Công văn giải trình bảo hiểm xã hội là văn bản doanh nghiệp cần chuẩn bị khi cơ quan BHXH yêu cầu làm rõ số liệu, hồ sơ hoặc các vấn đề phát sinh trong quá trình tham gia BHXH. Nếu soạn thảo thiếu thông tin hoặc trình bày không đúng quy định, doanh nghiệp có thể bị kéo dài thời gian xử lý, ảnh hưởng đến tiến độ công việc và có nguy cơ bị truy thu. Bài viết của AZTAX sẽ cung cấp mẫu công văn mới nhất năm 2026 cùng hướng dẫn chi tiết giúp doanh nghiệp giải trình chính xác và đúng quy định.
1. Mẫu công văn giải trình bảo hiểm xã hội năm 2026
Công văn giải trình bảo hiểm xã hội là văn bản dùng để trình bày, làm rõ những vấn đề phát sinh trong quá trình tham gia bảo hiểm xã hội của cá nhân hoặc đơn vị. Văn bản này được gửi đến cơ quan BHXH có thẩm quyền nhằm đề nghị xem xét và xử lý các tình huống liên quan như:
[1] Giải trình về việc nộp chậm hoặc chưa thực hiện nghĩa vụ đóng BHXH.
[2] Giải trình đối với các sai sót trong hồ sơ, chứng từ BHXH.
[3] Giải trình những nội dung khác liên quan đến quá trình tham gia BHXH cần được cơ quan BHXH hỗ trợ.
Khi lập công văn giải trình, người gửi cần trình bày dưới dạng văn bản và bảo đảm có đầy đủ các thông tin cơ bản sau:
- Thông tin về cá nhân, tổ chức lập và gửi công văn.
- Thông tin về cơ quan BHXH nơi tiếp nhận.
- Nội dung giải trình được trình bày cụ thể, mạch lạc.
- Chữ ký của người đại diện và đóng dấu của đơn vị nếu có.
Dưới đây là mẫu công văn giải trình BHXH cập nhật năm 2025 để tham khảo.
Tải về đầy đủ mẫu công văn TẠI ĐÂY
2. Mức đóng bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp hiện nay
Theo Điều 86 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 đã hết hiệu lực một số nội dung bởi khoản 2 Điều 92 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015, mức đóng và phương thức đóng của người sử dụng lao động được xác định như sau:
Mức đóng và phương thức đóng của người sử dụng lao động
- Người sử dụng lao động hằng tháng đóng trên quỹ tiền lương đóng bảo hiểm xã hội của người lao động quy định tại các điểm a, b, c, d, đ và h khoản 1 Điều 2 của Luật này như sau:
a) 3% vào quỹ ốm đau và thai sản
c) 14% vào quỹ hưu trí và tử tuất- Người sử dụng lao động hằng tháng đóng trên mức lương cơ sở đối với mỗi người lao động quy định tại điểm e khoản 1 Điều 2 của Luật này như sau:
b) 22% vào quỹ hưu trí và tử tuất- Người sử dụng lao động hằng tháng đóng 14% mức lương cơ sở vào quỹ hưu trí và tử tuất cho người lao động quy định tại điểm i khoản 1 Điều 2 của Luật này
…
Bên cạnh đó, mức đóng vào Quỹ bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp được quy định tại Điều 4 Nghị định 58/2020/NĐ-CP:
Mức đóng và phương thức đóng vào Quỹ bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp
- Người sử dụng lao động hằng tháng đóng trên quỹ tiền lương đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động quy định tại các điểm a, b, c, d, đ và h khoản 1 Điều 2 và khoản 2 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội, trừ trường hợp lao động là người giúp việc gia đình, theo một trong các mức sau:
…- Người sử dụng lao động hằng tháng đóng vào Quỹ bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp với mức 0.5% mức lương cơ sở đối với mỗi người lao động quy định tại điểm e khoản 1 Điều 2 của Luật Bảo hiểm xã hội
…
Quy định tại Điều 22 Quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 tiếp tục hướng dẫn:
Mức đóng và phương thức đóng theo quy định tại Điều 44 Luật An toàn, Vệ sinh lao động các văn bản hướng dẫn thi hành, cụ thể như sau:
- Từ ngày 01/6/2017, người sử dụng lao động hằng tháng đóng bằng 0.5% trên quỹ tiền lương đóng BHXH của người lao động quy định tại Khoản 1 Điều 21
…
Từ các quy định nêu trên, mức đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc của doanh nghiệp đối với người lao động bao gồm:
- 3% vào quỹ ốm đau và thai sản
- 14% vào quỹ hưu trí và tử tuất
- 0.5% vào quỹ bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp
3. Trường hợp người lao động không được đóng bảo hiểm xã hội
Căn cứ khoản 3 Điều 85 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 quy định về mức đóng và phương thức đóng của người lao động tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc như sau:
Mức đóng và phương thức đóng của người lao động tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc
…
3. Người lao động không làm việc và không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì không đóng bảo hiểm xã hội tháng đó. Thời gian này không được tính để hưởng bảo hiểm xã hội, trừ trường hợp nghỉ việc hưởng chế độ thai sản.…
Theo quy định này, người lao động nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì không thuộc đối tượng đóng bảo hiểm xã hội trong tháng đó và thời gian nghỉ không được tính là thời gian tham gia bảo hiểm xã hội, ngoại trừ trường hợp nghỉ thai sản.
Hiện hành pháp luật chưa đưa ra quy định về số ngày làm việc tối thiểu trong tháng để người lao động phải tham gia bảo hiểm xã hội. Lịch làm việc theo từng doanh nghiệp sẽ quyết định số ngày làm việc thực tế của người lao động. Tuy nhiên, chỉ cần người lao động nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên thì tháng đó sẽ không phát sinh đóng bảo hiểm xã hội.
Xem thêm: Dịch vụ bảo hiểm xã hội
Xem thêm: Mẫu đơn xin cấp lại sổ bhxh bị mất
Xem thêm: Đơn xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội
Xem thêm: Nộp đơn trình báo mất sổ bảo hiểm xã hội ở đâu
Xem thêm: Cách viết đơn xin rút bảo hiểm xã hội
Công văn giải trình bảo hiểm xã hội được soạn đúng chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết yêu cầu của cơ quan BHXH nhanh chóng và hạn chế rủi ro. Với sự tận tâm và kinh nghiệm thực tế, AZTAX luôn mang đến cho doanh nghiệp cảm giác an tâm trong từng hồ sơ giải trình. Liên hệ với chúng tôi qua HOTLINE: 0932.383.089 để được hỗ trợ đầy đủ và kịp thời.
