Quy định về truy thu bhyt khi chậm báo giảm

Việc truy thu bhyt khi chậm báo giảm  là vấn đề quan trọng mà nhiều doanh nghiệp và người lao động cần nắm rõ để tránh vi phạm quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội. Nắm vững quy định về truy thu BHYT khi chậm báo giảm sẽ giúp doanh nghiệp chủ động điều chỉnh hồ sơ, đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tránh các khoản phạt không đáng có. Cùng AZTAX tìm hiểu nhé!

1. Báo giảm lao động, báo giảm BHXH, BHYT là gì?

Báo giảm hay loại bỏ bảo hiểm xã hội là nghiệp vụ thiết yếu mà các doanh nghiệp phải thực hiện khi người lao động nghỉ việc, bị sa thải hoặc đơn phương chấm dứt hợp đồng. Thủ tục này nhằm xác nhận với cơ quan BHXH rằng cá nhân không còn làm việc tại doanh nghiệp, đồng thời là cơ sở để tiến hành chốt sổ BHXH.

Nếu doanh nghiệp không thực hiện báo giảm BHXH đúng quy định, người lao động sẽ gặp khó khăn trong việc chốt sổ, dẫn đến hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp hoặc BHXH một lần không thể giải quyết. Đồng thời, các tháng báo giảm chậm sẽ phát sinh nghĩa vụ truy thu BHYT đối với doanh nghiệp.

Trường hợp công ty phải báo giảm lao động

Theo Thủ tục 1.3 Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 896/QĐ-BHXH năm 2021, doanh nghiệp bắt buộc thực hiện báo giảm lao động trong các trường hợp sau:

• Người lao động chuyển công tác, nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng lao động/hợp đồng làm việc.
• Người lao động nghỉ hưởng chế độ BHXH như hưu trí, bảo lưu, ốm đau, thai sản.
• Người lao động nghỉ không lương, tạm hoãn hợp đồng hoặc ngừng việc không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng.

2. Quy định về việc truy thu bhyt khi báo giảm chậm

Hiện nay, việc truy thu BHYT khi chậm báo giảm được thực hiện dựa trên các quy định pháp luật hiện hành, cụ thể như sau:

Căn cứ Khoản 2, Điều 50, Quyết định 595/QĐ-BHXH

Các đơn vị và đại lý thu có trách nhiệm lập và nộp hồ sơ, đồng thời trích nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo đúng quy trình và quy định của pháp luật. Trong trường hợp đơn vị lập danh sách báo giảm muộn, doanh nghiệp phải thanh toán số tiền BHYT của các tháng chậm báo giảm, đồng thời thẻ BHYT của người lao động vẫn có giá trị sử dụng đến hết các tháng này.

Căn cứ Công văn 1734/BHXH-QLT ngày 16/08/2017

Tại các Điểm 9.7 và 10.3, Công văn nêu rõ:

• Khi phát sinh giảm người lao động, doanh nghiệp phải lập danh sách báo giảm gửi cơ quan BHXH qua hệ thống giao dịch điện tử trong tháng phát sinh (tối đa đến ngày cuối cùng của tháng). Nếu báo giảm sau ngày cuối tháng, doanh nghiệp vẫn phải đóng BHYT cho tháng kế tiếp, và thẻ BHYT có giá trị sử dụng đến hết tháng đó. Cơ quan BHXH không thu hồi thẻ đối với các trường hợp báo giảm muộn.
• Doanh nghiệp có thể lập hồ sơ báo giảm từ ngày 28 của tháng trước để tránh phải đóng bổ sung giá trị BHYT cho tháng sau. Tuy nhiên, sau khi báo giảm, doanh nghiệp không được báo phát sinh cho các tháng trước đó.

Ví dụ minh họa:

Người lao động nghỉ việc ngày 31/07/2022.

• Nếu doanh nghiệp báo giảm từ ngày 28/07/2022 cho tháng 08/2022: Chỉ cần đóng BHXH, BHYT đến tháng 07/2022, và người lao động được sử dụng thẻ BHYT đến 31/07/2022.
• Nếu doanh nghiệp báo giảm từ ngày 01/08/2022 cho tháng 08/2022: Phải đóng bổ sung BHYT cho tháng 08/2022, và thẻ BHYT có giá trị đến 31/08/2022.

Lưu ý quan trọng:

• Sau khi lập hồ sơ báo giảm tháng sau, doanh nghiệp không được lập hồ sơ cho tháng trước còn lại.
• Doanh nghiệp sẽ bị truy thu BHYT khi báo giảm chậm và phải chịu trách nhiệm thanh toán toàn bộ khoản BHYT bị truy thu. Người lao động không phải đóng bất kỳ chi phí bổ sung nào phát sinh do việc báo giảm muộn.

3. Cách tính số tiền truy thu bhyt khi chậm báo giảm

Khi doanh nghiệp báo giảm người lao động chậm so với quy định, mức tiền BHYT bị truy thu được xác định bằng 4,5% trên mức lương làm căn cứ đóng BHXH của tháng liền kề trước khi người lao động nghỉ việc.

Ví dụ minh họa: Mức lương của người lao động: 8.000.000 đồng/tháng.

• Người lao động nghỉ việc vào tháng 03/2022, nhưng doanh nghiệp chỉ báo giảm vào tháng 06/2022.
• Khi đó, doanh nghiệp sẽ bị truy thu BHYT cho các tháng 03, 04, 05 và 06/2022.
• Số tiền truy thu được tính: 4,5% × 8.000.000 × 4 tháng = 1.440.000 đồng.

Cách tính này giúp doanh nghiệp xác định chính xác khoản BHYT phải nộp khi báo giảm trễ, đảm bảo thực hiện đúng quy định của pháp luật.

4. Hạch toán truy thu bhyt khi báo giảm

Khi doanh nghiệp phải truy thu BHYT do báo giảm chậm, việc hạch toán cần thực hiện đầy đủ và chính xác theo các bước sau:

• Kiểm tra thông báo giảm: Xác định nguyên nhân giảm và thời gian hiệu lực của thông báo để nắm rõ số liệu và phạm vi truy thu.
• Xác định số tiền truy thu BHYT: Dựa vào thông báo giảm và quy định hiện hành, tính toán chính xác khoản BHYT cần truy thu.
• Hạch toán truy thu BHYT khi người lao động nghỉ việc:
• Ghi Nợ tài khoản “Truy thu Bảo hiểm y tế” hoặc tài khoản tương ứng trong hệ thống kế toán với số tiền cần truy thu.
• Ghi Có tài khoản liên quan, thường là “Phải trả lương” hoặc các tài khoản chi phí nhân sự.
• Lập biểu mẫu và báo cáo: Điền đầy đủ thông tin trên các biểu mẫu quy định và gửi báo cáo truy thu BHYT đến cơ quan BHXH hoặc cơ quan quản lý liên quan.
• Kiểm tra lại hạch toán: Đảm bảo các thông tin đã nhập chính xác, đối chiếu từng bước để tuân thủ đúng quy trình nội bộ và pháp luật.

Lưu ý:

• Ghi Nợ tk 811 / Có tk 338 đối với phần BHYT bị truy thu.
• Khoản truy thu BHYT này nên loại ra khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

5. Người lao động có phải nộp BHYT khi doanh nghiệp chậm báo giảm

Theo Điểm 2.1, Khoản 2, Điều 50 Quy trình kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, trách nhiệm đóng các khoản BHYT bị truy thu khi doanh nghiệp chậm báo giảm hoàn toàn thuộc về đơn vị sử dụng lao động. Cụ thể:

• Doanh nghiệp phải lập hồ sơ, trích nộp đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo đúng quy định.
• Nếu báo giảm chậm, doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm đóng số tiền BHYT cho các tháng bị chậm, đảm bảo thẻ BHYT của người lao động vẫn có giá trị sử dụng đến hết các tháng đó.

Điều này đồng nghĩa với việc người lao động không phải nộp thêm bất kỳ khoản chi phí BHYT nào phát sinh do việc chậm báo giảm của công ty.

Theo quy định tại Điều 18 Quy trình kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, mức đóng BHYT là 4,5% mức lương: trong đó, 1,5% do người lao động đóng, 3% do doanh nghiệp đóng. Khi bị truy thu do báo giảm muộn, công ty phải đóng toàn bộ 4,5% này.

6. Dịch vụ báo giảm BHXH uy tín tại AZTAX

AZTAX cung cấp dịch vụ tăng giảm lao động trọn gói, giúp doanh nghiệp xử lý nhanh chóng các nghiệp vụ báo giảm BHXH, hạn chế tối đa rủi ro bị truy thu BHYT khi chậm báo giảm.

Khi sử dụng dịch vụ tại AZTAX, doanh nghiệp sẽ được hưởng những lợi ích sau:

• Hỗ trợ toàn diện từ A đến Z: Mọi vấn đề liên quan đến kê khai lao động tăng/giảm đều được giải quyết trọn gói.
• Đội ngũ chuyên nghiệp: Nhân viên kế toán giàu kinh nghiệm, am hiểu quy định BHXH, đảm bảo xử lý chính xác và hiệu quả.
• Tiết kiệm chi phí: Giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa các khoản chi phí phát sinh hợp lý.
• Tiết kiệm thời gian và công sức: AZTAX thay mặt công ty chuẩn bị hồ sơ, thực hiện thủ tục và làm việc trực tiếp với cơ quan BHXH, giúp doanh nghiệp yên tâm tập trung vào hoạt động kinh doanh.

Với dịch vụ báo giảm BHXH tại AZTAX, mọi vấn đề về BHXH đều được xử lý nhanh chóng, chính xác và an toàn, hạn chế rủi ro truy thu BHYT, mang lại sự thuận tiện tối đa cho doanh nghiệp.

7. Các câu hỏi thường gặp về truy thu bhyt khi chậm báo giảm

Câu 1: Thời hạn báo giảm BHXH để tránh bị truy thu BHYT là bao lâu?
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp phải báo giảm lao động ngay trong tháng phát sinh nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng hoặc thay đổi đối tượng tham gia BHXH. Cụ thể:

• Doanh nghiệp cần lập danh sách và gửi hồ sơ trước ngày cuối cùng của tháng lao động nghỉ việc.
• Nếu báo giảm sau ngày cuối cùng của tháng phát sinh, doanh nghiệp sẽ phải đóng bổ sung giá trị BHYT cho tháng sau đó, và thẻ BHYT của người lao động vẫn được sử dụng đến hết tháng báo giảm muộn.

Theo quy định về báo giảm BHXH, người lao động nghỉ không lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng cần phải báo giảm với cơ quan BHXH. Nếu doanh nghiệp báo giảm muộn, sẽ dẫn đến việc truy thu BHYT cho các tháng chậm báo giảm.

Việc truy thu BHYT khi chậm báo giảm là vấn đề doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý để tránh phát sinh chi phí không đáng có và đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Thực hiện báo giảm BHXH đúng hạn giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật, giảm thiểu rủi ro bị truy thu BHYT, đồng thời đảm bảo người lao động vẫn được hưởng đầy đủ quyền lợi bảo hiểm y tế. Nếu bạn còn thắc mắc hãy liên hệ ngay với AZTAX để được tư vấn miễn phí nhé!

Xem thêm: Dịch vụ làm bảo hiểm thai sản 
Xem thêm: Dịch vụ làm bảo hiểm xã hội AZTAX
Xem thêm: Dịch vụ thành lập doanh nghiệp AZTAX
Xem thêm: Dịch vụ kế toán thuế AZTAX