Cách hạch toán mua bánh trung thu tặng khách hàng

Trong dịp Tết Trung Thu, doanh nghiệp thường mua bánh trung thu tặng khách hàng. Việc hạch toán mua bánh trung thu tặng khách hàng cũng như chi phí mua sắm và phân phối quà tặng đòi hỏi sự chính xác để quản lý tài chính hiệu quả và rõ ràng. Quy trình này bao gồm lập dự toán, ghi chép hóa đơn và phân loại chi phí, góp phần nâng cao uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp. Chúng ta hãy cùng AZTAX tìm hiểu sâu hơn về vấn đề này nhé!

1. Có cần xuất hóa đơn bánh trung thu tặng khách hàng không?

Khi mua các sản phẩm như bánh trung thu để tặng nhân viên hoặc khách hàng, doanh nghiệp vẫn phải tuân thủ quy định về việc lập hóa đơn. Cụ thể, bạn cần xuất hóa đơn tặng bánh trung thu cho khách hàng hoặc nhân viên theo quy định của pháp luật.

Theo Điều 4 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, ban hành ngày 19/10/2020, quy định về nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn chứng từ được nêu rõ như sau:

Điều 4. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ

“1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.”

Theo công văn số 47499/CTHN-TTHT ngày 29/09/2022 về hướng dẫn giá tính thuế GTGT đối với hàng cho, biếu, tặng, Cục Thuế TP Hà Nội có ý kiến như sau:

“Công ty phải lập hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu tặng khách hàng, trên hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Giá tính thuế đối với hàng hóa, dịch vụ cho, biếu, tặng Công ty thực hiện theo hướng dẫn tại Khoản 3 Điều 7 Thông tư số 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 của Bộ Tài Chính.”

Vậy dựa theo các quy định trên, khi mua bánh trung thu để biếu tặng khách hàng, đối tác hay nhân viên, cần thực hiện như sau:

• Xuất hóa đơn bánh trung thu như hàng hóa thông thường, ghi rõ “Hàng biếu tặng không thu“.
• Thời điểm lập hóa đơn là khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc sử dụng bánh (ngày tặng hoặc sử dụng bánh).
• Hóa đơn phải là hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, không kèm bảng kê, trừ các trường hợp được quy định cụ thể.

Lưu ý khi xuất hóa đơn bánh trung thu biếu tặng:

• Cho nhân viên nội bộ: Xuất một hóa đơn tổng hợp các hộp bánh tặng kèm danh sách nhân viên có chữ ký nhận.
• Cho khách hàng, đối tác:
  • Nếu không lấy hóa đơn, xuất hóa đơn tổng hợp kèm danh sách khách hàng và chữ ký nhận.
  • Nếu muốn hóa đơn riêng, phải xuất từng hóa đơn theo quy định.
  • Đối với giá trị từ 200.000 đồng trở lên mà không có hóa đơn hoặc thông tin người mua, phải lập hóa đơn và ghi rõ lý do không có hóa đơn hoặc thông tin.

Xem thêm: Cách hạch toán nghiệp vụ mua hàng trong nước chi tiết

2. Cách hạch toán mua bánh trung thu tặng khách hàng

Hạch toán bánh trung thu tặng khách hàng đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định kế toán và thuế hiện hành. Sau đây chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách ghi nhận và xử lý các chi phí liên quan một cách chính xác và hợp lý.

Khi mua bánh trung thu tặng nhân viên nội bộ hoặc khách hàng, kế toán cần ghi sổ và hạch toán như sau:

Lưu ý:

• Kế toán chỉ hạch toán thuế GTGT đầu ra vào chi phí mà không hạch toán doanh thu.
• Nếu doanh nghiệp có thể chứng minh chi phí này là phúc lợi cho nhân viên, không cần xuất hóa đơn và tính thuế GTGT đầu ra.
• Kế toán chỉ thực hiện bút toán khi mua bánh trung thu.

Xem thêm: Cách hạch toán mua dịch vụ, bán dịch vụ

Xem thêm: Cách hạch toán mua xe ô tô và các chứng từ, nghiệp vụ cần nắm

3. Khấu trừ thuế GTGT khi bánh trung thu biếu tặng khách hàng, nhân viên

Bánh trung thu biếu tặng khách hàng và nhân viên được phép khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu có đủ chứng từ, nhưng phải kê khai và tính thuế GTGT đầu ra dựa trên giá trị của hàng hóa tương đương tại thời điểm biếu tặng.

Theo quy định tại khoản 3, Điều 7 của Thông tư 219/2013/TT-BTC, giá tính thuế đối với hàng cho, biếu, tặng được quy định cụ thể như sau:

Điều 7. Giá tính thuế

…

3. Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ (kể cả mua ngoài hoặc do cơ sở kinh doanh tự sản xuất) dùng để trao đổi, biếu, tặng, cho, trả thay lương, là giá tính thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh các hoạt động này.

Theo quy định tại khoản 5, Điều 14 của Thông tư 219/2013/TT-BTC về nguyên tắc khấu trừ thuế GTGT, có nêu:

Điều 14. Nguyên tắc khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào

…

5.Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa (kể cả hàng hóa mua ngoài hoặc hàng hóa do doanh nghiệp tự sản xuất) mà doanh nghiệp sử dụng để cho, biếu, tặng, khuyến mại, quảng cáo dưới các hình thức, phục vụ cho sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT thì được khấu trừ.

Dựa trên các quy định, kế toán xử lý việc mua bánh trung thu biếu tặng như sau:

• Có thể khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu cung cấp đầy đủ chứng từ.
• Bánh trung thu biếu tặng cần phải được kê khai và tính thuế GTGT đầu ra.
• Giá tính thuế GTGT là giá của hàng hóa, dịch vụ tương đương tại thời điểm biếu tặng.

4. Tính thuế TNDN đối với bánh trung thu biếu tặng khách hàng, đối tác, nhân viên

Chi phí mua bánh trung thu biếu tặng khách hàng, đối tác hoặc nhân viên được xem là chi phí hợp lệ nếu đáp ứng các điều kiện về liên quan hoạt động kinh doanh và có đủ chứng từ. Nếu chi phí này được chứng minh là phúc lợi cho nhân viên, doanh nghiệp không cần xuất hóa đơn và không bị giới hạn khấu trừ thuế.

Theo quy định tại Điều 4 của Thông tư 96/2015/TT-BTC, sửa đổi và bổ sung Điều 6 của Thông tư 78/2014/TT-BTC, các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện như sau:

1. Khoản chi thực tế phát sinh phải liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
2. Khoản chi có đầy đủ hoá đơn và chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật nhà nước.
3. Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng theo từng lần có giá trị hàng hóa dịch vụ từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế giá trị gia tăng) khi thanh toán phải kèm theo cả chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Do đó, khoản chi phí mua bánh trung thu biếu tặng khách hàng được xem là chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh. Nếu có đủ chứng từ liên quan, khoản chi này được tính vào chi phí hợp lệ để khấu trừ cho doanh nghiệp.

Lưu ý (1): Kể từ năm 2015, chi phí quảng cáo, tiếp thị, biếu tặng hàng hóa và dịch vụ không còn bị giới hạn 15%.

Lưu ý (2): Nếu doanh nghiệp chứng minh chi phí này thuộc phúc lợi cho nhân viên (tổng chi phí không quá 1 tháng lương bình quân thực tế), thì không cần phải xuất hóa đơn và tính thuế GTGT đầu ra.. Chi phí mua bánh vẫn được tính vào chi phí được trừ.

5. Các chứng từ liên quan khi cho, biếu, tặng bánh trung thu

Kế toán cần thu thập các chứng từ và hóa đơn sau để hạch toán quà tặng bánh trung thu cho khách hàng, nhân viên và người lao động:

• Tặng khách hàng, đối tác:
  • Hóa đơn đầu vào khi mua bánh trung thu
  • Hợp đồng mua hàng
  • Chứng từ thanh toán qua ngân hàng (nếu giá trị từ 20 triệu đồng trở lên)
  • Hóa đơn đầu ra khi xuất bánh trung thu biếu tặng

• Tặng nhân viên, người lao động:
  • Hóa đơn mua bánh trung thu
  • Hợp đồng mua hàng
  • Chứng từ thanh toán qua ngân hàng (nếu giá trị từ 20 triệu đồng trở lên)
  • Hóa đơn đầu ra (nếu không quy định tặng quà trung thu là phúc lợi của DN)
  • Tờ trình của công đoàn về việc tặng quà nhân dịp Trung thu
  • Danh sách nhân viên nhận bánh kèm chữ ký
  • Điều khoản trong quy chế tài chính của doanh nghiệp

Việc chuẩn bị và quản lý các chứng từ khi cho, biếu, tặng bánh trung thu là rất quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp lý. Các chứng từ như hóa đơn đầu vào, hợp đồng mua hàng, và chứng từ thanh toán giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, thực hiện khấu trừ thuế đúng cách, và duy trì uy tín tài chính.

Hạch toán mua bánh trung thu tặng khách hàng là một phần quan trọng trong quản lý tài chính doanh nghiệp, giúp đảm bảo tính chính xác trong ghi chép chi phí và tuân thủ quy định thuế. Việc xử lý đúng các chứng từ và hóa đơn không chỉ tối ưu hóa lợi ích tài chính mà còn bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp. Để được tư vấn chi tiết và giải đáp mọi thắc mắc về quy trình hạch toán này, xin vui lòng liên hệ với AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089.

Xem thêm: Cách hạch toán mua hàng trả góp trả chậm theo thông tư 200 và thông tư 133

Xem thêm: Hướng dẫn cách hạch toán mua đồng phục cho nhân viên