Cách hạch toán nghiệp vụ mua hàng trong nước chi tiết

Hạch toán nghiệp vụ mua hàng là một trong những nghiệp vụ kế toán cơ bản và quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp. Việc ghi nhận, phản ánh đúng giá trị hàng hóa, chi phí mua, thuế GTGT đầu vào và các khoản giảm trừ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt nguồn hàng, xác định chính xác giá vốn và lợi nhuận. Nắm vững quy trình hạch toán nghiệp vụ mua hàng không chỉ đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật về kế toán – thuế mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và tối ưu chi phí trong sản xuất kinh doanh.

1. Hạch toán mua hàng là gì?

Hạch toán mua hàng là quá trình ghi nhận, theo dõi và phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc mua hàng hóa, nguyên vật liệu hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp. Thông qua quá trình này, doanh nghiệp có thể xác định chính xác giá trị hàng mua, chi phí phát sinh và nghĩa vụ thuế liên quan, từ đó đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính và hiệu quả trong công tác quản trị kế toán.

Ý nghĩa của hạch toán mua hàng:

• Quản lý chi phí hiệu quả: Việc ghi nhận đầy đủ chi phí mua hàng giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, kiểm soát và tối ưu ngân sách trong quá trình hoạt động.
• Xác định giá trị hàng tồn kho: Hạch toán mua hàng cung cấp cơ sở dữ liệu chính xác để tính toán giá trị nhập kho và chi phí hàng bán, hỗ trợ xác định đúng giá vốn.
• Hỗ trợ lập báo cáo tài chính: Các số liệu từ hạch toán mua hàng phản ánh rõ ràng tình hình công nợ, chi phí và giá trị tài sản, đảm bảo báo cáo tài chính trung thực, minh bạch.
• Tăng cường tính minh bạch và kiểm soát nội bộ: Ghi nhận chính xác từng nghiệp vụ mua hàng giúp doanh nghiệp hạn chế thất thoát, ngăn ngừa gian lận và nâng cao hiệu quả quản trị tài chính.

2. Hệ thống sổ sách, chứng từ và tài khoản sử dụng tại doanh nghiệp thương mại

Hệ thống sổ sách, chứng từ và tài khoản sử dụng tại doanh nghiệp thương mại đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và theo dõi các giao dịch kinh tế. Các sổ sách như sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản và sổ chi tiết hàng hóa, kết hợp với các tài khoản đặc thù như tài khoản 156 – Hàng hóa và tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán, giúp doanh nghiệp duy trì tính chính xác và minh bạch trong hoạt động kế toán và báo cáo tài chính.

2.1 Sổ sách và chứng từ sử dụng

Doanh nghiệp bất kể loại hình nào đều cần các sổ sách để lưu trữ thông tin và dữ liệu kế toán. Trong trường hợp của doanh nghiệp thương mại, các loại sổ sách kế toán phổ biến bao gồm:

• Sổ nhật ký chung: Đây là sổ tổng hợp của phòng kế toán, ghi chép tất cả các giao dịch kinh tế trong kỳ của doanh nghiệp.
• Sổ cái tài khoản và sổ chi tiết tài khoản: Đây là các sổ để ghi chép các nghiệp vụ của doanh nghiệp, từ các tài khoản chung đến các tài khoản đặc thù, giúp dễ dàng theo dõi từng khoản giao dịch.
• Bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng hóa: Đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp thương mại, bảng này phản ánh toàn bộ quá trình nhập, xuất và tồn kho hàng hóa.
• Sổ chi tiết hàng hóa: Dành cho việc quản lý chi tiết từng mặt hàng, đặc biệt là trong các doanh nghiệp có quy mô lớn.
• Sổ quỹ tiền mặt: Ghi chép các giao dịch thu chi tiền mặt của doanh nghiệp.
• Sổ tiền gửi ngân hàng: Ghi nhận các giao dịch liên quan đến tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp.
• Bảng phân bổ chi phí trả trước: Ghi nhận chi phí được phân bổ cho các công cụ dụng cụ và tài sản cố định.
• Bảng khấu hao tài sản cố định: Phản ánh quá trình khấu hao của các tài sản cố định có giá trị từ 30 triệu VNĐ trở lên.
• Phiếu nhập xuất kho hàng hóa: Được tạo ra mỗi khi có giao dịch mua bán hàng hóa.
• Phiếu thu chi: Ghi nhận các giao dịch thu chi tiền mặt của doanh nghiệp.

Các sổ sách này không chỉ là công cụ quan trọng trong việc quản lý nội bộ mà còn đáp ứng những yêu cầu báo cáo tài chính và kiểm toán, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.

2.2 Tài khoản sử dụng

Ngoài các tài khoản kế toán cơ bản, các doanh nghiệp thương mại cũng áp dụng một số tài khoản phản ánh đặc thù của ngành nghề:

• Tài khoản 156 – Hàng hóa
• Tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường
• Tài khoản 157 – Hàng gửi bán
• Tài khoản 5111 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
• Tài khoản 5211 – Chiết khấu thương mại
• Tài khoản 5212 – Giảm giá hàng bán
• Tài khoản 5213 – Hàng bán bị trả lại
• Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán
• Tài khoản 421 – Lợi nhuận chưa phân phối
• Tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh

Các tài khoản này không chỉ giúp doanh nghiệp ghi nhận chính xác các hoạt động kinh doanh hàng ngày mà còn hỗ trợ trong việc phân tích và đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh.

3. Cách hạch toán nghiệp vụ mua hàng trong nước

Cách hạch toán nghiệp vụ mua hàng trong nước là một phần thiết yếu trong quản lý tài chính doanh nghiệp, đặc biệt đối với các giao dịch liên quan đến việc nhập kho và mua hàng không qua kho. Để đảm bảo chính xác trong ghi nhận giá trị hàng hóa và các chi phí liên quan, kế toán cần tuân theo các quy định cụ thể như ghi nhận giá trị hàng hóa, thuế GTGT và các chi phí phát sinh, từ đó duy trì sự minh bạch và chính xác trong báo cáo tài chính.

3.1 Hạch toán mua hàng nhập kho và mua hàng không qua kho

Căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) và phiếu nhập kho, kế toán thực hiện ghi nhận các nghiệp vụ hạch toán mua hàng như sau:

• Trường hợp hàng hóa nhập kho:
  • Nợ TK 152, 156: Giá trị hàng hóa, nguyên vật liệu nhập kho
  • Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
  • Có TK 111/112/131: Tổng giá trị thanh toán cho nhà cung cấp
• Trường hợp hàng mua về sử dụng ngay hoặc chuyển bán không qua kho:
  • Mua nguyên vật liệu, hàng hóa sử dụng ngay hoặc bán thẳng:
    • Nợ TK 621/632: Giá mua hàng chưa có thuế GTGT
    • Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào
    • Có TK 111/112/331: Tổng giá thanh toán
  • Mua công cụ, dụng cụ đưa vào sử dụng ngay:
    • Nợ TK 242: Giá trị công cụ, dụng cụ phân bổ nhiều kỳ
    • Nợ TK 641/642: Giá trị công cụ, dụng cụ phân bổ một lần
    • Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào
    • Có TK 111/112/331: Tổng giá trị thanh toán cho nhà cung cấp.

Ví dụ nghiệp vụ mua hàng hóa nhập kho

Công ty Minh Long mua 2 loại hàng hóa: 20 tủ hồ sơ với đơn giá chưa thuế GTGT là 4.200.000 đồng/tủ, và 30 kệ sắt với đơn giá chưa thuế GTGT là 1.800.000 đồng/kệ. Chi phí vận chuyển hàng về kho là 2.000.000 đồng (chưa VAT) và chi phí bốc dỡ là 800.000 đồng (chưa VAT).

Phân bổ chi phí mua hàng như sau:

Chi phí mua kệ sắt = (2.000.000 + 800.000) x [54.000.000 / (84.000.000 + 54.000.000)] = 972.973

Chi phí mua tủ hồ sơ = (2.000.000 + 800.000) x [84.000.000 / (84.000.000 + 54.000.000)] = 1.827.027

3.2 Hạch toán mua hàng có phát sinh chi phí mua hàng

Khi mua hàng và có các chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình thu mua hàng hóa như bảo hiểm hàng hóa, tiền thuê kho, thuê bến bãi, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản khi đưa hàng từ nơi mua về kho của doanh nghiệp, cũng như các khoản hao hụt tự nhiên trong quá trình này, kế toán mua hàng sẽ phân bổ chi phí thu mua vào từng mặt hàng đã mua dựa trên Số lượng hoặc Giá trị của hàng hóa.

Đối với việc mua vật tư, hàng hóa và dịch vụ:

• Khi phát sinh chi phí mua hàng:
• Nợ các tài khoản 152, 153, 156, 641, 642 để ghi nhận chi phí mua hàng.
• Nếu có, nợ tài khoản 133 để ghi nhận tiền thuế GTGT đã khấu trừ.
• Có các tài khoản 111, 112, 331 để ghi nhận tổng giá thanh toán.
• Việc hạch toán này giúp doanh nghiệp có sự quản lý chặt chẽ hơn về các chi phí liên quan đến mua hàng hóa, đồng thời đảm bảo tính chính xác trong việc phân bổ chi phí vào các đơn vị sản phẩm hay dịch vụ tương ứng.

3.3 Hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau

Khi mua hàng nhập kho mà chưa có hóa đơn GTGT từ nhà cung cấp, kế toán tiến hành nhập kho theo thủ tục thông thường nhưng không thực hiện hạch toán và khai báo thuế GTGT. Để chứng minh rõ ràng việc hàng về trước hóa đơn về sau, hợp đồng giữa hai bên phải thể hiện rõ thời điểm giao nhận hóa đơn, hàng hóa cùng với phiếu xuất kho từ bên bán và phiếu nhập kho hàng mua.
Khi nhận được hàng mà chưa có hóa đơn GTGT, căn cứ vào phiếu xuất kho từ bên bán hoặc biên bản giao nhận hàng hóa và phiếu nhập kho hàng hóa:

• Nợ các tài khoản 152, 156, 1561 để ghi nhận giá trị hàng hóa chưa bao gồm thuế GTGT.
• Có các tài khoản 111, 112, 331 để ghi nhận số tiền phải thanh toán cho hàng hóa.
• Giá trị hàng nhập kho được xác định dựa trên giá bán đã thỏa thuận giữa người bán và người mua, và được ghi nhận trong phiếu xuất kho từ bên bán. Trong trường hợp phiếu xuất kho không thể hiện giá bán, kế toán sẽ sử dụng giá tạm tính (giá nhập kho lần mua hàng gần nhất).Khi nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp:
• Nợ tài khoản 1331 để ghi nhận tiền thuế GTGT.
• Có các tài khoản 111, 112, 331 để ghi nhận số tiền thuế phải thanh toán.
• Nếu giá mua bằng giá tạm tính, kế toán chỉ ghi nhận tiền thuế bổ sung. Nếu giá mua lớn hơn giá tạm tính, kế toán phải điều chỉnh tăng giá trị hàng nhập kho. Nếu giá mua nhỏ hơn giá tạm tính, kế toán phải điều chỉnh giảm giá trị hàng nhập kho.
• Nếu giá mua lớn hơn giá tạm tính:
• Nợ các tài khoản 152, 156, 1561: Số lượng hàng x (giá mua – giá tạm tính).
• Có các tài khoản 111, 112, 331: Số lượng hàng x (giá mua – giá tạm tính).
• Nếu giá mua nhỏ hơn giá tạm tính:
• Nợ các tài khoản 111, 112, 331: Số lượng hàng x (giá tạm tính – giá mua).
• Có các tài khoản 111, 112, 331: Số lượng hàng x (giá tạm tính – giá mua).

3.4 Hạch toán mua hàng hoá đơn về trước hàng về sau

Trường hợp cuối kỳ kế toán, khi doanh nghiệp đã nhận được hóa đơn GTGT từ nhà cung cấp nhưng hàng hóa vẫn chưa về, kế toán sẽ ghi nhận hàng mua đang trên đường đi.

Khi nhận được hóa đơn GTGT:

• Nợ tài khoản 151: Hàng mua đang đi đường.
• Nợ tài khoản 1331: Tiền thuế GTGT.
• Có các tài khoản 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán.

Khi hàng hóa về và được nhập kho:

• Nợ các tài khoản 152, 156, 1561: Hàng nhập kho.
• Có tài khoản 151: Hàng mua đi đường.

Điều này giúp kế toán đảm bảo sự chính xác và rõ ràng trong việc ghi nhận các khoản hàng mua và các chi phí liên quan theo quy định của pháp luật kế toán.

3.5 Hạch toán trả lại hàng mua

Khi hàng hóa mua không đúng quy cách hoặc chất lượng theo hợp đồng kinh tế và phải trả lại cho người bán, kế toán thực hiện như sau:

• Nếu đã thanh toán và được người bán hoàn trả tiền:
  • Nợ các tài khoản 111, 112,… để ghi nhận số tiền đã thanh toán.
  • Có các tài khoản 156, 152, 153 để ghi nhận hàng hóa được trả lại.
• Nếu chưa thanh toán:
  • Nợ tài khoản 331 để ghi nhận khoản phải trả cho người bán.
  • Có tài khoản 133 (1331 nếu có) để ghi nhận thuế GTGT được khấu trừ.

Qua đó, các hạch toán này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc ghi nhận và xử lý các trường hợp hàng hóa không đúng quy cách hoặc phẩm chất theo hợp đồng kinh tế của doanh nghiệp.

3.6 Hạch toán mua hàng trả chậm, trả góp

Kế toán định khoản như sau để ghi nhận các chi phí và khoản phải trả liên quan đến mua hàng:

Đối với khoản mua hàng và thanh toán ngay:

• Nợ các tài khoản 156, 152, 153,… để ghi nhận giá trị hàng hóa theo giá mua đã thanh toán ngay.
• Nếu có, nợ tài khoản 133 để ghi nhận thuế GTGT được khấu trừ.
• Nếu có chi phí trả trước (phần lãi trả chậm là chênh lệch giữa tổng số tiền phải thanh toán trừ đi giá mua đã thanh toán ngay trừ thuế GTGT), nợ tài khoản 242 để ghi nhận chi phí trả trước.
• Có tài khoản 331 để ghi nhận tổng giá trị phải trả cho người bán.

Định kỳ, để tính vào chi phí tài chính cho số tiền lãi mua hàng trả chậm hoặc trả góp:

• Nợ tài khoản 635 để ghi nhận chi phí tài chính.
• Có tài khoản 242 để ghi nhận chi phí trả trước.

3.7 Hạch toán mua hàng mua hàng được hưởng chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán

Trong trường hợp nhận được chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán hoặc các khoản tiền phạt vi phạm hợp đồng kinh tế (làm giảm giá trị mà bên mua phải thanh toán) sau khi mua hàng, kế toán cần dựa vào tình trạng biến động của hàng hóa để phân bổ số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán nhận được. Điều này được thực hiện dựa trên số lượng hàng còn tồn kho và số lượng đã xuất bán trong kỳ:

• Nợ các tài khoản 111, 112, 331,…
• Có các tài khoản 156, 152, 153 (nếu hàng còn tồn kho).
• Có tài khoản 632 (nếu hàng đã tiêu thụ trong kỳ) để ghi nhận giá vốn hàng bán.
• Có các tài khoản 641, 642, 627, 154 (nếu hàng đã được sử dụng hoặc hạch toán chi phí).
• Có tài khoản 133 (1331 nếu có) để ghi nhận thuế GTGT được khấu trừ.

Điều này giúp đảm bảo kế toán đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về phân bổ và ghi nhận chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán theo đúng quy định và thực tế hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Xem thêm: Cách hạch toán tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác

Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán kế toán sản xuất theo thông tư 200

4. Hồ sơ, chứng từ mua hàng

Hồ sơ, chứng từ mua hàng là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp ghi nhận chi phí, hạch toán kế toán và kê khai thuế đúng quy định. Bộ hồ sơ này thường bao gồm hợp đồng mua bán, hóa đơn tài chính, phiếu nhập kho cùng các giấy tờ liên quan đến quá trình giao nhận hàng hóa, dịch vụ. Việc chuẩn bị đầy đủ và hợp lệ chứng từ không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý minh bạch mà còn hạn chế rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra, quyết toán.

Mỗi doanh nghiệp sẽ tự thiết lập quy trình mua hàng riêng, phù hợp với lĩnh vực hoạt động và cơ cấu tổ chức của mình. Trong quá trình mua sắm, các loại chứng từ đóng vai trò là bằng chứng pháp lý, chứng minh nghiệp vụ mua hàng của doanh nghiệp phát sinh thực tế trước cơ quan quản lý.

Các chứng từ thường sử dụng trong mua hàng gồm:

• Hợp đồng kinh tế và biên bản thanh lý hợp đồng.

• Hóa đơn giá trị gia tăng.

• Phiếu xuất kho do bên bán phát hành.

• Chứng từ thanh toán: phiếu chi hoặc chứng từ chuyển khoản ngân hàng đối với hóa đơn có giá trị trên 20 triệu đồng.

• Biên bản bàn giao hàng hóa.

• Phiếu nhập kho vật tư, hàng hóa.

5. Một số nghiệp vụ mua hàng trong nước thường gặp

Một số nghiệp vụ mua hàng trong nước thường gặp là những hoạt động kế toán quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, hạch toán chính xác và tuân thủ quy định thuế. Từ việc mua hàng nhập kho, thanh toán cho nhà cung cấp đến xử lý chiết khấu thương mại hay hàng về trước – hóa đơn về sau, mỗi nghiệp vụ đều có vai trò thiết yếu trong quản trị tài chính. Nắm vững các nghiệp vụ này giúp doanh nghiệp tối ưu dòng tiền và hạn chế rủi ro trong quá trình kinh doanh.

a. Nghiệp vụ mua hàng nhập kho và mua hàng không qua kho

Khi doanh nghiệp mua hàng nhập kho, căn cứ vào hóa đơn GTGT và phiếu nhập kho, kế toán ghi nhận:

• Nợ TK 152, 156: Giá trị hàng hóa, nguyên vật liệu nhập kho

• Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào

• Có TK 111/112/131: Tổng giá trị phải thanh toán

Trong trường hợp hàng hóa không đưa vào kho mà dùng ngay cho sản xuất hoặc bán trực tiếp cho khách hàng, kế toán phản ánh vào chi phí hoặc giá vốn:

• Mua nguyên vật liệu, hàng hóa sử dụng ngay hoặc chuyển bán ngay:

  • Nợ TK 621/632: Giá trị hàng chưa bao gồm thuế GTGT

  • Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào

  • Có TK 111/112/331: Tổng giá thanh toán

• Mua công cụ, dụng cụ đưa vào sử dụng ngay:

  • Nợ TK 242: Trường hợp công cụ phân bổ nhiều lần

  • Nợ TK 641/642: Trường hợp công cụ phân bổ một lần

  • Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào

  • Có TK 111/112/331: Số tiền thanh toán

b. Mua hàng có phát sinh chi phí thu mua

Chi phí mua hàng gồm: vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, thuê kho bãi… Những khoản chi này được cộng vào giá gốc để xác định giá thực tế nhập kho.

• Nếu doanh nghiệp chỉ mua một loại hàng hóa, chi phí mua được hạch toán trực tiếp vào giá trị lô hàng:

  • Nợ TK 152/156/1562: Giá trị hàng hóa và chi phí thu mua chưa thuế GTGT

  • Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào

  • Có TK 111/112/131: Tổng số tiền thanh toán

• Nếu mua từ hai mặt hàng trở lên, chi phí mua sẽ được phân bổ cho từng loại hàng hóa. Việc phân bổ có thể dựa trên số lượng hoặc trị giá hàng mua.

Trong đó, phương pháp phân bổ theo trị giá mua thường phản ánh chính xác hơn, đặc biệt phù hợp khi giá trị các mặt hàng có sự chênh lệch lớn.

Chi phí thu mua theo  mặt hàng

=

Tổng chi phí mua hàng

* Giá trị từng mặt hàng

Ví dụ: Công ty Hòa Phát tiến hành nhập kho 2 loại sản phẩm: 10 chiếc bàn làm việc với đơn giá chưa bao gồm thuế GTGT là 6.500.000 đồng/chiếc và 15 chiếc ghế tựa với đơn giá chưa tính thuế GTGT là 2.450.000 đồng/chiếc. Ngoài ra, công ty phát sinh thêm chi phí vận chuyển hàng về kho là 1.500.000 đồng (chưa VAT) và chi phí bốc dỡ là 500.000 đồng (chưa VAT).

• Phân bổ chi phí mua hàng như sau:

Chi phí mua ghế tựa	=	1.500.000+ 500.000	*  36.750.000 = 722.359
		(65.000.000+36.750.000)

 

Chi phí mua bàn văn phòng	=	1.500.000+ 500.000	* 65.000.000 = 1.277.641
		(65.000.000+36.750.000)

 

Mặt hàng	Số lượng	Đơn giá  chưa thuế GTGT	Thành tiền	Chi phí vận chuyển	Tổng giá trị hàng nhập kho
Bàn văn phòng	10	6.500.000	65.000.000	1.277.641	66.277.641
Ghế tựa	15	2.450.000	36.750.000	722.359	37.472.359

Phân bổ chi phí mua hàng dựa trên số lượng hàng nhập
Với cách phân bổ này, việc tính toán được thực hiện khá đơn giản. Tuy nhiên, kết quả chỉ mang tính tương đối vì phụ thuộc trực tiếp vào khối lượng hàng hóa nhập về.

Chi phí thu mua theo mặt hàng	=	Tổng chi phí mua hàng	* Số lượng  từng mặt hàng
		Tổng số lượng hàng mua

Ví dụ: Doanh nghiệp H & X tiến hành nhập kho một lô hàng gồm 100 thùng giấy cao cấp với đơn giá chưa tính thuế GTGT là 285.000 đồng/thùng và 20 thùng bút kim với đơn giá chưa thuế GTGT là 950.000 đồng/thùng. Ngoài ra, chi phí vận chuyển hàng về kho phát sinh 2.000.000 đồng (chưa bao gồm VAT) và chi phí bốc xếp là 500.000 đồng (chưa VAT).

Việc phân bổ chi phí được thực hiện như sau:

Chi phí mua giấy	=	2.000.000 + 500.000	* 100 =  2.083.333
		(100 + 20)

 

Chi phí mua bút kim	=	2.000.000+500.000	* 20 =    416.667
		(100 + 20)

 

Mặt hàng	Số lượng	Đơn giá  chưa Thuế GTGT	Thành tiền	Chi phí vận chuyển	Tổng giá trị hàng nhập kho
Giấy cao cấp	100	285.000	28.500.000	2.083.333	30.583.333
Bút kim	20	950.000	19.000.000	416.667	19.416.667

c. Trường hợp hàng về trước, hóa đơn nhận sau

Khi doanh nghiệp đã nhận hàng nhập kho nhưng nhà cung cấp chưa xuất hóa đơn GTGT, kế toán vẫn thực hiện thủ tục nhập kho nhưng chưa được ghi nhận thuế GTGT đầu vào và cũng chưa kê khai thuế. Để chứng minh tình huống “hàng về trước, hóa đơn về sau”, hồ sơ cần có hợp đồng mua bán thể hiện rõ thời điểm giao hàng và thời điểm xuất hóa đơn, kèm theo phiếu xuất kho của bên bán và phiếu nhập kho của doanh nghiệp.

Trong giai đoạn chưa có hóa đơn GTGT, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho hoặc biên bản bàn giao hàng để ghi nhận:

• Nợ TK 152/156/1561: Giá trị hàng hóa (chưa có thuế GTGT)

• Có TK 111, 112, 331: Số tiền phải trả cho nhà cung cấp

Giá trị hàng nhập kho được xác định theo giá đã thỏa thuận trong hợp đồng và thể hiện trên phiếu xuất kho của bên bán. Nếu chứng từ không thể hiện giá bán, kế toán sẽ dùng giá tạm tính (thường lấy theo đơn giá của lần mua gần nhất).

Khi hóa đơn được phát hành, kế toán ghi nhận bổ sung:

• Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào

• Có TK 111, 112, 331: Số tiền thuế phải trả

Tùy trường hợp so sánh giá mua thực tế với giá tạm tính:

• Nếu giá thực tế = giá tạm tính → chỉ hạch toán bổ sung thuế GTGT.

• Nếu giá thực tế > giá tạm tính → phải điều chỉnh tăng giá trị hàng tồn kho:

  • Nợ TK 152/156/1561: Số lượng × (giá thực tế – giá tạm tính)

  • Có TK 111, 112, 331: Số lượng × (giá thực tế – giá tạm tính)

• Nếu giá thực tế < giá tạm tính → điều chỉnh giảm giá trị hàng tồn kho:

  • Nợ TK 111, 112, 331: Số lượng × (giá tạm tính – giá thực tế)

  • Có TK 152/156/1561: Số lượng × (giá tạm tính – giá thực tế)

d. Trường hợp hóa đơn về trước, hàng về sau

Nếu cuối kỳ kế toán doanh nghiệp đã nhận được hóa đơn GTGT nhưng hàng hóa chưa nhập kho, kế toán cần ghi nhận vào tài khoản hàng mua đang đi đường.

Khi nhận hóa đơn:

• Nợ TK 151: Hàng mua đang đi đường

• Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào

• Có TK 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán

Khi hàng thực nhập về kho:

• Nợ TK 152/156/1561: Giá trị hàng nhập kho

• Có TK 151: Hàng mua đang đi đường

e. Trả lại hàng mua

Doanh nghiệp có thể trả lại hàng hóa cho nhà cung cấp trong các trường hợp như hàng bị lỗi, sai quy cách hoặc không đúng chủng loại.

Khi nhận hóa đơn hàng trả lại:

• Nợ TK 152/156/1561: Giá trị hàng hóa chưa thuế

• Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào

• Có TK 111, 112, 331: Tổng giá phải thanh toán

Khi xuất hóa đơn trả lại cho nhà cung cấp, kế toán ghi giảm giá trị hàng:

• Nợ TK 111, 112, 331: Số tiền được nhà cung cấp hoàn trả

• Có TK 152/156/1561: Giá trị hàng hóa trả lại chưa thuế

• Có TK 1331: Thuế GTGT của phần hàng hóa trả lại

6. Các câu hỏi thường gặp về nghiệp vụ mua hàng

Câu hỏi số 1: Kế toán mua hàng là gì?

Kế toán mua hàng chịu trách nhiệm đảm bảo nguồn cung và quản lý đầu vào của hàng hóa và nguyên vật liệu cho doanh nghiệp. Họ đại diện cho doanh nghiệp trong việc kiểm tra, giám sát và đánh giá chất lượng của từng lô hàng nhập vào.

Câu hỏi số 2: Hàng mua đang đi đường là gì?

Hàng mua đang đi đường là giá trị của hàng hóa, vật tư (bao gồm nguyên liệu, vật liệu; công cụ, dụng cụ; hàng hóa) mà doanh nghiệp đã mua từ bên ngoài và đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, nhưng vẫn đang trong quá trình vận chuyển, nằm ở bến cảng, bến bãi hoặc đã đến doanh nghiệp nhưng chưa được kiểm nhận nhập kho.

Bài viết này AZTAX đã cung cấp cho bạn về cách hạch toán nghiệp vụ mua hàng chi tiết nhất. Hy vọng rằng những thông tin trên sẽ giúp ích cho bạn trong công việc. Nếu cần tư vấn hãy liên hệ với chúng tôi qua số HOTLINE: 0932.383.089.

Xem thêm: Cách kê khai và hạch toán kết chuyển lãi lỗ đầu năm và cuối năm

Xem thêm: Quy trình hạch toán kế toán xây dựng công trìn