Nhiều doanh nghiệp khi thực hiện các giao dịch với cá nhân như mua hàng hóa, thuê tài sản hoặc dịch vụ thường không nhận được hóa đơn hay chứng từ đầy đủ. Trong trường hợp này, để tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) một cách chính xác, các khoản chi này cần phải được ghi nhận là chi phí hợp lý. Vậy làm thế nào để hạch toán chi phí không có hóa đơn? Hãy cùng khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây của AZTAX
1. Chi phí hợp lý là gì?
Chi phí hợp lý bao gồm các khoản chi thiết yếu cho hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp, đi kèm với hóa đơn, chứng từ hợp lệ và phải tuân thủ các yêu cầu theo Luật Thuế Thu nhập Doanh nghiệp hiện hành.
Theo quy định tại Điều 4 của Thông tư 96/2015/TT-BTC về thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), chi phí hợp lý được hiểu là các khoản chi mà doanh nghiệp có thể khấu trừ khi tính toán thu nhập chịu thuế và thuế TNDN, nếu chúng đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn pháp lý liên quan. Để được xem là chi phí hợp lý, các khoản chi phải thỏa mãn những điều kiện sau:
- Khoản chi phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Khoản chi phải có hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
- Đối với các khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên (bao gồm thuế giá trị gia tăng), khi thanh toán, doanh nghiệp cần có chứng từ không dùng tiền mặt.
Như vậy, nếu khoản chi đó phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp, doanh nghiệp sẽ được phép khấu trừ toàn bộ chi phí đó.
Lưu ý:
- Đối với khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên ghi trên hóa đơn mà doanh nghiệp chưa thanh toán tại thời điểm ghi nhận chi phí, khoản chi vẫn được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
- Trong trường hợp doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, cần kê khai và điều chỉnh giảm chi phí đối với hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt trong kỳ tính thuế có phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt, kể cả khi cơ quan thuế hoặc các cơ quan chức năng khác đã có quyết định thanh tra, kiểm tra về khoản chi phí này.
Xem thêm: Hướng dẫn cách hạch toán hoa hồng đại lý
Xem thêm: Hạch toán tiền giữ lại bảo hành công trình như thế nào?
2. Chi phí không có hóa đơn có được trừ khi tính thuế TNDN?
Dựa trên quy định tại điểm 2.4 khoản 2 Điều 6 của Thông tư số 78/2014/TT-BTC, được sửa đổi và bổ sung bởi Thông tư số 96/2015/TT-BTC, chi phí không có hóa đơn vẫn có thể được coi là hợp lý và được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), nếu đáp ứng các điều kiện sau:
Đối với mua hàng hóa, dịch vụ:
- Hàng hóa là nông sản, lâm sản, hoặc thủy sản được bán trực tiếp bởi người sản xuất hoặc đánh bắt.
- Sản phẩm thủ công làm từ nguyên liệu tự nhiên như đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa, hoặc nguyên liệu từ sản phẩm nông nghiệp do người sản xuất không kinh doanh trực tiếp bán ra.
- Đất, đá, cát, sỏi được khai thác trực tiếp và bán ra bởi hộ hoặc cá nhân.
- Phế liệu thu nhặt trực tiếp từ người thu nhặt.
- Tài sản và dịch vụ của hộ hoặc cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra.
- Hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân hoặc hộ kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế giá trị gia tăng (dưới 100 triệu đồng/năm), ngoại trừ các trường hợp nêu trên.
Tài liệu và chứng từ cần thiết:
- Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo mẫu quy định, kèm chứng từ thanh toán cho người bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, bao gồm:
- Hợp đồng mua bán.
- Chứng từ thanh toán (tiền mặt hoặc chuyển khoản).
- Biên bản bàn giao hàng hóa.
- Bảng kê thu mua phải được ký bởi người đại diện hợp pháp hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp, người này chịu trách nhiệm về tính chính xác và trung thực của thông tin.
Điều kiện đặc biệt:
- Các khoản chi không cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ từ 20 triệu đồng trở lên.
- Nếu giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua, cơ quan thuế sẽ xác định lại chi phí được trừ dựa trên giá thị trường của hàng hóa hoặc dịch vụ tương tự.
Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán chi phí bán hàng tài khoản 641 theo Thông tư 200
3. Cách ghi nhận chi phí hợp lý khi hàng hóa không có hóa đơn
Khi doanh nghiệp mua hàng hóa từ cá nhân, hoặc mua tài sản và dịch vụ từ hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp, dù giá trị mua hàng có thể trên hoặc dưới mức doanh thu 100 triệu đồng/năm, các tài liệu cần thiết bao gồm:
- Hợp đồng mua bán hoặc cung ứng dịch vụ.
- Chứng từ thanh toán (có thể thanh toán bằng tiền mặt do không có hóa đơn).
- Biên bản bàn giao hàng hóa hoặc dịch vụ.
- Bảng kê mua hàng không có hóa đơn theo mẫu 01/TNDN.
Đối với trường hợp mua hàng hóa hoặc dịch vụ từ cá nhân hoặc hộ kinh doanh, các yêu cầu tài liệu sẽ khác nhau tùy theo doanh thu của họ:
Nếu doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm
- Hợp đồng mua bán.
- Chứng từ thanh toán (có thể thanh toán bằng tiền mặt do không có hóa đơn).
- Biên bản bàn giao hàng hóa hoặc dịch vụ.
- Bảng kê mua hàng không có hóa đơn theo mẫu 01/TNDN, phù hợp với Thông tư 78/2014/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 218/2013/NĐ-CP về thuế TNDN.
Nếu doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên
- Hợp đồng mua bán.
- Biên bản bàn giao hàng hóa hoặc dịch vụ.
- Hóa đơn bán hàng.
- Chứng từ thanh toán qua ngân hàng (vì đã có hóa đơn).
Lưu ý: Cá nhân hoặc hộ kinh doanh phải đến cơ quan thuế để mua hóa đơn bán hàng cho doanh nghiệp. Để làm điều này, họ cần nộp lệ phí môn bài, thuế giá trị gia tăng (GTGT), và thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Sau khi hoàn tất nghĩa vụ thuế, cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn bán hàng cho họ.
Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán chi phí tuyển dụng nhân sự
Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán chi phí quảng cáo mới nhất
Trên đây là hướng dẫn về cách ghi nhận chi phí hợp lý cho hàng hóa không có hóa đơn. Các cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp cần chú ý các quy định này để đảm bảo hoạt động kinh doanh tuân thủ pháp luật. Nếu cần tư vấn dịch vụ kế toán thuế hãy liên hệ với AZTAX qua số HOTLINE: 0932.383.089.
