Có mấy loại hóa đơn điện tử là câu hỏi quan trọng đối với doanh nghiệp trong quá trình lựa chọn và áp dụng đúng loại hóa đơn theo quy định pháp luật. Nếu sử dụng sai loại hóa đơn hoặc lựa chọn không đúng đối tượng áp dụng, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro về tính hợp lệ của chứng từ và bị xử phạt vi phạm hành chính. Bài viết của AZTAX sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ các loại hóa đơn điện tử hiện hành và xác định đúng trường hợp cần sử dụng.
1. Có mấy loại hóa đơn điện tử?
Hiện nay có 2 loại hóa đơn điện tử được Bộ tài chính và Tổng cục thuế cho phép lưu hành sử dụng phổ biến. [1] là hóa đơn điện tử theo thông tư số 32/2011/TT-BTC, [2] là hóa đơn điện tử có mã xác thực theo quyết định số 1209/QĐ-BTC
Đây là hai loại hóa đơn điện tử được phép sử dụng và lưu hành hiện nay. Hai loại hóa đơn này có những đặc điểm khác biệt riêng chúng hỗ trợ rất nhiều cho doanh nghiệp.
2. Đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
Đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử được xác định dựa trên khoản 1 Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 91 Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14. Việc áp dụng hóa đơn điện tử được mở rộng cho hầu hết các chủ thể có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đồng thời có sự phân loại theo mức độ rủi ro thuế và điều kiện hạ tầng công nghệ thông tin.
[1] Doanh nghiệp và tổ chức kinh tế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, không phân biệt giá trị từng lần giao dịch, trừ trường hợp được pháp luật quy định khác. Đây là nhóm áp dụng phổ biến và bắt buộc trong hệ thống thuế hiện nay.
[2] Một số doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực có tần suất giao dịch lớn như điện lực, xăng dầu, viễn thông, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, thương mại điện tử, siêu thị hoặc có nền tảng công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu pháp luật được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế. Việc loại trừ này không áp dụng đối với doanh nghiệp bị đánh giá có rủi ro về thuế hoặc thuộc trường hợp phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã theo đăng ký.
[3] Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh thuộc diện xác định được doanh thu hoặc thuộc khoản 5 Điều 51 Luật Quản lý thuế có nghĩa vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Đây là bước chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử nhằm bảo đảm quản lý doanh thu minh bạch.
[4] Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện hạ tầng hoặc thuộc trường hợp đặc thù nhưng có nhu cầu xuất hóa đơn cho khách hàng được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh. Trong trường hợp này, người nộp thuế phải kê khai và nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn.
Như vậy, hóa đơn điện tử là công cụ bắt buộc đối với đa số chủ thể kinh doanh, với cơ chế phân nhóm theo điều kiện công nghệ và mức độ rủi ro thuế nhằm đảm bảo tính hiệu quả và minh bạch trong quản lý thuế.
3. Sử dụng hóa đơn điện tử có bắt buộc không?
Sau khi tìm hiểu có mấy loại hóa đơn điện tử thì lại phát sinh thêm câu hỏi khá hay. Sử dụng hóa đơn điện tử có bắt buộc không hay muốn sử dụng là sử dụng.
Căn cứ theo quyết định số 2497/QĐ-BTC có đề cập đến vấn đề bắt buộc một số doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử. Điển hình như những doanh nghiệp thường gặp rủi ro cao về thuế.
Cơ quan thuế khuyến khích các doanh nghiệp mới thành lập và đã sử dụng hết hóa đơn đặt in nên sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 32/2011/TT-BTC. Theo lộ trình tiến đến năm 2020 toàn bộ doanh nghiệp trong cả nước sẽ sử dụng hóa đơn điện tử 100% tương tự như chữ ký số.
4. Lợi ích của hóa đơn điện tử?
- Theo thông tư số 176/2016/TT-BTC đối với trường hợp mất hóa đơn sẽ bị phạt tiền từ 4 triệu đến 8 triệu đồng. Hóa đơn điện tử gần như tuyệt đối không thể xảy ra tình trạng mất hóa đơn. Nên rất an toàn và không bị phạt tiền như hóa đơn giấy thường xảy ra.
- Có thể lưu trữ trên nhiều thiết bị phương tiện khác nhau như: Ổ cứng, USB, thẻ nhớ, laptop, Cloud,… Nên việc lưu trữ và bảo quản rất dễ dàng.
- Doanh nghiệp sẽ tăng khả năng thu hồi công nợ do chi phí chuyển phát nhanh khá thấp. Chi phí chuyển phát giảm từ 10.000đ – 30.000đ nên rất tiết kiệm.
- Tránh mất thông tin dữ liệu khách hàng với tính bảo mật cao.
- Có thể chống được tình trạng hóa đơn giả mạo, hóa đơn bất hợp pháp.
- Lên báo cáo BC26/AC một cách tự động.
- Giúp giảm thiểu sai xót trong quá trình lập hóa đơn.
- Truy cập trang web tra cứu hóa đơn của nhà cung cấp thông qua gửi nhanh từ email hoặc thông qua tin nhắn.
- Hóa đơn trình bày đẹp mắt không bị in lệch như hóa đơn giấy.
5. Loại hóa đơn điện tử nào doanh nghiệp nên sử dụng?
Có mấy loại hóa đơn điện tử doanh nghiệp nên sử dụng loại hóa đơn điện tử nào. Đây là câu hỏi của không ít doanh nghiệp khi bắt đầu tìm hiểu về hóa đơn điện tử.
Hóa đơn có mã xác thực được bắt đầu đưa vào sử dụng từ năm 2015. Tính đến nay có khoảng 300 doanh nghiệp đang sử dụng loại hóa đơn này. Lượng doanh nghiệp dùng hóa đơn điện tử có mã xác thực tăng chậm so với hóa đơn điện tử. Tăng chậm là do loại hóa đơn này có tính chất bắt buộc phải kết nối với hệ thống của Tổng cục thuế. Nên quá trình sử dụng trở nên phức tạp và khó khăn hơn.
Đối với hóa đơn điện tử theo thông tư số 32/2011/TT-BTC đã được nhiều tập đoàn công ty sử dụng. Do tính chất dễ dàng sử dụng không gây khó khăn vì không phải kết nối điện tử trực tiếp đến hệ thống cấp mã của Tổng cục thuế. Nên đây là lựa chọn của nhiều doanh nghiệp như: VinGroup, MIC, VNPT, Viettel, Honda,…
6. Hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã xác thực khác nhau ở điểm nào?
Giống nhau giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã xác thực đều có điểm chung là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa cung ứng dịch vụ được phép khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng các phương tiện điện tử như máy tính của doanh nghiệp.
Hóa đơn điện tử có mã xác thực khác hóa đơn điện tửv ở chỗ có mã xác thực của cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử có mã xác thực là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã xác thực và Tổng cục thuế sẽ cấp số hóa đơn xác thực qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn.
Trong đó số hóa đơn xác thực là dãy số được cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục thuế và theo quy định của Tổng cục thuế. Mã xác thực được cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục thuế là một chuỗi ký tự được mã hóa.
7. Chi phí sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử có đắc không?
Chi phí sử dụng hóa đơn điện tử là không lớn. Chi phí khi sử dụng hóa đơn điện tử sẽ tiết kiệm đến 70% so với việc sử dụng hóa đơn giấy thông thường.
- Tiết kiệm chi phí in ấn
- Tiết kiệm chi phí chuyển phát nhanh
- Tiết kiệm chi phí nhân công
- Tiết kiệm chi phí bảo quản lưu trữ hàng hóa
- Tiết kiệm chi phí bảo mật hóa đơn
Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử chỉ chi ra các khoản sau:
- Sử dụng gì cũng vậy phải chi tiền bản quyền cho những người sáng tạo và làm nên dịch vụ chi phí này chỉ trả một lần duy nhất.
- Chi phí hóa đơn khi khách hàng yêu cầu xuất từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
- Chi phí tích hợp cũng giống như chi phí bản quyền chỉ trả một lần rồi thôi.
- Chi phí GTGT theo nhu cầu của khách hàng.
8. Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử
Có mấy loại hóa đơn điện tử ở phần trên có nói được chia làm 2 loại hóa đơn điện tử. Nên việc làm thủ tục cũng được chia làm 2 loại:
a) Thủ tục đối với hóa đơn điện tử theo thông tư số 32/2011/TT-BTC
[1] Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư
[2] Mẫu hóa đơn điện tử
[3] Thông báo phát hành hóa đơn điện tử
b) Thủ tục đối với hóa đơn điện tử có mã xác thực theo quyết định số 1209/QĐ-BTC
[1] Gửi lên cơ quan thuế thông báo đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực
[2] Thông báo chấp thuận sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực
[3] Mẫu hóa đơn điện tử
[4] Thông báo phát hành hóa đơn
9. Chính phủ khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử
Hiện nay chính phủ ta đang triển khai đề án Chính phủ điện tử, giảm thời gian thực hiện thủ tục hành chính, khuyến khích các doanh nghiệp nhỏ khởi nghiệp, khuyến khích đầu tư từ nước ngoài thông qua công nghệ để giảm thiểu mọi thủ tục và thời gian giúp đơn giản hóa.
Bộ tài chính và Bộ công an cùng nhau phối hợp chóng nạn hóa đơn bất hợp pháp, giấy tờ hóa đơn giả. Chính phủ khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử do tính bảo mật cao khó làm giả.
Tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp kinh doanh sản xuất. Vì thế là một công dân Việt Nam chúng ta hãy cùng nhau xây dựng và phát triển đất nước, chóng nạn hóa đơn chứng từ bất hợp pháp chỉ bằng một hành động nhỏ.
10. Trường hợp nào người nộp thuế sẽ ngừng sử dụng hóa đơn điện tử?
Người nộp thuế sẽ bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử khi thuộc một trong các trường hợp được liệt kê tại khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Các trường hợp này xuất phát từ việc chấm dứt tư cách pháp lý, không còn điều kiện kinh doanh, có dấu hiệu rủi ro cao về thuế hoặc có hành vi vi phạm pháp luật về hóa đơn.
[1] Người nộp thuế sẽ bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử khi mã số thuế bị chấm dứt hiệu lực, khi cơ quan thuế xác minh không còn hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký hoặc khi có thông báo tạm ngừng kinh doanh gửi cơ quan có thẩm quyền. Đây là nhóm trường hợp liên quan đến tình trạng hoạt động pháp lý của doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh.
[2] Người nộp thuế bị tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo yêu cầu của cơ quan thuế để phục vụ cưỡng chế nợ thuế. Cơ chế này nhằm ngăn chặn việc tiếp tục phát sinh nghĩa vụ thuế trong khi người nộp thuế chưa thực hiện đầy đủ nghĩa vụ tài chính.
[3] Người nộp thuế sẽ bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử khi có hành vi vi phạm nghiêm trọng như sử dụng hóa đơn điện tử để mua bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả hoặc hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ. Tương tự, doanh nghiệp lập hóa đơn khống nhằm chiếm đoạt tài sản cũng thuộc diện bị cơ quan thuế thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.
[4] Doanh nghiệp bị yêu cầu tạm ngừng kinh doanh ngành nghề có điều kiện do không đáp ứng đủ điều kiện theo quy định pháp luật. Khi đó, việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng bị ngừng cho đến khi doanh nghiệp khôi phục điều kiện kinh doanh.
Ngoài ra, nếu kết luận thanh tra, kiểm tra cho thấy doanh nghiệp được thành lập nhằm mua bán hóa đơn hoặc sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp để trốn thuế, cơ quan thuế sẽ ban hành quyết định ngừng sử dụng hóa đơn điện tử và xử lý nghiêm theo quy định.
Vì thế, việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử chủ yếu nhằm kiểm soát rủi ro thuế, ngăn chặn gian lận và bảo đảm rằng hóa đơn điện tử chỉ được sử dụng bởi các chủ thể đủ điều kiện và tuân thủ pháp luật.
Có mấy loại hóa đơn điện tử là nội dung doanh nghiệp cần nắm chắc để đảm bảo chứng từ hợp lệ và tuân thủ quy định khi phát sinh giao dịch. Với sự tận tâm và kinh nghiệm chuyên sâu, AZTAX luôn đồng hành mang đến sự an tâm trong từng thủ tục và giải pháp về hóa đơn điện tử. Liên hệ với chúng tôi qua HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.
