Chốt sổ bảo hiểm xã hội là thủ tục quan trọng khi người lao động nghỉ việc hoặc chuyển sang đơn vị mới, nhằm xác nhận quá trình tham gia BHXH và đảm bảo quyền lợi khi hưởng các chế độ theo quy định. Vậy chốt sổ bảo hiểm xã hội qua mạng được thực hiện như thế nào, cần đáp ứng những điều kiện gì và làm sao để kiểm tra sổ đã được chốt hay chưa? Trong bài viết dưới đây, AZTAX sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình thực hiện, hồ sơ cần chuẩn bị và những lưu ý quan trọng giúp bạn hoàn tất thủ tục nhanh chóng, đúng quy định.
1. Chốt sổ bảo hiểm xã hội là gì?
Chốt sổ bảo hiểm xã hội là việc ghi nhận quá trình đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp trên sổ bảo hiểm xã hội khi người tham gia dừng đóng bảo hiểm xã hội tại một đơn vị.
Việc này được thực hiện khi người lao động thôi việc ở công ty hoặc doanh nghiệp, khi lao động dừng làm việc hay khi công ty dừng hoạt động.
2. Khi nào cần chốt sổ Bảo hiểm xã hội?
Thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội là quá trình tất toán và chấm dứt việc đóng Bảo hiểm xã hội của người lao động tại Cơ quan Bảo hiểm xã hội mà đơn vị đang thực hiện việc đóng bảo hiểm.
Quá trình này được thực hiện trong các trường hợp sau:
- Người lao động không làm việc tại đơn vị đó nửa hoặc nghỉ hưu.
- Công ty chuyển địa chỉ hoạt động đến một nơi khác, dẫn đến việc phải chuyển hồ sơ Bảo hiểm xã hội cho Cơ quan Bảo hiểm xã hội mới quản lý. Nên cần phải chốt quá trình đóng Bảo hiểm xã hội tại Cơ quan cũ.
3. Điều kiện để chốt được sổ Bảo hiểm xã hội
Để chốt được sổ bảo hiểm xã hội, người sử dụng lao động và người lao động cần đáp ứng một số điều kiện theo quy định. Việc đáp ứng đầy đủ các điều kiện này sẽ giúp quá trình chốt sổ diễn ra thuận lợi, hạn chế phát sinh sai sót hoặc kéo dài thời gian xử lý.
Căn cứ vào nội dung đã được quy định tại Điều 21 của Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014:
Trong quá trình người lao động làm việc tại đơn vị, nghĩa vụ của người sử dụng lao động là đóng Bảo hiểm xã hội đầy đủ cho nhân viên. Khi kết thúc hợp đồng, đơn vị có trách nhiệm chốt sổ cho người lao động.
Vì thế, đơn vị chốt được sổ chỉ khi đóng đầy đủ tiền Bảo hiểm xã hội cho Cơ quan Bảo hiểm, không nợ tiền tính đến tháng cuối cùng mà lao động làm việc.
* Người lao động có tự chốt sổ Bảo hiểm xã hội được không?
Theo nội dung được quy định tại Khoản 3 Điều 47 Bộ luật Lao động 2012:
Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cùng những giấy tờ khác đã giữ lại của người lao động.
Cũng theo nội dung được quy định tại Khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014:
Người sử dụng lao động phối hợp với cơ quan Bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng Bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật
Người lao động thường không thể tự chốt sổ Bảo hiểm xã hội. Trách nhiệm này thường thuộc về người sử dụng lao động. Tuy nhiên, có một số trường hợp đặc biệt, như khi doanh nghiệp phá sản hoặc nợ bảo hiểm, không thể chốt sổ BHXH cho người lao động. Trong tình huống này, người lao động có thể liên hệ với Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội tại quận/huyện nơi công ty đặt trụ sở hoặc Thanh tra Sở Lao động-Thương binh và Xã hội để nhận sự can thiệp và hỗ trợ để hoàn tất quá trình chốt sổ Bảo hiểm xã hội.
Điều này giúp đảm bảo được quyền lợi của người lao động và không gặp khó khăn trong việc duy trì đóng Bảo hiểm xã hội.
4. Thủ tục chốt sổ BHXH qua mạng
Thủ tục chốt BHXH qua mạng bao gồm 2 bước
Bước 1: Thực hiện báo giảm BHXH, BHYT, BHTN trên cổng thông tin dịch vụ công
- Đầu tiên, các doanh nghiệp cần truy cập vào trang web chính thức của Bảo Hiểm Xã hội tại địa chỉ https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn/.
- Sau đó, doanh nghiệp cần đăng nhập vào tài khoản đã được cung cấp trước đó.Nhấn chọn mục “Thông tin người lao động” và chọn “Trạng thái” để thực hiện các thay đổi trong tình trạng của người lao động. Kiểm tra kỹ thông tin đã thay đổi trước khi nhấn “Lưu.”
- Tiếp theo, chuyển đến mục “Tình trạng” và chọn vào “Giảm hẳn”. Sau đó quay lại mục “Kê khai hồ sơ” và chọn “Danh sách thủ tục.” Tìm mã thủ tục 600a và chọn vào biểu tượng “Kê khai”. Khi thấy cửa sổ kê khai hiện ra, thì chọn mục “Kỳ kê khai” và nhấn “Xác nhận.”
- Sau đó chọn vào người lao động muốn báo giảm đã tiến hành thay đổi tình trạng ở ban đầu rồi nhấn ” áp dụng”.
Bước 2: Thực hiện chốt sổ BHXH cho người lao động
Hồ sơ để thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH bao gồm:
- Tờ khai đơn vị tham gia điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo Mẫu TK- TS
- Danh sách lao động tham gia các loại bảo hiểm theo mẫu số D02-TS
- Bảng kê thông tin Mẫu D01-TS
- Sổ bảo hiểm xã hội
- Các tờ rời bảo hiểm xã hội
- Giấy tờ liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng lao động
- Thẻ BHYT (Còn thời hạn sử dụng)
Theo đó người sử dụng lao động cần tiến hành nộp hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội tại Cơ quan BHXH Quận, Huyện nơi đơn vị đặt trụ sở chính hoặc nộp qua đường bưu điện.
Xem thêm: Cách chốt sổ bảo hiểm xã hội
5. Cách tra cứu xem quá trình tham gia BHXH đã được chốt sổ chưa?
Sau khi hoàn tất thủ tục chốt sổ BHXH, người lao động nên kiểm tra tình trạng xử lý để đảm bảo quá trình tham gia bảo hiểm đã được xác nhận đầy đủ. Dưới đây là các cách tra cứu giúp bạn biết sổ BHXH đã được chốt hay chưa.
Theo khoản 3, Điều 48, Bộ luật Lao động 2019 quy định:
Khi chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp, sau đó trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của NLĐ.
Như các điều khoản đã nêu trên, công ty có trách nhiệm chốt sổ BHXH sau nhân viên khi nghỉ việc.
Cách 1: Xem trên tờ rơi do Cơ quan BHXH cấp
Thông thường, khi sổ BHXH đã được chốt thì tờ cuối cùng (có đóng dấu của cơ quan BHXH sẽ có các dòng “Tổng thời gian tham gia BHXH là …năm”
Cách 2: Tra cứu trên mạng internet
- Người lao động có thể tra cứu quá trình tham gia BHXH, bằng cách truy cập vào đường dẫn sau: https://baohiemxahoi.gov.vn.
- Nhập chính xác đầy đủ tất cả các thông tin được yêu cầu và nhấn vào “ tôi không phải người máy”. Sau đó chọn vào lấy mã tra cứu, mã sẽ được gửi về số điện thoại dùng để đăng ký BHXH đã được nhập ở trên.
- Sau đó tất cả thông tin liên quan đến BHXH sẽ hiện ra. Người lao động sẽ biết được sổ BHXH của mình đã chốt chưa thông qua việc tra cứu trên.
- Ngoài 2 cách làm trên thì hiện nay, Bảo hiểm xã hội đã được phát triển thành app có tên là VssID. Có thể dowload tại CH Play hoặc AppStore. Và đăng nhập để xem thông tin BHXH.
6. Ai có nghĩa vụ chốt sổ bảo hiểm xã hội
Theo quy định của pháp luật, việc chốt sổ BHXH là trách nhiệm của người sử dụng lao động khi người lao động nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng lao động.
Người sử dụng lao động sẽ có trách nhiệm chốt sổ Bảo hiểm xã hội (trừ các trường hợp như công ty phá sản và nợ bảo hiểm nên không có khả năng chốt sổ cho người lao động).
Nếu doanh nghiệp không chốt sổ BHXH, người lao động có thể đến Phòng Lao động- Thương binh và Xã hội ở quận, huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở hoặc Thanh tra Sở Lao động-Thương binh và Xã hội để được giải quyết chốt sổ
Xem thêm: Gửi hồ sơ bhxh qua bưu điện
7. Những lưu ý quan trọng khi kiểm tra chốt sổ qua mạng
Khi kiểm tra tình trạng chốt sổ BHXH qua mạng, người lao động cần lưu ý một số vấn đề quan trọng để đảm bảo thông tin tra cứu được cập nhật chính xác và đầy đủ. Việc kiểm tra kỹ sẽ giúp phát hiện kịp thời các sai sót (nếu có), từ đó tránh ảnh hưởng đến quyền lợi khi thực hiện các thủ tục liên quan đến bảo hiểm xã hội.
Những lưu ý như:
Kiểm tra đúng thông tin cá nhân: Đảm bảo họ tên, mã số BHXH, số CCCD và các thông tin cá nhân hiển thị trên hệ thống là chính xác để tránh sai sót khi tra cứu.
Dữ liệu có thể chưa cập nhật ngay: Thông tin chốt sổ BHXH trên hệ thống trực tuyến có thể được cập nhật chậm sau khi doanh nghiệp hoàn tất thủ tục. Người lao động nên kiểm tra lại sau một thời gian nếu chưa thấy kết quả.
Tra cứu trên kênh chính thức: Nên kiểm tra tình trạng chốt sổ trên các kênh chính thức như ứng dụng VssID hoặc Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam để đảm bảo thông tin chính xác và bảo mật.
Liên hệ cơ quan BHXH khi có sai lệch:Nếu phát hiện thông tin chưa chính xác hoặc chưa cập nhật dù đã hoàn tất thủ tục, người lao động nên liên hệ doanh nghiệp hoặc cơ quan BHXH để được kiểm tra và hỗ trợ kịp thời.
Quá trình chốt sổ bảo hiểm xã hội qua mạng là một nhiệm vụ quan trọng để tuân theo quy định pháp luật. Không chỉ người sử dụng lao động mà cả người lao động đều có trách nhiệm và quyền lợi trong quá trình này. Việc chậm chốt hoặc không thực hiện quy trình này có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng. Qua bài viết trên AZTAX hy vọng nó có thể giúp ích cho bạn trong việc chốt sổ BHXH qua mạng và các vấn đề liên quan. Nếu cần giải đáp các thắc mắc liên quan đến chốt sổ BHXH thì bạn có thể liên hệ trực tiếp cho chúng tôi qua HOTLINE : 0932 383 089 hoặc EMAIL : cs@aztax.com.vn để được hỗ trợ.
8. Các câu hỏi liên quan đến chốt sổ BHXH qua mạng
8.1 Chốt và trả sổ bảo hiểm xã hội chậm cho người lao động thì có bị xử lý hay không?
Có. Nếu người sử dụng lao động chậm chốt và trả sổ BHXH cho người lao động, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật. Đồng thời, doanh nghiệp phải hoàn tất thủ tục chốt sổ, trả sổ BHXH và bồi thường thiệt hại (nếu có) do việc chậm trễ gây ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động.
8.2 Mất sổ bảo hiểm xã hội có chốt sổ được không?
Công ty không chốt sổ BHXH cho người lao động, người lao động nên yêu cầu doanh nghiệp thực hiện thủ tục chốt sổ theo quy định. Nếu doanh nghiệp không hợp tác, người lao động có thể liên hệ cơ quan BHXH quản lý để được hỗ trợ, hoặc thực hiện khiếu nại, yêu cầu xử lý để bảo vệ quyền lợi của mình.
8.3 Chưa chốt sổ BHXH trên VssID có rút BHXH một lần được không?
Được, nhưng phải đáp ứng đủ điều kiện hưởng BHXH một lần và cơ quan BHXH xác nhận được quá trình đóng BHXH. Nếu chưa chốt sổ hoặc thông tin trên VssID chưa cập nhật, người lao động cần kiểm tra lại với công ty hoặc cơ quan BHXH trước khi làm hồ sơ.
8.4 Người lao động có tự chốt sổ BHXH qua mạng được không?
Không, gười lao động không thể tự chốt sổ BHXH qua mạng. Việc chốt sổ BHXH thuộc trách nhiệm của người sử dụng lao động (doanh nghiệp). Người lao động chỉ có thể kiểm tra quá trình đóng, theo dõi tình trạng chốt sổ trên VssID hoặc phối hợp cung cấp thông tin khi cần thiết. Trường hợp công ty không thực hiện chốt sổ, người lao động có thể yêu cầu doanh nghiệp hoàn tất thủ tục hoặc liên hệ cơ quan BHXH để được hỗ trợ.
8.5 Công ty không chốt sổ BHXH cho người lao động phải làm sao?
Nếu công ty không chốt sổ BHXH, người lao động nên yêu cầu doanh nghiệp thực hiện đúng trách nhiệm theo quy định. Trường hợp doanh nghiệp không hợp tác hoặc cố tình chậm trễ, người lao động có thể liên hệ cơ quan BHXH nơi doanh nghiệp tham gia để được hỗ trợ hoặc gửi đơn khiếu nại đến cơ quan có thẩm quyền nhằm bảo vệ quyền lợi của mình.
