Chứng từ sử dụng trong kế toán tiền lương là vấn đề rất nhiều người thắc mắc. Kế toán tiền lương là bộ phận quan trọng trong bộ máy của doanh nghiệp. Vậy chứng từ lương sử dụng trong kế toán tiền lương là gì? Hãy cùng AZTAX tìm hiểu nhé.
1. Kế toán tiền lương là gì?
Kế toán tiền lương là người phải chịu trách nhiệm tính toán, quản lý và hạch toán tiền lương, các khoản trích lương dựa vào các dữ liệu về bảng chấm công, các giấy tờ liên quan đến thu nhập của người lao động,… để phục vụ cho công tác lập bảng lương, thanh toán lương và các chế độ bảo hiểm cho người lao động sao cho đạt độ chính xác cao nhất.
- Kế toán tiền lương có nhiệm vụ sau đây:
- Quản lý việc ứng lương của người lao động
- Quản lý lương chính của người lao động
- Quản lý người lao động: số lượng lao động hiện có, chất lượng lao động, tình hình và kết quả sử dụng lao động
- Quản lý tình hình sử dụng quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ và quỹ tiền lương.
- Xây dựng thang bảng lương, báo cáo về lao động, BHXH, BHYT, KPCĐ trong phạm vi trách nhiệm của kế toán.
Xem thêm: Kế toán tiền lương là gì?
Xem thêm: Nhân sự tiền lương là gì?
2. Chứng từ sử dụng trong kế toán tiền lương
Các chứng từ sử dụng trong kế toán tiền lương:
- Bảng chấm công
- Bảng tạm ứng lương công ty
- Phiếu tạm ứng lương nhân viên
- Bảng thanh toán tiền lương và BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ.
- Bảng kê chi tiết phụ cấp
- Phiếu lương nhân viên
- Bảng lương thanh toán qua ngân hàng
- Báo cáo quyết toán thuế TNCN
- Các biểu mẫu báo cáo BHXH
- Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc khối lượng công việc hoàn thành
- Hợp đồng lao động.
- Lập đề nghị thanh toán lương.
- Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ.
- Bảng thanh toán tiền thưởng.
- Các quyết định thôi việc, chấm dứt Hợp đồng.
- Bảng thanh toán tiền thuê ngoàI.
- Và các giấy tờ và các chứng từ liên quan đến tiền lương khác.
Tùy từng trường hợp cụ thể, kế toán sẽ cần thêm các loại giấy tờ khác liên quan đến quyết định của lãnh đạo như giấy cử đi công tác, hóa đơn thanh toán khi đi công tác,…
Xem thêm: Mức lương tối thiểu vùng 2024?
3. Mục đích sử dụng các chứng từ liên quan đến tiền lương
Căn cứ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, quy định cácchứng từ sử dụng kế toán tiền lương kế toán được sử dụng với mục đích:
- Theo dõi tình hình sử dụng lao động
- Theo dõi các khoản doanh nghiệp phải thanh toán cho người lao động như: tiền công, tiền lương, các khoản phụ cấp, tiền thưởng, tiền công tác phí, tiền làm thêm ngoài giờ và các khoản khác.
- Theo dõi các khoản thanh toán bên ngoài: thanh toán tiền thuê bên ngoài, thanh toán các khoản phải trích nộp theo lương và các vấn đề có liên quan đến lao động và tiền lương.
Xem thêm: Quản lý tiền lương là gì?
4. Nội dung trên chứng từ sử dụng kế toán tiền lương
Trên chứng từ kế toán sẽ bao gồm những nội dung sau đây:
- Tên và số hiệu của chứng từ
- Ngày tháng năm lập chứng từ
- Tên, địa chỉ đơn vị/cá nhân lập chứng từ kế toán
- Tên, địa chỉ đơn vị/cá nhân nhận chứng từ kế toán
- Nội dung về nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
- Đơn giá, số lượng, số tiền của nghiệp vụ tài chính và nghiệp vụ kinh tế được ghi bằng số. Tổng số tiền dùng để thu, chi của chứng từ kế toán ghi bằng số và bằng chữ.
- Họ tên và chữ ký của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ về lao động tiền lương
Lưu ý: Ngoài những nội dung nói trên của chứng từ về lao động tiền lương thì theo từng loại chứng khác nhau sẽ có thêm những nội dung khác.
5. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương
Để thực hiện quy trình thanh toán lương cho người lao động một cách chính xác và hiệu quả, bộ phận kế toán tiền lương cần tuân thủ các bước sau:
- Bước 1: Lập bảng lương tổng hợp Bộ phận nhân sự sẽ căn cứ vào bảng chấm công và thông tin các khoản thưởng, phụ cấp để lập bảng lương tổng hợp và gửi cho kế toán tiền lương.
- Bước 2: Kế toán lập bảng lương đầy đủ Kế toán tiền lương tính toán các khoản trích từ lương và kết hợp với bảng lương tổng hợp để lập bảng lương chi tiết.
- Bước 3: Phê duyệt bảng lương Bảng lương được gửi lên kế toán trưởng và sau đó đến ban giám đốc để kiểm tra và phê duyệt.
- Bước 4: Thanh toán lương
- Trường hợp công ty thanh toán qua ngân hàng: Kế toán tiền lương lập Séc hoặc Ủy nhiệm chi, sau đó gửi cho kế toán trưởng và ban giám đốc ký duyệt. Nhân sự mang Ủy nhiệm chi và danh sách lương đến ngân hàng để chuyển khoản.
- Trường hợp công ty thanh toán bằng tiền mặt: Kế toán lập Phiếu chi và sau đó thủ quỹ xuất quỹ tiền mặt để trả lương cho nhân viên.
Điều này giúp đảm bảo việc thanh toán lương diễn ra một cách chặt chẽ, tránh sai sót và đảm bảo tính minh bạch trong quy trình kế toán tiền lương.
Xem thêm: Tải mẫu phiếu lương excel
6. Điều kiện để chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán
Căn cứ vào Luật Kế toán 2015 số 88/2015/QH13, quy định chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:
- Chứng từ thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong suốt quá trình qua mạng hoặc các vật mang tin.
- Chứng từ điện tử phải được đảm bảo tính bảo mật dữ liệu, thông tin suốt quá trình lưu trữ và sử dụng. Chứng từ điện tử phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định và được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản được tạo ra, gửi đi hoặc nhận. Chứng từ cần có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.
- Đối với trường hợp chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để thanh toán, giao dịch hoặc ngược lại thì chứng từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính đó và chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu giữ để theo dõi, ghi sổ và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.
7. Công việc của kế toán tiền lương
Công việc của kế toán tiền lương bao gồm 3 nhiệm vụ chính: quản lý bảng lương, quản lý tiền tạm ứng lương và quản lý lương chính.
7.1 Nhiệm vụ của kế toán tiền lương
- Ghi chép và phản ánh tình hình lao động, tiền lương, tiền thưởng và các khoản trợ cấp.
- Tính toán chế độ lương, tiền thưởng, và các khoản trợ cấp cho người lao động.
- Xây dựng thang bảng lương, tính và phân bổ chính xác tiền lương, tiền trích BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh.
- Lập báo cáo về lao động, tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ.
7.2 Quản lý tạm ứng lương:
- Quản lý các lần tạm ứng lương trong doanh nghiệp.
- Tính toán mức lương đã tạm ứng cho nhân viên.
7.3 Quản lý kỳ lương chính:
- Xây dựng kỳ tính lương theo loại lương và cách tính đã thỏa thuận.
- Tính thu nhập, giảm trừ lương cuối kỳ.
- Xây dựng bảng lương dựa trên thông tin người lao động và bảng chấm công.
- Tính và khấu trừ thuế TNCN, bảo hiểm một cách đầy đủ và chính xác.
- Quản lý các khoản thu nhập khác để thực hiện quyết toán thuế cuối năm.
7.4 Quy trình làm việc của kế toán tiền lương
Để quá trình theo dõi, lập báo cáo và quyết toán diễn ra thuận lợi và tiết kiệm thời gian nhất, bộ phận kế toán tiền lương cần thực hiện theo 6 bước cơ bản như sau:
- Bước 1: Bộ phận chấm công theo dõi quá trình chấm công của nhân viên hàng ngày.
- Bước 2: Kế toán tiền lương tính toán lương dựa trên báo cáo từ bảng chấm công.
- Bước 3: Kế toán lương lập bảng thanh toán tiền lương, thưởng, và các khoản phải nộp khác. Bảng này sau đó được trình cho kế toán trưởng kiểm tra. Nếu được duyệt, bảng lương được chuyển cho Giám đốc xét duyệt và ký (bước 4). Trái lại, nếu không được duyệt, bảng lương sẽ được trả lại cho bộ phận kế toán lương để xem xét lại.
- Bước 4: Giám đốc xem xét, duyệt và ký vào bảng lương, sau đó chuyển trở lại cho kế toán trưởng. Tiếp đó, bảng lương được chuyển ngược trở lại cho kế toán lương.
- Bước 5: Dựa vào bảng lương đã được ký duyệt, kế toán tiền lương tiến hành thanh toán cho người lao động.
- Bước 6: Người lao động nhận lương và ký nhận.
8. Tài khoản dùng để hạch toán tiền lương
Để hạch toán tiền lương một cách chính xác và rõ ràng, chúng ta sử dụng hai tài khoản chính là “tài khoản 334” và “tài khoản 338”.
8.1 Tài khoản 334 – Phải trả người lao động
Tài khoản 334 được dùng để ghi nhận các khoản phải trả cho người lao động và quản lý thanh toán của doanh nghiệp. Cấu trúc của tài khoản 334 bao gồm:
Bên Nợ
- Các khoản phải trả đã được thanh toán cho người lao động: bao gồm tiền lương, tiền công, thưởng và các khoản khác.
- Các khoản đã khấu trừ từ tiền lương, công của người lao động.
- Số tiền công chưa được nhận.
Bên Có
- Tiền lương, tiền công và các khoản thanh toán khác cần trả cho người lao động.
- Số dư bên Có: các khoản còn phải trả cho người lao động của doanh nghiệp.
8.2 Tài khoản 338 – Phải trả phải nộp khác
Tài khoản 338 được sử dụng để ghi nhận thanh toán của doanh nghiệp đối với các khoản phải trả, phải nộp cho các tổ chức xã hội như kinh phí công đoàn, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội. Cấu trúc của tài khoản 338 bao gồm:
Bên Nợ
- Các khoản KPCĐ, BHXH, BHYT và các khoản khác phải nộp cho cơ quan quản lý hoặc phải trả cho người lao động.
- Số tiền KPCĐ, BHXH, BHYT và các khoản khác cần trả cho người lao động.
Bên Có
- Trích KPCĐ, BHXH, BHYT vào chi phí sản xuất kinh doanh, khấu trừ từ lương của người lao động.
- Các khoản KPCĐ, BHXH, BHYT được cấp bù từ ngân sách Nhà nước.
- Phản ánh giá trị tài sản chờ xử lý và các khoản phải trả khác.
- Số dư bên Nợ: Số tiền trả thừa, nộp thừa, vượt chi chưa thanh toán.
9. Các lưu ý khi làm kế toán tiền lương
Kế toán tiền lương là một trong những công việc quan trọng và phức tạp trong bộ máy hoạt động của mỗi doanh nghiệp. Để thực hiện công việc này một cách chính xác và hiệu quả, các kế toán viên cần chú ý đến những điểm sau:
- Chấm công chính xác: Quá trình chấm công phải được thực hiện một cách cẩn thận và đúng đắn. Sự chính xác trong việc ghi nhận giờ làm việc, ngày nghỉ, ngày làm thêm giờ… đóng vai trò quan trọng để tính toán lương chính xác cho nhân viên.
- Điền mức lương cơ bản đúng quy định: Mức lương cơ bản hoặc mức lương ngày phải được điền đúng theo quy định của công ty. Điều này giúp tránh những sai sót trong việc tính toán lương.
- Kiểm tra công thức trên Excel: Nếu sử dụng Excel để tính toán lương, cần kiểm tra và đảm bảo các công thức tính lương được nhập đúng và chính xác. Việc kéo công thức đầy đủ cũng rất quan trọng để tránh sai sót.
- Cẩn thận khi kiểm chi lương: Khi kiểm chi lương đếm tiền thật, kế toán cần cẩn thận và chính xác, tránh những sai sót không đáng có.
- Không bớt khoản lương sản phẩm: Nếu làm lương cho công nhân theo sản phẩm, không nên bớt bất kỳ khoản nào của người lao động, ngay cả khi làm tròn cho dễ nhớ. Việc này giúp đảm bảo công bằng và minh bạch trong tính toán lương.
- Kiểm tra dữ liệu trên phần mềm kế toán: Đối với phần mềm kế toán tính lương, cần đảm bảo dữ liệu đầu vào đầy đủ và chính xác. Trước khi trình bày báo cáo cho lãnh đạo, việc kiểm tra kỹ càng các báo cáo là bước quan trọng để đảm bảo sự chính xác và minh bạch trong quá trình tính toán lương.
Những lưu ý trên giúp kế toán tiền lương thực hiện công việc một cách chính xác, minh bạch và công bằng, từ đó đảm bảo quyền lợi của người lao động và sự hoạt động ổn định của doanh nghiệp.
Bài viết trên đây AZTAX đã cung cấp những chứng từ sử dụng trong kế toán tiền lương. Hy vọng bài viết giải đáp được phần nào thắc mắc của các cá nhân, doanh nghiệp. Nếu quý doanh nghiệp quan tâm đến dịch vụ kế toán tiền lương có thể liên hệ ngay AZTAX.
Xem thêm: Lý do doanh nghiệp nên thuê ngoài dịch vụ tính lương?
