Mẫu công văn giải trình về hóa đơn là tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp xử lý các vướng mắc liên quan đến sai sót hoặc nghi vấn về hóa đơn trong quá trình thanh kiểm tra thuế. Nếu soạn thảo không đúng quy định, doanh nghiệp có thể bị yêu cầu bổ sung nhiều lần hoặc ảnh hưởng đến tính hợp lệ của hồ sơ thuế. Bài viết sau của AZTAX sẽ giới thiệu các mẫu công văn thông dụng năm 2025 và hướng dẫn cách trình bày chuẩn xác, dễ áp dụng.
1. Mẫu công văn giải trình hóa đơn rủi ro
Hóa đơn rủi ro hiện chưa được pháp luật quy định cụ thể về khái niệm nhưng được cơ quan thuế sử dụng trong thực tiễn nhằm nhận diện các hóa đơn có dấu hiệu bất thường.
Thông thường, đây là các hóa đơn có khả năng vi phạm quy định về hóa đơn, chứng từ, hoặc liên quan đến doanh nghiệp thuộc diện rủi ro cao trong quản lý thuế. Những dấu hiệu thường gặp bao gồm hóa đơn phát sinh từ doanh nghiệp đã ngừng hoạt động, giao dịch không có chứng từ chứng minh, thông tin trên hóa đơn không khớp với thực tế, hoặc doanh nghiệp không kê khai thuế đúng quy định.
Trong các trường hợp bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình, doanh nghiệp cần lập công văn giải trình hóa đơn rủi ro kèm theo chứng từ chứng minh giao dịch là có thật và tuân thủ pháp luật. Công văn phải thể hiện rõ thông tin hóa đơn, hoàn cảnh phát sinh, lý do giải trình và tài liệu chứng minh để cơ quan thuế xem xét.
Mẫu công văn giải trình được trình bày dưới đây để doanh nghiệp sử dụng khi cần thiết:
2. Mẫu công văn xử lý hóa đơn bất hợp pháp
Hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp được xác định theo khoản 2 Điều 4 Nghị định 125/2020/NĐ CP, bao gồm các trường hợp hóa đơn không ghi đầy đủ nội dung bắt buộc, hóa đơn bị tẩy xóa hoặc sửa chữa sai quy định, hóa đơn khống, hóa đơn phản ánh sai giá trị giao dịch, hóa đơn có sự sai lệch giữa các liên hoặc được quay vòng trong lưu thông hàng hóa.
Ngoài ra, việc sử dụng hóa đơn của tổ chức cá nhân khác nhằm hợp thức hóa giao dịch, hoặc hóa đơn đã được cơ quan chức năng kết luận là không hợp pháp, đều thuộc phạm vi xử lý.
Khi cơ quan thuế thông báo hóa đơn của doanh nghiệp có dấu hiệu bất thường hoặc khi doanh nghiệp tự nhận thấy việc sử dụng hóa đơn không đúng quy định, doanh nghiệp phải lập công văn giải trình để chứng minh tính hợp lệ của giao dịch. Công văn cần nêu rõ thông tin hóa đơn, lý do bị xác định là bất hợp pháp, căn cứ giải trình và tài liệu chứng minh kèm theo.
Mẫu công văn giải trình được trình bày dưới đây để doanh nghiệp sử dụng trong quá trình xử lý với cơ quan thuế:
3. Mẫu công văn xin mở hóa đơn bị cưỡng chế
Công văn xin mở hóa đơn bị cưỡng chế được sử dụng khi doanh nghiệp đang bị áp dụng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn nhưng có nhu cầu tiếp tục phát hành hóa đơn để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.
Văn bản này được gửi đến cơ quan thuế có thẩm quyền để đề nghị xem xét mở lại quyền sử dụng hóa đơn trong thời gian cưỡng chế. Trong thực tế, doanh nghiệp có thể bị cưỡng chế hóa đơn ngay cả khi đã hoàn thành nghĩa vụ thuế do sai sót trong quá trình cập nhật dữ liệu, lỗi hành chính hoặc các nguyên nhân khách quan khác.
Khi phát sinh tình huống này, doanh nghiệp cần chủ động lập công văn nêu rõ lý do, cung cấp tài liệu chứng minh việc đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ và đề nghị cơ quan thuế khắc phục tình trạng cưỡng chế.
Mẫu công văn xin mở hóa đơn bị cưỡng chế được trình bày dưới đây để doanh nghiệp tham khảo và sử dụng khi cần thiết:
4. Mẫu công văn giải trình hóa đơn bỏ trốn
Công văn giải trình hóa đơn bỏ trốn được sử dụng khi doanh nghiệp phát sinh giao dịch thực tế với đối tác nhưng đối tác này sau đó bị cơ quan thuế xác định là bỏ trốn.
Trong các trường hợp giao dịch diễn ra trước thời điểm đối tác bỏ trốn và doanh nghiệp có đầy đủ chứng từ chứng minh hoạt động mua bán là có thật, doanh nghiệp cần lập công văn gửi cơ quan thuế để làm rõ và bảo vệ quyền lợi về chi phí được khấu trừ.
Công văn phải nêu rõ thông tin hóa đơn, thời điểm giao dịch, hoàn cảnh phát sinh, cùng các tài liệu chứng minh như hợp đồng, phiếu nhập xuất kho, chứng từ thanh toán và các hồ sơ liên quan. Việc giải trình đầy đủ giúp cơ quan thuế xem xét tính hợp lệ của hóa đơn và bảo đảm quyền lợi của doanh nghiệp.
Mẫu công văn giải trình hóa đơn bỏ trốn được trình bày dưới đây để doanh nghiệp tham khảo:
5. Mẫu công văn cam kết doanh nghiệp không thuộc đối tượng dùng hóa đơn từ máy tính tiền
Theo Nghị định 123/2020/NĐ CP đã được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ CP, một số lĩnh vực như bán lẻ, dịch vụ ăn uống, siêu thị, vận tải và các ngành nghề tương tự phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền. Những doanh nghiệp không thuộc nhóm ngành nghề này không bắt buộc áp dụng hình thức hóa đơn nói trên.
Để xác lập rõ căn cứ pháp lý và bảo đảm minh bạch với cơ quan thuế trong quá trình quản lý, doanh nghiệp có thể lập văn bản cam kết xác nhận mình không thuộc đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Văn bản cam kết cần nêu rõ ngành nghề kinh doanh, quy định áp dụng và cơ sở để xác định đối tượng.
Mẫu cam kết không thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền được trình bày dưới đây để doanh nghiệp tham khảo và sử dụng khi cần thiết.
6. Quy định mức xử phạt hóa đơn bất hợp pháp hiện nay
Quy định xử phạt đối với hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp được quy định tại Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ CP. Theo đó, mức phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng được áp dụng đối với hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp, trừ các trường hợp được liệt kê tại Điểm đ Khoản 1 Điều 16 và Điểm d Khoản 1 Điều 17 của Nghị định này. Một số trường hợp đặc thù không áp dụng mức phạt theo Điều 28 được tóm tắt như sau.
Bảng 1: Trường hợp không áp dụng mức phạt theo Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ CP
| Căn cứ pháp lý | Nội dung áp dụng |
| Điểm đ Khoản 1 Điều 16 | Phạt 20% số thuế khai thiếu hoặc số thuế được hoàn, miễn, giảm cao hơn quy định khi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp hạch toán vào chi phí, nhưng người mua chứng minh được lỗi thuộc bên bán và đã hạch toán đầy đủ. |
| Điểm d Khoản 1 Điều 17 | Xử phạt về hành vi trốn thuế khi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp làm giảm số thuế phải nộp hoặc tăng số thuế được hoàn, miễn, giảm. |
Ngoài ra, theo Công văn 568/TCT CS, xử lý hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp được xác định theo tính chất vi phạm.
Bảng 2: Cách thức xử lý theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế
| Trường hợp | Hướng xử lý |
| Sử dụng hóa đơn bất hợp pháp gây ra hành vi trốn thuế | Chỉ xử lý hành vi trốn thuế, gian lận thuế theo Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn, không xử phạt thêm về hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp. |
| Sử dụng hóa đơn bất hợp pháp nhưng không dẫn đến trốn thuế | Chỉ xử phạt hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp theo quy định về hóa đơn, chứng từ, không xử lý về trốn thuế. |
Như vậy, mức xử phạt hành chính đối với hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp có sự phân biệt tùy theo hậu quả và tính chất vi phạm. Doanh nghiệp cần rà soát kỹ tình trạng sử dụng hóa đơn và đối chiếu quy định để xác định chính xác nghĩa vụ xử lý.
7. Giải đáp câu hỏi thường gặp về giải trình hóa đơn
7.1 Doanh nghiệp có thể tự kiểm tra hóa đơn điện tử hợp pháp không?
Hiện nay, để xác minh tính hợp pháp của hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể thực hiện tra cứu trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế hoặc trực tiếp trên phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang vận hành.
Bước 1: Truy cập vào địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/
Bước 2: Nhập thông tin
Điền đầy đủ các dữ liệu bắt buộc, gồm:
- Mã số thuế của bên bán
- Loại hóa đơn
- Ký hiệu hóa đơn
- Số hóa đơn
- Tổng giá trị thanh toán
- Mã xác thực hiển thị
Bước 3: Tiến hành tìm kiếm và kiểm tra thông tin hiển thị để đối chiếu với hóa đơn cần tra cứu.
7.2 Trường hợp nào được xem là sử dụng hóa đơn bất hợp pháp?
Các trường hợp được xem sử dụng hóa đơn bất hợp pháp khi vi phạm các điều sau:
- Trường hợp chỉ sử dụng một phần nội dung của hóa đơn hoặc làm giả toàn bộ hóa đơn.
- Trường hợp dùng hóa đơn mua từ tổ chức hoặc cá nhân khác nhằm hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ đầu vào không có chứng từ hợp lệ để thực hiện hành vi gian lận và trốn thuế.
Mong rằng bài viết trên đã cung cấp cho bạn thông tin về các mẫu công văn giải trình về hóa đơn và cách sử dụng đúng quy định trong năm 2025. AZTAX luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc soạn thảo và xử lý hồ sơ thuế nhanh chóng, chuẩn xác. Liên hệ với chúng tôi qua HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.
