Trong môi trường kinh doanh hiện đại, việc hạch toán chi phí tuyển dụng nhân sự đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính và tối ưu hóa nguồn lực. Để hiểu rõ hơn, chúng ta sẽ tìm hiểu sâu vào các phương pháp và yếu tố liên quan đến việc tính toán chi phí này, nhằm tối ưu hóa các quyết định đầu tư với hiệu quả và tính bền vững.
1. Chi phí tuyển dụng là gì?
Chi phí tuyển dụng (Cost Per Hire) là các khoản chi phí bao gồm tìm kiếm nhân sự, tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới. Nói cách khác, đây là số tiền mà doanh nghiệp đầu tư để thu hút và mang về những nhân viên phù hợp cho hoạt động của mình. Chi phí tuyển dụng mỗi doanh nghiệp bỏ ra sẽ có sự chênh lệch tùy thuộc vào quy mô khác nhau.
2. Các hạng mục chi phí tuyển dụng là gì?
Chi phí tuyển dụng bao gồm nhiều loại khác nhau tùy theo mục đích và ngân sách, thường bao gồm các hạng mục chi phí phổ biến sau:
2.1 Chi phí nội bộ
| Chi phí nội bộ trong tuyển dụng | |
| Chi phí trả lương cho bộ phận tuyển dụng | Thông thường, nhân viên phòng hành chính nhân sự sẽ được nhận mức lương cứng hàng tháng nên phần lương này sẽ được tính vào một phần của chi phí tuyển dụng. Tuy nhiên, có những đợt tuyển dụng không đạt được như mong muốn, doanh nghiệp sẽ bỏ ra chi phí nhiều hơn để thu hút nhân sự tiềm năng. |
| Chi phí đào tạo, nâng cao nghiệp vụ | Chắc hẳn khi vào một môi trường làm việc mới, nhân viên ít nhiều sẽ bị hạn chế về mặt kinh nghiệm và kỹ năng. Do đó, một số doanh nghiệp sẽ tổ chức thêm các buổi đào tạo, nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên mới. |
| Tiền thưởng, hoa hồng cho người giới thiệu nhân viên | Nhiều doanh nghiệp sẵn sàng chi tiền thưởng cho những nhân viên trong công ty khi giới thiệu ứng viên phù hợp. |
2.2 Chi phí bên ngoài
| Chi phí bên ngoài trong tuyển dụng | |
| Chi phí đăng tin tuyển dụng | Đây là mức phí để các doanh nghiệp có thể truyền bá thông báo tuyển dụng. Qua đó có thể tiếp cận được với nguồn ứng viên chất lượng tốt nhất. |
| Chi phí thuê tuyển dụng bên ngoài | Nhiều doanh nghiệp không có bộ phận nhân sự riêng mà khi có nhu cầu sẽ thuê đơn vị tuyển dụng bên ngoài. Hầu hết trường hợp này bắt gặp nhiều ở các công ty nhỏ hoặc startup không có nhiều nguồn lực tài chính. |
| Chi phí đi lại | Có một số vị trí tuyển dụng cần nhà tuyển dụng hoặc ứng viên phải đi xa để tiến hành ứng tuyển vào công ty. Ví dụ như chi phí cho vé máy bay, khách sạn, ăn ở đi lại trong quá trình tuyển dụng. |
| Chi phí tổ chức sự kiện, hội thảo tuyển dụng | Tham gia vào các hội chợ việc làm, hội thảo tại các trường đại học… cũng là một hình thức tuyển dụng. |
3. Cách hạch toán chi phí tuyển dụng nhân sự
Hạch toán chi phí tuyển dụng nhân sự bao gồm nhiều khoản liên quan như quảng cáo tuyển dụng, phỏng vấn, đào tạo ban đầu, và các chi phí liên quan khác. Dưới đây là cách hạch toán các chi phí này:
- Chi phí quảng cáo tuyển dụng, đăng tin tuyển dụng:
- Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp)
- Có TK 111, 112 (Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng)
- Chi phí phỏng vấn, tuyển chọn (bao gồm phí đi lại, ăn uống cho ứng viên nếu có):
- Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp)
- Có TK 111, 112 (Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng)
- Chi phí đào tạo nhân viên mới:
- Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp)
- Có TK 111, 112 (Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng)
- Chi phí thuê dịch vụ tuyển dụng bên ngoài:
- Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp)
- Có TK 331 (Phải trả người bán)
- Chi phí trả lương cho nhân viên tạm thời trong quá trình tuyển dụng:
- Nợ TK 334 (Phải trả người lao động)
- Có TK 111, 112 (Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng)
4. Bí quyết tối ưu chi phí tuyển dụng hiệu quả
Để tối ưu chi phí tuyển dụng và đạt kết quả như kỳ vọng, các nhà tuyển dụng nên nắm vững các bí quyết sau:
- Tối ưu hóa thời gian tuyển dụng: Để rút ngắn thời gian tuyển dụng và giảm chi phí, nhà tuyển dụng cần mô tả rõ ràng công việc ngay từ khâu đăng tin. Thời gian tuyển dụng kéo dài sẽ làm tăng chi phí.
- Tận dụng sức mạnh thương hiệu: Tận dụng điểm mạnh của doanh nghiệp để thu hút ứng viên sẽ giúp tìm người phù hợp nhanh hơn và tối ưu chi phí tuyển dụng.
- Có kế hoạch đào tạo, phát triển đội ngũ kế thừa từ nội bộ: Tuyển dụng ở cấp trung hoặc cấp cao thường tốn chi phí nhiều hơn. Kế hoạch đào tạo và phát triển nhân viên hiện tại giúp lấp đầy vị trí trống và giảm chi phí tuyển dụng.
- Sử dụng nền tảng tuyển dụng miễn phí: Thay vì chỉ sử dụng các trang tuyển dụng tốn phí, nhà tuyển dụng nên tận dụng các nền tảng miễn phí chất lượng như nhóm tuyển dụng trên Facebook, Zalo, LinkedIn, và các website.
- Tính toán chi phí tuyển dụng thường xuyên, nhất quán: Tính toán chi phí tuyển dụng thường xuyên giúp bộ phận nhân sự đánh giá hiệu quả và cải tiến quy trình. Áp dụng công thức nhất quán cũng đảm bảo đánh giá chính xác dựa trên số liệu. Các đợt tuyển dụng sau sẽ tiết kiệm thời gian và dễ so sánh với số liệu cũ bằng cách áp dụng và cập nhật số liệu mới vào công thức sẵn có.
- Tính toán chi phí tuyển dụng theo từng nguồn khác nhau: Hiện nay có nhiều nguồn tuyển dụng với mức giá khác nhau. Tính toán chi phí từng nguồn giúp xác định nguồn nào hiệu quả và phù hợp với chi phí bỏ ra, từ đó điều chỉnh kênh tuyển dụng cho lần sau. Tối ưu chi phí tuyển dụng giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Phân tích chi phí, sử dụng nền tảng miễn phí, và lập kế hoạch đào tạo nội bộ giúp giảm chi phí và nâng cao hiệu quả tuyển dụng.
Hạch toán chi phí tuyển dụng nhân sự là bước quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách và tối ưu hóa hiệu quả tuyển dụng. Bằng cách theo dõi và phân tích chi phí một cách chi tiết, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định tài chính chính xác hơn. Để được tư vấn thêm về hạch toán chi phí tuyển dụng, xin vui lòng liên hệ AZTAX qua hotline:0932.383.089.
