Hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm là nghiệp vụ kế toán thường gặp khi doanh nghiệp phát hiện sai sót trong quá trình xuất hóa đơn. Việc xử lý đúng sẽ giúp sổ sách phản ánh chính xác tình hình tài chính và tránh rủi ro về thuế. Nếu ghi nhận sai, doanh nghiệp có thể đối mặt với nhiều hệ lụy không đáng có. Vậy hóa đơn điều chỉnh hạch toán như thế nào cho từng trường hợp? Trong bài viết này, AZTAX sẽ cùng tìm hiểu chi tiết cách hạch toán để áp dụng hiệu quả.
1. Hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm chi phí là gì?
Hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm là cách sửa lỗi trong các giao dịch để đảm bảo tính chính xác và minh bạch cho doanh nghiệp. Khi phát hiện sai sót trong hóa đơn đã phát hành, cả người mua và người bán cần thống nhất lập biên bản điều chỉnh để sửa đổi giá trị hóa đơn.
Các trường hợp thường gặp dẫn đến việc lập hóa đơn điều chỉnh giảm bao gồm hóa đơn GTGT viết sai, chiết khấu thương mại sau khi bán hàng, hoặc giảm giá trị do quyết toán công trình xây dựng, cùng nhiều tình huống tương tự khác.
Theo quy định tại Điều 20 của Thông tư 39/2014/TT-BTC, sau khi đã phát hành và chuyển nhượng hóa đơn, thực hiện cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ và khai thuế, nếu xảy ra sai sót, cả người mua và người bán phải thống nhất lập biên lai điều chỉnh để sửa đổi giá trị hóa đơn.
Thủ tục điều chỉnh này cần được ghi chép rõ ràng trong tài liệu thỏa thuận. Để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ các quy định, người bán phải thực hiện việc hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm một cách chính xác.
2. Quy định về việc điều chỉnh giảm doanh thu
Quy định về việc điều chỉnh giảm doanh thu là nội dung quan trọng trong công tác kế toán và quản lý thuế. Việc giảm doanh thu phát sinh khi có các yếu tố như hàng bán bị trả lại, giảm giá sau bán hoặc phát hiện sai sót trong ghi nhận.
Doanh nghiệp cần nắm rõ nguyên tắc thực hiện đúng quy định và đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính.
Dựa trên điểm b, khoản 1, Điều 81 của Thông tư 200/2014/TT-BTC, các quy định về điều chỉnh giảm trong doanh thu được quy định như sau:
b) Việc điều chỉnh giảm doanh thu được thực hiện như sau:
– Khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại phát sinh cùng kỳ tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa dịch vụ được điều chỉnh giảm doanh thu của kỳ phát sinh;
– Trường hợp sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ từ các kỳ trước, đến kỳ sau mới phát sinh chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán hoặc hàng bán bị trả lại thì doanh nghiệp được ghi giảm doanh thu theo nguyên tắc:
+ Nếu sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ từ các kỳ trước, đến kỳ sau phải giảm giá, phải chiết khấu thương mại, bị trả lại nhưng phát sinh trước thời điểm phát hành Báo cáo tài chính, kế toán phải coi đây là một sự kiện cần điều chỉnh phát sinh sau ngày lập Bảng cân đối kế toán và ghi giảm doanh thu, trên Báo cáo tài chính của kỳ lập báo cáo (kỳ trước).
+ Trường hợp sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ phải giảm giá, phải chiết khấu thương mại, bị trả lại sau thời điểm phát hành Báo cáo tài chính thì doanh nghiệp ghi giảm doanh thu của kỳ phát sinh (kỳ sau).
Như vậy, việc điều chỉnh giảm doanh thu được thực hiện theo các quy định cụ thể sau đây:
- Đối với khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hoặc hàng bán bị trả lại trong cùng kỳ tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa dịch vụ, doanh thu của kỳ đó sẽ được điều chỉnh giảm.
- Đối với trường hợp sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ từ các kỳ trước và chỉ phát sinh chiết khấu thương mại, giảm giá sau khi đã lập Báo cáo tài chính, doanh nghiệp phải xem xét và điều chỉnh sự kiện này trong kỳ lập báo cáo trước đó bằng cách ghi giảm doanh thu.
- Nếu sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ phải giảm giá, chiết khấu thương mại, bị trả lại sau khi đã lập Báo cáo tài chính, thì doanh nghiệp sẽ ghi giảm doanh thu của kỳ phát sinh (kỳ sau).
Xem thêm: Dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp
Xem thêm: Chi phí hóa đơn năm trước hạch toán vào năm sau được không?
3. Những tình huống phát sinh hóa đơn điều chỉnh giảm
Có rất nhiều trường hợp xảy ra hóa đơn điều chỉnh giảm, ví dụ như: phát hiện sai sót trong hóa đơn giá trị gia tăng, doanh nghiệp cung cấp chiết khấu thương mại cho hàng bán, hay cảnh giảm doanh thu do quyết toán của công ty xây dựng…
3.1 Khi phát hiện hóa đơn giá trị gia tăng viết bị sai
Theo quy định tại khoản 3, Điều 20 của Thông tư 39/2014/TT-BTC, khi phát hiện hóa đơn GTGT có sai sót sau khi đã kê khai thuế, hai bên liên quan phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn để sửa đổi sai sót, trong đó người bán cần phát hành hóa đơn điều chỉnh.
Các thông tin thường bị viết sai trên hóa đơn có thể bao gồm:
- Mã số thuế
- Ngày tháng năm sinh
- Tên hàng hóa
- Đơn vị tính
- Đơn giá
- Thuế suất
- Tiền thuế
- Thành tiền
- Số tiền bằng chữ…
3.2 Trường hợp doanh nghiệp bán hàng chiết khấu thương mại
Căn cứ vào khoản 2.5 phụ lục 4 thông tư 39/2019/TT-BTC quy định:
Trường hợp số tiền chiết khấu được lập khi kết thúc kỳ chiết khấu hàng bán thì doanh nghiệp được lập hóa đơn điều chỉnh kèm bảng kê các số hóa đơn cần điều chỉnh, số tiền và tiền thuế điều chỉnh.
Theo quy định của Thông tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm. Tuy nhiên, theo quy định tại mục e, khoản 1, Điều 7 của Thông tư 78/2021/TT-BTC, nếu giá trị trên hóa đơn có sai sót, có thể sử dụng dấu âm để điều chỉnh giảm phù hợp với thực tế cần điều chỉnh.
3.3 Trường hợp giảm vì quyết toán công ty xây dựng
Trong trường hợp công trình xây dựng đã được quyết toán nhưng sau đó cơ quan thẩm quyền kiểm tra lại và thay đổi giá trị được thanh toán, có hai trường hợp hạch toán điều chỉnh giảm giá trị quyết toán công trình cụ thể như sau:
- Nếu quyết toán làm tăng giá trị được thanh toán, bên B sẽ phát hành hóa đơn cho phần tăng thêm này và cả hai bên sẽ hạch toán như bình thường.
- Trường hợp giảm giá trị được thanh toán, bên B sẽ lập hóa đơn điều chỉnh giảm và cả hai bên cũng sẽ thực hiện hạch toán tương tự như khi giảm giá hàng bán sau khi hàng đã được nhập.
Vì vậy, đối với trường hợp thứ hai, doanh nghiệp cần thực hiện việc lập hóa đơn điều chỉnh giảm để điều chỉnh số liệu kế toán phù hợp.
4. Hướng dẫn cách hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm
Hướng dẫn hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm giúp doanh nghiệp xử lý chính xác các trường hợp thay đổi về giá trị giao dịch sau khi hóa đơn đã phát hành. Vậy trong từng tình huống cụ thể, kế toán phải ghi nhận ra sao để đảm bảo tính hợp lệ và tuân thủ quy định?
4.1 Hạch toán hóa đơn điều chỉnh tăng doanh thu và thuế GTGT
a. Đối với bên bán:
Khi lập hóa đơn điều chỉnh tăng, ghi nhận:
- Nợ TK 111, 112, 131 – Số tiền khách hàng phải trả hoặc đã thanh toán
- Có TK 511 – Doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ
- Có TK 33311 – Thuế GTGT đầu ra phải nộp
b. Đối với bên mua:
Trường hợp hàng hóa còn tồn kho:
- Nợ TK 156 – Giá trị hàng hóa tăng thêm
- Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ
- Có TK 331, 111, 112 – Thanh toán hoặc ghi nhận công nợ
Trường hợp hàng hóa đã bán:
- Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán tăng thêm
- Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ
- Có TK 331, 111, 112 – Thanh toán hoặc ghi nhận công nợ
Trường hợp hàng hóa/dịch vụ đã đưa vào sử dụng cho sản xuất, kinh doanh, quản lý:
- Nợ TK 154, 642… – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang hoặc chi phí quản lý tăng thêm
- Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ
- Có TK 331, 111, 112 – Thanh toán hoặc ghi nhận công nợ
4.2 Hàng bán bị trả lại
Khi hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm số lượng đối với hàng bị trả lại, nếu doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên:
- Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
- Nợ TK 155 – Thành phẩm
- Nợ TK 156 – Hàng hóa
- Có TK 632 – Giá vốn hàng bán
Nếu hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ:
- Nợ TK 611 – Mua hàng (đối với hàng hóa)
- Nợ TK 631 – Giá thành sản xuất (đối với sản phẩm)
- Có TK 632 – Giá vốn hàng hóa
Đối với hàng hóa chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, doanh nghiệp ghi:
- Nợ TK 5212 – Hàng bán bị trả lại (giá bán chưa có thuế GTGT)
- Nợ TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311) (thuế GTGT hàng bị trả lại)
- Có TK 111, 112, 131,…
Nếu hàng hóa không chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp:
- Nợ TK 5212 – Hàng bán bị trả lại
- Có TK 111, 112, 131,…
Chi phí liên quan đến hàng bán bị trả lại được ghi:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
- Có TK 111, 112, 141, 334,…
4.3 Kết chuyển cuối kỳ
Cuối kỳ, kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu phát sinh trong kỳ sang tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ:
- Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
- Có TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu
Xem thêm: Cách hạch toán hủy hóa đơn đầu ra chi tiết nhất
5. Ví dụ hạch toán hoá đơn điều chỉnh giảm
hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm là một nghiệp vụ quan trọng trong quá trình rà soát và hoàn thiện số liệu kế toán, đặc biệt vào thời điểm khóa sổ cuối kỳ.
Việc điều chỉnh giảm các khoản chi phí phát sinh sai hoặc không còn phù hợp không chỉ giúp doanh nghiệp phản ánh đúng thực trạng tài chính mà còn đảm bảo tuân thủ quy định về thuế và kế toán.
Dưới đây là ví dụ về hạch toán hoá đơn điều chỉnh giảm:
Ngày 15/06/2022, công ty Y xuất hàng cho khách như sau:
| STT | Tên hàng hóa, dịch vụ | Đơn vị tính | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền |
| 01 | Tủ lạnh Samsung | Chiếc | 15 | 12.000.000 | 180.000.000 |
| 02 | Máy lạnh Daikin | Chiếc | 10 | 15.000.000 | 150.000.000 |
| Cộng tiền hàng: 330.000.000 | |||||
| Thuế suất GTGT: 10%. Tiền Thuế GTGT: 33.000.000 | |||||
| Tổng cộng tiền thanh toán: 363.000.000 | |||||
| Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm sáu mươi ba triệu đồng chẵn | |||||
Ngày 20/09/2022, công ty Y phát hiện sai đơn giá (giá thực tế của tủ lạnh Samsung là 11.500.000 nhưng kế toán lại viết là 12.000.000). => Kế toán lập biên bản điều chỉnh và xuất hóa đơn điều chỉnh giảm như sau:
| STT | Tên hàng hóa, dịch vụ | Đơn vị tính | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền |
| 01 |
Điều chỉnh giảm đơn giá của hóa đơn 0001234 ký hiệu YG/06P, ngày 15/06/2022 từ 12.000.000 thành 11.500.000 |
Chiếc | 15 | 500.000 | 7.500.000 |
| Cộng tiền hàng: 7.500.000 | |||||
| Thuế suất GTGT: 10%. Tiền Thuế GTGT: 750.000 | |||||
| Tổng cộng tiền thanh toán: 8.250.000 | |||||
| Số tiền viết bằng chữ: Tám triệu hai trăm năm mươi nghìn đồng chẵn | |||||
Dựa vào hóa đơn điều chỉnh đó, các bạn hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu, thuế GTGT như sau:
Bên bán:
hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm Doanh thu và thuế GTGT phải nộp:
- Nợ TK 511: 7.500.000
- Nợ TK 33311: 750.000
- Có TK 131: 8.250.000
Bên mua:
Hạch toán Giảm giá trị hàng hóa và thuế GTGT (Vì hàng còn tồn kho):
- Nợ TK 111, 112, 331: 8.250.000
- Có TK 156: 7.500.000
- Có TK 1331: 750.000
Nếu hàng đó đã bán thì hạch toán Giảm giá vốn hàng bán:
- Nợ TK 111, 112, 331: 8.250.000
- Có TK 632: 7.500.000
- Có TK 1331: 750.000
6. Hướng dẫn xuất hóa đơn điều chỉnh giảm theo Nghị định 70
Việc xuất hóa đơn điều chỉnh giảm theo Nghị định 70 cần tuân thủ đúng trình tự và nội dung theo quy định nhằm tránh sai sót và rủi ro về thuế. Vậy doanh nghiệp cần thực hiện những bước nào khi lập hóa đơn điều chỉnh theo Nghị định này?
Theo quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quá trình lập hóa đơn điều chỉnh giảm được thực hiện qua các bước sau:
Bước 1: Rà soát và xác định lỗi sai
Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng hóa đơn đã phát hành để phát hiện những thông tin chưa chính xác như: tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế, giá trị hàng hóa – dịch vụ, thuế suất, số tiền… Đồng thời xác định nguyên nhân và mức độ sai lệch của các nội dung này.
Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh và nêu rõ lý do giảm
Trên hệ thống hóa đơn điện tử, chọn số hóa đơn gốc có sai sót để tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh giảm. Cần ghi đầy đủ lý do điều chỉnh giảm vào phần nội dung để đảm bảo minh bạch và dễ đối chiếu.
Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn điều chỉnh
Nếu sử dụng hóa đơn điện tử những không có mã của cơ quan thuế, người bán sẽ ký số và chuyển hóa đơn cho bên mua. Trường hợp dùng hóa đơn có mã, hóa đơn cần gửi lên cơ quan thuế để được cấp mã trước khi chuyển đến người mua.
Bước 4: Kê khai thuế theo hóa đơn điều chỉnh
Cả bên bán và bên mua sẽ cập nhật điều chỉnh doanh thu, thuế GTGT đầu vào hoặc đầu ra tương ứng vào kỳ kê khai có phát sinh hóa đơn điều chỉnh. Đồng thời, dữ liệu hóa đơn điện tử cần được chuyển đúng định dạng theo quy định để đảm bảo tuân thủ nghĩa vụ với cơ quan thuế.
7. Các câu hỏi thường gặp
Câu 1: Hạch toán hóa đơn đầu vào điều chỉnh giảm
Hạch toán điều chỉnh giảm hóa đơn đầu vào là quy trình sửa đổi các hóa đơn đã nhận nhằm đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định thuế. Quy trình này ảnh hưởng trực tiếp đến sổ sách tài chính của doanh nghiệp và liên quan đến việc thanh toán thuế, đảm bảo rằng số tiền doanh nghiệp phải nộp cho cơ quan thuế là chính xác và hợp pháp.
Việc hạch toán điều chỉnh giảm hóa đơn đầu vào giúp doanh nghiệp điều chỉnh các sai sót trong hóa đơn, bảo đảm rằng các khoản chi phí và thuế GTGT được ghi nhận đúng cách và phù hợp với quy định hiện hành.
Câu 2: Thời điểm hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm là khi nào?
Thời điểm hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm được quy định bởi Thông tư 78/2014/TT-BTC. Theo đó, người bán có thể thông báo điều chỉnh cho từng hóa đơn hoặc nhiều hóa đơn điện tử có sai sót (sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT) và gửi thông báo đến cơ quan thuế bất kỳ thời điểm nào, nhưng không muộn hơn ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điều chỉnh.
Câu 3: Khi nào cần xuất hóa đơn điều chỉnh giảm?
Doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm trong một số tình huống cụ thể nhằm đảm bảo số liệu kế toán và thuế khớp đúng với thực tế giao dịch. Các trường hợp phổ biến bao gồm:
Giảm giá hàng bán sau khi xuất hóa đơn
Khi hàng hóa sau khi giao bị lỗi, kém chất lượng hoặc không đạt thỏa thuận ban đầu, doanh nghiệp quyết định giảm giá cho khách hàng thì phải lập hóa đơn điều chỉnh giảm cho hóa đơn đã phát hành.
Áp dụng chiết khấu thương mại sau kỳ bán hàng
Nếu sau khi kết thúc chương trình bán hàng, tổng mức chiết khấu cho khách hàng vượt quá số đã giảm trước đó, người bán cần xuất hóa đơn điều chỉnh giảm tương ứng để cập nhật lại giá trị giao dịch.
Hóa đơn có sai sót
Theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, nếu hóa đơn điện tử (có mã hoặc không mã của cơ quan thuế) đã gửi cho người mua nhưng phát hiện sai sót về mã số thuế, thuế suất, giá trị hàng hóa, tiền thuế, quy cách hoặc chất lượng, doanh nghiệp có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế tùy theo mức độ sai lệch.
Câu 4: Hóa đơn điều chỉnh giảm có được phép ghi số âm không?
Dựa trên nội dung được nêu tại khoản 13, Điều 1 của Nghị định 70/2025/TT-BTC, cơ quan nhà nước đã hướng dẫn rõ quy tắc ghi nhận giá trị và hình thức thể hiện trên hóa đơn như sau:
Đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn điều chỉnh thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.
Vì vậy, khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai lệch và cần thực hiện điều chỉnh giảm, doanh nghiệp sẽ thể hiện phần giá trị điều chỉnh bằng số âm, phản ánh đúng bản chất của nghiệp vụ và phù hợp với quy định thực tế.
Có thể thấy, hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm tuy không phức tạp nhưng đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ quy định chặt chẽ. Nắm vững quy trình sẽ giúp doanh nghiệp duy trì tính minh bạch và hạn chế sai sót trong báo cáo tài chính. Đây cũng là bước quan trọng để tối ưu công tác kế toán và quản lý thuế. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn cụ thể hơn.
Xem thêm: Hóa đơn bị loại hạch toán thế nào?
Xem thêm: Cách kê khai và hạch toán hóa đơn thay thế khác kỳ, khách tháng
