So sánh với các lĩnh vực như xây dựng hay hành chính sự nghiệp, kế toán thương mại không chỉ đơn giản hơn mà còn có nhiều điểm đặc biệt riêng. Thực tế cho thấy, trong quá trình hạch toán của doanh nghiệp thương mại, có những phân đoạn và yêu cầu về bút toán và sổ sách mà không có ở các ngành khác. Hãy cùng AZTAX khám phá cách hạch toán nghiệp vụ mua hàng qua bài viết dưới đây.
1. Hạch toán mua hàng là gì?
Hạch toán mua hàng là quá trình quan sát, đánh giá, tính toán và ghi nhận các hoạt động kinh tế, nhằm quản lý chặt chẽ các luồng tiền, nguồn vốn và tài sản của doanh nghiệp.
Nguyên tắc thực hiện hạch toán mua hàng như sau:
- Sử dụng các tài khoản để phản ánh giá trị của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và hàng hóa được mua vào, nhập kho hoặc sử dụng trong kỳ. Tài khoản 611 “Mua hàng” chỉ áp dụng khi doanh nghiệp thực hiện kế toán tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ.
- Giá trị của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và hàng hóa mua vào được phản ánh trên tài khoản 611 “Mua hàng” theo nguyên tắc giá gốc.
- Trong trường hợp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ, doanh nghiệp thực hiện kiểm kê hàng tồn kho cuối kỳ để xác định số lượng và giá trị của nguyên vật liệu, sản phẩm và công cụ dụng cụ tồn kho, từ đó xác định giá trị xuất vào sử dụng và xuất bán trong kỳ.
- Khi mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và hàng hóa, doanh nghiệp dựa trên hóa đơn mua hàng, vận chuyển, phiếu nhập kho, thuế nhập khẩu để ghi nhận giá gốc hàng mua vào tài khoản 611 “Mua hàng”. Việc xuất bán hoặc sử dụng sẽ được ghi nhận một lần vào cuối kỳ kế toán dựa trên cơ sở kiểm kê.
- Mở sổ để hạch toán giá gốc hàng tồn kho khi mua vào theo từng loại công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu và hàng hóa.
2. Hệ thống sổ sách, chứng từ và tài khoản sử dụng tại doanh nghiệp thương mại
Hệ thống sổ sách, chứng từ và tài khoản sử dụng tại doanh nghiệp thương mại đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và theo dõi các giao dịch kinh tế. Các sổ sách như sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản và sổ chi tiết hàng hóa, kết hợp với các tài khoản đặc thù như tài khoản 156 – Hàng hóa và tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán, giúp doanh nghiệp duy trì tính chính xác và minh bạch trong hoạt động kế toán và báo cáo tài chính.
2.1 Sổ sách và chứng từ sử dụng
Doanh nghiệp bất kể loại hình nào đều cần các sổ sách để lưu trữ thông tin và dữ liệu kế toán. Trong trường hợp của doanh nghiệp thương mại, các loại sổ sách kế toán phổ biến bao gồm:
- Sổ nhật ký chung: Đây là sổ tổng hợp của phòng kế toán, ghi chép tất cả các giao dịch kinh tế trong kỳ của doanh nghiệp.
- Sổ cái tài khoản và sổ chi tiết tài khoản: Đây là các sổ để ghi chép các nghiệp vụ của doanh nghiệp, từ các tài khoản chung đến các tài khoản đặc thù, giúp dễ dàng theo dõi từng khoản giao dịch.
- Bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng hóa: Đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp thương mại, bảng này phản ánh toàn bộ quá trình nhập, xuất và tồn kho hàng hóa.
- Sổ chi tiết hàng hóa: Dành cho việc quản lý chi tiết từng mặt hàng, đặc biệt là trong các doanh nghiệp có quy mô lớn.
- Sổ quỹ tiền mặt: Ghi chép các giao dịch thu chi tiền mặt của doanh nghiệp.
- Sổ tiền gửi ngân hàng: Ghi nhận các giao dịch liên quan đến tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp.
- Bảng phân bổ chi phí trả trước: Ghi nhận chi phí được phân bổ cho các công cụ dụng cụ và tài sản cố định.
- Bảng khấu hao tài sản cố định: Phản ánh quá trình khấu hao của các tài sản cố định có giá trị từ 30 triệu VNĐ trở lên.
- Phiếu nhập xuất kho hàng hóa: Được tạo ra mỗi khi có giao dịch mua bán hàng hóa.
- Phiếu thu chi: Ghi nhận các giao dịch thu chi tiền mặt của doanh nghiệp.
Các sổ sách này không chỉ là công cụ quan trọng trong việc quản lý nội bộ mà còn đáp ứng những yêu cầu báo cáo tài chính và kiểm toán, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.
2.2 Tài khoản sử dụng
Ngoài các tài khoản kế toán cơ bản, các doanh nghiệp thương mại cũng áp dụng một số tài khoản phản ánh đặc thù của ngành nghề:
- Tài khoản 156 – Hàng hóa
- Tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường
- Tài khoản 157 – Hàng gửi bán
- Tài khoản 5111 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
- Tài khoản 5211 – Chiết khấu thương mại
- Tài khoản 5212 – Giảm giá hàng bán
- Tài khoản 5213 – Hàng bán bị trả lại
- Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán
- Tài khoản 421 – Lợi nhuận chưa phân phối
- Tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Các tài khoản này không chỉ giúp doanh nghiệp ghi nhận chính xác các hoạt động kinh doanh hàng ngày mà còn hỗ trợ trong việc phân tích và đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh.
3. Cách hạch toán nghiệp vụ mua hàng trong nước
Cách hạch toán nghiệp vụ mua hàng trong nước là một phần thiết yếu trong quản lý tài chính doanh nghiệp, đặc biệt đối với các giao dịch liên quan đến việc nhập kho và mua hàng không qua kho. Để đảm bảo chính xác trong ghi nhận giá trị hàng hóa và các chi phí liên quan, kế toán cần tuân theo các quy định cụ thể như ghi nhận giá trị hàng hóa, thuế GTGT và các chi phí phát sinh, từ đó duy trì sự minh bạch và chính xác trong báo cáo tài chính.
3.1 Hạch toán mua hàng nhập kho và mua hàng không qua kho
Dựa trên hóa đơn GTGT và phiếu nhập kho, hạch toán được thực hiện như sau:
Khi nhập kho hàng hóa:
- Nợ các tài khoản 152, 156 để ghi nhận giá trị hàng nhập kho.
- Nợ tài khoản 1331 để ghi nhận tiền thuế GTGT.
- Có các tài khoản 111, 112, 131 để ghi nhận tổng giá trị thanh toán.
Khi mua hàng về sử dụng ngay hoặc chuyển bán không nhập kho:
- Mua nguyên vật liệu, hàng hóa sử dụng ngay hay chuyển bán ngay:
- Nợ các tài khoản 621, 632 để ghi nhận giá mua hàng chưa bao gồm thuế GTGT.
- Nợ tài khoản 1331 để ghi nhận tiền thuế GTGT.
- Có các tài khoản 111, 112, 331 để ghi nhận tổng tiền thanh toán.
- Mua công cụ, dụng cụ đưa vào sử dụng ngay:
- Nợ tài khoản 242 để ghi nhận giá trị CCDC phần bổ nhiều lần.
- Nợ các tài khoản 641, 642 để ghi nhận giá trị CCDC phân bổ 1 lần.
- Nợ tài khoản 1331 để ghi nhận tiền thuế GTGT.
- Có các tài khoản 111, 112, 331 để ghi nhận tổng giá thanh toán.
Ví dụ nghiệp vụ mua hang nhập kho
Thông tin chi tiết:
- Ngày mua hàng: 01/08/2024
- Nhà cung cấp: Công ty TNHH Thương mại ABC
- Hàng hóa: 100 đơn vị sản phẩm X
- Đơn giá: 2.000.000 VND/đơn vị
- Tổng giá trị hàng hóa: 200.000.000 VND
- Thuế GTGT: 10% (20.000.000 VND)
- Chi phí vận chuyển: 5.000.000 VND (đã bao gồm VAT 10%)
Hạch toán như sau:
- Nợ TK 1561: 200.000.000 VND
- Có TK 331: 200.000.000 VND
- Nợ TK 1331: 20.000.000 VND
- Có TK 331: 20.000.000 VND
- Nợ TK 1562: 4.545.455 VND
- Nợ TK 1331: 454.545 VND
- Có TK 1111: 5.000.000 VND
- Nợ TK 331: 220.000.000 VND
- Có TK 1111: 220.000.000 VND
3.2 Hạch toán mua hàng có phát sinh chi phí mua hàng
Khi mua hàng và có các chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình thu mua hàng hóa như bảo hiểm hàng hóa, tiền thuê kho, thuê bến bãi, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản khi đưa hàng từ nơi mua về kho của doanh nghiệp, cũng như các khoản hao hụt tự nhiên trong quá trình này, kế toán mua hàng sẽ phân bổ chi phí thu mua vào từng mặt hàng đã mua dựa trên Số lượng hoặc Giá trị của hàng hóa.
Đối với việc mua vật tư, hàng hóa và dịch vụ:
- Khi phát sinh chi phí mua hàng:
- Nợ các tài khoản 152, 153, 156, 641, 642 để ghi nhận chi phí mua hàng.
- Nếu có, nợ tài khoản 133 để ghi nhận tiền thuế GTGT đã khấu trừ.
- Có các tài khoản 111, 112, 331 để ghi nhận tổng giá thanh toán.
- Việc hạch toán này giúp doanh nghiệp có sự quản lý chặt chẽ hơn về các chi phí liên quan đến mua hàng hóa, đồng thời đảm bảo tính chính xác trong việc phân bổ chi phí vào các đơn vị sản phẩm hay dịch vụ tương ứng.
3.3 Hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau
Khi nmua hàng nhập kho mà chưa có hóa đơn GTGT từ nhà cung cấp, kế toán tiến hành nhập kho theo thủ tục thông thường nhưng không thực hiện hạch toán và khai báo thuế GTGT. Để chứng minh rõ ràng việc hàng về trước hóa đơn về sau, hợp đồng giữa hai bên phải thể hiện rõ thời điểm giao nhận hóa đơn, hàng hóa cùng với phiếu xuất kho từ bên bán và phiếu nhập kho hàng mua.
Khi nhận được hàng mà chưa có hóa đơn GTGT, căn cứ vào phiếu xuất kho từ bên bán hoặc biên bản giao nhận hàng hóa và phiếu nhập kho hàng hóa:
- Nợ các tài khoản 152, 156, 1561 để ghi nhận giá trị hàng hóa chưa bao gồm thuế GTGT.
- Có các tài khoản 111, 112, 331 để ghi nhận số tiền phải thanh toán cho hàng hóa.
- Giá trị hàng nhập kho được xác định dựa trên giá bán đã thỏa thuận giữa người bán và người mua, và được ghi nhận trong phiếu xuất kho từ bên bán. Trong trường hợp phiếu xuất kho không thể hiện giá bán, kế toán sẽ sử dụng giá tạm tính (giá nhập kho lần mua hàng gần nhất).Khi nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp:
- Nợ tài khoản 1331 để ghi nhận tiền thuế GTGT.
- Có các tài khoản 111, 112, 331 để ghi nhận số tiền thuế phải thanh toán.
- Nếu giá mua bằng giá tạm tính, kế toán chỉ ghi nhận tiền thuế bổ sung. Nếu giá mua lớn hơn giá tạm tính, kế toán phải điều chỉnh tăng giá trị hàng nhập kho. Nếu giá mua nhỏ hơn giá tạm tính, kế toán phải điều chỉnh giảm giá trị hàng nhập kho.
- Nếu giá mua lớn hơn giá tạm tính:
- Nợ các tài khoản 152, 156, 1561: Số lượng hàng x (giá mua – giá tạm tính).
- Có các tài khoản 111, 112, 331: Số lượng hàng x (giá mua – giá tạm tính).
- Nếu giá mua nhỏ hơn giá tạm tính:
- Nợ các tài khoản 111, 112, 331: Số lượng hàng x (giá tạm tính – giá mua).
- Có các tài khoản 111, 112, 331: Số lượng hàng x (giá tạm tính – giá mua).
3.4 Hạch toán mua hàng hoá đơn về trước hàng về sau
Trường hợp cuối kỳ kế toán, khi doanh nghiệp đã nhận được hóa đơn GTGT từ nhà cung cấp nhưng hàng hóa vẫn chưa về, kế toán sẽ ghi nhận hàng mua đang trên đường đi.
Khi nhận được hóa đơn GTGT:
- Nợ tài khoản 151: Hàng mua đang đi đường.
- Nợ tài khoản 1331: Tiền thuế GTGT.
- Có các tài khoản 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán.
Khi hàng hóa về và được nhập kho:
- Nợ các tài khoản 152, 156, 1561: Hàng nhập kho.
- Có tài khoản 151: Hàng mua đi đường.
Điều này giúp kế toán đảm bảo sự chính xác và rõ ràng trong việc ghi nhận các khoản hàng mua và các chi phí liên quan theo quy định của pháp luật kế toán.
3.5 Hạch toán trả lại hàng mua
Khi hàng hóa mua không đúng quy cách hoặc chất lượng theo hợp đồng kinh tế và phải trả lại cho người bán, kế toán thực hiện như sau:
- Nếu đã thanh toán và được người bán hoàn trả tiền:
- Nợ các tài khoản 111, 112,… để ghi nhận số tiền đã thanh toán.
- Có các tài khoản 156, 152, 153 để ghi nhận hàng hóa được trả lại.
- Nếu chưa thanh toán:
- Nợ tài khoản 331 để ghi nhận khoản phải trả cho người bán.
- Có tài khoản 133 (1331 nếu có) để ghi nhận thuế GTGT được khấu trừ.
Qua đó, các hạch toán này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc ghi nhận và xử lý các trường hợp hàng hóa không đúng quy cách hoặc phẩm chất theo hợp đồng kinh tế của doanh nghiệp.
3.6 Hạch toán mua hàng trả chậm, trả góp
Kế toán định khoản như sau để ghi nhận các chi phí và khoản phải trả liên quan đến mua hàng:
Đối với khoản mua hàng và thanh toán ngay:
- Nợ các tài khoản 156, 152, 153,… để ghi nhận giá trị hàng hóa theo giá mua đã thanh toán ngay.
- Nếu có, nợ tài khoản 133 để ghi nhận thuế GTGT được khấu trừ.
- Nếu có chi phí trả trước (phần lãi trả chậm là chênh lệch giữa tổng số tiền phải thanh toán trừ đi giá mua đã thanh toán ngay trừ thuế GTGT), nợ tài khoản 242 để ghi nhận chi phí trả trước.
- Có tài khoản 331 để ghi nhận tổng giá trị phải trả cho người bán.
Định kỳ, để tính vào chi phí tài chính cho số tiền lãi mua hàng trả chậm hoặc trả góp:
- Nợ tài khoản 635 để ghi nhận chi phí tài chính.
- Có tài khoản 242 để ghi nhận chi phí trả trước.
3.7 Hạch toán mua hàng mua hàng được hưởng chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán
Trong trường hợp nhận được chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán hoặc các khoản tiền phạt vi phạm hợp đồng kinh tế (làm giảm giá trị mà bên mua phải thanh toán) sau khi mua hàng, kế toán cần dựa vào tình trạng biến động của hàng hóa để phân bổ số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán nhận được. Điều này được thực hiện dựa trên số lượng hàng còn tồn kho và số lượng đã xuất bán trong kỳ:
- Nợ các tài khoản 111, 112, 331,…
- Có các tài khoản 156, 152, 153 (nếu hàng còn tồn kho).
- Có tài khoản 632 (nếu hàng đã tiêu thụ trong kỳ) để ghi nhận giá vốn hàng bán.
- Có các tài khoản 641, 642, 627, 154 (nếu hàng đã được sử dụng hoặc hạch toán chi phí).
- Có tài khoản 133 (1331 nếu có) để ghi nhận thuế GTGT được khấu trừ.
Điều này giúp đảm bảo kế toán đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về phân bổ và ghi nhận chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán theo đúng quy định và thực tế hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
5. Các câu hỏi thường gặp về nghiệp vụ mua hàng
4.1 Kế toán mua hàng là gì?
Kế toán mua hàng chịu trách nhiệm đảm bảo nguồn cung và quản lý đầu vào của hàng hóa và nguyên vật liệu cho doanh nghiệp. Họ đại diện cho doanh nghiệp trong việc kiểm tra, giám sát và đánh giá chất lượng của từng lô hàng nhập vào.
4.2 Hàng mua đang đi đường là gì?
Hàng mua đang đi đường là giá trị của hàng hóa, vật tư (bao gồm nguyên liệu, vật liệu; công cụ, dụng cụ; hàng hóa) mà doanh nghiệp đã mua từ bên ngoài và đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, nhưng vẫn đang trong quá trình vận chuyển, nằm ở bến cảng, bến bãi hoặc đã đến doanh nghiệp nhưng chưa được kiểm nhận nhập kho.
Bài viết này AZTAX đã cung cấp cho bạn về cách hạch toán nghiệp vụ mua hàng chi tiết nhất. Hy vọng rằng những thông tin trên sẽ giúp ích cho bạn trong công việc. Nếu cần tư vấn hãy liên hệ với chúng tôi qua số HOTLINE: 0932.383.089.
