Mẫu công văn đăng ký thang bảng lương giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục đúng quy định, đảm bảo minh bạch trong xây dựng thang lương và bảng lương cho người lao động. Bài viết dưới đây hướng dẫn chi tiết cách soạn công văn, hồ sơ kèm theo và những lưu ý quan trọng khi nộp cơ quan quản lý. Hãy cùng AZTAX tìm hiểu chi tiết vấn đề này nhé!
1. Thang bảng lương, vai trò của thang bảng lương
Thang lương là hệ thống quy định sẵn về các nhóm ngạch và bậc lương (hệ số lương), đây là căn cứ để doanh nghiệp trả lương cũng như xét nâng lương định kỳ cho người lao động, nhằm đảm bảo tính minh bạch và công bằng.
Bảng lương là tài liệu phản ánh chi tiết số tiền thực tế mà doanh nghiệp chi trả cho người lao động trong một khoảng thời gian nhất định. Trong đó bao gồm tiền lương cơ bản, tiền thưởng, phụ cấp, trợ cấp,… Mức thu nhập này phụ thuộc vào năng suất và hiệu quả công việc của từng cá nhân, được thể hiện rõ trong bảng thanh toán lương.
Thang bảng lương có thể được xem là công cụ để so sánh, đối chiếu về mức thu nhập giữa các lao động trong cùng một đơn vị, ngành hoặc lĩnh vực cụ thể. Thang bảng lương được xây dựng dựa trên tính chất công việc, trình độ chuyên môn và kinh nghiệm thực tế của người lao động. Hệ thống thang bảng lương nên được kiểm tra và cập nhật định kỳ để luôn thích ứng với những thay đổi trên thị trường lao động.
Hệ thống thang bảng lương giúp doanh nghiệp đảm bảo tính công bằng và minh bạch trong việc chi trả lương, đồng thời tạo điều kiện cho nhà quản lý lập kế hoạch quỹ lương một cách hợp lý và hiệu quả. Đối với người lao động, nó giúp họ xác định rõ thu nhập thực tế, định hướng phấn đấu cho các vị trí có mức lương cao hơn, cũng như dễ dàng so sánh quyền lợi của mình với đồng nghiệp. Ngoài ra, việc thiết lập thang bảng lương còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong quản lý nguồn nhân lực và chi phí tiền lương của doanh nghiệp.
Xem thêm: Thang bảng lương có cần đăng ký không?
2. Mẫu công văn đăng ký thang bảng lương năm 2025
Xin lưu ý, đây là mẫu công văn đề nghị đăng ký thang bảng lương chung. Để lập mẫu bảng lương mới nhất theo từng năm, phải căn cứ cụ thể vào mức lương tối thiểu vùng của năm đó. Từ đó, mới có thể đưa ra quyết định ban hành hệ thống thang bảng lương chuẩn nhất. Dưới đây là nội dung công văn đăng ký thang bảng lương với các yêu cầu và thông tin cần thiết:
- Tên công ty cần đăng ký thang bảng lương;
- Kính gửi cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký thang bảng lương;
- Số hiệu công văn của công ty cần đăng ký thang lương;
- Nội dung công việc cần tiến hành (nêu ngắn gọn);
- Tên phòng ban phụ trách mảng công việc của bên nhận công văn;
- Quá trình cần sự giúp đỡ, phối hợp của cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận được đăng ký trong công văn;
- Mục đích làm công văn, yêu cầu hợp tác với phòng/ban nào;
- Thời điểm bắt đầu cần sự hợp tác khi thực hiện công việc;
- Trình bày ngắn gọn về nguyên nhân đưa ra đề nghị, khó khăn, vướng mắc và khả năng đáp ứng của bên làm công văn đăng ký thang bảng lương.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần lưu ý khi lập thang, bảng lương cho cá nhân lao động để tránh mắc phải các lỗi sai không đáng có dẫn đến hậu quả có thể khó xử lý như sau:
- Pháp luật không giới hạn số bậc lương tối đa, nhưng cần xây dựng ít nhất 2 bậc.
- Người lao động đủ điều kiện nâng bậc lương sẽ được nâng lên một bậc. Thông thường, các doanh nghiệp hiện nay thường xây dựng từ 5 đến 15 bậc lương.
- Mức lương ở bậc 1 không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng.
3. Thủ tục và hồ sơ đăng ký thang bảng lương
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thang bảng lương
Hồ sơ đăng ký thang bảng lương cho doanh nghiệp mới thành lập bao gồm các tài liệu sau:
- Công văn đề nghị về việc đăng ký hệ thống thang lương, bảng lương
- Quyết định của Giám đốc về việc phê duyệt và ban hành thang, bảng lương
- Biên bản cuộc họp thành viên công ty liên quan đến việc xây dựng thang, bảng lương
- Hệ thống thang, bảng lương đã được doanh nghiệp thiết kế và thông qua để áp dụng
- Quy chế về lương thưởng (Mang tính nội bộ của doanh nghiệp)
- Bảng tiêu chuẩn chức danh và ngành nghề (Mang tính nội bộ của doanh nghiệp)
- Văn bản xác nhận chưa đủ điều kiện thành lập Công đoàn, do Liên đoàn Lao động Quận xác nhận và đóng dấu (Trong trường hợp doanh nghiệp chưa đáp ứng đủ điều kiện để thành lập Công đoàn cơ sở)
- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp
Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký thang bảng lương doanh nghiệp
Sau khi hoàn tất việc chuẩn bị hồ sơ đăng ký hệ thống thang bảng lương lần đầu cho doanh nghiệp theo hướng dẫn trên, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ thông qua 3 phương thức sau:
- Cách nộp thang bảng lương trực tiếp: nộp hồ sơ giấy tại Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội của Quận/Huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở
- Gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính
- Cách nộp thang bảng lương qua mạng: Cổng dịch vụ công trực tuyến của tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp hoạt động
Ví dụ: Nếu Công ty TNHH AZTAX có trụ sở kinh doanh đăng ký tại Quận Gò Vấp, sau khi hoàn thành việc chuẩn bị hồ sơ đăng ký thang bảng lương, công ty có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội của Quận Gò Vấp hoặc thực hiện nộp trực tuyến thông qua cổng dịch vụ công tại địa chỉ: https://dichvucong.hochiminhcity.gov.vn.
Lưu ý: Trong trường hợp nộp hồ sơ giấy, doanh nghiệp cần chuẩn bị 2 bản Công văn đề nghị đăng ký thang bảng lương để gửi đến cơ quan quản lý, cụ thể là Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội của Quận hoặc Huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
Bước 3: Cơ quan quản lý nhà nước tiếp nhận và xử lý hồ sơ đăng ký thang bảng lương của doanh nghiệp
Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội là cơ quan tiếp nhận hồ sơ đăng ký thang bảng lương của doanh nghiệp.
Nếu phát hiện thang bảng lương vi phạm các nguyên tắc do Chính phủ ban hành, Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội sẽ thông báo để doanh nghiệp thực hiện việc sửa đổi, bổ sung theo đúng quy định.
4. Quy định về việc xây dựng thang bảng lương năm 2025
Theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, tất cả các doanh nghiệp bắt buộc phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động. Hệ thống này được dùng làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng nhân sự, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh trong hợp đồng lao động và chi trả lương cho người lao động. Khi xây dựng, người sử dụng lao động cần tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, ví dụ như công đoàn, nhằm đảm bảo sự đồng thuận và minh bạch.
Bên cạnh đó, thang lương, bảng lương và định mức lao động còn là căn cứ để doanh nghiệp quản lý nhân sự, thỏa thuận mức lương phù hợp với vị trí công việc và chức danh. Định mức lao động phải đảm bảo mức trung bình mà đa số nhân viên có thể thực hiện trong giờ làm việc bình thường, đồng thời cần được thử nghiệm trước khi chính thức áp dụng. Nguyên tắc xây dựng thang bảng lương được quy định tại Điều 7 Nghị định 49/2013/NĐ-CP.
Cuối cùng, thang lương, bảng lương và các mức lương phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi áp dụng, nhằm bảo đảm tính minh bạch và tuân thủ pháp luật.
5. Những lưu ý khi thực hiện đăng ký thang bảng lương cho doanh nghiệp
Khi thực hiện đăng ký thang bảng lương, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng nhằm đảm bảo tuân thủ pháp luật và bảo vệ quyền lợi người lao động.
Thanh bảng lương phải đảm bảo tính chính xác và đầy đủ
Doanh nghiệp cần xây dựng thang bảng lương một cách chi tiết, phản ánh đúng chức năng công việc và vị trí công tác của nhân viên. Các mức lương, phụ cấp và khoản thưởng cần được xác định rõ ràng, vừa bảo vệ quyền lợi người lao động, vừa tuân thủ quy định về lương tối thiểu vùng và các điều kiện lao động hiện hành. Thao tác này giúp doanh nghiệp tránh vi phạm pháp luật và đảm bảo sự công bằng, minh bạch trong chi trả thu nhập.
Có sự tham khảo ý kiến người lao động hoặc tổ chức đại diện người lao động
Khi xây dựng thang bảng lương, doanh nghiệp nên lấy ý kiến của tổ chức đại diện người lao động (nếu có) tại cơ sở. Điều này không chỉ là yêu cầu pháp lý bắt buộc mà còn giúp bảo vệ quyền lợi của nhân viên, tạo nên sự đồng thuận và minh bạch trong việc xác định lương, thưởng. Việc lấy ý kiến của nhân viên giúp thang bảng lương phản ánh chính xác nhu cầu thực tế và giữ vững sự công bằng trong nội bộ công ty.
Nên Cập nhật thường xuyên thang bảng lương
Thang bảng lương là một tài liệu không cố định mà cần được cập nhật định kỳ theo chính sách lương của Nhà nước, điều kiện kinh tế và nhu cầu nội bộ. Doanh nghiệp nên theo dõi mức lương tối thiểu vùng, thay đổi luật lao động và hiệu quả công việc để thang bảng lương luôn phản ánh thực tế và tuân thủ pháp luật.
6. Dịch vụ thang bảng lương AZTAX
AZTAX cung cấp dịch vụ thang, bảng lương nhằm giải quyết triệt để các vấn đề xảy ra trong quá trình xây dựng thang, bảng lương mà doanh nghiệp đang đối mặt. Khi quý doanh nghiệp lựa chọn sử dụng dịch vụ này, lợi ích mang lại ở đây giúp giảm chi phí thuê nhân sự và đảm bảo mức lương hợp lý, đồng thời giữ chân người lao động lâu dài. Các doanh nghiệp khi hợp tác với chúng tôi sẽ được hỗ trợ trọn gói các nghiệp vụ như:
- Xây dựng thang lương đảm bảo đầy đủ và tuân thủ quy tắc Nhà nước, đồng thời đảm bảo tính công bằng và minh bạch.
- Xây dựng quy chế lương thưởng, thiết lập các chính sách thưởng hấp dẫn và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.
- Lập hồ sơ điều chỉnh lương đảm bảo quá trình điều chỉnh lương diễn ra trơn tru và đúng quy trình pháp lý.
- AZTAX hỗ trợ soạn lập các quyết định bổ nhiệm, cắt chức, tăng lương và các quyết định khác để duy trì sự công bằng và hiệu quả trong quản lý nhân sự.
- AZTAX cam kết tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật và mang lại chất lượng dịch vụ tốt nhất cùng mức phí hợp lý cho quý khách hàng.
7. Câu hỏi thường gặp
Câu 1: Doanh nghiệp có bắt buộc công bố công khai thang bảng lương tại nơi làm việc?
Căn cứ theo Điều 93 của Bộ luật Lao động năm 2019 về việc xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động, các doanh nghiệp có trách nhiệm công khai thang bảng lương tại nơi làm việc trước khi áp dụng.
Câu 2: Doanh nghiệp không công khai thang bảng lương cho người lao động trước khi thực hiện bị phạt bao nhiêu tiền?
Theo quy định, nếu người sử dụng lao động không thực hiện công khai thang bảng lương cho người lao động trước khi áp dụng, sẽ bị xử phạt tiền từ 5.000.000 đến 10.000.000 đồng đối với cá nhân và từ 10.000.000 đến 20.000.000 đồng đối với tổ chức. Do đó, doanh nghiệp vi phạm quy định này sẽ bị phạt từ 10.000.000 đến 20.000.000 đồng.
Bài viết trên AZTAX đã cung cấp đầy đủ thông tin liên quan về mẫu công văn đăng ký thang bảng lương, cũng như hướng dẫn chi tiết cách ghi công văn này. Đồng thời, chúng tôi cung cấp dịch vụ thang, bảng lương, luôn sẵn sàng hỗ trợ và tư vấn nhanh chóng nếu bạn gặp bất kỳ vấn đề khó khăn nào. Nếu bạn cần tư vấn thêm về mẫu công văn đăng ký thang bảng lương, hãy liên hệ với chúng tôi qua HOTLINE: 0932.383.089 ngay để nhận được sự hỗ trợ tận tâm nhất!
