Hoá đơn điện tử là gì? Hướng dẫn sử dụng hoá đơn điện tử

Hoá đơn là gì điện tử là gì? là câu hỏi được nhiều doanh nghiệp, kế toán và cá nhân kinh doanh quan tâm trong thời kỳ chuyển đổi số. Hoá đơn nói chung là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ; còn hoá đơn điện tử là phiên bản số hoá của hoá đơn truyền thống, được lập, gửi và lưu trữ bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật. Việc sử dụng hoá đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ mà còn đảm bảo tính minh bạch, thuận tiện trong kê khai và quản lý thuế.

1. Tổng quan về hoá đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là giải pháp hiện đại thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống, được lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hoàn toàn bằng phương tiện điện tử. Việc áp dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển, mà còn nâng cao tính minh bạch, giảm sai sót và thuận tiện trong việc kê khai thuế. Đây là xu hướng tất yếu trong chuyển đổi số ngành tài chính – kế toán, góp phần xây dựng môi trường kinh doanh chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.

1.1 Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu về hoạt động bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ, được tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Loại hóa đơn này được khởi tạo và xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức có mã số thuế khi thực hiện giao dịch mua bán, đồng thời được lưu trữ điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Đặc biệt, hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc đánh số liên tục theo trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất, đảm bảo tính chính xác, minh bạch và chống gian lận trong hoạt động kế toán – thuế.

1.2 Các loại hoá đơn điện tử hiện nay

Hóa đơn điện tử bao gồm nhiều loại như: hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn xuất khẩu, cùng các loại hóa đơn khác như tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu phí ngân hàng, chứng từ thu phí vận tải quốc tế… Mỗi loại hóa đơn được lập theo thông lệ quốc tế và tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.

1.3 Sự khác nhau giữa hoá đơn điện tử gốc và bản thể hiện của hoá đơn điện tử

Khái niệm về hóa đơn điện tử gốc và bản thể hiện của hóa đơn điện tử

• Hóa đơn điện tử gốc: Là hóa đơn được tạo lập ngay tại thời điểm phát sinh giao dịch mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Dữ liệu của hóa đơn này được lưu trữ dưới định dạng XML, nhằm mã hóa thông tin và phục vụ cho việc kết nối, chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống quản lý, kế toán và cơ quan thuế.
• Bản thể hiện của hóa đơn điện tử: Là phiên bản hiển thị của hóa đơn điện tử, được chuyển đổi sang định dạng dễ đọc như PDF, HTML hoặc có thể được in ra giấy để tiện cho việc xem, đối chiếu và tra cứu thông tin hóa đơn.

Dưới đây là bảng so sánh giữa hóa đơn điện tử gốc và bản thể hiện của hóa đơn điện tử:

2. Bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào?

Căn cứ Khoản 2 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định về việc bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử như sau:

• Hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử phải được lưu trữ, bảo quản bằng phương tiện điện tử, đảm bảo an toàn, toàn vẹn dữ liệu trong suốt thời gian lưu giữ.
• Cơ quan, tổ chức và cá nhân có quyền chủ động lựa chọn hình thức lưu trữ phù hợp với quy mô hoạt động và mức độ ứng dụng công nghệ thông tin của mình, miễn là đáp ứng các yêu cầu về bảo mật và khả năng truy xuất dữ liệu.
• Dữ liệu hóa đơn điện tử cần được bảo đảm khả năng in ra giấy hoặc tra cứu trực tuyến bất cứ khi nào có yêu cầu từ cơ quan quản lý hoặc các bên liên quan.

Hóa đơn giấy chỉ tồn tại một bản duy nhất dưới dạng bản in. Trong khi đó, hóa đơn điện tử luôn đi kèm hai file:

• File PDF: Thể hiện nội dung nghiệp vụ của hóa đơn, dùng để xem và in ra bản giấy khi cần.
• File XML: Chứa dữ liệu hóa đơn và có giá trị pháp lý, miễn là chưa bị chỉnh sửa.

Người dùng cần lưu trữ cả hai file trên các thiết bị ngoài như USB, ổ cứng, đĩa CD… để phòng trường hợp máy tính gặp sự cố và tránh mất dữ liệu.

2.1 Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

• Tạo một email riêng để nhận hóa đơn và thông báo cho tất cả bên bán. Đồng thời, cài đặt email này để tự động chuyển tiếp về email quản lý.
• Lập thư mục trên Google Drive gắn với email nhận hóa đơn.
• Khi nhận được hóa đơn, kế toán tải xuống và lưu vào thư mục máy tính, đổi tên file theo mã số thuế, tên người bán và số hóa đơn để dễ tra cứu.
• Kiểm tra sơ bộ hóa đơn và cập nhật thông tin quan trọng vào file Excel, bao gồm: mã số thuế người bán, mã tra cứu hóa đơn và link đến file PDF để tiện theo dõi.
• Đồng bộ thư mục trên máy tính lên Google Drive để đảm bảo dữ liệu luôn được bảo vệ.

2.2 Lưu trữ hóa đơn điện tử bán ra

• Lưu trữ tất cả hóa đơn điện tử bán ra vào thư mục trên máy tính.
• Cập nhật thông tin hóa đơn vào file Excel, bao gồm: tên khách hàng, mã số thuế, số tiền trước và sau VAT, mã tra cứu hóa đơn.
• Đồng bộ file Excel và thư mục chứa hóa đơn lên Google Drive để đảm bảo an toàn và thuận tiện khi cần tra cứu hoặc kiểm tra.

3. Chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy

Theo Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn hoặc chứng từ giấy được thể hiện như sau:

Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp có thể được chuyển đổi sang dạng giấy trong các trường hợp:

• Khi có nhu cầu phục vụ nghiệp vụ kinh tế hoặc tài chính phát sinh; hoặc
• Theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước như cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra, điều tra, phù hợp với quy định của pháp luật liên quan đến hoạt động thanh tra, kiểm tra và điều tra.

Quá trình chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy phải đảm bảo nội dung trên bản giấy hoàn toàn khớp đúng với nội dung của hóa đơn điện tử gốc, không được chỉnh sửa, thêm bớt thông tin.

Hóa đơn điện tử sau khi được chuyển đổi thành hóa đơn hoặc chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu trữ, ghi sổ và theo dõi kế toán nội bộ, không có hiệu lực pháp lý để giao dịch hoặc thanh toán, trừ trường hợp đặc biệt là hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối và truyền dữ liệu điện tử trực tiếp đến cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

4. Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử

Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh nắm rõ quy trình từ đăng ký, lập, gửi, lưu trữ đến xử lý sai sót hóa đơn điện tử. Việc áp dụng đúng hướng dẫn không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật, mà còn tối ưu hóa quản lý, tiết kiệm thời gian và chi phí trong các giao dịch bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Bước 1: Thực hiện đăng ký hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT – Tờ khai đăng ký hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử, được quy định tại Phụ lục IA kèm Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Bước 2: Truyền phát hóa đơn điện tử tới người mua hàng hóa và dịch vụ

Người bán có thể gửi hóa đơn điện tử cho người mua thông qua phần mềm hóa đơn điện tử hoặc thông qua đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử trung gian.

Bước 3: Xử lý hóa đơn điện tử sai sót

• Trường hợp 1: Sai sót về tên hoặc địa chỉ người mua nhưng mã số thuế và các nội dung khác không sai.

Theo Khoản 13, Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, người bán chỉ cần thông báo cho người mua về hóa đơn sai sót và không phải lập lại hóa đơn.

• Trường hợp 2: Sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc thông tin hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng.

Căn cứ mục b, điểm 1, Khoản 13, Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, người bán có thể lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập sai.

• Trường hợp 3: Hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế bị phát hiện sai sót bởi cơ quan thuế.

Theo điểm 2, Khoản 13, Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, cơ quan thuế sẽ thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT (Phụ lục IB) để kiểm tra và xử lý nội dung sai.

• Trường hợp 4: Người bán chủ động thông báo hóa đơn sai sót với cơ quan thuế.

Căn cứ điểm 3, Khoản 13, Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, người bán thực hiện thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA) ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

5. Các nội quy sử dụng hóa đơn điện tử cần phải biết

Việc nắm rõ các nội quy sử dụng hóa đơn điện tử là yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp, tổ chức và hộ kinh doanh. Những quy định này không chỉ giúp việc lập, quản lý và lưu trữ hóa đơn diễn ra đúng pháp luật mà còn hạn chế rủi ro về thuế và kế toán. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp chi tiết các nguyên tắc, quy định và lưu ý quan trọng khi sử dụng hóa đơn điện tử mà bạn cần biết để đảm bảo tuân thủ và hoạt động hiệu quả.

5.1 Quy định doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hoá đơn điện tử

Căn cứ Điều 59 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định cụ thể các nội dung liên quan đến việc quản lý, sử dụng và xử lý hóa đơn, chứng từ như sau:

1. Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.

Theo quy định của pháp luật, thời điểm bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử trên toàn quốc được ấn định là ngày 01/07/2022.

Bên cạnh đó, Điều 60 Nghị định 123/2020/NĐ-CP cũng quy định rõ: các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã, đã mua hóa đơn do cơ quan thuế phát hành trước ngày 19/10/2020, thì được phép tiếp tục sử dụng các loại hóa đơn này đến hết ngày 30/6/2022.

5.2 Nguyên tắc sử dụng hoá đơn điện tử

Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử phải đảm bảo việc xác định số hóa đơn theo trình tự thời gian liên tục, mỗi hóa đơn được lập ra chỉ được sử dụng một lần duy nhất, không được trùng lặp hoặc chỉnh sửa.

Hóa đơn giấy nếu được xử lý, truyền nhận hay lưu trữ dưới dạng điện tử thì không được coi là hóa đơn điện tử (HĐĐT). Một hóa đơn điện tử hợp pháp chỉ có giá trị pháp lý khi đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:

• Đảm bảo độ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin kể từ khi hóa đơn được tạo lập ở dạng điện tử cuối cùng.
• Thông tin trên hóa đơn phải còn đầy đủ, nguyên vẹn, không bị thay đổi ngoại trừ những khác biệt nhỏ về hình thức trong quá trình hiển thị, truyền tải hoặc lưu trữ.
• Nội dung hóa đơn điện tử phải có thể truy cập và sử dụng được ở dạng hoàn chỉnh khi có yêu cầu.

5.3 Các nội dung cần có trên hoá đơn điện tử

Căn cứ theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định nội dung bắt buộc trên hóa đơn bao gồm:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số, số thứ tự của hóa đơn.
• Tên liên hóa đơn (áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in) theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
• Số hóa đơn.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài đơn giá chưa có thuế GTGT phải có: thuế suất, tiền thuế GTGT và tổng số tiền thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
• Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua.
• Thời điểm lập hóa đơn.
• Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử.
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước; chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có).
• Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn (đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in).
• Chữ viết, chữ số và đơn vị tiền tệ thể hiện trên hóa đơn.
• Các nội dung khác trên hóa đơn (nếu có).

6. Các thắc mắc thường gặp khi sử dụng hóa đơn điện tử

Câu hỏi số 1: Tra cứu hoá đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp ở đâu?

Việc tra cứu hóa đơn điện tử giá trị gia tăng (HĐĐT GTGT) trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế được thực hiện trong các trường hợp sau:

Trường hợp 1: Dùng để kiểm tra và xác minh hóa đơn điện tử GTGT xem đã được cấp phép và hợp lệ để sử dụng hay chưa. Việc tra cứu nên thực hiện sau ít nhất 2 ngày kể từ thời điểm phát hành hóa đơn.

Trường hợp 2: Trước khi hạch toán hoặc kê khai kế toán, doanh nghiệp cần tra cứu để xác nhận tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn, đảm bảo hóa đơn được sử dụng trong hệ thống kế toán – thuế là đúng quy định.

Câu hỏi số 2: Doanh nghiệp xác định thời điểm kê khai khi lập hoá đơn điều chỉnh/thay thế như thế nào? 

Căn cứ Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung điểm b Khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định như sau:

• Trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót về thông tin cơ bản như: mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, quy cách hoặc chất lượng hàng hóa, doanh nghiệp phải kê khai tại kỳ phát sinh hóa đơn gốc, không được điều chỉnh sang kỳ khác.

Theo Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Khoản 4 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định thêm:

• Trường hợp phát sinh thay đổi do thực tế thanh toán, quyết toán, trả hàng, chiết khấu hoặc hoàn phí, doanh nghiệp thực hiện kê khai tại kỳ lập hoặc kỳ nhận hóa đơn điều chỉnh.
• Bên bán kê khai vào kỳ lập hóa đơn điều chỉnh, còn bên mua kê khai tại kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh tương ứng.

Hy vọng rằng qua những thông tin tổng hợp chi tiết ở trên, bạn đã hiểu rõ hóa đơn điện tử là gì và nắm vững các quy định khi áp dụng trong doanh nghiệp. Trong thời đại số hóa hiện nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử, chữ ký số và hợp đồng điện tử không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao hiệu quả quản lý. Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm giải pháp hóa đơn điện tử toàn diện, hãy liên hệ ngay với AZTAX qua hotline hoặc đăng ký tư vấn và dùng thử miễn phí để được đội ngũ chuyên gia hỗ trợ chi tiết!