Hạch toán mua hàng trả góp là một lĩnh vực quan trọng trong quản lý tài chính doanh nghiệp, liên quan đến việc ghi chép và phân tích các giao dịch mua sắm với hình thức thanh toán chia kỳ. Vậy cách hạch toán mua trả góp, trả chậm ra sao? Điều kiện và những lưu ý khi hạch toán trả góp như thế nào? Hãy cùng AZTAX khám phá trong bài viết này nhé!
1. Mua hàng trả góp là gì?
Mua trả góp là hình thức mua sắm cho phép người tiêu dùng thanh toán sản phẩm hoặc dịch vụ theo từng đợt trong một thời gian cụ thể. Thay vì phải chi trả toàn bộ số tiền ngay lập tức, khách hàng có thể chia nhỏ số tiền thành các khoản thanh toán định kỳ.
Hợp đồng mua bán trả góp thường được ký giữa bên mua và bên bán, với thỏa thuận thanh toán theo định kỳ, thường là hàng tháng. Mỗi khoản thanh toán bao gồm cả phần gốc và lãi, được tính dựa trên số tiền nợ còn lại sau mỗi kỳ thanh toán.
2. Cách hạch toán mua hàng trả góp, trả chậm
2.1 Nguyên tắc hạch toán mua hàng trả góp, trả chậm
Theo nguyên tắc kế toán, việc mua hàng trả góp, trả chậm được ghi nhận như một giao dịch mua hàng trả chậm. Các bước hạch toán cần thực hiện bao gồm:
- Ghi nhận hàng hóa mua trả góp vào kho dựa trên số lượng, chủng loại và giá trị thực tế.
- Hạch toán thuế giá trị gia tăng theo quy định pháp luật.
- Ghi nhận lãi suất trả chậm theo từng kỳ.
2.2 Hạch toán mua trả góp, trả chậm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, kế toán thực hiện như sau:
- Ghi nhận hàng hóa vào kho theo số lượng, chủng loại và giá trị thực tế, bao gồm cả giá trị hàng hóa và lãi suất trả chậm.
- Bút toán ghi nhận:
- Nợ TK 156 – Hàng hóa (giá trị hàng hóa)
- Nợ TK 335 – Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (thuế GTGT)
- Có tài khoản 331 – Phải trả cho người bán (với tổng số tiền phải thanh toán)
- Ghi nhận lãi suất trả chậm:
- Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (lãi suất trả chậm)
- Có TK 331 – Phải trả cho người bán (lãi suất trả chậm)
Ví dụ về mua hàng trả chậm, trả góp: Công ty A mua 100 chiếc máy tính từ nhà cung cấp B với tổng giá trị hàng hóa là 500 triệu đồng, chưa bao gồm thuế GTGT 10%. Công ty A thỏa thuận trả góp trong 6 tháng, với lãi suất trả chậm là 5% trên tổng giá trị hàng hóa.
Hạch toán trả góp như sau:
- Ghi nhận hàng hóa vào kho:
- Tổng giá trị hàng hóa: 500 triệu đồng
- Thuế GTGT: 10% x 500 triệu đồng = 50 triệu đồng
- Tổng số tiền phải thanh toán: 500 triệu đồng + 50 triệu đồng (thuế GTGT) = 550 triệu đồng
- Bút toán ghi nhận:
- Nợ TK 156 – Hàng hóa: 500 triệu đồng
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ: 50 triệu đồng
- Có TK 331 – Phải trả cho người bán: 550 triệu đồng
- Ghi nhận lãi suất trả chậm:
- Lãi suất trả chậm: 5% x 500 triệu đồng = 25 triệu đồng
- Bút toán ghi nhận:
- Nợ TK 635 – Chi phí tài chính: 25 triệu đồng
- Có TK 331 – Phải trả cho người bán: 25 triệu đồng
Tổng kết:
- Công ty A ghi nhận vào kho 100 chiếc máy tính với giá trị 500 triệu đồng.
- Thuế GTGT được khấu trừ là 50 triệu đồng.
- Tổng số tiền phải trả cho nhà cung cấp B là 550 triệu đồng, bao gồm cả giá trị hàng hóa và lãi suất trả chậm.
2.3 Hạch toán mua trả góp, trả chậm theo Thông tư 133/2016/TT-BTC
Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, kế toán thực hiện như sau:
- Ghi nhận hàng hóa vào kho theo số lượng, chủng loại và giá trị thực tế, bao gồm cả giá trị hàng hóa và lãi suất trả chậm.
- Bút toán ghi nhận:
- Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (giá trị hàng hóa)
- Ghi nợ tài khoản 153 – Công cụ dụng cụ (giá trị hàng hóa)
- Nợ TK 156 – Hàng hóa (giá trị hàng hóa)
- Nợ TK 335 – Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (thuế GTGT)
- Ghi có tài khoản 331 – Phải trả cho người bán (toàn bộ số tiền thanh toán)
- Ghi nhận lãi suất trả chậm:
- Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (lãi suất trả chậm)
- Có TK 331 – Phải trả cho người bán (lãi suất trả chậm)
Doanh nghiệp cần đảm bảo tính chính xác của các thông tin trên chứng từ kế toán để duy trì sự chính xác trong sổ sách kế toán.
Ví dụ về mua hàng trả chậm, trả góp: Công ty X mua 500 kg nguyên liệu từ nhà cung cấp Y với tổng giá trị hàng hóa là 300 triệu đồng, chưa bao gồm thuế GTGT 10%. Công ty X thỏa thuận trả góp trong 3 tháng, với lãi suất trả chậm là 4% trên tổng giá trị hàng hóa.
Hạch toán trả góp như sau:
- Ghi nhận hàng hóa vào kho:
- Tổng giá trị nguyên liệu: 300 triệu đồng
- Thuế GTGT: 10% x 300 triệu đồng = 30 triệu đồng
- Tổng số tiền phải thanh toán: 300 triệu đồng + 30 triệu đồng (thuế GTGT) = 330 triệu đồng
- Bút toán ghi nhận:
- Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu: 300 triệu đồng
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ: 30 triệu đồng
- Có TK 331 – Phải trả cho người bán: 330 triệu đồng
- Ghi nhận lãi suất trả chậm:
- Lãi suất trả chậm: 4% x 300 triệu đồng = 12 triệu đồng
- Bút toán ghi nhận:
- Nợ TK 635 – Chi phí tài chính: 12 triệu đồng
- Có TK 331 – Phải trả cho người bán: 12 triệu đồng
Tổng kết:
- Công ty X ghi nhận vào kho 500 kg nguyên liệu với giá trị 300 triệu đồng.
- Thuế GTGT được khấu trừ là 30 triệu đồng.
- Tổng số tiền phải trả cho nhà cung cấp Y là 330 triệu đồng, bao gồm cả giá trị nguyên liệu và lãi suất trả chậm.
3. Cách hạch toán hàng bán trả góp, trả chậm
Khi bán sản phẩm hoặc hàng hóa theo phương thức trả chậm hoặc trả góp, kế toán ghi nhận doanh thu của kỳ kế toán theo giá bán trả tiền ngay (chưa bao gồm thuế). Phần chênh lệch giữa giá bán trả chậm hoặc trả góp và giá bán trả tiền ngay được ghi vào tài khoản 3387 “Doanh thu chưa thực hiện“.
Hạch toán bán hàng trả góp ghi nhận như sau:
- Nợ TK 111, 112, 131
- Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (giá bán trả tiền ngay chưa bao gồm thuế GTGT)
- Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp (3331, 3332)
- Có TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện (phần chênh lệch giữa giá bán trả chậm, trả góp và giá bán trả tiền ngay chưa bao gồm thuế GTGT).
Định kỳ, kế toán xác định và kết chuyển doanh thu từ lãi bán hàng trả chậm, trả góp trong kỳ, với bút toán sau:
- Nợ TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện
- Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (lãi trả chậm, trả góp).
Khi thu tiền từ việc bán hàng trả chậm, trả góp, bao gồm cả phần chênh lệch giữa giá bán trả chậm, trả góp và giá bán trả tiền ngay, ghi nhận:
- Nợ các TK 111, 112…
- Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
Đồng thời, kế toán ghi nhận giá vốn hàng bán:
Đối với sản phẩm hoặc hàng hóa, ghi:
- Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
- Có các TK 154, 155, 156, 157,…
Đối với thanh lý hoặc bán bất động sản đầu tư, ghi:
- Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (giá trị còn lại của BĐS đầu tư)
- Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (2147) (số hao mòn lũy kế – nếu có)
- Có TK 217 – BĐS đầu tư.
Xem thêm: Cách hạch toán nghiệp vụ mua hàng trong nước chi tiết
Xem thêm: Cách hạch toán mua dịch vụ, bán dịch vụ
4. Giá tính thuế GTGT đối với hàng trả góp, trả chậm
Theo khoản 7 điều 7 Thông tư 219/2013/TT-BTC:
7. Đối với hàng hóa bản theo phương thức trả góp, trả chậm là giả tỉnh theo giả bản trả một lần chưa có thuế GTGT của hàng hóa đó, không bao gồm khoản lãi trả góp, lãi trả chậm.
Ví dụ: Công ty kinh doanh điện thoại bán điện thoại Y với giá trả góp chưa có thuế GTGT là 15,2 triệu đồng/chiếc (trong đó giá bán điện thoại là 15 triệu đồng, lãi trả góp là 0,2 triệu đồng), thì giá tính thuế GTGT là 15 triệu đồng.
5. Điều kiện khấu trừ thuế GTGT hàng trả góp, trả chậm
Điều kiện để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với hàng hóa trả góp, trả chậm bao gồm là: Có hóa đơn giá trị gia tăng hợp pháp cho hàng hóa, dịch vụ đã mua, có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ (bao gồm cả hàng nhập khẩu) từ mức hai mươi triệu đồng trở lên.
Căn cứ theo khoản 10 Điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC quy định về điều kiện khấu trừ thuế GTGT hàng trả góp như sau:
1. Có hóa đơn giá trị gia tăng hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng khâu nhập khẩu hoặc chứng từ nộp thuế GTGT thay cho phía nước ngoài theo hướng dẫn của Bộ Tài chính áp dụng đối với các tổ chức nước ngoài không có tư cách pháp nhân Việt Nam và cá nhân nước ngoài kinh doanh hoặc có thu nhập phát sinh tại Việt Nam.
2. Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ hai mươi triệu đồng trở lên, trừ các trường hợp giá trị hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu từng lần có giá trị dưới hai mươi triệu đồng, hàng hóa, dịch vụ mua vào từng lần theo hóa đơn dưới hai mươi triệu đồng theo giá đã có thuế GTGT và trường hợp cơ sở kinh doanh nhập khẩu hàng hóa là quà biếu, quà tặng của tổ chức, cá nhân ở nước ngoài.
Như vậy, để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào cho hàng trả góp, trả chậm cần đáp ứng các điều kiện sau: Có hóa đơn giá trị gia tăng hợp lệ cho hàng hóa và dịch vụ đã mua, có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho các giao dịch mua hàng hóa và dịch vụ (bao gồm cả hàng nhập khẩu) với giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên.
6. Những lưu ý khi hạch toán mua hàng trả góp, trả chậm
Khi thực hiện hạch toán mua hàng trả góp, trả chậm doanh nghiệp cần chú ý một số điểm quan trọng để đảm bảo ghi nhận và quản lý tài chính chính xác.
- Khi mua hàng theo hình thức trả góp, việc hạch toán giá trị hàng hóa và thuế GTGT phải căn cứ vào giá trị ghi trong hợp đồng và hóa đơn GTGT. Doanh nghiệp cần ghi nhận toàn bộ giá trị hàng hóa vào sổ sách kế toán ngay khi nhận hàng, mà không phân chia theo từng đợt trả góp.
- Khoản phải trả cho bên bán hàng được phân vào các tài khoản nợ phải trả, chẳng hạn như “Nợ phải trả dài hạn” hoặc “Nợ phải trả ngắn hạn”, tùy thuộc vào thời gian thanh toán. Việc phân loại này giúp quản lý và theo dõi các khoản nợ một cách hiệu quả hơn.
- Nếu hợp đồng trả góp có bao gồm phần lãi vay, doanh nghiệp cần ghi nhận chi phí lãi vay vào tài khoản chi phí tài chính. Chi phí này phải được phân bổ theo từng kỳ hạn trả góp.
- Doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống theo dõi các kỳ hạn trả góp và đảm bảo thực hiện thanh toán đúng hạn. Mỗi khoản thanh toán phải được ghi nhận vào tài khoản ngân hàng và cập nhật vào sổ sách kế toán.
- Cần thiết lập các biện pháp kiểm soát rủi ro để đảm bảo việc trả góp được thực hiện đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng. Doanh nghiệp cần theo dõi tiến độ thanh toán và kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh.
Khi hạch toán mua hàng trả góp, trả chậm doanh nghiệp cần đảm bảo ghi nhận chính xác giá trị hàng hóa, chi phí lãi vay và thuế GTGT, đồng thời theo dõi và xử lý kịp thời các khoản thanh toán. Điều này giúp quản lý tài chính hiệu quả và duy trì tính minh bạch trong báo cáo tài chính
Việc hạch toán mua hàng trả góp, trả chậm là một công việc quan trọng và đòi hỏi sự chính xác cao trong việc ghi nhận giá trị hàng hóa, chi phí lãi vay, thuế GTGT… Để đảm bảo quy trình hạch toán trả chậm trả góp được diễn ra suôn sẻ và đạt hiệu quả cao nhất, chúng tôi khuyến khích bạn liên hệ với AZTAX qua Hotline: 0932.383.089. Chúng tôi cam kết sẽ cung cấp những giải pháp chính xác và kịp thời nhất!
Xem thêm: Cách hạch toán mua bánh trung thu tặng khách hàng
Xem thêm: Hướng dẫn cách hạch toán mua đồng phục cho nhân viên
