Truy thu bảo hiểm xã hội là vấn đề nhiều doanh nghiệp quan tâm khi phát sinh chênh lệch hoặc thiếu sót trong quá trình đóng BHXH. Nếu không nắm rõ quy định, đơn vị có thể bị truy thu số tiền lớn và chịu rủi ro xử phạt. Bài viết sau sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm truy thu và các trường hợp bị truy thu BHXH theo quy định hiện hành.
1. Truy thu bảo hiểm xã hội là gì?
Theo Điểm 2.4 khoản 2 Điều 2 Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017, truy thu được hiểu là:
…
Truy thu là việc cơ quan BHXH thu khoản tiền phải đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN trong các trường hợp: trốn đóng, đóng không đủ số người thuộc diện bắt buộc tham gia, đóng không đủ số tiền phải đóng theo quy định, hoặc chiếm dụng tiền đóng, hưởng chế độ BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN.
….
Khái niệm này phản ánh trách nhiệm của đơn vị và người lao động trong việc nộp lại đầy đủ số tiền phải đóng theo quy định khi đã có sai sót hoặc vi phạm trong giai đoạn trước. Việc truy thu thường phát sinh khi cơ quan BHXH thực hiện kiểm tra, đối chiếu hồ sơ và phát hiện sự không thống nhất giữa nghĩa vụ đóng và số tiền đã nộp thực tế.
Truy thu BHXH được áp dụng trong các trường hợp điển hình như sau:
- Trốn đóng, kê khai không đầy đủ số người thuộc diện tham gia bắt buộc.
- Đóng thiếu mức tiền phải đóng do xác định sai mức lương làm căn cứ đóng.
- Chiếm dụng tiền đóng hoặc sử dụng sai mục đích khoản tiền đã thu từ người lao động.
- Các hành vi dẫn đến việc hưởng chế độ BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN không đúng quy định.
Khác với việc đóng bổ sung hoặc điều chỉnh tăng, truy thu mang tính chất hồi tố, gắn với việc khắc phục hậu quả của hành vi chậm nộp, sai sót hoặc trốn đóng. Đây là cơ chế nhằm đảm bảo quyền lợi của người lao động và tính tuân thủ pháp luật của người sử dụng lao động trong quá trình tham gia bảo hiểm xã hội.
2. Trường hợp nào bị truy thu bảo hiểm xã hội năm 2025?
Theo khoản 1 Điều 8 Nghị định 158/2025/NĐ-CP, có ba nhóm trường hợp chính dẫn đến việc truy thu bảo hiểm xã hội. Các trường hợp này xuất phát từ nghĩa vụ đóng BHXH bắt buộc nhưng đã không được thực hiện đúng hoặc đầy đủ trong thời gian trước, dẫn đến yêu cầu nộp bù theo quy định.
2.1 Do điều chỉnh tiền lương làm căn cứ đóng BHXH
Trường hợp doanh nghiệp điều chỉnh tăng tiền lương mang tính hồi tố nhưng chưa cập nhật mức đóng tương ứng thì cơ quan BHXH sẽ tiến hành truy thu phần chênh lệch. Việc điều chỉnh mức lương làm căn cứ đóng phải được thực hiện đồng thời để đảm bảo tính chính xác của nghĩa vụ đóng.
Ví dụ: Tháng 3 năm 2025, doanh nghiệp điều chỉnh lương tháng 1 từ 6 triệu lên 8 triệu đồng nhưng mức đóng BHXH vẫn giữ nguyên theo 6 triệu. Khi đó, doanh nghiệp phải truy thu phần đóng thiếu tương ứng với 2 triệu đồng chênh lệch.
2.2 Người lao động Việt Nam làm việc ở nước ngoài
Theo Điểm b Khoản 1 Điều 8, người lao động ký hợp đồng làm việc có thời hạn tại nước ngoài và gia hạn hợp đồng hoặc ký hợp đồng mới nhưng không tiếp tục đóng BHXH Việt Nam sẽ thuộc diện bị truy thu. Quy định này nhằm mở rộng phạm vi tham gia BHXH bắt buộc đối với nhóm lao động làm việc ngoài lãnh thổ Việt Nam nhưng vẫn có quan hệ lao động được công nhận. Khi quay trở lại hoặc khi bị phát hiện, các trường hợp này phải nộp bù phần nghĩa vụ chưa thực hiện.
2.3 Chậm đóng BHXH với chủ hộ kinh doanh và người quản lý doanh nghiệp
Theo Điểm c Khoản 1 Điều 8 Nghị định 158/2025/NĐ-CP; từ ngày 01 tháng 7 năm 2025, các đối tượng gồm chủ hộ kinh doanh và người quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã không hưởng lương thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc. Nếu không thực hiện đúng thời hạn, cơ quan BHXH sẽ truy thu từ thời điểm họ đủ điều kiện tham gia. Đây là điểm mới của Luật BHXH năm 2024 và là nhóm đối tượng có khả năng cao phát sinh truy thu do mở rộng phạm vi tham gia bắt buộc.
Lưu ý:
Các trường hợp bị truy thu BHXH nêu trên cho thấy trách nhiệm tuân thủ pháp luật về lao động và bảo hiểm xã hội ngày càng được siết chặt. Vì vậy, cá nhân và tổ chức cần:
- Chủ động rà soát hồ sơ lao động
- Cập nhật kịp thời mức lương
- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ tham gia BHXH
- Theo dõi các quy định mới để tránh phát sinh truy thu, lãi chậm đóng hoặc các rủi ro xử phạt không đáng có.
3. Cách tính số tiền bị truy thu bảo hiểm xã hội
Việc xác định số tiền truy thu được thực hiện dựa trên mức lương làm căn cứ đóng BHXH bị thiếu trong thời gian trước. Trường hợp có dấu hiệu chậm nộp hoặc né tránh nghĩa vụ, cơ quan BHXH còn áp dụng thêm khoản lãi chậm đóng theo quy định pháp luật.
Công thức tính tiền truy thu:
Tiền truy thu = Mức lương làm căn cứ đóng BHXH bị thiếu × Tỷ lệ đóng BHXH × Số tháng truy thu
Trong đó:
- Tỷ lệ đóng BHXH phụ thuộc từng thời kỳ, hiện nay là 32 gồm phần của người sử dụng lao động là 21,5 và phần của người lao động là 10,5.
- Lãi suất chậm đóng được áp dụng nếu có vi phạm về thời hạn nộp. Theo Khoản 4 Điều 34 Luật BHXH năm 2024, mức lãi suất là 0,03 phần trăm mỗi ngày trên số tiền chưa đóng.
Ví dụ minh họa:
Doanh nghiệp điều chỉnh tăng lương từ 6 triệu lên 8 triệu đồng cho ba tháng trước nhưng không điều chỉnh mức đóng. Như vậy, mỗi tháng thiếu đóng BHXH trên 2 triệu đồng.
Tiền truy thu = 2.000.000 × 32 phần trăm × 3 = 1.920.000 đồng
Nếu thời gian chậm đóng vượt quá 60 ngày, khoản lãi được tính như sau:
Lãi chậm đóng = 0,03 phần trăm mỗi ngày × 1.920.000 × 60 = 34.560 đồng
Qua đó, doanh nghiệp hoặc người lao động có thể xác định rõ nghĩa vụ nộp bù theo quy định để hoàn tất việc truy thu BHXH bắt buộc.
4. Thủ tục thực hiện truy thu bảo hiểm xã hội
Khi phát sinh yêu cầu truy thu BHXH, đơn vị cần chủ động rà soát nguyên nhân, xác định thời gian và mức tiền phải truy thu, đồng thời chuẩn bị đầy đủ hồ sơ để gửi cơ quan BHXH. Thực hiện hiện thủ tục đúng quy trình và kịp thời không chỉ giúp hạn chế phát sinh lãi chậm đóng mà còn bảo đảm quyền lợi của người lao động và tránh các rủi ro xử phạt hành chính đối với doanh nghiệp.
4.1 Hồ sơ cần chuẩn bị
Căn cứ Khoản 2 Điều 8 Nghị định 158/2025/NĐ-CP và Phụ lục 02 ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH, hồ sơ truy thu BHXH bắt buộc gồm:
- Tờ khai điều chỉnh thông tin theo mẫu D02-TS.
- Bảng kê người lao động và thời gian truy thu.
- Bảng thanh toán tiền lương hoặc bảng kê tiền lương, tiền công tương ứng với thời gian truy thu.
- Quyết định tuyển dụng, quyết định xếp lương, hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng nếu có.
- Văn bản giải trình, thuyết minh hoặc tài liệu liên quan đến khoán sản phẩm, khoán công việc nếu phát sinh.
- Thang và bảng lương đã đăng ký tại cơ quan lao động địa phương và đang áp dụng tại đơn vị.
4.2 Trình tự thực hiện
Quy trình thực hiện truy thu BHXH bắt buộc bao gồm các bước sau:
Bước 1: Người sử dụng lao động rà soát sai sót và lập bộ hồ sơ điều chỉnh theo quy định.
Bước 2: Nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH, có thể nộp trực tiếp hoặc nộp online qua Cổng giao dịch điện tử.
Đối với hình thức trực tuyến, người sử dụng lao động đăng nhập vào dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn và chọn kê khai hồ sơ.
Đối với trường hợp người lao động đi làm việc có thời hạn ở nước ngoài, sử dụng mã 605a để thực hiện truy đóng. Các trường hợp khác chưa được hỗ trợ trực tuyến nên phải nộp hồ sơ trực tiếp.
Bước 3: Cơ quan BHXH tiếp nhận và kiểm tra, xác minh thông tin hồ sơ, đối chiếu mức lương và thời gian đề nghị truy thu.
Bước 4: Cơ quan BHXH ban hành thông báo truy thu, trong đó có thể bao gồm cả khoản lãi chậm đóng nếu phát sinh. Người sử dụng lao động nộp bổ sung theo nội dung thông báo.
Thời hạn giải quyết tối đa là 10 ngày làm việc tính từ thời điểm cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Việc tuân thủ đúng quy trình giúp bảo đảm quyền lợi người lao động và sự minh bạch trong quản lý đóng BHXH.
5. Dịch vụ xử lý hồ sơ truy thu BHXH tại AZTAX
Với kinh nghiệm chuyên sâu trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội và nhiều năm trực tiếp triển khai các hồ sơ truy thu cho doanh nghiệp ở đa dạng quy mô, AZTAX cam kết mang đến dịch vụ hiệu quả, chính xác và tuân thủ pháp luật. Chúng tôi hỗ trợ doanh nghiệp xử lý toàn bộ quy trình truy thu một cách bài bản, hạn chế tối đa sai sót và giúp quá trình làm việc với cơ quan BHXH diễn ra thuận lợi.
Khi sử dụng dịch vụ xử lý hồ sơ truy thu BHXH tại AZTAX, khách hàng nhận được:
- Hỗ trợ soạn thảo, rà soát và hoàn thiện toàn bộ hồ sơ pháp lý với tính chính xác cao.
- Cam kết tối ưu mức truy thu dựa trên đối chiếu hồ sơ và quy định pháp luật hiện hành.
- Quy trình thực hiện nhanh chóng, đảm bảo đúng tiến độ.
- Tư vấn chuyên môn 24/7, giải đáp mọi vướng mắc trong quá trình truy thu.
- Bảo mật tuyệt đối thông tin và dữ liệu doanh nghiệp trong suốt quá trình hợp tác.
Dịch vụ tại AZTAX được xây dựng nhằm giúp doanh nghiệp an tâm tuân thủ quy định BHXH, tiết kiệm thời gian và nguồn lực, đồng thời giảm thiểu mọi rủi ro pháp lý liên quan đến truy thu.
6. Giải đáp câu hỏi thường gặp về truy thu bảo hiểm xã hội
6.1 Khi nào doanh nghiệp bị truy thu bảo hiểm xã hội?
Căn cứ tại Điều 8 Nghị định 158/2025/NĐ-CP và Quyết định 595/QĐ-BHXH; doanh nghiệp bị truy thu khi đóng thiếu, đóng sai mức lương làm căn cứ, không kê khai đủ lao động thuộc diện tham gia hoặc chậm đóng theo quy định.
6.2 Có phải mọi trường hợp truy thu đều bị tính lãi chậm đóng hay không?
Không. Lãi chậm đóng chỉ áp dụng khi có hành vi chậm nộp, trốn đóng hoặc không thực hiện nghĩa vụ đúng thời hạn. Theo Khoản 4 Điều 34 Luật BHXH 2024, mức lãi chậm đóng BHXH gồm:
- Lãi suất 0,03 phần trăm mỗi ngày đối với số tiền BHXH, BHYT, BHTN chậm đóng.
- Trường hợp chậm đóng kéo dài hoặc có dấu hiệu trốn đóng, mức lãi có thể được nhân theo từng giai đoạn tính lãi tùy theo thời điểm và số tiền phát sinh.
- Nếu doanh nghiệp cố tình chiếm dụng tiền đóng BHXH của người lao động, cơ quan BHXH có thể áp dụng mức lãi tương tự lãi suất vay của ngân hàng thương mại trong năm đó để tính bù số tiền chậm nộp.
6.3 Hồ sơ truy thu BHXH bị trả về thường do lỗi gì và cách khắc phục?
Các lỗi phổ biến gồm thiếu bảng lương, sai thông tin người lao động, thiếu quyết định điều chỉnh lương hoặc hồ sơ không khớp với dữ liệu đã khai báo. Doanh nghiệp cần rà soát chứng từ, bổ sung giấy tờ còn thiếu và điều chỉnh lại thông tin theo đúng mẫu quy định.
Bài viết trên đã cung cấp cho bạn đọc những thông tin về truy thu bảo hiểm xã hội. Một số trường hợp bị truy thu bảo hiểm xã hội. Hy vọng rằng sau bài viết, bạn đọc đã cập nhật thêm được nhiều thông tin bổ ích. Nếu bạn có thắc mắc về bất cứ vấn đề gì liên quan đến Dịch vụ Bảo hiểm Xã hội thì hãy liên hệ ngay với AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn miễn phí.
