Hạch toán chi phí không có hóa đơn luôn là bài toán nan giải khi doanh nghiệp giao dịch với cá nhân nhưng lại thiếu chứng từ hợp lệ như hóa đơn. Những khoản chi này nếu không xử lý đúng sẽ không được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN. Vậy đâu là cách xử lý các chi phí hợp lý không cần hóa đơn đúng chuẩn? AZTAX sẽ giúp bạn hiểu rõ chi tiết trong bài viết sau!
1. Chi phí hợp lý là gì?
Chi phí hợp lý bao gồm các khoản chi thiết yếu cho hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp, đi kèm với hóa đơn, chứng từ hợp lệ và phải tuân thủ các yêu cầu theo Luật Thuế Thu nhập Doanh nghiệp hiện hành.
Theo quy định tại Điều 4 của Thông tư 96/2015/TT-BTC về thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), chi phí hợp lý được hiểu là các khoản chi mà doanh nghiệp có thể khấu trừ khi tính toán thu nhập chịu thuế và thuế TNDN, nếu chúng đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn pháp lý liên quan. Để được xem là chi phí hợp lý, các khoản chi phải thỏa mãn những điều kiện sau:
- Khoản chi phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Khoản chi phải có hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
- Đối với các khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên (bao gồm thuế giá trị gia tăng), khi thanh toán, doanh nghiệp cần có chứng từ không dùng tiền mặt.
Như vậy, nếu khoản chi đó phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp, doanh nghiệp sẽ được phép khấu trừ toàn bộ chi phí đó.
Lưu ý:
- Đối với khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên ghi trên hóa đơn mà doanh nghiệp chưa thanh toán tại thời điểm ghi nhận chi phí, khoản chi vẫn được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
- Trong trường hợp doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, cần kê khai và điều chỉnh giảm chi phí đối với hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt trong kỳ tính thuế có phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt, kể cả khi cơ quan thuế hoặc các cơ quan chức năng khác đã có quyết định thanh tra, kiểm tra về khoản chi phí này.
Xem thêm: Hướng dẫn cách hạch toán hoa hồng đại lý
Xem thêm: Hạch toán tiền giữ lại bảo hành công trình như thế nào?
2. Chi phí không có hóa đơn có được trừ khi tính thuế TNDN không?
Dựa trên quy định tại điểm 2.4 khoản 2 Điều 6 của Thông tư số 78/2014/TT-BTC, được sửa đổi và bổ sung bởi Thông tư số 96/2015/TT-BTC, chi phí không có hóa đơn vẫn có thể được coi là hợp lý và được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), nếu đáp ứng các điều kiện sau:
Đối với mua hàng hóa, dịch vụ:
- Hàng hóa là nông sản, lâm sản, hoặc thủy sản được bán trực tiếp bởi người sản xuất hoặc đánh bắt.
- Sản phẩm thủ công làm từ nguyên liệu tự nhiên như đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa, hoặc nguyên liệu từ sản phẩm nông nghiệp do người sản xuất không kinh doanh trực tiếp bán ra.
- Đất, đá, cát, sỏi được khai thác trực tiếp và bán ra bởi hộ hoặc cá nhân.
- Phế liệu thu nhặt trực tiếp từ người thu nhặt.
- Tài sản và dịch vụ của hộ hoặc cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra.
- Hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân hoặc hộ kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế giá trị gia tăng (dưới 100 triệu đồng/năm), ngoại trừ các trường hợp nêu trên.
Tài liệu và chứng từ cần thiết:
- Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo mẫu quy định, kèm chứng từ thanh toán cho người bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, bao gồm:
- Hợp đồng mua bán.
- Chứng từ thanh toán (tiền mặt hoặc chuyển khoản).
- Biên bản bàn giao hàng hóa.
- Bảng kê thu mua phải được ký bởi người đại diện hợp pháp hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp, người này chịu trách nhiệm về tính chính xác và trung thực của thông tin.
Điều kiện đặc biệt:
- Các khoản chi không cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ từ 20 triệu đồng trở lên.
- Nếu giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua, cơ quan thuế sẽ xác định lại chi phí được trừ dựa trên giá thị trường của hàng hóa hoặc dịch vụ tương tự.
Xem thêm: Dịch vụ kế toán thuế
Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán chi phí bán hàng tài khoản 641 theo Thông tư 200
3. Cách ghi nhận chi phí hợp lý khi hàng hóa không có hóa đơn
Trong quá trình hoạt động kinh doanh, không ít doanh nghiệp phát sinh các khoản chi nhưng lại không có hóa đơn chứng từ hợp lệ đi kèm. Điều này dễ dẫn đến rủi ro khi quyết toán thuế nếu xử lý sai cách. Vậy chi phí không có hóa đơn phải xử lý ra sao để vừa đúng quy định, vừa đảm bảo tính hợp lý cho doanh nghiệp?
Khi doanh nghiệp mua hàng hóa từ cá nhân, hoặc mua tài sản và dịch vụ từ hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp, dù giá trị mua hàng có thể trên hoặc dưới mức doanh thu 100 triệu đồng/năm, các tài liệu cần thiết bao gồm:
- Hợp đồng mua bán hoặc cung ứng dịch vụ.
- Chứng từ thanh toán (có thể thanh toán bằng tiền mặt do không có hóa đơn).
- Biên bản bàn giao hàng hóa hoặc dịch vụ.
- Bảng kê mua hàng không có hóa đơn theo mẫu 01/TNDN.
Đối với trường hợp mua hàng hóa hoặc dịch vụ từ cá nhân hoặc hộ kinh doanh, các yêu cầu tài liệu sẽ khác nhau tùy theo doanh thu của họ:
Nếu doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm
- Hợp đồng mua bán.
- Chứng từ thanh toán (có thể thanh toán bằng tiền mặt do không có hóa đơn).
- Biên bản bàn giao hàng hóa hoặc dịch vụ.
- Bảng kê mua hàng không có hóa đơn theo mẫu 01/TNDN, phù hợp với Thông tư 78/2014/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 218/2013/NĐ-CP về thuế TNDN.
Nếu doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên
- Hợp đồng mua bán.
- Biên bản bàn giao hàng hóa hoặc dịch vụ.
- Hóa đơn bán hàng.
- Chứng từ thanh toán qua ngân hàng (vì đã có hóa đơn).
Lưu ý: Cá nhân hoặc hộ kinh doanh phải đến cơ quan thuế để mua hóa đơn bán hàng cho doanh nghiệp. Để làm điều này, họ cần nộp lệ phí môn bài, thuế giá trị gia tăng (GTGT), và thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Sau khi hoàn tất nghĩa vụ thuế, cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn bán hàng cho họ.
Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán chi phí tuyển dụng nhân sự
Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán chi phí quảng cáo mới nhất
4. Hạch toán mua hàng không có hóa đơn vào tài khoản nào?
Khi phát sinh giao dịch mua hàng không có hóa đơn, doanh nghiệp vẫn cần ghi nhận đầy đủ vào hệ thống kế toán, tùy theo tính chất của từng khoản chi và hình thức thanh toán. Dưới đây là các tài khoản thường được sử dụng để hạch toán các khoản chi phí không có hóa đơn:
- Tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu: Ghi nhận giá trị nguyên vật liệu mua vào phục vụ sản xuất, dù không có hóa đơn nhưng có đủ chứng từ thay thế như biên bản giao nhận, bảng kê thu mua…
- Tài khoản 156 – Hàng hóa: Áp dụng cho doanh nghiệp thương mại ghi nhận giá trị hàng hóa mua vào không có hóa đơn, nhưng vẫn đảm bảo tính hợp lý và có chứng từ nội bộ đầy đủ.
- Tài khoản 111 – Tiền mặt: Sử dụng khi doanh nghiệp thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt cho các giao dịch không có hóa đơn.
- Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng: Dùng khi khoản thanh toán được thực hiện qua chuyển khoản ngân hàng, dù hóa đơn chưa được cung cấp.
- Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: Trong trường hợp không đủ điều kiện ghi vào hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể tạm hạch toán khoản chi này vào chi phí quản lý.
- Tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ: Chỉ ghi nhận nếu có chứng từ chứng minh hàng hóa hợp pháp và thuế GTGT có thể khấu trừ theo quy định, dù hóa đơn chưa được lập kịp thời.
- Tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác: Ghi nhận các khoản truy thu, bồi thường, hoặc nghĩa vụ tài chính phát sinh liên quan đến việc mua hàng không có hóa đơn.
Hạch toán chi phí chưa có hóa đơn đòi hỏi kế toán phải nắm rõ quy trình, chứng từ thay thế và quy định về thời điểm ghi nhận chi phí hợp lệ. Việc thực hiện đúng không chỉ giúp doanh nghiệp bảo vệ chi phí khi quyết toán thuế mà còn hạn chế tối đa rủi ro bị loại chi phí, truy thu thuế hay xử phạt. Vì vậy, mỗi khoản chi dù chưa có hóa đơn cũng cần được xử lý cẩn trọng, minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật.
Trên đây là hướng dẫn về cách hạch toán chi phí không có hóa đơn. Nắm rõ nguyên tắc xử lý không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thuế mà còn tránh được rủi ro trong quá trình thanh tra, kiểm tra tài chính. Nếu còn thắc mắc chi phí không có hóa đơn hạch toán vào đâu hay cần thêm thông tin về các khoản chi phí hợp lý không cần hóa đơn, hãy liên hệ với AZTAX qua số HOTLINE: 0932.383.089.
