Quyết toán thuế TNDN là bước cuối cùng và bắt buộc trong quá trình kê khai, nộp thuế thu nhập doanh nghiệp của các tổ chức, doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh tại Việt Nam. Vậy hồ sơ, thời hạn và những lưu ý khi thực hiện quyết toán thuế TNDN là gì? Hãy cùng AZTAX khám phá ngay để tránh rủi ro sai sót và bị xử phạt không đáng có.
1. Các quy định về quyết toán thuế doanh nghiệp
Các quy định về quyết toán thuế doanh nghiệp không chỉ đơn thuần là nghĩa vụ cuối năm mà còn là “phép thử” độ minh bạch và tuân thủ pháp luật của mỗi tổ chức. Liệu doanh nghiệp của bạn đã nắm rõ các đối tượng, thời gian và mức phạt trong quá trình quyết toán?
1.1 Đối tượng cần quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp
Việc quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) là một nghĩa vụ bắt buộc mà những tổ chức kinh doanh cần thực hiện theo quy định của pháp luật thuế. Tuy nhiên, không phải mọi doanh nghiệp đều phải thực hiện việc này theo cùng một cách thức hoặc là thời điểm. Để đảm bảo tuân thủ đúng quy định và tránh rủi ro pháp lý, việc xác định rõ ai là đối tượng phải thực hiện quyết toán thuế TNDN là điều cần thiết đối với mọi đơn vị đang hoạt động sản xuất kinh doanh tại Việt Nam.
Căn cứ theo quy định tại Điều 3 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2008, được sửa đổi bởi Luật năm 2013, các loại thu nhập mà doanh nghiệp phải kê khai và nộp thuế bao gồm như sau:
- Lợi nhuận từ việc chuyển nhượng vốn hoặc là quyền góp vốn tại tổ chức, doanh nghiệp.
- Doanh thu thu được khi chuyển nhượng bất động sản, chuyển nhượng dự án đầu tư, quyền tham gia dự án hoặc là quyền khai thác tài nguyên khoáng sản.
- Các khoản thu từ việc cho thuê, chuyển nhượng quyền sử dụng, quyền sở hữu tài sản – bao gồm cả thu nhập từ quyền sở hữu trí tuệ.
- Lợi ích tài chính từ việc thanh lý, cho thuê hoặc là chuyển nhượng tài sản, bao gồm các loại chứng khoán, giấy tờ có giá.
- Tiền lãi từ hoạt động gửi tiền, cho vay vốn hoặc kinh doanh ngoại tệ.
- Các khoản thu phát sinh từ nợ xấu đã được xóa nhưng thu hồi lại, hoặc nợ phải trả không xác định được chủ nợ.
- Thu nhập từ những hoạt động kinh doanh bị bỏ sót trong các năm trước, cùng với các khoản thu khác, kể cả từ hoạt động kinh doanh ngoài lãnh thổ Việt Nam.
Xem thêm: Thu nhập doanh nghiệp là gì?
Xem thêm: Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử mới nhất năm 2025
1.2 Thời hạn khai quyết toán thuế TNDN
Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 44 của Luật Quản lý thuế năm 2019, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp được quy định như sau:
- Trường hợp doanh nghiệp kê khai thuế theo năm: Hạn chót để nộp hồ sơ quyết toán là ngày cuối cùng của tháng thứ ba kể từ thời điểm kết thúc năm dương lịch hoặc là năm tài chính.
- Trường hợp kê khai thuế theo quý: Hồ sơ quyết toán thuế TNDN năm phải được nộp muộn nhất vào ngày 30 của tháng đầu tiên trong quý tiếp theo.
Tóm lại, thời hạn quyết định thuế TNDN là ngày 31/03/2025. Lưu ý rằng quyết định thuế TNDN này áp dụng cho năm 2024.
1.3 Mức phạt chậm nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN
| STT | Hành vi vi phạm | Mức phạt |
| 1 | Nộp hồ sơ khai thuế quá hạn từ 01 đến 05 ngày và có tình tiết giảm nhẹ. | Phạt cảnh cáo |
| 2 | Nộp hồ sơ khai thuế quá hạn từ 01 đến 30 ngày (trừ trường hợp quy định tại khoản 1). | Phạt tiền từ 2.000.000 đến 5.000.000 đồng |
| 3 | Nộp hồ sơ khai thuế quá hạn từ 31 đến 60 ngày | Phạt tiền từ 5.000.000 đến 8.000.000 đồng |
| 4 | Một trong các hành vi sau:
a. Nộp hồ sơ khai thuế quá hạn từ 61 đến 90 ngày b. Nộp hồ sơ khai thuế quá hạn từ 91 ngày trở lên nhưng không phát sinh thuế phải nộp c. Không nộp hồ sơ khai thuế nhưng không phát sinh thuế phải nộp d. Không hoàn thiện phụ lục theo quy định về quản lý thuế cho doanh nghiệp có giao dịch liên kết. |
Phạt tiền từ 8.000.000 đến 15.000.000 đồng |
| 5 | Nộp hồ sơ khai thuế quá hạn trên 90 ngày, có phát sinh thuế phải nộp, và đã nộp đủ số tiền thuế vào ngân sách trước thời điểm cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra hoặc lập biên bản về hành vi chậm nộp. | Phạt tiền từ 15.000.000 đến 25.000.000 đồng |
2. Hướng dẫn quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp
Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) là một bước quan trọng trong quá trình hoàn tất nghĩa vụ thuế hằng năm của doanh nghiệp. Thủ tục này không chỉ giúp cơ quan thuế xác định chính xác số thuế phải nộp mà còn giúp doanh nghiệp rà soát lại tình hình tài chính, chi phí, doanh thu của mình trong năm. Tuy nhiên, để thực hiện đúng và tránh sai sót, doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình, hồ sơ cần chuẩn bị cũng như thời hạn nộp. Dưới đây AZTAX sẽ hướng dẫn chi tiết cách thực hiện quyết toán thuế TNDN theo đúng quy định hiện hành.
2.1 Chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế TNDN
Công việc quyết toán thuế năm cho doanh nghiệp bao gồm các bước chuẩn mực quan trọng.
Chuẩn bị hồ sơ quyết định thuế TNCN hàng năm như sau:
- Tờ khai thuế TNCN: Bao gồm tờ khai thuế tháng hoặc quý, tờ khai quyết toán thuế TNCN cùng các phụ lục kèm theo theo quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC.
- Hồ sơ chứng từ cần có :
- Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN từ người lao động.
- Bản cam kết mẫu 08/CK-TNCN, xác nhận không khấu trừ thuế TNCN 10% theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
- Hồ sơ đăng ký mã số thuế cho từng người lao động.
- Hồ sơ chứng minh các khoản giảm trừ gia cảnh của người lao động.
- Bảng lương và chứng từ chứng minh công việc thanh toán tiền lương, thưởng.
Quy trình chuẩn bị hồ sơ quyết định thuế TNDN hàng năm:
- Báo cáo tài chính: Theo chế độ kế toán hiện hành (Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC).
- Tờ khai quyết toán thuế TNDN: Kèm theo các phụ lục theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
- Các tờ khai thuế TNDN bổ sung (nếu có)
- Chứng từ tạm nộp thuế TNDN
- Bao gồm số liệu kế toán, hồ sơ, chứng từ, hóa đơn liên quan.
- Ngoài ra, cần lưu ý chuẩn bị tờ khai, số liệu, và tổ chức công tác in ấn, lưu trữ hồ sơ một cách đầy đủ và khoa học.
2.2 Quy trình các bước thực hiện quyết toán thuế TNDN
Để chuẩn bị hồ sơ quyết định thuế TNDN hàng năm của doanh nghiệp có thể được rút gọn thành 4 bước cơ bản sau:
Bước 1: Kiểm tra và kiểm soát số liệu trước khi lập báo cáo tài chính: Đảm bảo thông tin và số liệu chính xác trước khi tiến hành lập báo cáo tài chính.
Bước 2: Xây dựng báo cáo tài chính phù hợp theo chế độ kế toán hiện hành.
Bước 3: Kiểm tra số liệu báo cáo tài chính và đánh giá rủi ro về thuế như xác minh lại số báo cáo, phân tích rủi ro ro thuế và điều chỉnh kịp thời các chi phí không được phép trừ khi tính thuế TNDN. Sau đó chốt số liệu báo cáo.
Bước 4: Kê khai và nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN: Sau khi hoàn tất các bước trên, thực hiện kê khai tờ khai thuế TNDN và nộp hồ sơ quyết toán thuế theo quy định.
Xem thêm: Cách tra cứu nợ thuế doanh nghiệp mới nhất năm 2025
Xem thêm: Khi bị thanh tra thuế doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì?
3. Hướng dẫn nộp tờ khai quyết toán thuế TNDN online
Để thực hiện quyết toán thuế TNDN trực tuyến, bạn cần thực hiện theo 9 bước sau:
Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống Thuế điện tử
- Truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế và chọn mục “Doanh nghiệp“.
- Đăng nhập bằng Mã số thuế (MST) và Mã xác thực (nếu có). Nếu không có tài khoản, doanh nghiệp cần đăng ký sử dụng dịch vụ qua hệ thống.
Bước 2: Chọn mục “ Khai thuế ” và sau đó chọn “Đăng ký tờ khai”. Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các tờ khai cần thiết.
Bước 3: Tìm và chọn “Tờ khai thuế TNDN” (Mẫu 03/TNDN), chọn kỳ tính thuế (thường là năm tài chính), tích vào ô vuông và nhấn “Tiếp tục” ở cuối trang.
Bước 4: Chọn “Chấp nhận” để đăng ký tờ khai đã chọn.
Bước 5: Nhấn quay lại trang Thuế điện tử, chọn “Khai thuế”, sau đó chọn “Nộp tờ khai XML” và nhấn “Chọn tệp tờ khai”.
Bước 6: Chọn tệp quyết định thuế TNDN được xuất dưới dạng XML và nhấn “Mở”
Bước 7: Nhấp chuột vào “Ký điện tử”, sau đó nhập mã PIN chữ số rồi nhấn chọn “Đăng nhập”.
Bước 8: Khi hệ thống thông báo ký thành công, chọn “OK”.
Bước 9: Chọn “Nộp tờ khai”. Khi khai báo thành công sẽ được hiển thị trong XML khai báo danh sách danh mục được cung cấp cho cơ sở thuế.
4. Lưu ý khi thực hiện quyết toán thuế TNDN
Lưu ý khi thực hiện quyết toán thuế TNDN là vấn đề tưởng chừng đơn giản nhưng lại tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu doanh nghiệp không nắm rõ. Từ việc xác định thời điểm ghi nhận doanh thu, chi phí hợp lý hợp lệ cho đến các khoản trích lập dự phòng đều có thể trở thành điểm sai sót khiến doanh nghiệp bị truy thu hoặc xử phạt.
4.1. Lưu ý mới nhất về thuế TNDN tạm tính
Trước khi tiến hành quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, doanh nghiệp cần lưu ý đến việc tạm tính và tạm nộp thuế TNDN trong năm. Doanh nghiệp cần hiểu các quy định về tính toán tạm thời TNDN thuế để tránh nguy cơ bị phạt chậm. Mỗi quý, doanh nghiệp cần tự xác định số thuế TNDN tạm nộp
Thời hạn nộp thuế TNDN tạm tính: Chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu quý sau.
Tổng thuế TNDN tạm nộp trong 03 quý đầu năm: Không thể thấp hơn 75% thuế TNDN phải nộp theo quyết toán năm.
Nếu doanh nghiệp nộp thiếu số thuế phải tạm nộp trong 03 quý đầu năm thi DN cần nộp tính trên số tiền thuế còn thiếu kể từ ngày tiếp theo sau hạn nộp thuế TNDN quý 03 vào ngân sách đến ngày nộp số thuế còn thiếu vào ngân sách nhà nước.
Quy định mới nhất: Theo Tài khoản 3, Điều 1, Nghị định số 91/2022/NĐ-CP, sửa đổi bổ sung Nghị định số 126/2020/NĐ-CP, kể từ ngày 30/10/2022, quy định lại về số thuế tạm tính.
Lưu ý về thuế tạm nộp TNDN theo quy định mới (hiệu lực từ 30/10/2022):
- Doanh nghiệp phải tạm nộp thuế TNDN trong 4 quý, đảm bảo số thuế tạm nộp không thấp hơn 80% số thuế phải tính theo quyết toán năm, tính đến ngày 30/10/2022.
- Nếu doanh nghiệp nộp thiếu so với số thuế tạm nộp trong 4 quý, sẽ phải chịu tiền phạt chậm từ ngày cuối cùng của thời hạn nộp thuế quý 4 (ngày 30/11) đến ngày liền kề trước nộp đủ số thuế còn thiếu.
4.2. Các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi quyết toán thuế TNDN
Một trong những vấn đề được nhiều người quan tâm khi quyết toán thuế TNDN là xác định chi phí nào được trừ và chi phí nào không được trừ khi có nghĩa vụ nộp thuế TNDN. Hãy cùng AZTAX tìm hiểu các quy định hiện hành về vấn đề này.
Chi phí được trừ là gì?
Theo khoản 5, Điều 1 của Luật số 32/2013/QH13 sửa đổi, bổ sung Luật TNDN số 14/2008/QH12, doanh nghiệp được trừ mọi tài khoản nếu đáp ứng đủ 2 điều kiện sau:
- Khoản chi phí thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hoặc thực hiện nhiệm vụ phòng quốc gia, an ninh theo quy định pháp luật.
- Có đủ hóa đơn, bằng chứng hợp lệ. Đặc biệt, đối với hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, phải có bằng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ trường hợp pháp luật không yêu cầu.
Có phải tất cả các chi phí kế toán đều là chi phí được trừ không?
Không phải tất cả các chi phí ghi nhận trên sổ kế toán đều là chi phí được trừ:
- Chi phí ghi phải kèm theo quy định của Luật Kế toán, Chuẩn mực kế toán Việt Nam và Chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành.
- Các khoản phí được trừ hoặc không được trừ phải tuân theo các hướng dẫn của luật thuế (Luật thuế, Nghị định và các hướng dẫn thông tư)
- Ví dụ minh họa chi phí được trừ và không được trừ khi xác định thuế TNDN phải nộp?
Ví dụ: Năm 2022, Công ty XYZ chi tiền cho mỗi nhân viên: 8.000.000 đồng tiền chi thưởng , công ty có 15 nhân viên. Tổng số tiền công ty đã thanh toán cho người lao động là: 15 x 8.000.000 = 120.000.000 đồng. Kế toán có đủ chứng từ liên quan đến tài khoản chi thưởng này.
Kế toán công ty hạch toán chi phí trên sổ kế toán là: 120.000.000 đồng.
Tuy nhiên, theo quy định tại điều 6 của Thông tư 78/2014/TT-BTC, tiền chi tiền thưởng bằng tiền mặt cho người lao động được đưa vào chi phí trừ tối đa là: 7.000.000 đồng/người/năm.
Như vậy, chi phí được trừ (tiền ) khi tính thuế TNDN năm 2022 là: 7.000.000 x 15 = 105.000.000 đồng. Chi phí kế toán năm 2022 vẫn là: 120.000.000 đồng.
Phần chênh lệch: 120.000.000 – 105.000.000 = 15.000.000 đồng sẽ là chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN năm 2022 của công ty ABC.
- Tập hợp các khoản chi phí được được trừ khi nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN
Khi kết thúc năm tài chính và chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế TNDN, kế toán cần nhanh chóng kiểm soát các khoản chi phí trong năm để phát hiện các chi phí có thể loại khi quyết toán thuế nhằm đảm bảo giảm thiểu rủi ro bị phạt thuế khi cơ quan thuế thanh kiểm tra.
Sau khi kiểm soát, kế toán tổng hợp các khoản chi phí không được trừ vào tờ khai thuế TNDN và điền tổng chi phí không được trừ vào chỉ tiêu B4 – Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế trên tờ khai thuế TNDN (Mẫu 03/TNDN).
Lưu ý, kế toán không thực hiện điều chỉnh bút toán điều chỉnh kế toán đối với việc tổng hợp các chi phí không được trừ, vì đây là các chi phí thực tế phát sinh của doanh nghiệp.
Quyết toán thuế TNDN là bước quan trọng giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa chi phí. Việc nắm rõ quy định và chuẩn bị kỹ lưỡng cho từng kỳ quyết toán không chỉ giúp cho DN tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu rủi ro pháp lý. Nếu bạn cần tư vấn về dịch vụ kế toán thuế, hãy liên hệ với AZTAX qua số HOTLINE: 0932.383.089 để được hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả.
