Tài khoản 141 – Tạm ứng phản ánh những khoản tiền tạm ứng mà doanh nghiệp cấp cho nhân viên cùng với tình hình thanh toán những khoản tạm ứng đó.Thực tế, các thuật ngữ như “tạm ứng lương” hay “tạm ứng tiền hàng” có thể gây nhầm lẫn trong kế toán. Do vậy, kế toán cần hiểu rõ bản chất của các giao dịch này và thực hiện hạch toán tạm ứng cho nhà cung cấp một cách chính xác và đúng quy định. Để đảm bảo tính chính xác trong công tác kế toán của bạn, hãy liên hệ với AZTAX để được hỗ trợ tận tình.
1. Nguyên tắc hạch toán những khoản Tạm ứng – Tài khoản 141
Theo quy định tại khoản 1 Điều 22 Thông tư 200/2014/TT-BTC:
- Tài khoản này được sử dụng để ghi nhận các khoản tạm ứng mà doanh nghiệp cấp cho nhân viên và theo dõi tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó.
- Khoản tạm ứng là tiền mặt hoặc vật tư mà doanh nghiệp giao cho người nhận để thực hiện các nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc công việc cụ thể đã được phê duyệt. Người nhận tạm ứng phải là nhân viên của doanh nghiệp. Đối với các trường hợp tạm ứng thường xuyên (như các bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, hành chính), cần có sự chỉ định bằng văn bản của Giám đốc.
- Người nhận tạm ứng, dù là cá nhân hay tập thể, có trách nhiệm hoàn trả số tiền đã nhận tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung công việc được phê duyệt. Nếu số tiền tạm ứng không được sử dụng hết hoặc không sử dụng, phải nộp lại quỹ. Người nhận tạm ứng không được phép chuyển số tiền này cho người khác. Sau khi hoàn thành công việc, người nhận tạm ứng cần lập bảng thanh toán kèm theo chứng từ gốc để quyết toán toàn bộ số tiền tạm ứng đã nhận và sử dụng, đồng thời xử lý khoản chênh lệch (nếu có). Nếu không nộp lại khoản tạm ứng sử dụng không hết, số tiền đó sẽ bị trừ vào lương của người nhận tạm ứng. Trong trường hợp chi vượt quá số tạm ứng, doanh nghiệp sẽ bổ sung số tiền thiếu hụt.
- Phải hoàn tất thanh toán khoản tạm ứng của kỳ trước trước khi nhận tạm ứng của kỳ sau. Kế toán cần mở sổ kế toán chi tiết để theo dõi tình hình nhận và thanh toán tạm ứng của từng người, đảm bảo ghi chép đầy đủ cho từng lần tạm ứng.
2. Kết cấu – nội dung phản ánh của tài khoản 141 – Tạm ứng
Bên Nợ:
- Ghi nhận các khoản tiền và vật tư đã được tạm ứng cho nhân viên trong doanh nghiệp.
Bên Có:
- Các khoản tạm ứng đã được hoàn trả hoặc thanh toán.
- Số tiền tạm ứng không sử dụng hết được nộp lại vào quỹ hoặc sẽ được trừ vào lương.
- Các vật tư sử dụng chưa hết được trả lại kho.
Số dư bên Nợ:
- Là số tiền tạm ứng chưa được thanh toán hoặc quyết toán.
3. Cách hạch toán tạm ứng cho nhà cung cấp
Khi thực hiện việc tạm ứng tiền hoặc vật tư cho nhân viên trong doanh nghiệp, ghi nhận:
- Nợ vào tài khoản 141 – Tạm ứng
- Có vào tài khoản 111, 112, 152, …
Khi công việc đã được hoàn thành, người nhận tạm ứng lập Bảng thanh toán tạm ứng kèm theo chứng từ gốc đã được phê duyệt để quyết toán khoản tạm ứng, ghi nhận:
- Nợ vào các tài khoản 152, 153, 156, 241, 331, 621, 623, 627, 642, …
- Có vào tài khoản 141 – Tạm ứng
Đối với những khoản tạm ứng chi (hoặc sử dụng) không hết, cần nhập lại quỹ, trả lại kho hoặc trừ vào lương của người nhận tạm ứng, ghi nhận:
- Nợ vào tài khoản111 – Tiền mặt
- Nợ vào tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu
- Nợ vào tài khoản 334 – Phải trả người lao động
- Có vào tài khoản 141 – Tạm ứng
Trong trường hợp số thực chi đã được phê duyệt lớn hơn số tiền đã nhận tạm ứng, kế toán lập phiếu chi để thanh toán thêm cho người nhận tạm ứng, ghi nhận:
- Nợ vào các TK 152, 153, 156, 241, 621, 622, 627, …
- Có vào TK 111 – Tiền mặt
Xem thêm: Cách hạch toán tài khoản 331 – Phải trả người bán theo TT 200
Xem thêm: Cách hạch toán thanh toán bằng thẻ tín dụng công ty
4. Các lỗi sai thường gặp khi hạch toán Tạm ứng – Tài khoản 141 và cách khắc phục
4.1 Tạm ứng lương hạch toán sai vào Tài khoản 141
Ví dụ minh họa: Giả sử doanh nghiệp tạm ứng lương cho nhân viên phân xưởng với số tiền 50 triệu đồng, kế toán hạch toán như sau:
Hạch toán sai:
- Nợ tài khoản 141: 50.000.000 đồng
- Có tài khoản 111: 50.000.000 đồng
Hạch toán đúng:
- Nợ tài khoản 334: 50.000.000 đồng
- Có tài khoản 111: 50.000.000 đồng
Như vậy: Tạm ứng lương không nên hạch toán vào tài khoản 141.
Hiện nay, nhiều kế toán vì thói quen chỉ dựa vào từ “tạm ứng” mà liên kết ngay với tài khoản 141, bỏ qua bản chất của giao dịch và nguyên tắc hạch toán theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC.
Phân tích tình huống:
Theo điểm b, khoản 1, điều 22 của Thông tư 200/2014/TT-BTC, dù doanh nghiệp thực hiện việc “tạm ứng” cho người lao động, đây vẫn là khoản tạm ứng tiền lương. Người sử dụng lao động có nghĩa vụ phải thanh toán tiền lương đúng theo hợp đồng lao động và quy định của Luật lao động.
Do đó, hạch toán tiền lương thực chất là khoản thanh toán một phần tiền lương để đáp ứng nhu cầu cấp thiết của nhân viên. Vì tạm ứng lương là khoản nợ phải trả, nên khoản này cần được hạch toán vào TK 334 (xem thêm tại điều 53, Thông tư 200/2014/TT-BTC).
4.2 Hạch toán sai đối tượng và mục đích
Ví dụ minh họa: Giả sử theo chỉ đạo của giám đốc, kế toán được yêu cầu chi tạm ứng số tiền 10.000.000 đồng cho chị H, người quen của giám đốc. Kế toán thực hiện hạch toán như sau:
Hạch toán sai:
- Nợ tài khoản 141: 10.000.000 đồng (Chi tiết tên chị H)
- Có tài khoản 111: 10.000.000 đồng
Hạch toán đúng:
- Nợ tài khoản 1388: 10.000.000 đồng (Chi tiết tên chị H)
- Có tài khoản 111: 10.000.000 đồng
Lưu ý: Tài khoản tạm ứng không được sử dụng cho đối tượng không phải là nhân viên của công ty.
Phân tích tình huống:
Vì chị H không phải là nhân viên của công ty, việc giám đốc yêu cầu chi tạm ứng cho chị H không liên quan đến mục đích kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, đây không phải là một khoản tạm ứng hợp lệ mà nên được ghi nhận vào TK 1388, phản ánh các khoản phải thu khác.
Theo điểm a, khoản 1, điều 22 của Thông tư 200/2014/TT-BTC, chỉ những người lao động trong doanh nghiệp mới được nhận tạm ứng. Hơn nữa, điểm c, khoản 1, điều 22 của Thông tư nêu rõ rằng mục đích của khoản tạm ứng phải phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh và cần có đầy đủ chứng từ tạm ứng – hoàn ứng.
Để theo dõi và xác định trách nhiệm, kế toán có thể theo dõi khoản tạm ứng này qua giám đốc bằng cách ghi chi tiết vào tài khoản 141 – Giám đốc.
Lưu ý cho kế toán khi xử lý hồ sơ tạm ứng:
- Đối tượng nhận tạm ứng: Xác định người nhận có phải là nhân viên của công ty không, thuộc phòng ban nào, và có đủ điều kiện nhận tạm ứng theo quy định không.
- Mục đích tạm ứng: Đảm bảo khoản tạm ứng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Số tiền tạm ứng: Kiểm tra xem số tiền có vượt quá mức quy định trong quy trình thanh toán của doanh nghiệp không.
- Thời gian hoàn ứng: Đảm bảo thời gian hoàn ứng đúng theo quy định.
4.3 Tạm ứng mua hàng có được sử dụng Tài khoản 141 không?
Ví dụ minh họa: Một tình huống phổ biến trong doanh nghiệp là việc chi tiền mặt trực tiếp cho nhà cung cấp với mục đích “tạm ứng 30% tiền mua hàng”, số tiền là 5.000.000 đồng. Kế toán thực hiện hạch toán như sau:
Cách 1:
Hạch toán sai:
- Nợ tài khoản 141: 5.000.000 đồng
- Có tài khoản 111: 5.000.000 đồng (hoặc Có TK 1121)
Hạch toán đúng:
- Nợ tài khoản 331: 5.000.000 đồng
- Có tài khoản 111: 5.000.000 đồng (hoặc Có TK 1121)
Như vậy: Tạm ứng tiền mua hàng không nên hạch toán vào tài khoản 141. Trong tình huống này, kế toán cần ghi nhận khoản tạm ứng là nghĩa vụ phải trả cho nhà cung cấp, và hạch toán vào TK 331 (theo chi tiết nhà cung cấp).
Cách 2: Doanh nghiệp tạm ứng cho nhân viên A, người đại diện doanh nghiệp để thực hiện việc mua hàng từ nhà cung cấp. Sau khi công việc hoàn tất, kế toán sẽ thực hiện hoàn ứng.
Hạch toán như sau:
- Nợ TK 141: 5.000.000 đồng
- Có TK 111: 5.000.000 đồng
Lưu ý: Kế toán cần cân nhắc tình hình thực tế của giao dịch và các quy định, quy trình thanh toán của doanh nghiệp để quyết định sử dụng cách hạch toán nào phù hợp.
Phân tích tình huống:
Tạm ứng tiền mua hàng thực chất là khoản thanh toán trước để đáp ứng yêu cầu của nhà cung cấp và thực hiện giao dịch kinh tế. Bản chất của việc tạm ứng tiền hàng là nghĩa vụ trả cho nhà cung cấp để doanh nghiệp nhận được hàng hóa hoặc dịch vụ.
Để tránh nhầm lẫn, nên sử dụng các cụm từ như “Thanh toán trước tiền mua hàng” hoặc “Trả trước tiền mua hàng” trong phiếu chi để làm rõ mục đích của giao dịch.
Ngoài ra, nếu doanh nghiệp tạm ứng trực tiếp cho nhân viên thu mua để thực hiện giao dịch với nhà cung cấp, sau khi công việc hoàn thành, thực hiện hoàn ứng theo cách 2 sẽ là phương pháp hợp lý.
Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán chiết khấu thanh toán theo TT 200 và 133
5. Kiểm soát hồ sơ tạm ứng – hoàn ứng
Hồ sơ tạm ứng và hoàn ứng bao gồm:
Hồ sơ tạm ứng:
- Giấy đề nghị tạm ứng: Tài liệu yêu cầu cấp phát tiền tạm ứng.
- Phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi: Chứng từ cho việc chi tiền mặt hoặc chuyển khoản.
- Chứng từ kèm theo: Các tài liệu hỗ trợ nếu có.
- Đối với việc mua vật tư hoặc hàng hóa: Báo giá và đơn đặt hàng.
- Khi đi công tác: Thư mời, quyết định cử đi công tác, và kế hoạch công tác.
Hồ sơ hoàn ứng:
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng: Tài liệu xác nhận việc hoàn ứng.
- Hóa đơn Giá trị gia tăng (GTGT), bảng kê, hợp đồng, biên bản nghiệm thu: Các chứng từ liên quan đến chi phí thực tế.
- Trường hợp chi thêm: Phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi cho các khoản chi bổ sung.
- Trường hợp thu lại tiền dư: Phiếu thu và giấy nộp tiền.
- Chứng từ khác (nếu có): Các tài liệu hỗ trợ bổ sung khác.
Lưu ý: Hồ sơ cần được chuẩn bị đầy đủ và chính xác để đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch trong công tác tạm ứng và hoàn ứng.
5.1 Những trường hợp phát sinh kế toán cần lưu ý khi theo dõi các khoản tạm ứng
Trường hợp 1: Doanh nghiệp đã thực hiện chi tạm ứng nhưng chưa nhận được hồ sơ hoàn ứng sau một thời gian dài.
Trường hợp 2: Chứng từ hoàn ứng không đầy đủ hoặc không phù hợp.
- Chứng từ hoàn ứng không phù hợp: Thường xảy ra khi nhân viên mua hàng tại các cửa hàng hoặc cơ sở không phát hành hóa đơn hợp pháp (Hóa Đơn Bán Hàng/Hóa Đơn Giá Trị Gia Tăng). Sau đó, nhân viên hoàn ứng bằng các hóa đơn từ nhà cung cấp khác không liên quan.
- Thiếu chứng từ hoàn ứng: Bao gồm việc thiếu hợp đồng kinh tế, thiếu biên bản giao nhận hàng hóa, hoặc hồ sơ hoàn ứng không đầy đủ chữ ký theo quy định.
5.2 Kinh nghiệm theo dõi, quản lý và khắc phục tình trạng thiếu hồ sơ hoàn ứng
Thứ nhất:
Để quản lý số dư TK 141 hiệu quả, cần theo dõi chi tiết từng đối tượng tạm ứng. Đối với các doanh nghiệp đặc thù như sản xuất hoặc xây dựng, kế toán nên phân chia chi tiết theo phân xưởng, hạng mục công trình, dự án hoặc các yêu cầu quản lý cụ thể. Việc kiểm tra mã vụ việc và dự án một cách cẩn thận là rất quan trọng để tránh hạch toán sai. Nhân viên chỉ được tạm ứng lần mới sau khi hoàn tất hoàn ứng của lần tạm ứng trước đó, nhằm hạn chế tình trạng chiếm dụng dòng tiền tạm ứng.
Thứ hai:
Đối với hồ sơ hoàn ứng trong hoạt động mua hàng, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu sau:
- Đơn đặt hàng
- Phiếu xuất kho
- Hợp đồng
- Hóa đơn Giá trị gia tăng (GTGT)
- Biên bản giao nhận hàng hóa
- Phiếu bảo hành
Kế toán cần kiểm tra tính hợp lý và hợp lệ của các chứng từ để tránh việc đặt hàng ở một nơi nhưng sử dụng hóa đơn GTGT từ nguồn khác cho hồ sơ hoàn ứng. Việc này có thể dẫn đến việc sử dụng hóa đơn từ các đơn vị đã bị khóa mã số thuế hoặc ngừng hoạt động (gọi chung là hóa đơn bất hợp pháp), gây ra rủi ro lớn về thuế cho doanh nghiệp.
Hạch toán tạm ứng cho nhà cung cấp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC cần sự chính xác để đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch. Kế toán nên phân biệt rõ các loại tạm ứng và ghi nhận đúng vào TK 331 cho các khoản tạm ứng nhà cung cấp, không sử dụng TK 141. Đảm bảo chuẩn bị đầy đủ chứng từ và kiểm tra kỹ lưỡng để tránh rủi ro thuế và duy trì quản lý tài chính hiệu quả. Nếu cần tư vấn về dịch vụ kế toán thuế hãy liên hệ với AZTAX qua số HOTLINE: 0932.383.089.
Xem thêm: hạch toán mượn tiền giám đốc [Có ví dụ]
Xem thêm: Hạch toán chia cổ tức bằng cổ phiếu – tiền mặt
