giao dịch theo thời gian thực, giảm rủi ro gian lận.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
- Doanh nghiệp tự phát hành, không cần cơ quan thuế cấp mã trước.
- Dành cho doanh nghiệp ít rủi ro thuế, tài chính ổn định.
- Giúp doanh nghiệp chủ động phát hành và quản lý hóa đơn.
Đặc điểm chung
- Hóa đơn điện tử được ký bằng chữ ký số của doanh nghiệp, giúp giảm chi phí in ấn và lưu trữ, đồng thời tăng tính bảo mật.
- Doanh nghiệp có thể gửi hóa đơn qua email hoặc phần mềm mà không cần in giấy.
- Hóa đơn điện tử có thể tích hợp với phần mềm kế toán hoặc hệ thống ERP, tự động hóa quy trình xuất hóa đơn, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý.
3.2. Hóa đơn do cơ quan Thuế đặt in
Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in là hóa đơn dạng giấy, được cơ quan thuế đặt in và bán cho tổ chức, cá nhân theo quy định, dùng để bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
Lưu ý: Kể từ ngày 1/7/2022, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tất cả doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và hộ kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử, thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy. Chỉ một số trường hợp đặc biệt được phép tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
4. Nội dung chi tiết trên hóa đơn đã lập
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) và hướng dẫn tại Thông tư 32/2025/TT-BTC, một hóa đơn hợp pháp cần đảm bảo đầy đủ các thông tin sau:
- Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu và ký hiệu hóa đơn: Phản ánh loại hóa đơn, số liên và mẫu số.
- Số hóa đơn: Số thứ tự được ghi bằng chữ số Ả Rập, tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày đầu năm hoặc ngày bắt đầu sử dụng, kết thúc vào ngày cuối năm.
- Thông tin người bán: Bao gồm tên, địa chỉ và mã số thuế, khớp với giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc đăng ký thuế.
- Thông tin người mua: Ghi đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế, mã đơn vị ngân sách hoặc số định danh cá nhân tùy trường hợp.
- Chi tiết hàng hóa/dịch vụ: Tên sản phẩm/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
- Thành tiền chưa có thuế GTGT: Tổng giá trị trước khi tính thuế.
- Thuế suất GTGT và số tiền thuế: Phản ánh mức thuế áp dụng và tiền thuế tương ứng.
- Tổng thanh toán: Bao gồm tiền hàng và thuế GTGT.
- Chữ ký số của người bán: Bắt buộc với hóa đơn điện tử, đảm bảo tính pháp lý.
- Thời điểm lập hóa đơn: Xác định lúc chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa hoặc hoàn thành dịch vụ, trừ một số trường hợp đặc biệt.
- Mã cơ quan thuế: Áp dụng với hóa đơn điện tử có mã.
- Các khoản phí, lệ phí, chiết khấu, khuyến mại (nếu có): Ghi rõ khi phát sinh.
- Ngôn ngữ và đơn vị tiền tệ: Sử dụng tiếng Việt, có thể thêm tiếng nước ngoài với cỡ chữ nhỏ hơn. Đồng tiền chính là VND; trường hợp dùng ngoại tệ phải quy đổi ra VND theo tỷ giá pháp luật.
Hóa đơn đầy đủ các thông tin trên giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật, thuận tiện cho kế toán, kiểm toán và kê khai thuế.
5. Hóa đơn và chứng từ khác nhau như thế nào?
Khi tìm hiểu về quản lý tài chính và thuế, nhiều doanh nghiệp thường nhầm lẫn giữa hóa đơn và chứng từ. Mặc dù cả hai đều là giấy tờ ghi nhận các giao dịch kinh tế, nhưng về bản chất, mục đích sử dụng và quy định pháp lý lại khác nhau. Dưới đây là sự khác nhau giữa hóa đơn và chứng từ
| Tiêu chí | Hóa đơn | Chứng từ |
| Mục đích sử dụng | Ghi nhận thông tin về việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. | Ghi nhận các khoản thuế được khấu trừ, thu thuế, phí, lệ phí và các khoản chi tiêu liên quan đến ngân sách nhà nước. |
| Căn cứ pháp lý | Khoản 1, Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP: “Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ”. | Khoản 4, Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP: “Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định”. |
| Hình thức thể hiện | Hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in. | Có thể là chứng từ điện tử, chứng từ đặt in hoặc tự in (ví dụ: biên lai thuế, chứng từ khấu trừ thuế TNCN, phiếu thu phí, lệ phí). |
| Phạm vi áp dụng | Ghi nhận các giao dịch kinh tế giữa người bán và người mua về hàng hóa, dịch vụ. | Ghi nhận nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và các khoản chi tiêu liên quan đến ngân sách nhà nước, không phải mọi giao dịch bán hàng. |
Vậy:
- Hóa đơn là loại chứng từ kế toán chuyên dùng cho giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ.
- Chứng từ rộng hơn, bao gồm các tài liệu ghi nhận nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và các khoản chi tiêu liên quan theo quy định pháp luật.
6. Xu hướng sử dụng hóa đơn điện tử tại Việt Nam
Trong những năm gần đây, việc triển khai hóa đơn điện tử (HĐĐT) tại Việt Nam đã phát triển mạnh mẽ, đóng vai trò quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của lĩnh vực tài chính – kế toán. Từ khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC có hiệu lực, HĐĐT trở thành bắt buộc đối với doanh nghiệp, giúp tối ưu chi phí, tăng minh bạch và nâng cao hiệu quả quản lý thuế.
Theo báo cáo của Tổng cục Thuế, tính đến cuối tháng 11/2024, cơ quan thuế đã tiếp nhận khoảng 11 tỷ hóa đơn điện tử, trong đó 2,68 tỷ hóa đơn có mã và hơn 7,22 tỷ hóa đơn không mã, cho thấy tốc độ triển khai HĐĐT trên toàn quốc rất nhanh. Đặc biệt, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cũng ghi nhận sự tăng trưởng mạnh: có 92.080 cơ sở kinh doanh đăng ký sử dụng hình thức này, gấp 2,3 lần so với cuối năm 2023, với số lượng hóa đơn phát hành vượt 1,3 tỷ, gấp 13 lần năm trước.
Sự phổ biến của HĐĐT đặc biệt rõ rệt trong các ngành bán lẻ, nhà hàng, khách sạn và dịch vụ tiêu dùng. Gần đây, Nghị định 70/2025/NĐ-CP cùng Thông tư 32/2025/TT-BTC đã được ban hành nhằm tăng cường minh bạch và hoàn thiện quy định về HĐĐT, giúp doanh nghiệp và cơ quan thuế dễ dàng quản lý và áp dụng.
Như vậy, việc hiểu rõ hóa đơn là gì không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý giao dịch hiệu quả mà còn đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật về kế toán và thuế. Nắm vững các loại hóa đơn, hình thức lập và cách sử dụng sẽ giúp doanh nghiệp tránh sai sót, tối ưu công tác quản lý tài chính và dễ dàng trong quá trình kiểm tra, thanh tra từ cơ quan thuế. Chúng tôi hy vọng bài viết đã mang đến những thông tin hữu ích. Nếu bạn còn thắc mắc, hãy liên hệ ngay với AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được hỗ trợ nhanh chóng.
