Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử là yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp và người bán cần nắm rõ trước khi triển khai để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh rủi ro khi phát hành hóa đơn. Việc hiểu đúng các điều kiện này giúp doanh nghiệp xác định được quyền phát hành, phương thức gửi nhận và cách lưu trữ hóa đơn điện tử, đồng thời đảm bảo các giao dịch kinh doanh minh bạch, hợp pháp và dễ dàng quản lý trên hệ thống của cơ quan thuế. Cùng AZTAX tìm hiểu nhé!
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là hóa đơn, có hoặc không có mã của cơ quan thuế, được tạo lập dưới dạng dữ liệu điện tử. Doanh nghiệp hoặc cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng phương tiện điện tử để lập hóa đơn này nhằm ghi nhận đầy đủ thông tin giao dịch theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế. Hóa đơn điện tử cũng bao gồm trường hợp được phát hành từ máy tính tiền có kết nối trực tiếp với cơ quan thuế để truyền dữ liệu.
Trong hóa đơn điện tử, có thể phân loại như sau:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: là loại hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi hóa đơn đến người mua.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: là hóa đơn do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ lập và gửi cho người mua mà không được cấp mã từ cơ quan thuế.
- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế: là hóa đơn, có thể có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử, cho phép người mua truy xuất và kê khai. Loại hóa đơn này được tạo từ hệ thống tính tiền của tổ chức, cá nhân và dữ liệu được truyền đến cơ quan thuế theo định dạng quy định.
2. Đối tượng đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Việc xác định đối tượng đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử là bước quan trọng giúp doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân hiểu rõ ai bắt buộc phải thực hiện đăng ký, ai có thể lựa chọn áp dụng. Hiểu đúng đối tượng sẽ giúp quá trình triển khai hóa đơn điện tử diễn ra chính xác, tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật về thuế và kế toán, đồng thời tối ưu hóa hiệu quả quản lý giao dịch.
Đối tượng đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được quy định cụ thể tại khoản 2 Điều 46 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh là người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, cũng như các tổ chức, cá nhân là người mua hàng hóa, dịch vụ.
- Cơ quan quản lý nhà nước sử dụng thông tin từ hóa đơn điện tử để thực hiện các thủ tục hành chính theo quy định pháp luật và kiểm tra tính hợp pháp của hàng hóa lưu thông trên thị trường.
- Tổ chức tín dụng khai thác dữ liệu hóa đơn điện tử để thực hiện các thủ tục liên quan đến thuế và thanh toán qua ngân hàng.
- Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, tham gia vào việc phát hành, quản lý và hỗ trợ doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử.
- Các tổ chức sử dụng chứng từ điện tử để thực hiện việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quy định.
3. Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử
Việc nắm rõ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử là bước quan trọng để doanh nghiệp triển khai hệ thống hóa đơn điện tử một cách hợp pháp và hiệu quả. Hiểu đúng các điều kiện này giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật về thuế và kế toán, đồng thời tối ưu hóa quy trình phát hành, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử.
Để quá trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử diễn ra thuận lợi và nhanh chóng, doanh nghiệp cần chuẩn bị một số điều kiện cơ bản sau:
- Đăng ký và sử dụng chữ ký số hợp pháp: Chữ ký số phải còn hiệu lực tại thời điểm lập hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử và được đăng ký đúng theo quy định của pháp luật.
- Thiết bị truy cập Internet ổn định: Doanh nghiệp cần có thiết bị kết nối mạng với đường truyền đủ mạnh để thực hiện các nghiệp vụ như kê khai, phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử.
- Cơ sở dữ liệu lưu trữ hóa đơn: Doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống lưu trữ hóa đơn điện tử tối thiểu 10 năm theo quy định, hoặc lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, có hệ thống lưu trữ trực tuyến đạt chứng nhận về an toàn và bảo mật.
- Nhân sự và hỗ trợ kỹ thuật: Cần có nhân sự nắm vững cách sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử. Khi chọn nhà cung cấp phần mềm, nên ưu tiên đơn vị có dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 để kịp thời giải quyết sự cố.
- Phần mềm bán hàng và kế toán liên kết: Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm bán hàng kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu hóa đơn điện tử được tự động chuyển vào hệ thống kế toán khi lập hóa đơn. Tuy nhiên, thực tế nhiều cơ quan thuế không bắt buộc doanh nghiệp mới thành lập phải có các phần mềm này trước khi đăng ký hóa đơn điện tử, vì vậy doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của cơ quan thuế quản lý trước khi chuẩn bị.
4. Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Việc nắm vững thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử là bước đầu tiên và quan trọng giúp doanh nghiệp triển khai hệ thống hóa đơn điện tử đúng quy định pháp luật. Hiểu rõ các bước, hồ sơ và yêu cầu liên quan sẽ giúp quá trình đăng ký diễn ra nhanh chóng, thuận lợi, đồng thời đảm bảo hóa đơn được phát hành hợp pháp và minh bạch.
Bước 1: Đăng nhập hoadondientu.gdt.gov.vn và điền tờ khai
Doanh nghiệp truy cập trang hoadondientu.gdt.gov.vn để bắt đầu quá trình đăng ký hóa đơn điện tử.
Tại đây, người dùng cần điền đầy đủ thông tin vào mẫu tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử – Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT, được ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, nhằm đảm bảo hồ sơ hợp lệ và đúng quy định pháp luật.
Bước 2: Xác nhận hồ sơ
Trong 1 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ đăng ký, Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế sẽ tự động đối chiếu thông tin người đăng ký hóa đơn điện tử với dữ liệu quốc gia.
- Nếu thông tin không trùng khớp: hệ thống sẽ ngay lập tức gửi Thông báo không chấp nhận hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử, đồng thời cung cấp chi tiết các trường thông tin sai lệch cho người nộp thuế trong cùng ngày làm việc hoặc chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Người nộp thuế cần điều chỉnh thông tin đã khai hoặc liên hệ cơ quan công an để cập nhật dữ liệu trong Hệ thống Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc Hệ thống Định danh và Xác thực điện tử.
- Nếu thông tin khớp: hệ thống sẽ gửi yêu cầu xác nhận qua email hoặc số điện thoại theo hồ sơ đăng ký. Người nộp thuế phải thực hiện xác nhận ngay trong ngày hoặc chậm nhất là ngày làm việc kế tiếp.
Lưu ý: Trường hợp người nộp thuế không xác nhận hoặc xác nhận thất bại, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo không chấp nhận hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử trong cùng ngày làm việc hoặc chậm nhất ngày làm việc tiếp theo.
Bước 3: Cơ quan thuế thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Sau khi người nộp thuế xác nhận hồ sơ đăng ký, cơ quan thuế sẽ thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử chậm nhất vào ngày làm việc kế tiếp.
Lưu ý: Trường hợp người nộp thuế thuộc các đối tượng rủi ro hoặc vi phạm. Người đại diện theo pháp luật từng hoặc đang là đại diện của doanh nghiệp có mã số thuế ngừng hoạt động, người nộp thuế có hành vi vi phạm về thuế, hóa đơn, chứng từ, hoặc người nộp thuế có rủi ro về thuế, cơ quan thuế sẽ yêu cầu giải trình trong 01 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.
Người nộp thuế phải thực hiện việc giải trình, bổ sung thông tin và tài liệu trong 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được thông báo từ cơ quan thuế.
(Theo điểm b khoản 11 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP)
5. Thời điểm lập hóa đơn điện tử
Việc xác định thời điểm lập hóa đơn điện tử là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về kế toán và thuế. Thời điểm này giúp xác định chính xác thời gian phát sinh giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, đảm bảo hóa đơn được lập hợp pháp, minh bạch và phù hợp với quy định pháp luật.
Căn cứ khoản 1 và khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ được quy định cụ thể như sau:
1. Thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hóa
Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa, bao gồm bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia, là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, bất kể đã nhận thanh toán hay chưa.
2. Thời điểm lập hóa đơn khi cung cấp dịch vụ
Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phụ thuộc vào việc người mua đã thanh toán hay chưa.
6. Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử
Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử mang đến nhiều giá trị thiết thực cho cả doanh nghiệp, người mua hàng, cơ quan thuế và toàn xã hội. Việc áp dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp giảm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển, mà còn tăng tính minh bạch, tiện lợi trong quản lý, tra cứu hóa đơn, đồng thời góp phần thúc đẩy chuyển đổi số, cải cách thủ tục hành chính và phát triển thương mại điện tử một cách bền vững.
1. Đối với người mua hàng hóa, dịch vụ:
- Hóa đơn điện tử giúp người mua dễ dàng tra cứu và đối chiếu thông tin hóa đơn do nhà cung cấp phát hành.
- Giảm đáng kể chi phí so với hóa đơn giấy, bao gồm chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ và không gian lưu trữ.
- Hỗ trợ giảm các thủ tục hành chính liên quan đến thuế.
- Loại bỏ rủi ro mất, hỏng hoặc cháy hóa đơn.
- Tăng sự tin cậy cho người mua: sau khi nhận hóa đơn điện tử, họ có thể kiểm tra trực tiếp thông tin trên hệ thống của cơ quan thuế.
2. Đối với người bán hàng hóa, dịch vụ:
- Tuân thủ đúng quy định về hóa đơn và chứng từ giúp tạo môi trường kinh doanh công bằng, minh bạch, hỗ trợ hoạt động sản xuất – kinh doanh thuận lợi.
- Giảm thủ tục hành chính, tiết kiệm chi phí lưu trữ, gửi, bảo quản hóa đơn và hạn chế rủi ro liên quan đến hóa đơn bị mất.
3. Đối với xã hội:
- Hóa đơn điện tử góp phần cải thiện phương thức phục vụ người dân và nâng cao hiệu quả quản lý của cơ quan thuế theo hướng tự động hóa, giảm chi phí và tăng năng suất hoạt động doanh nghiệp.
- Thúc đẩy môi trường kinh doanh lành mạnh, công bằng giữa các doanh nghiệp.
- Hỗ trợ phát triển thương mại điện tử và các mô hình kinh doanh số, phù hợp xu hướng toàn cầu.
- Là bước quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp, cơ quan tài chính và các cơ quan nhà nước khác.
- Mang lại lợi ích chung như tiết kiệm chi phí, tài nguyên, nguồn lực và bảo vệ môi trường.
4. Đối với cơ quan thuế và các cơ quan nhà nước:
- Hóa đơn điện tử giúp cơ quan thuế xây dựng cơ sở dữ liệu đầy đủ, kết hợp với các thông tin quản lý khác để phân tích, dự báo và hỗ trợ người nộp thuế tuân thủ luật.
- Thay đổi phương thức quản lý bằng cách ứng dụng công nghệ thông tin, cải tiến quy trình nghiệp vụ, kiểm soát và xử lý dữ liệu tự động, tối ưu nguồn lực và chi phí.
- Giúp ngăn chặn kịp thời hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn hoặc mất tích, hạn chế gian lận thuế, trốn thuế hiệu quả.
7. Quy định về việc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn
Việc nắm rõ quy định về thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn giúp doanh nghiệp cập nhật kịp thời các thông tin pháp lý, đảm bảo hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử luôn chính xác và hợp pháp.
Căn cứ Khoản 4, Điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định về việc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn như sau:
- Trong trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ hoặc cá nhân kinh doanh có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cần thực hiện cập nhật thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA) qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
- Trừ trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cơ quan thuế sẽ tiếp nhận và xử lý theo quy định tại khoản 2 Điều 15 Nghị định này.
Như vậy, khi có sự thay đổi thông tin trên tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải lập tờ khai đăng ký sử dụng hoặc thay đổi thông tin hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế.
Các thông tin có thể thay đổi bao gồm:
- Tên người nộp thuế
- Mã số thuế
- Cơ quan thuế quản lý
- Người liên hệ
- Số điện thoại liên hệ
- Địa chỉ thư điện tử
Các thông tin về sử dụng hóa đơn điện tử trên Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT bao gồm:
- Hình thức hóa đơn: có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế
- Hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử
- Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử
- Loại hóa đơn sử dụng
- Danh sách chứng thư số sử dụng
8. Những lưu ý để triển khai sử dụng hóa đơn điện tử thành công
Để triển khai sử dụng hóa đơn điện tử thành công, doanh nghiệp không chỉ cần tuân thủ các quy định pháp luật mà còn phải lựa chọn giải pháp phù hợp và nâng cao năng lực quản lý. Việc nắm vững những lưu ý quan trọng sẽ giúp doanh nghiệp tránh sai sót, tối ưu hóa quy trình phát hành và quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả.
Để triển khai thành công sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT), doanh nghiệp cần chú ý tuân thủ các quy định pháp luật và lựa chọn giải pháp phù hợp. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp đáp ứng các điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử một cách thuận lợi:
- Hoạt động kinh doanh hợp pháp: Doanh nghiệp cần thực hiện các giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đúng quy định pháp luật.
- Lựa chọn nhà cung cấp uy tín: Chọn đơn vị cung cấp dịch vụ HĐĐT được cơ quan thuế cấp phép, đảm bảo an toàn, bảo mật và hỗ trợ kỹ thuật kịp thời.
- Cập nhật quy định mới: Thường xuyên theo dõi và áp dụng các quy định mới từ cơ quan thuế để tránh sai sót trong quá trình phát hành, lưu trữ và quản lý hóa đơn.
- Đào tạo nhân lực: Nâng cao trình độ cho kế toán và quản lý để sử dụng phần mềm HĐĐT thành thạo, giảm thiểu lỗi và đảm bảo quản lý hóa đơn hiệu quả.
- Tuân thủ pháp luật: Cập nhật thông tin và quy định mới liên quan đến hóa đơn điện tử để tránh vi phạm, đảm bảo hoạt động kinh doanh minh bạch và hợp pháp.
Việc nắm rõ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định của pháp luật mà còn tối ưu hóa quá trình quản lý và lưu trữ hóa đơn. Khi tuân thủ đầy đủ các điều kiện này, doanh nghiệp có thể phát hành, điều chỉnh và lưu trữ hóa đơn điện tử một cách minh bạch, chính xác, đồng thời giảm thiểu rủi ro trong các giao dịch kinh doanh.
