Hướng dẫn hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm chi tiết

Hóa đơn điều chỉnh giảm là biện pháp quan trọng nhằm khắc phục các sai sót trong giao dịch, từ đó đảm bảo sự chính xác và tranh thủ sự minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Việc hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm đòi hỏi sự cẩn trọng và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định, nhằm tránh mọi sai sót có thể ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh và uy tín của tổ chức. Cùng khám phá bài viết dưới đây của AZTAX để hiểu rõ hơn về quy trình hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm.

1. Hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm là gì?

Hóa đơn điều chỉnh giảm là cách sửa lỗi trong các giao dịch để đảm bảo tính chính xác và minh bạch cho doanh nghiệp. Khi phát hiện sai sót trong hóa đơn đã phát hành, cả người mua và người bán cần thống nhất lập biên bản điều chỉnh để sửa đổi giá trị hóa đơn.

Các trường hợp thường gặp dẫn đến việc lập hóa đơn điều chỉnh giảm bao gồm hóa đơn GTGT viết sai, chiết khấu thương mại sau khi bán hàng, hoặc giảm giá trị do quyết toán công trình xây dựng, cùng nhiều tình huống tương tự khác.

Theo quy định tại Điều 20 của Thông tư 39/2014/TT-BTC, sau khi đã phát hành và chuyển nhượng hóa đơn, thực hiện cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ và khai thuế, nếu xảy ra sai sót, cả người mua và người bán phải thống nhất lập biên lai điều chỉnh để sửa đổi giá trị hóa đơn. Thủ tục điều chỉnh này cần được ghi chép rõ ràng trong tài liệu thỏa thuận. Để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ các quy định, người bán phải thực hiện việc hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm một cách chính xác.

2. Quy định về việc điều chỉnh giảm doanh thu

Dựa trên điểm b, khoản 1, Điều 81 của Thông tư 200/2014/TT-BTC, các quy định về điều chỉnh giảm trong doanh thu được quy định như sau:

b) Việc điều chỉnh giảm doanh thu được thực hiện như sau:

– Khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại phát sinh cùng kỳ tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa dịch vụ được điều chỉnh giảm doanh thu của kỳ phát sinh;

– Trường hợp sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ từ các kỳ trước, đến kỳ sau mới phát sinh chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán hoặc hàng bán bị trả lại thì doanh nghiệp được ghi giảm doanh thu theo nguyên tắc:

+ Nếu sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ từ các kỳ trước, đến kỳ sau phải giảm giá, phải chiết khấu thương mại, bị trả lại nhưng phát sinh trước thời điểm phát hành Báo cáo tài chính, kế toán phải coi đây là một sự kiện cần điều chỉnh phát sinh sau ngày lập Bảng cân đối kế toán và ghi giảm doanh thu, trên Báo cáo tài chính của kỳ lập báo cáo (kỳ trước).

+ Trường hợp sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ phải giảm giá, phải chiết khấu thương mại, bị trả lại sau thời điểm phát hành Báo cáo tài chính thì doanh nghiệp ghi giảm doanh thu của kỳ phát sinh (kỳ sau).

Như vậy, việc điều chỉnh giảm doanh thu được thực hiện theo các quy định cụ thể sau đây:

• Đối với khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hoặc hàng bán bị trả lại trong cùng kỳ tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa dịch vụ, doanh thu của kỳ đó sẽ được điều chỉnh giảm.
• Đối với trường hợp sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ từ các kỳ trước và chỉ phát sinh chiết khấu thương mại, giảm giá sau khi đã lập Báo cáo tài chính, doanh nghiệp phải xem xét và điều chỉnh sự kiện này trong kỳ lập báo cáo trước đó bằng cách ghi giảm doanh thu.
• Nếu sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ phải giảm giá, chiết khấu thương mại, bị trả lại sau khi đã lập Báo cáo tài chính, thì doanh nghiệp sẽ ghi giảm doanh thu của kỳ phát sinh (kỳ sau).

3. Những tình huống phát sinh hóa đơn điều chỉnh giảm

Có rất nhiều trường hợp xảy ra hóa đơn điều chỉnh giảm, ví dụ như: phát hiện sai sót trong hóa đơn giá trị gia tăng, doanh nghiệp cung cấp chiết khấu thương mại cho hàng bán, hay cảnh giảm doanh thu do quyết toán của công ty xây dựng…

3.1 Khi phát hiện hóa đơn giá trị gia tăng viết bị sai

Theo quy định tại khoản 3, Điều 20 của Thông tư 39/2014/TT-BTC, khi phát hiện hóa đơn GTGT có sai sót sau khi đã kê khai thuế, hai bên liên quan phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn để sửa đổi sai sót, trong đó người bán cần phát hành hóa đơn điều chỉnh.

Các thông tin thường bị viết sai trên hóa đơn có thể bao gồm:

• Mã số thuế
• Ngày tháng năm sinh
• Tên hàng hóa
• Đơn vị tính
• Đơn giá
• Thuế suất
• Tiền thuế
• Thành tiền
• Số tiền bằng chữ…

3.2 Trường hợp doanh nghiệp bán hàng chiết khấu thương mại

Căn cứ vào khoản 2.5 phụ lục 4 thông tư 39/2019/TT-BTC quy định:

Trường hợp số tiền chiết khấu được lập khi kết thúc kỳ chiết khấu hàng bán thì doanh nghiệp được lập hóa đơn điều chỉnh kèm bảng kê các số hóa đơn cần điều chỉnh, số tiền và tiền thuế điều chỉnh.

Theo quy định của Thông tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm. Tuy nhiên, theo quy định tại mục e, khoản 1, Điều 7 của Thông tư 78/2021/TT-BTC, nếu giá trị trên hóa đơn có sai sót, có thể sử dụng dấu âm để điều chỉnh giảm phù hợp với thực tế cần điều chỉnh.

3.3 Trường hợp giảm vì quyết toán công ty xây dựng

Trong trường hợp công trình xây dựng đã được quyết toán nhưng sau đó cơ quan thẩm quyền kiểm tra lại và thay đổi giá trị được thanh toán, có hai trường hợp cụ thể như sau:

• Nếu quyết toán làm tăng giá trị được thanh toán, bên B sẽ phát hành hóa đơn cho phần tăng thêm này và cả hai bên sẽ hạch toán như bình thường.
• Trường hợp giảm giá trị được thanh toán, bên B sẽ lập hóa đơn điều chỉnh giảm và cả hai bên cũng sẽ thực hiện hạch toán tương tự như khi giảm giá hàng bán sau khi hàng đã được nhập.

Vì vậy, đối với trường hợp thứ hai, doanh nghiệp cần thực hiện việc lập hóa đơn điều chỉnh giảm để điều chỉnh số liệu kế toán phù hợp.

4. Hướng dẫn cách hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm

4.1 Chiết khấu thương mại và giảm giá bán hàng

Cách hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm đối với bên bán

Khi hàng hóa đã bán được giảm giá hoặc chiết khấu thương mại cho khách hàng không chịu thuế GTGT hoặc thuộc diện thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, kế toán hạch toán:

• Nợ TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu (5211, 5213)
• Có TK 111, 112, 131,…

Đối với việc điều chỉnh giảm doanh thu do trả lại hàng bán hoặc chiết khấu thương mại:

• Nếu áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 133, sẽ ghi Nợ TK 511.
• Nếu áp dụng theo thông tư 200, sẽ ghi Nợ TK 521.

Cách hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm đối với bên mua

Đối với khách hàng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, doanh nghiệp sẽ ghi:

• Nợ TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu (5211, 5213)
• Nợ TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (Thuế GTGT đầu ra được giảm)
• Có TK 111, 112, 131,…

4.2 Hàng bán bị trả lại

Khi hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm đối với hàng bị trả lại, nếu doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên:

• Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
• Nợ TK 155 – Thành phẩm
• Nợ TK 156 – Hàng hóa
• Có TK 632 – Giá vốn hàng bán

Nếu hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ:

• Nợ TK 611 – Mua hàng (đối với hàng hóa)
• Nợ TK 631 – Giá thành sản xuất (đối với sản phẩm)
• Có TK 632 – Giá vốn hàng hóa

Đối với hàng hóa chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, doanh nghiệp ghi:

• Nợ TK 5212 – Hàng bán bị trả lại (giá bán chưa có thuế GTGT)
• Nợ TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311) (thuế GTGT hàng bị trả lại)
• Có TK 111, 112, 131,…

Nếu hàng hóa không chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp:

• Nợ TK 5212 – Hàng bán bị trả lại
• Có TK 111, 112, 131,…

Chi phí liên quan đến hàng bán bị trả lại được ghi:

• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
• Có TK 111, 112, 141, 334,…

4.3 Kết chuyển cuối kỳ

Cuối kỳ, kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu phát sinh trong kỳ sang tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ:

• Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
• Có TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu

5. Ví dụ hạch toán hoá đơn điều chỉnh giảm

Ngày 15/06/2022, công ty Y xuất hàng cho khách như sau:

Ngày 20/09/2022, công ty Y phát hiện sai đơn giá (giá thực tế của tủ lạnh Samsung là 11.500.000 nhưng kế toán lại viết là 12.000.000). => Kế toán lập biên bản điều chỉnh và xuất hóa đơn điều chỉnh giảm như sau:

Dựa vào hóa đơn điều chỉnh đó, các bạn hạch toán điều chỉnh Giảm doanh thu, thuế GTGT như sau:

Bên bán:

Hạch toán Giảm Doanh thu và thuế GTGT phải nộp:

• Nợ TK 511: 7.500.000
• Nợ TK 33311: 750.000
• Có TK 131: 8.250.000

Bên mua:

Hạch toán Giảm giá trị hàng hóa và thuế GTGT (Vì hàng còn tồn kho):

• Nợ TK 111, 112, 331: 8.250.000
• Có TK 156: 7.500.000
• Có TK 1331: 750.000

Nếu hàng đó đã bán thì hạch toán Giảm giá vốn hàng bán:

• Nợ TK 111, 112, 331: 8.250.000
• Có TK 632: 7.500.000
• Có TK 1331: 750.000

6. Các câu hỏi thường gặp

6.1 Hạch toán điều chỉnh giảm hóa đơn đầu vào

Hạch toán điều chỉnh giảm hóa đơn đầu vào là quy trình sửa đổi các hóa đơn đã nhận nhằm đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định thuế. Quy trình này ảnh hưởng trực tiếp đến sổ sách tài chính của doanh nghiệp và liên quan đến việc thanh toán thuế, đảm bảo rằng số tiền doanh nghiệp phải nộp cho cơ quan thuế là chính xác và hợp pháp. Việc hạch toán điều chỉnh giảm hóa đơn đầu vào giúp doanh nghiệp điều chỉnh các sai sót trong hóa đơn, bảo đảm rằng các khoản chi phí và thuế GTGT được ghi nhận đúng cách và phù hợp với quy định hiện hành.

6.2 Thời điểm hạch toán hóa đơn điều chỉnh giam là khi nào?

Thời điểm hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm được quy định bởi Thông tư 78/2014/TT-BTC. Theo đó, người bán có thể thông báo điều chỉnh cho từng hóa đơn hoặc nhiều hóa đơn điện tử có sai sót (sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT) và gửi thông báo đến cơ quan thuế bất kỳ thời điểm nào, nhưng không muộn hơn ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điều chỉnh.

Như vậy, hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm là yếu tố quan trọng để giữ sổ sách tài chính chính xác và đảm bảo tuân thủ quy định thuế. Hiểu quy trình và các bước thực hiện giúp doanh nghiệp tránh sai sót trong nộp thuế và tối ưu hóa tài chính. Bài viết này AZTAX hy vọng đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về quy trình quan trọng này và giúp bạn áp dụng thành công trong thực tiễn kinh doanh. Nếu cần hỗ trợ hãy gọi ngay cho chúng tôi qua số HOTLINE: 0932.383.089 nhé!