Hướng dẫn cách đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

Cách đăng ký hóa đơn điện tử hiện nay như thế nào? Thực tế, quy trình đăng ký hóa đơn điện tử như thế nào? Để biết câu trả lời mời các bạn tham khảo ngay bài viết bên dưới của chúng tôi. 

1. Hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là gì?

1.1 Hóa đơn điện tử là gì?

Căn theo Khoản 01 Điều 03 thuộc Thông Tư 32/2011/TT-BTC có định nghĩa về hóa đơn điện tử như sau:

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử…

Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Như vậy, hóa đơn điện tử được xem là căn cứ lưu trữ dữ liệu bán hàng, dịch vụ của một doanh nghiệp. Đồng thời, hóa đơn điện tử sẽ được lập, xử lý và lưu trữ trên máy tính của đơn vị được cấp mã số thuế theo đúng quy định pháp luật.

Bên cạnh đó, căn cứ theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Điều 59, Khoản 03 có quy định bắt buộc việc doanh nghiệp cần phải chuyển đổi hóa đơn điện trước ngày 01/07/2022. Do do, doanh nghiệp chỉ được phép áp dụng hóa hơn giấy đến hết 30/06/2022.

1.2 Có mấy loại hóa đơn điện tử hiện nay?

Hiện nay, hóa đơn điện tử đã được doanh nghiệp áp dụng rộng rãi. Các loại hóa đơn thường được sử dụng phải kể đến là:

– Hóa đơn xuất khẩu;

– Hóa đơn giá trị gia tăng;

– Hóa đơn bán hàng;

– Hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; 

– Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế;

– Chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng;…

2. Cách đăng ký hóa đơn điện tử

Cách đăng ký hóa đơn điện tử
Cách đăng ký hóa đơn điện tử

Căn cứ theo Thông tư 37/2017/TT-BTC, Khoản 03, Điều 01 doanh nghiệp sẽ được phép áp dụng hóa đơn điện tử sau 02 ngày gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Lưu ý, hóa đơn mẫu sử dụng đăng ký điện tử cần phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ.

2.1 Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử

Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử được đăng ký tại Cơ quan Thuế và áp dụng theo Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, cụ thể như sau:

– Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử | Mẫu số 1;

– Thông báo phát hành hoá đơn điện tử | Mẫu số 2;

– Hoá đơn mẫu (được khởi tạo mẫu thông qua phần mềm hóa đơn điện tử).

2.2 Quy trình đăng ký hóa đơn qua mạng

Các bước khởi tạo đăng ký hóa đơn điện tử với Cơ quan Thuế cụ thể như sau:

Bước 1: Chọn lựa đơn vị cung cấp phần mềm hóa điện tử

Bước 2: Khởi tạo mẫu hóa đơn

Lưu ý: Việc khởi tạo mẫu bao gồm có khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử và khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử trên bản thử nghiệm.

Bước 3: Lập quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

Bước 4: Thông báo phát hành sử dụng hóa đơn điện tử

Bước 5: Nộp hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử trực tuyến tại Cơ quan Thuế

Bước 6: Nhận kết quả sau 02 ngày làm việc

3. Nộp hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử trực tuyến tại Cơ quan Thuế

Nộp hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử tại Cơ quan Thuế
Nộp hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử tại Cơ quan Thuế

Để hoàn thành thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần phải nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu. Lưu ý, khi thực hiện doanh nghiệp cần chuẩn bị một bản thông báo dưới dạng XML và một bản Scan được lưu trong Word. Chi tiết các bước như sau:

Bước 1: Chữ ký số

Bước đầu thực hiện đăng ký hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần cắm USB chứa chữ ký số (Token) máy tính. 

Lưu ý: Doanh nghiệp cần đăng ký chữ ký số trước khi thực hiện đăng ký hóa đơn điện tử. Chữ ký thường được lưu trữ trong USB. 

Bước 2: Đăng nhập

Truy cập vào trang Web: thuedientu.gdt.gov.vn. Chọn mục “Doanh nghiệp” và chọn “Đăng nhập” nhập “Tên đăng nhập”“Mật khẩu”.

Bước 3: Đăng ký tờ khai

Chọn “Khai thuế” => bấm chọn “Đăng ký tờ khai” => chọn “Đăng ký thêm tờ khai”. Tích chọn vào ô vuông tương ứng ở hàng “TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn”; “TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn điện tử”; “QDAP – Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử”  => bấm “Tiếp tục”  => chọn “Chấp nhận”.

Bước 4: Nộp tờ khai

Chọn “Khai thuế” trên thanh công cụ => chọn mục “Nộp tờ khai XML”  => bấm “Chọn tệp tờ khai”  => bấm “Open” để tải tệp tờ khai dưới định dạng XML. Tiếp tục chọn “Ký điện tử” và nhập chữ ký số, nhập mã pin => bấm “OK”.

Bước 5: Đính kèm phụ lục

Chọn mục “Tra cứu” trên thanh công cụ  => chọn “Tờ khai”  => chọn “Tra cứu”. Ở cột “Gửi phụ lục” tích vào ô vuông tương ứng hàng “B01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn”. Ở giao diện tờ khai chọn “Chọn tệp tờ khai” chọn File Word có nội dungQuyết định áp dụng hóa đơn điện tử”  => bấm “Open”. Sau khi chọn “Ký điện tử” và nhập chữ ký số, mã pin => bấm “Chấp nhận”.

Doanh nghiệp sẽ nhận thông báo “Ký tệp tờ khai thành công”  => bấm “Nộp tờ khai” => chọn “Chọn tệp tờ khai” để nộp File Word có thông tin “Hóa đơn mẫu”. Cuối cùng là thực hiện chọn “Ký điện tử” và nhập chữ ký số, mã pin => bấm “Chấp nhận”.

Bước 6: Tra cứu

Để chắc chắn hồ sơ đã được lưu trữ doanh nghiệp nên thực hiện kiểm tra lại sau khi hoàn tất đăng ký. Chọn “Tra cứu” trên thanh công cụ => bấm chọn “Tra cứu”. Trang sẽ xuất ra các kết quả tra cứu có kèm tất cả các tệp kèm theo. Doanh nghiệp cần phải kiểm tra lại toàn bộ kết quả xem đã đủ hồ sơ hay chưa.

4. Tra cứu kết quả đăng ký hóa đơn điện tử

Sau 02 ngày kể từ khi nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể thực hiện tra cứu hóa đơn. Các bước cụ thể như sau:

Bước 1: Truy cập vào trang Web: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html

Bước 2: Chọn “Thông tin thông báo phát hành”

Bước 3: Chọn Cơ quan Thuế (Tỉnh/TP) nơi doanh nghiệp đăng ký tham gia. Nhập “Ngày phát hành”“Nhập mã xác thực”.

Bước 4: Chọn “Tìm kiếm”

Bước 5: Doanh nghiệp phải kiểm tra tình trạng thông tin đã được nhập đầy đủ chưa để. Nếu đã đủ doanh nghiệp sẽ được phép sử dụng hóa đơn điện tử. Ngược lại, doanh nghiệp chưa đầy đủ thông tin thì cần phải nộp bản cứng tại Cơ quan Thuế.

5. Dịch vụ hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

Dịch vụ hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp
Dịch vụ hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

Việc thực hiện đăng hóa đơn điện tử có thể rườm rà và làm mất thời gian của doanh nghiệp. Do thực hiện đăng ký hóa đơn điện tử doanh nghiệp phải mua chữ ký số từ đại lý và thực hiện kê khai. Do đó, một số doanh nghiệp lựa chọn hợp tác với công ty dịch vụ để tiết kiệm thời gian và chi phí.

5.1 Dịch vụ đăng ký kê khai hóa đơn điện tử

Công ty TNHH AZTAX là một công ty lâu năm trong lĩnh vực kế toán thuế. Chúng tôi không ngừng phát triển để cung cấp dịch vụ đáp ứng nhu cầu cho Quý doanh nghiệp. Hiện nay, AZTAX có cung cấp dịch vụ đăng ký kê khai hóa đơn điện tử. Dịch vụ của chúng tôi hỗ trợ doanh nghiệp thống kê, báo cáo, xuất dữ liệu như HTKK, TVAN,… hoàn tất đăng ký thủ tục trực tuyến với mức chi phí hợp lý. Chúng tôi tự tin là cầu nối của doanh nghiệp với Cơ quan Thuế.

5.2 Dịch vụ cung cấp hóa đơn điện tử

Ngoài ra, AZTAX còn dịch vụ cung cấp hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp với tính bảo mật cao. Đến với chúng tôi doanh nghiệp sẽ không cần phải lo lắng rủi ro trong quá trình xuất hóa đơn điện tử. AZTAX sẽ giải quyết tất tần tật các vấn đề từ A – Z trong quá trình hợp tác cung cấp hóa đơn điện tử. Với đội ngũ nhân viên gạo gội, chúng tôi tự tin sẽ mang đến trải nghiệm tốt nhất đến cho Quý doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm về các nghiệp vụ khác cần thực hiện sau khi thành lập doanh nghiệp cùng với các gói dịch vụ hỗ trợ nghiệp vụ của AZTAX theo bảng dưới đây:

BƯỚC THỰC HIỆN

NGHIỆP VỤ

HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ

DỊCH VỤ HỖ TRỢ

PHÍ DỊCH VỤ

1

Treo bảng hiệu

2

Đăng ký chữ ký số

Chỉ từ

1.500.000 đồng

3

Đăng ký hóa đơn điện tử

Chỉ từ

1.500.000 đồng

4

Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp

5

Kê khai thuế ban đầu

Chỉ từ

1.500.000 đồng

6

Kê khai và nộp thuế môn bài

Chỉ từ

1.500.000 đồng

7

Xây dựng và đăng ký nội quy lao động

Chỉ từ

500.000 đồng

8

Xây dựng và thông báo thang lương, bảng lương

Chỉ từ

500.000 đồng

9

Tuyển dụng nhân sự

Gói C&B

10

Hồ sơ mã đơn vị

Chỉ từ

1.500.000 đồng

11

Thành lập công đoàn

Chỉ từ

500.000 đồng

12

Đăng ký mã số thuế TNCN

Chỉ từ

1.000.000 đồng

Phía trên là nội dung AZTAX trình bày cách đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp. Hy vọng bài viết của chúng tôi mang đến những giá trị cho các bạn đọc. Doanh nghiệp đang tìm kiếm tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đừng ngại liên hệ cho chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn miễn phí 24/7.

CÔNG TY AZTAX CUNG CẤP GIẢI PHÁP DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN

   Email: cs@aztax.com.vn

   Hotline: 0932.383.089

   #AZTAX - Sự khởi đầu vững chắc cho hành trình khởi nghiệp

Trả lời