Cách tra cứu hóa đơn điện tử là thông tin quan trọng giúp doanh nghiệp và cá nhân kiểm tra tính hợp lệ, chính xác và pháp lý của hóa đơn điện tử đã lập. Việc tra cứu hóa đơn không chỉ giúp quản lý chứng từ minh bạch, thuận tiện trong kê khai, nộp thuế mà còn phòng ngừa rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra. Bài viết dưới đây, AZTAX hướng dẫn chi tiết các bước tra cứu hóa đơn điện tử nhanh chóng, đơn giản và đúng quy định pháp luật.
1. Tra cứu hóa đơn điện tử là gì?
Tra cứu hóa đơn điện tử (HĐĐT) là quá trình kiểm tra và xác minh thông tin của hóa đơn được phát hành trên môi trường điện tử. Hoạt động này giúp người dùng đảm bảo hóa đơn là chính xác, hợp lệ và minh bạch, đồng thời hạn chế tối đa rủi ro gian lận hay sử dụng hóa đơn giả trong giao dịch tài chính.
Việc tra cứu hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cả người bán và người mua, bao gồm:
- Xác minh tính hợp lệ và đầy đủ của hóa đơn, giúp phát hiện sớm sai sót hoặc gian lận.
- Thuận tiện trong lưu trữ và quản lý, không cần in ấn hay bảo quản hóa đơn giấy, dễ dàng tìm kiếm khi cần.
- Hỗ trợ các thao tác khác như tải xuống, in, chia sẻ hoặc ký điện tử, cũng như theo dõi tình trạng xử lý hóa đơn nhanh chóng và an toàn.
2. Hướng dẫn chi tiết cách tra cứu hóa đơn điện tử thông tư 32 và NĐ70
Hướng dẫn chi tiết cách tra cứu hóa đơn điện tử Thông tư 32 và Nghị định 70 giúp người dùng dễ dàng kiểm tra tính hợp pháp, thông tin người bán – người mua và trạng thái hóa đơn trên hệ thống. Bài viết này sẽ cung cấp từng bước cụ thể, từ cách truy cập cổng thông tin đến đối chiếu dữ liệu theo quy định mới nhất, đảm bảo doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình tra cứu hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật hiện hành.
Để kiểm tra hóa đơn điện tử có hợp lệ hay không, người dùng hiện nay có thể lựa chọn hai cách phổ biến nhất: tra cứu trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc kiểm tra thông qua hệ thống phát hành hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng. Cả hai phương pháp điều giúp xác minh nhanh tính hợp pháp và thông tin chi tiết của hóa đơn.
2.1 Tra cứu hóa đơn điện tử tổng cục thuế
Bạn có thể kiểm tra thông tin hóa đơn điện tử thông qua hệ thống của Tổng cục Thuế bằng cách thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập vào trang web tra cứu hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế.
Bước 2: Điền đầy đủ các thông tin cần thiết để tra cứu, bao gồm:
- Mã số thuế của người bán hàng hóa, dịch vụ (nếu không nhớ, có thể tra cứu mã số doanh nghiệp để xác định chính xác).
- Mẫu số hóa đơn
- Ký hiệu hóa đơn
- Số hóa đơn
- Mã xác thực (captcha)
Bước 3: Nhấn “Tìm kiếm”.
Hệ thống sẽ hiển thị kết quả tra cứu với các thông tin chi tiết như:
- Tên và mã số thuế của người bá
- Địa chỉ doanh nghiệp
- Trạng thái hoạt động
- Cơ quan thuế quản lý
Nếu kết quả trả về thông báo “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp”, điều đó có nghĩa là hóa đơn bạn nhập không hợp lệ hoặc chưa được phát hành trong hệ thống của Tổng cục Thuế.
2.2 Kiểm tra hóa đơn điện tử trên website hệ thống hóa đơn điện tử
Hiện nay, bạn có thể kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử trực tiếp trên website Hệ thống hóa đơn điện tử theo hai hình thức: tra cứu không cần đăng nhập hoặc tra cứu bằng tài khoản đăng nhập.
Trường hợp 1: Tra cứu hóa đơn điện tử không cần đăng nhập
Nếu bạn chỉ muốn kiểm tra nhanh thông tin hóa đơn, hãy thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập vào website Hệ thống hóa đơn điện tử.
Bước 2: Chọn mục “Tra cứu hóa đơn điện tử” trên giao diện trang chủ.
Bước 3: Nhập đầy đủ các thông tin cần tra cứu, bao gồm:
- Mã số thuế của người bán
- Loại hóa đơn
- Ký hiệu hóa đơn
- Số hóa đơn
- Tổng tiền thanh toán
Bước 4: Nhấn “Tìm kiếm” để hiển thị kết quả.
Hệ thống sẽ phản hồi như sau:
- “Đã cấp mã hóa đơn” → Hóa đơn hợp lệ, đã được cơ quan thuế chấp nhận.
- “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp” → Hóa đơn không có trong cơ sở dữ liệu, có thể là giả hoặc sai thông tin.
Trường hợp 2: Tra cứu hóa đơn bằng tài khoản đăng nhập
Nếu bạn là doanh nghiệp hoặc tổ chức đã được cơ quan thuế cấp tài khoản, có thể thực hiện tra cứu chi tiết hơn theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập website Hệ thống hóa đơn điện tử.
Bước 2: Nhấn “Đăng nhập” và nhập thông tin tài khoản được cấp bởi cơ quan thuế.
Bước 3: Sau khi đăng nhập, chọn “Tra cứu” → “Tra cứu hóa đơn”.
Bước 4: Tiếp tục chọn “Tra cứu HĐĐT bán ra/mua vào” và điền các thông tin:
- Mã số thuế người bán
- Loại hóa đơn
- Ký hiệu hóa đơn
- Số hóa đơn
Bước 5: Nhấn “Tìm kiếm” để hệ thống hiển thị danh sách kết quả.
Bước 6: Chọn hóa đơn muốn xem → Nhấn biểu tượng xem chi tiết để mở thông tin đầy đủ về hóa đơn.
Hệ thống sẽ hiển thị toàn bộ nội dung hóa đơn điện tử, giúp kế toán dễ dàng đối chiếu, kiểm tra và lưu trữ chứng từ một cách chính xác và thuận tiện.
Lưu ý: Sau khi tra cứu, người dùng có thể xuất dữ liệu hóa đơn dưới nhiều định dạng như Excel, XML,… để phục vụ lưu trữ và kế toán.
3. Cách tra cứu hóa đơn điện tử bằng ứng dụng di động
Việc tra cứu hóa đơn điện tử bằng ứng dụng di động giúp người dùng nhanh chóng kiểm tra thông tin hóa đơn mọi lúc, mọi nơi chỉ với vài thao tác đơn giản trên điện thoại. Thay vì phải truy cập website hay lưu giữ giấy tờ rườm rà, giờ đây bạn có thể dễ dàng xác minh tính hợp lệ của hóa đơn, xem chi tiết giao dịch và lưu trữ an toàn ngay trên ứng dụng. Đây là giải pháp tiện lợi, hiện đại, phù hợp với xu hướng chuyển đổi số trong quản lý tài chính và kế toán hiện nay.
Hiện nay, người dùng có thể dễ dàng kiểm tra và xác thực hóa đơn điện tử (HĐĐT) ngay trên điện thoại thông qua hai phương thức tiện lợi dưới đây:
Cách 1: Tra cứu hóa đơn bằng ứng dụng eTax Mobile của Tổng cục Thuế
Ứng dụng Tra cứu hóa đơn eTax Mobile do Tổng cục Thuế phát hành chính thức, cho phép người dùng nhanh chóng tra cứu thông tin hóa đơn điện tử mọi lúc, mọi nơi.
Các bước thực hiện:
- Tải và cài đặt ứng dụng “Tra cứu hóa đơn eTax Mobile” trên:
- Google Play (đối với thiết bị Android)
- App Store (đối với thiết bị iOS).
- Mở ứng dụng và nhập các thông tin cần tra cứu như:
- Mã số thuế người bán
- Ký hiệu hóa đơn
- Số hóa đơn
- Hoặc quét mã QR trên hóa đơn để truy xuất nhanh.
- Sau khi tra cứu, người dùng có thể:
- Xem thông tin chi tiết hóa đơn
- In, tải, chia sẻ hóa đơn
- Ký hóa đơn bên mua
- Kiểm tra tình trạng xử lý của hóa đơn
Lưu ý: Chỉ tải ứng dụng eTax Mobile từ nguồn chính thức của Tổng cục Thuế. Tuyệt đối không cài đặt qua các đường dẫn lạ hoặc website không đáng tin cậy để tránh rủi ro giả mạo. Bạn có thể xem thông tin cảnh báo chính thức tại trang: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/
Cách 2: Tra cứu hóa đơn bằng ứng dụng quét mã QR
Nếu không muốn cài eTax Mobile, bạn có thể dùng bất kỳ ứng dụng quét mã QR nào để kiểm tra nhanh thông tin hóa đơn.
Cách thực hiện:
- Tải một ứng dụng quét mã QR từ CH Play hoặc App Store (tìm kiếm từ khóa “QR code scanner”).
- Mở ứng dụng và quét mã QR được in trên hóa đơn điện tử.
- Hệ thống sẽ tự động chuyển hướng đến trang tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế, hiển thị đầy đủ thông tin chi tiết về hóa đơn đó.
Lưu ý: Cách này chỉ hỗ trợ xem thông tin hóa đơn, không cho phép thực hiện các thao tác khác như in, tải về, ký hóa đơn hay chia sẻ.
4. Một số câu hỏi thường gặp
Câu hỏi số 1: Nếu nhận được hóa đơn điện tử không hợp lệ nên xử lý thế nào?
Khi phát hiện hóa đơn điện tử bị từ chối cấp mã hoặc không đáp ứng đủ yêu cầu pháp lý, bạn cần thực hiện quy trình xử lý đúng quy định để đảm bảo số liệu kế toán chính xác và tuân thủ pháp luật. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:
Bước 1: Mở phân hệ Quản lý hóa đơn
- Truy cập vào hệ thống quản lý hóa đơn điện tử.
- Chọn tab “Quy trình” → nhấn vào mục “Xử lý hóa đơn không hợp lệ”.
Bước 2: Thêm hóa đơn cần xử lý
- Nhấn “Thêm” tại giao diện quản lý hóa đơn không hợp lệ.
- Chọn khoảng thời gian cần tra cứu để hệ thống tìm và hiển thị danh sách các hóa đơn bị lỗi.
- Nhấn “Lấy dữ liệu” để hiển thị kết quả.
Bước 3: Chọn và xử lý hóa đơn
- Dùng biểu tượng kính lúp hoặc mũi tên chọn để mở chi tiết hóa đơn cần xử lý.
- Kiểm tra kỹ thông tin trên hóa đơn, sau đó nhập lý do xử lý (ví dụ: sai mã số thuế, sai thông tin người mua, hóa đơn bị từ chối cấp mã…).
- Có thể chỉnh lại ngày xử lý nếu cần thiết.
Bước 4: Lưu và cập nhật trạng thái
- Sau khi hoàn tất, nhấn “Cất” để lưu thông tin.
- Hóa đơn sau khi xử lý sẽ được hệ thống cập nhật trạng thái “Đã xử lý”, giúp tránh nhầm lẫn hoặc lặp lại thao tác.
Việc xử lý đúng quy trình giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch, chính xác của dữ liệu kế toán, đồng thời tuân thủ các quy định hiện hành như:
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ;
- Thông tư 32/2025/TT-BTC hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử;
- Nghị định 70/2025/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn.
Câu hỏi số 2: Có cần in hóa đơn điện tử ra để lưu trữ không?
Theo khoản 2 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp không bắt buộc phải in hóa đơn điện tử ra giấy để lưu trữ. Việc bảo quản hóa đơn có thể thực hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, miễn là doanh nghiệp đảm bảo khả năng truy xuất, in ấn hoặc cung cấp cho cơ quan có thẩm quyền (như cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra, điều tra) khi được yêu cầu.
Tuy nhiên, khoản 1 Điều 7 của cùng Nghị định cũng quy định rõ các trường hợp cần in hóa đơn điện tử ra giấy, bao gồm:
- Khi có yêu cầu phục vụ nghiệp vụ kinh tế hoặc tài chính nội bộ.
- Khi có yêu cầu từ cơ quan quản lý nhà nước như: thuế, kiểm toán, thanh tra, hoặc điều tra.
- Hóa đơn điện tử được in ra chỉ mang giá trị lưu trữ, ghi sổ kế toán hoặc theo dõi nội bộ, không có giá trị giao dịch hay thanh toán, ngoại trừ hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
Việc kiểm tra và xác minh tính hợp lệ của hóa đơn điện tử là bước quan trọng giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật, hạn chế rủi ro sai sót và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động giao dịch.
Doanh nghiệp có thể thực hiện việc này dễ dàng thông qua cổng tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế hoặc hệ thống hóa đơn điện tử mà mình đang sử dụng để đảm bảo mỗi hóa đơn đều hợp lệ và được cấp mã đúng quy định.
Trên đây là những cách tra cứu hóa đơn điện tử nhanh chóng, chính xác và tuân thủ đúng quy định của Tổng cục Thuế. Việc thường xuyên kiểm tra và xác minh tính hợp lệ của hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo minh bạch trong giao dịch, mà còn tránh được các rủi ro về thuế và kế toán. Nếu bạn vẫn còn băn khoăn trong quá trình tra cứu, xử lý hoặc quản lý hóa đơn điện tử, hãy để AZTAX đồng hành cùng bạn! Liên hệ ngay để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất nhé!
