Hướng dẫn cách hạch toán chi đồng phục cho nhân viên

Hạch toán mua đồng phục cho nhân viên là nghiệp vụ kế toán quen thuộc nhưng không phải ai cũng nắm rõ cách xử lý đúng chuẩn. Việc ghi nhận chi phí này ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo tài chính và tuân thủ quy định thuế. Trong bài viết này, AZTAX sẽ cùng bạn tìm hiểu chi tiết nguyên tắc, định khoản và lưu ý quan trọng khi hạch toán khoản chi mua đồng phục. Đừng bỏ lỡ!

1. Nguyên tắc trong cách hạch toán tiền đồng phục nhân viên

Theo điểm 2.7, Điều 4 của Thông tư 96/2015/TT-BTC, sửa đổi, bổ sung Điều 6 trong Thông tư 78/2015/TT-BTC, có quy định chi tiết về phương pháp hạch toán chi phí đồng phục nhân viên như sau:

Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế
…
2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:
…
2.7. Phần chi trang phục bằng hiện vật cho người lao động không có hóa đơn, chứng từ. Phần chi trang phục bằng tiền cho người lao động vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm.

Trường hợp doanh nghiệp có chi trang phục cả bằng tiền và hiện vật cho người lao động để được tính vào chi phí được trừ thì mức chi tối đa đối với chi bằng tiền không vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm, bằng hiện vật phải có hóa đơn, chứng từ.

Đối với những ngành kinh doanh có tính chất đặc thù thì chi phí này được thực hiện theo quy định cụ thể của Bộ Tài chính.

Trường hợp 1: Doanh nghiệp chi trả tiền trang phục bằng tiền cho người lao động

Trường hợp doanh nghiệp thanh toán tiền mặt hoặc chuyển khoản cho người lao động để tự trang bị trang phục, chi phí được xác định theo quy định sau:

• Được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN đối với khoản chi không vượt quá 5 triệu đồng/người/năm và có đầy đủ chứng từ chi trả hợp lệ.
  • Trường hợp chi bằng tiền mặt phải có phiếu chi.
  • Trường hợp chi bằng chuyển khoản phải có ủy nhiệm chi hoặc giấy báo nợ của ngân hàng.
• Không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN đối với:
  • Phần chi vượt mức 5 triệu đồng/người/năm.
  • Khoản chi không có chứng từ hợp lệ theo quy định.
    

Ví dụ minh họa 1:

Công ty ABC thực hiện chi tiền hỗ trợ trang phục cho nhân viên bộ phận quản lý trong năm 2025 bằng tiền mặt, theo danh sách sau:

Căn cứ danh sách trên, Công ty ABC đã lập phiếu chi để thanh toán tiền trang phục bằng tiền mặt cho người lao động.

Như vậy, trong tổng số tiền đã chi là 15.000.000 đồng:

• 14.000.000 đồng được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.
• 1.000.000 đồng không được tính vào chi phí được trừ do khoản chi cho ông Nguyễn Văn C vượt mức khống chế 5 triệu đồng/người/năm theo quy định.

Ví dụ minh họa 2:

Giả sử Công ty ABC có các khoản chi cho đồng phục nhân viên như sau:

• Nếu tổng chi bằng tiền là 3,5 triệu đồng/năm, khoản chi này sẽ không phải tính vào thuế thu nhập cá nhân (TNCN) vì nằm trong giới hạn 5 triệu đồng/người/năm.
• Nếu tổng chi tiêu tăng lên 5,5 triệu đồng/năm, phần chi vượt quá giới hạn và phải tính vào thuế TNCN sẽ là: 5,5 triệu đồng – 5 triệu đồng = 0,5 triệu đồng.

Ví dụ minh họa 3:

Công ty ACB chi 6 triệu đồng bằng tiền mặt và thêm 12 triệu đồng cho đồng phục bằng hiện vật. Khoản thuế TNCN sẽ được tính như sau: 6 triệu đồng – 5 triệu đồng = 1 triệu đồng (phần chi vượt mức này sẽ chịu thuế TNCN). Phần chi bằng hiện vật trị giá 12 triệu đồng sẽ được hạch toán riêng và có thể được tính vào chi phí hợp lý nếu có đầy đủ hóa đơn chứng từ.

Xem thêm: Dịch vụ kế toán trọn gói

Trường hợp 2: Doanh nghiệp cấp phát trang phục cho người lao động bằng hiện vật

Trường hợp doanh nghiệp trực tiếp mua hoặc tự tổ chức sản xuất trang phục và cấp phát cho người lao động, việc xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN được thực hiện như sau:

• Khoản chi được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN nếu doanh nghiệp có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định.
  Trong trường hợp này, chi phí trang phục không bị giới hạn mức chi và không cần xác định giá trị trang phục phân bổ cho từng người lao động, cũng không phải quy đổi hiện vật ra tiền để tính khống chế.
• Khoản chi không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN nếu việc mua hoặc cấp phát trang phục không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ.

Ví dụ minh họa 1:

Trong năm 2025, Công ty ABC thực hiện đặt may đồng phục cho nhân viên bán hàng, với các thông tin sau:

• Giá trị đơn hàng: 20.000.000 đồng, chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng 8%.
• Có hóa đơn giá trị gia tăng hợp pháp và thanh toán qua ngân hàng theo đúng quy định.

Căn cứ hồ sơ, chứng từ nêu trên, toàn bộ số tiền 20.000.000 đồng chi mua đồng phục được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.

Ví dụ minh họa 2:

Trong năm 2025, Công ty ABC mua đồng phục may sẵn để cấp cho nhân viên bảo vệ với giá trị 1.500.000 đồng, tuy nhiên không có hóa đơn, chứng từ kèm theo.

Do khoản chi này không đáp ứng điều kiện về hóa đơn, chứng từ theo quy định, nên 1.500.000 đồng không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.

Trường hợp 3: Doanh nghiệp chi trang phục cho người lao động bằng cả tiền và hiện vật

Khi doanh nghiệp đồng thời áp dụng hai hình thức chi trang phục là chi bằng tiền và cấp phát bằng hiện vật, việc xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp được thực hiện riêng cho từng hình thức, cụ thể:

• Đối với khoản chi trang phục bằng tiền
  • Doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ tối đa 5 triệu đồng/người/năm.
  • Trường hợp mức chi vượt quá 5 triệu đồng/người/năm thì phần vượt này không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.
• Đối với khoản chi trang phục bằng hiện vật
  • Nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ thì toàn bộ giá trị trang phục được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.
  • Trường hợp không có hóa đơn, chứng từ thì khoản chi tương ứng sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ.

Ví dụ minh họa:

Năm 2025, Công ty ABC thực hiện chi trang phục cho người lao động bằng cả hai hình thức, với thông tin như sau:

Trong đó:

• Đơn giá 1 bộ trang phục là 1.000.000 đồng, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán hợp lệ.
• Khoản chi bằng tiền mặt đã được lập phiếu chi theo quy định.

Xác định chi phí được trừ:

• Đối với khoản chi trang phục bằng tiền là 13.500.000 đồng:
  Do mức chi của từng người lao động đều không vượt quá 5 triệu đồng/người/năm nên toàn bộ khoản tiền này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.
• Đối với khoản chi trang phục bằng hiện vật là 7 bộ tương ứng 7.000.000 đồng:
  Do có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ nên toàn bộ giá trị này cũng được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.

Tổng số tiền chi trang phục trong năm = 20.500.000 đồng (13.500.000 đồng chi bằng tiền và 7.000.000 đồng chi bằng hiện vật) đều đủ điều kiện tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.

2. Chứng từ cần thiết và cách hạch toán chi đồng phục cho nhân viên

2.1 Khi trả bằng tiền (bị không chế)

Để thực hiện chi trả trang phục cho nhân viên bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ sau:

• Bảng kê cấp phát đồng phục: Lập bảng kê chi tiết danh sách nhân viên nhận trang phục, có chữ ký xác nhận của từng nhân viên để đảm bảo tính minh bạch.
• Chứng từ thanh toán: Bao gồm chứng từ thanh toán tiền mặt và chứng từ thanh toán qua ngân hàng, tùy thuộc vào hình thức thanh toán được sử dụng.

Cách hạch toán chi phí đồng phục cho nhân viên bằng tiền dựa trên quy định hiện hành:

Theo quy định tại Điều 4 của Thông tư 96/2015/TT-BTC, sửa đổi và bổ sung Điểm 2.6, Khoản 2, Điều 6 của Thông tư 78/2014/TT-BTC:

• Chi phí trang phục bằng tiền: Mức chi không vượt quá 5 triệu đồng/người/năm. Nếu chi vượt mức này, phần chi phí vượt quá sẽ không được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và sẽ phải chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN).
• Chi phí trang phục bằng hiện vật: Trường hợp có đầy đủ hóa đơn và chứng từ hợp lệ, toàn bộ chi phí trang phục bằng hiện vật sẽ được tính vào chi phí hợp lý.
• Chi trả kết hợp tiền và hiện vật: Khi chi trả cả bằng tiền và hiện vật, mức chi phí hợp lý được tính vào thu nhập chịu thuế vẫn không vượt quá 5 triệu đồng/người/năm, áp dụng riêng cho phần chi bằng tiền. Phần chi bằng hiện vật sẽ được hạch toán riêng dựa trên các hóa đơn và chứng từ liên quan.

Ngoài ra, theo quy định tại Điểm b.2.1, Khoản b, Điều 8 của Thông tư 111/2013/TT-BTC, những khoản chi phí hợp lý bao gồm chi phí trang phục cũng được phép trừ khi xác định thu nhập từ kinh doanh, tiền lương, và tiền công.

Lưu ý: Đối với các ngành kinh doanh có tính chất đặc thù, chi phí này có thể được thực hiện theo các quy định riêng do Bộ Tài chính ban hành, tùy thuộc vào từng lĩnh vực cụ thể.

2.2 Khi trả bằng hiện vật (không bị khống chế)

Khi chi trả trang phục bằng hiện vật, doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ các thủ tục sau để đảm bảo tính hợp lệ:

• Hóa đơn: Yêu cầu hóa đơn chứng minh giao dịch mua trang phục từ bên cung cấp
• Biên bản giao nhận hàng hoặc phiếu xuất kho: Biên bản hoặc phiếu xuất kho từ phía nhà cung cấp (nếu có) nhằm xác nhận số lượng và chất lượng hàng hóa đã được nhận
• Hợp đồng và biên bản thanh lý: Hợp đồng mua bán và biên bản thanh lý nếu có, để ghi nhận thỏa thuận mua hàng và hoàn thành giao dịch
• Chứng từ thanh toán: Sử dụng chứng từ thanh toán tiền mặt cho các khoản dưới 20 triệu đồng; nếu số tiền từ 20 triệu đồng trở lên, phải thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng (UNC)
• Bảng kê cấp phát đồng phục: Lập bảng kê danh sách nhân viên nhận đồng phục, có chữ ký xác nhận của từng nhân viên
• Quy định về đồng phục trong hợp đồng và quy chế tài chính: Hợp đồng lao động phải ghi rõ hỗ trợ đồng phục, và quy chế tài chính của công ty cần nêu rõ quy định về việc cấp phát đồng phục cho nhân viên

Cách hạch toán chi đồng phục cho nhân viên:

• Ghi nhận chi phí ban đầu:
  • Nợ TK 242: Chi phí trả trước
  • Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ
  • Có TK 111: Tiền mặt
  • Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng
  • Có TK 331: Phải trả người bán
• Phân bổ chi phí theo kỳ:
  • Nợ TK 627: Chi phí cho bộ phận sản xuất chung
  • Nợ TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài
  • Có TK 242: Chi phí trả trước

Ví dụ: Công ty ABC mua đồng phục cho nhân viên với tổng giá trị 50.000.000 VNĐ, bao gồm thuế GTGT 10%.

1. Ghi nhận chi phí ban đầu:

• Nợ TK 242 (Chi phí trả trước): 50.000.000 VND
• Nợ TK 1331 (Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ): 5.000.000 VND
• Có TK 111 (Tiền mặt): 30.000.000 VND
• Có TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): 15.000.000 VND
• Có TK 331 (Phải trả người bán): 10.000.000 VND

Công ty thanh toán một phần bằng tiền mặt, một phần bằng tiền gửi ngân hàng và còn lại sẽ trả sau cho nhà cung cấp. Tổng chi phí trước thuế là 45.000.000 VND, thuế GTGT là 5.000.000 VND

2. Phân bổ chi phí theo kỳ:

• Nợ TK 627 (Chi phí cho bộ phận sản xuất chung): 40.000.000 VND
• Nợ TK 6427 (Chi phí dịch vụ mua ngoài): 5.000.000 VND
• Có TK 242 (Chi phí trả trước): 45.000.000 VND

Sau khi nhận đồng phục, công ty phân bổ chi phí vào các tài khoản chi phí theo kỳ. Trong đó, 40.000.000 VND được phân bổ vào chi phí sản xuất chung và 5.000.000 VND vào chi phí dịch vụ mua ngoài.

2.3 Hạch toán mua đồng phục cho nhân viên trên MISA

Hạch toán mua đồng phục cho nhân viên trên phần mềm MISA là quy trình tự động hóa việc ghi nhận chi phí, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác. Dưới đây là các bước cơ bản để hạch toán trên MISA:

Nhập chứng từ mua hàng:

• Vào phân hệ “Mua hàng” trên MISA, chọn “Phiếu nhập kho” hoặc “Hóa đơn mua hàng”.
• Nhập thông tin hóa đơn mua đồng phục (số hóa đơn, ngày, nhà cung cấp, giá trị trước thuế, thuế GTGT).
• Định khoản: Nợ TK 242 (Chi phí trả trước), Nợ TK 1331 (Thuế GTGT được khấu trừ), Có TK 111/112/331 (Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng/Phải trả người bán).

Phân bổ chi phí:

• Vào phân hệ “Chi phí”, chọn “Phân bổ chi phí trả trước”.
• Lựa chọn chứng từ mua đồng phục đã nhập, phân bổ vào TK 627 (Chi phí sản xuất chung) hoặc TK 6427 (Chi phí dịch vụ mua ngoài) tùy theo mục đích sử dụng.
• Xác nhận phân bổ để hoàn tất.

Ví dụ: Công ty ABC mua đồng phục trị giá 50 triệu đồng (chưa thuế), thuế GTGT 10%. Trên MISA:

• Nhập phiếu nhập kho: Nợ TK 242: 50.000.000 VND, Nợ TK 1331: 5.000.000 VND, Có TK 331: 55.000.000 VND.
• Phân bổ chi phí: Nợ TK 627: 50.000.000 VND, Có TK 242: 50.000.000 VND.

Lưu ý: Đảm bảo các tài khoản được khai báo đúng trong danh mục tài khoản của MISA trước khi thực hiện hạch toán.

3. Vì sao phải thực hiện cách hạch toán tiền đồng phục nhân viên?

Hạch toán chi phí đồng phục nhân viên là một khía cạnh quan trọng trong công tác kế toán của doanh nghiệp, đóng vai trò thiết yếu trong việc kiểm soát và ghi nhận các khoản chi cho trang phục của nhân viên. Dưới đây là những lý do quan trọng giải thích vì sao việc hạch toán tiền đồng phục cần được thực hiện một cách chính xác:

• Quản lý chi phí hiệu quả: Việc hạch toán chi phí đồng phục cho phép doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng về số tiền đã chi cho trang phục nhân viên. Quá trình này giúp cải thiện khả năng quản lý chi phí, từ đó đưa ra các quyết định tài chính thông minh và phát triển chiến lược tài chính phù hợp.
• Tuân thủ quy định thuế: Hạch toán đồng phục nhân viên giúp đảm bảo việc tuân thủ các quy định thuế hiện hành. Chi phí liên quan đến đồng phục có thể được giảm trừ khi tính thuế thu nhập cá nhân hoặc thuế doanh nghiệp, nhưng yêu cầu phải có chứng từ hợp lệ và đầy đủ.
• Kiểm soát nguồn lực: Quá trình hạch toán giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý nguồn lực cũng như chi phí liên quan đến đồng phục. Điều này cho phép doanh nghiệp đánh giá hiệu quả chi phí, xác định nhu cầu điều chỉnh chiến lược cung ứng và tối ưu hóa nguồn lực.
• Thống kê và báo cáo: Dữ liệu thu được từ hạch toán được sử dụng để lập các báo cáo tài chính và thống kê. Những thông tin này không chỉ hỗ trợ quản lý nội bộ mà còn cung cấp nền tảng vững chắc cho việc đánh giá hiệu suất kinh doanh và xây dựng các chiến lược tương lai.
• Quản lý tài sản: Đồng phục nhân viên có thể được coi là tài sản của doanh nghiệp. Hạch toán giúp theo dõi giá trị của loại tài sản này, đồng thời quản lý các vấn đề liên quan đến sửa chữa, bảo trì và tận dụng tối đa.

Xem thêm: Cách hạch toán nghiệp vụ mua hàng trong nước chi tiết

Xem thêm: Cách hạch toán kế toán mua dịch vụ, bán dịch vụ

4. Câu hỏi thường gặp về hạch toán chi đồng phục cho nhân viên

4.1 Công ty có cần xuất hóa đơn khi phát áo đồng phục cho nhân viên, NLĐ không?

Theo khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC, người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa và dịch vụ, bao gồm cả trường hợp hàng hóa được dùng để cho, biếu, tặng, hoặc trả thay lương cho người lao động.

Tuy nhiên, khi công ty phát đồng phục cho nhân viên, đây không phải là hành động tặng cho nên không cần phải xuất hóa đơn cho nhân viên. Chỉ cần có hóa đơn đầu vào để hạch toán vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

4.1 Chi phí đồng phục cho nhân viên, NLĐ có được đưa vào chi phí được trừ khi tính TNDN không?

Theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, chi phí áo đồng phục cho công nhân có thể được đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu đáp ứng các điều kiện sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh: Chi phí đồng phục phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp
• Hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Phải có hóa đơn và chứng từ hợp lệ theo quy định pháp luật. Nếu chi phí đồng phục có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, việc thanh toán phải được thực hiện qua hình thức không dùng tiền mặt
• Giới hạn chi phí:
  • Nếu chi đồng phục bằng hiện vật, phải có hóa đơn, chứng từ đầy đủ
  • Nếu chi bằng tiền, số tiền chi không được vượt quá 5 triệu đồng/người/năm. Nếu vượt quá mức này, phần chi vượt sẽ không được tính vào chi phí được trừ

Chúng ta đã cùng khám phá quy trình và phương pháp hạch toán chi đồng phục cho nhân viên. Việc áp dụng đúng các bước và quy định sẽ giúp đảm bảo tính chính xác trong quản lý tài chính và tuân thủ pháp luật. Hy vọng những hướng dẫn này sẽ hỗ trợ bạn trong việc thực hiện hạch toán một cách hiệu quả. Nếu cần thêm thông tin hay hỗ trợ, hãy liên hệ với AZTAX qua số HOTLINE: 0932.383.089. Chúc bạn thành công trong công tác quản lý chi phí đồng phục!

Xem thêm: Cách hạch toán mua bánh trung thu tặng khách hàng

Xem thêm: Cách hạch toán mua hàng trả góp trả chậm theo thông tư 200 và thông tư 133