Hạch toán hủy hóa đơn đầu ra là một phần quan trọng trong kế toán và thuế, giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định pháp luật. Việc thực hiện đúng quy trình hủy hóa đơn giúp tránh các rủi ro pháp lý và tài chính. Cùng AZTAX tìm hiểu thêm nhé !
1. Hóa đơn đầu ra là gì?
Hóa đơn đầu ra là hóa đơn do bên bán phát hành, ghi rõ tên, số lượng, đơn giá và thành tiền của hàng hóa hoặc dịch vụ cung cấp cho khách hàng. Khi doanh nghiệp là bên mua trong giao dịch, hóa đơn nhận được sẽ là hóa đơn đầu vào.
Nguyên tắc xuất hóa đơn đầu ra:
Nguyên tắc xuất hóa đơn đầu ra được quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, Thông tư 119/2014/TT-BTC và Thông tư 26/2015/TT-BTC như sau:
- Các hóa đơn phải đảm bảo nội dung khớp và chính xác giữa các liên hóa đơn. Hóa đơn bán hàng hoặc cung ứng dịch vụ có thể là hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in, hoặc hóa đơn đặt in. Các chứng từ như phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý và phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cũng được coi là hóa đơn trong quản lý và sử dụng.
2. Các trường hợp hủy hóa đơn
Hủy hóa đơn trong các trường hợp sau:
- Hóa đơn đặt in sai, trùng, thừa phải hủy trước khi thanh lý hợp đồng.
- Hóa đơn không sử dụng phải hủy trong 30 ngày sau khi thông báo với cơ quan thuế.
- Hóa đơn hết giá trị phải hủy trong 19 ngày theo thông báo của cơ quan thuế.
- Hóa đơn đã lập phải hủy theo quy định pháp luật.
Hóa đơn điện tử hết thời hạn lưu trữ có thể tiêu hủy. Hóa đơn là vật chứng vụ án không được hủy.
Hóa đơn viết sai chưa kê khai chỉ cần lập biên bản thu hồi. Đã kê khai, lập biên bản điều chỉnh và xuất hóa đơn mới.
Theo Khoản 2, Điều 29 của Thông tư 39/2014/TT-BTC, những trường hợp sau đây cần phải thực hiện việc hủy hóa đơn:
- Các hóa đơn đặt in bị sai, trùng, hoặc thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng in.
- Tổ chức, hộ, cá nhân có hóa đơn không sử dụng phải hủy trong vòng 30 ngày kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.
- Tổ chức, hộ, cá nhân được cơ quan thuế thông báo hóa đơn hết giá trị phải hủy trong vòng 19 ngày, trừ trường hợp cưỡng chế nợ thuế hoặc kể từ ngày khôi phục hóa đơn đã bị mất.
- Các hóa đơn đã lập của đơn vị kế toán phải được hủy theo quy định pháp luật.
Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử hết thời hạn lưu trữ theo pháp luật kế toán có thể được tiêu hủy nếu không có quy định khác từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Các hóa đơn phải hủy theo quy định nhưng nếu là vật chứng của vụ án thì không được hủy mà phải xử lý theo pháp luật.
Đối với hóa đơn viết sai:
- Nếu chưa kê khai, chỉ cần lập biên bản thu hồi hóa đơn sai mà không cần hủy hóa đơn.
- Nếu đã kê khai, lập biên bản điều chỉnh và xuất hóa đơn mới mà không cần hủy hóa đơn.
3. Cách hạch toán huỷ hoá đơn đầu ra
Hạch toán hủy hóa đơn đầu ra bao gồm các bước điều chỉnh trong sổ sách kế toán như sau:
- Điều chỉnh doanh thu: Nếu hóa đơn hủy đã ghi nhận doanh thu, thực hiện bút toán giảm doanh thu.
- Điều chỉnh thuế GTGT đầu ra: Giảm số thuế GTGT đầu ra đã ghi nhận tương ứng với hóa đơn hủy.
Giảm Doanh Thu
Khi hóa đơn hủy đã ghi nhận doanh thu, điều chỉnh doanh thu giảm bằng cách:
- Ghi nợ tài khoản 511 – Doanh thu từ bán hàng.
- Có tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng (hoặc tài khoản liên quan nếu đã thu tiền).
Giảm Thuế GTGT Đầu Ra
Giảm thuế GTGT đầu ra cần điều chỉnh như sau:
- Nợ tài khoản 3331 – Thuế GTGT đầu ra.
- Có tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng (hoặc tài khoản liên quan).
Xem thêm: Hóa đơn bị loại hạch toán thế nào?
4. Thủ tục tiến hành hủy hóa đơn
Thủ tục hủy hóa đơn được quy định rõ trong Khoản 3, Điều 29 của Thông tư 39/2014/TT-BTC.
Cụ thể, đối tượng áp dụng hủy hóa đơn gồm tổ chức (doanh nghiệp, hợp tác xã…), hộ và cá nhân kinh doanh.
Các bước thực hiện hủy hóa đơn như sau:
Bước 1: Tạo bảng kiểm kê các hóa đơn cần hủy
Trước hết, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh cần lập bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.
Bước 2: Tổ chức Hội đồng hủy hóa đơn
- Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh cần thành lập Hội đồng hủy hóa đơn.
- Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo và kế toán.
- Riêng các trường hợp là hộ và cá nhân kinh doanh không cần thành lập hội đồng khi hủy hóa đơn.
Bước 3: Ký kết biên bản hủy hóa đơn.
Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản và chịu trách nhiệm pháp lý về sai sót.
Hồ sơ hủy hóa đơn trong các trường hợp bao gồm:
- Văn bản quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn (trừ hộ, cá nhân kinh doanh).
- Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy, gồm: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số lượng hủy (từ số… đến số… hoặc chi tiết từng số nếu không liên tục).
- Biên bản hủy hóa đơn.
- Thông báo kết quả hủy hóa đơn, bao gồm: loại, ký hiệu, số lượng hủy từ số… đến số…, lý do, ngày giờ hủy, phương pháp hủy.
Theo quy định, các hồ sơ hủy hóa đơn phải được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn.
Thông báo kết quả hủy hóa đơn gồm 02 bản: 01 bản lưu và 01 bản gửi cơ quan thuế trong vòng 05 ngày kể từ ngày hủy hóa đơn.
Xem thêm: Chi phí hóa đơn năm trước hạch toán vào năm sau được không?
5. Trong trường hợp nào cần lập biên bản hủy hóa đơn điện tử?
Theo Điều 29, Thông tư 39/2014/TT-BTC, biên bản hủy hóa đơn ghi nhận toàn bộ diễn biến quá trình hủy và được lập bởi đối tượng nắm giữ và sử dụng hóa đơn.
Biên bản hủy hóa đơn được dùng khi có sai sót trong in ấn hoặc khi không còn nhu cầu sử dụng hóa đơn cũ.
Cần phân biệt biên bản hủy hóa đơn và biên bản thu hồi hóa đơn. Biên bản thu hồi dùng khi phát hiện sai sót trong hóa đơn đã lập trong giao dịch và cần lập hóa đơn mới thay thế sau khi giao dịch kết thúc.
Hạch toán hủy hóa đơn đầu ra là quá trình quan trọng nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính. Việc điều chỉnh doanh thu và thuế GTGT đầu ra cần thực hiện đúng quy trình để tránh sai sót. Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089.
Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm chi tiết
Xem thêm: Cách kê khai và hạch toán hóa đơn thay thế khác kỳ, khách tháng
