Hướng dẫn quy trình chấm công tính lương từ A đên Z

Chấm công tính lương là công việc thường làm hằng tháng trong mọi doanh nghiệp. Tuy nhiêm không phải doanh nghiệp nào cũng có được quy trình về cách chấm công tính lương chính xác và hiệu quả.Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá quy trình chấm công và các phương pháp tính lương phổ biến. Từ việc lập bảng chấm công và thanh toán tiền lương đến tính toán lương đến cách chấm công tính lương một cách chi tiết nhất. Cùng AZTAX tìm hiểu bài viết dưới đây để hiểu hơn về cách chấm công nhân viên nhé!

1. Cách lập bảng chấm công tính lương

Lập bảng chấm công là bước quan trọng trong quản lý nhân sự của mỗi doanh nghiệp. Bằng cách theo dõi chính xác thời gian làm việc của nhân viên, bảng chấm công tiền lương cung cấp thông tin để tính lương và quản lý hiệu quả. Để thực hiện điều này, cần tuân thủ các quy định pháp lý và nội quy công ty, cũng như làm việc tỉ mỉ và kiên nhẫn. Dưới đây là 2 cách làm bảng lương chấm công mà AZTAX muốn gửi đến các bạn.

1.1 Tạo Bảng Chấm Công Truyền Thống

Trong bảng chấm công, cần lưu ý các nội dung sau:

1. Cột “Thứ Tự, Họ và Tên” để xác định danh tính từng nhân viên.
2. Cột “Chức Vụ” để thể hiện cấp bậc hoặc vị trí của mỗi nhân viên.
3. Các cột từ 1 đến 31: Ghi lại số ngày làm việc từ đầu đến cuối tháng.
4. Cột “Tổng Công”: Hiển thị tổng số giờ làm việc hoặc sản phẩm của từng nhân viên trong tháng.
5. Cột “Tổng Cộng”: Tính tổng số ngày làm việc của mỗi nhân viên trong tháng.
6. Cột “Ngày Nghỉ”: Ghi lại các ngày nghỉ không lương, nghỉ lễ và nghỉ phép.

Quy trình chấm công:

Sử dụng mẫu bảng chấm công và thanh toán tiền lương tiêu chuẩn để ghi lại thông tin hàng ngày. Bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm theo dõi và điền thông tin cho từng nhân viên. Cuối tháng, trưởng bộ phận và người phụ trách chấm công ký xác nhận trên bảng chấm công.

Sau đó, bộ phận nhân sự gửi bảng chấm công và thanh toán tiền lương cùng các tài liệu liên quan đến kế toán để kiểm tra và xác nhận. Dựa trên thông tin này, ngày công tiêu chuẩn, lương thưởng và lương đóng bảo hiểm được xác định. Nếu tổng số giờ làm việc không chia hết cho 8 giờ một ngày, thì số giờ lẻ sẽ được ghi rõ, ví dụ 28 công 5 giờ sẽ được ghi là 28,5 công.

1.2 Cách lập bảng từ máy chấm công

Tối ưu quy trình xuất dữ liệu từ máy chấm công và tính lương từ bảng chấm công:

Bước 1: Xuất Dữ Liệu Từ Máy Chấm Công

• Cách 1: Truy cập vào thiết bị chấm công trên máy tính, chọn mục chấm công, sau đó tải dữ liệu chấm công về máy tính. Hoặc truy cập vào phần mềm chấm công và thực hiện tương tự.

• Cách 2: Truy cập vào hệ thống, máy chấm công, chọn thiết bị và tải dữ liệu điểm danh về máy tính. Có thể lựa chọn lọc dữ liệu theo thời gian cụ thể và lưu vào địa chỉ mong muốn.

Bước 2: Xuất Dữ Liệu Chấm Công Về Tệp Excel

Sau khi tải dữ liệu, mở tệp báo cáo và chọn mẫu báo cáo phù hợp như báo cáo chi tiết ngày hoặc tổng hợp tháng. Lưu ý chọn xuất file báo cáo tổng hợp tháng và lưu về dữ liệu điểm danh.

Bước 3: Tính Lương Từ Bảng Chấm Công

Dữ liệu từ bảng chấm công sẽ ghi nhận số ngày làm việc, ngày nghỉ, thời gian làm thêm giờ và thời gian đi muộn về sớm của mỗi nhân viên trong tháng.

Áp dụng các hàm Excel như AND, OR, IF, SUM, SUMIF, SUMIFS, LOOKUP hay VLOOKUP để tính lương tự động cho từng nhân viên, giúp bộ phận nhân sự hoặc kế toán viên tiết kiệm thời gian và tối ưu quy trình tính lương.

2. Hướng dẫn cách chấm công tính lương chi tiết

Để có thể thực hiện được cách chấm công và tính lương một cách chính xác nhất chúng ta cần điều những thông tin theo thứ tự cột như sau:

Cột 1: STT và Cột 2: Họ và tên được điền dựa trên danh sách bảng chấm công.
Cột 3: Chức vụ của mỗi nhân viên được ghi rõ.
Cột 4: Lương cơ bản, là mức lương tối thiểu mà người lao động và doanh nghiệp đồng ý.

Cột 5 đến 7: Các khoản phụ cấp không thuộc diện đóng bảo hiểm như tiền hỗ trợ tăng ca, chi phí điện thoại và phụ cấp đi lại.
Cột 8: Phụ cấp trách nhiệm, có thể được tính vào lương đóng bảo hiểm.
Tùy thuộc vào từng doanh nghiệp, có thể có các khoản phụ cấp khác như phụ cấp thâm niên, phụ cấp theo chức danh, v.v. Thường những người hưởng các khoản này là các nhân viên cấp quản lý như trưởng phòng hoặc giám đốc.
Cột 9: Tổng thu nhập được tính dựa trên mức lương cơ bản cộng với các khoản phụ cấp không đóng bảo hiểm.
Cột 10: Thể hiện số ngày làm việc của nhân viên, với sự xem xét đặc biệt đối với các ngày nghỉ lễ tết theo quy định của pháp luật lao động.
Cột 11: Cho biết tổng lương thực nhận của nhân viên, được tính bằng cách chia tổng thu nhập cho số ngày công theo quy định chấm công tính lương.
Cột 12: Các khoản đóng bảo hiểm được tính từ lương cơ bản cộng với các khoản phụ cấp trách nhiệm.
Cột 13 đến 16: Thể hiện các khoản trích trừ từ lương của nhân viên, được tính bằng cách nhân lương đóng bảo hiểm với tỷ lệ trích theo lương.
Cột 17 đến 20: Cho biết các khoản giảm trừ thuế thu nhập cá nhân như giảm trừ gia cảnh, quỹ hưu trí tự nguyện, các khoản từ thiện, khuyến học, v.v.
Cột 21: Dựa trên tổng thu nhập trừ đi các khoản phụ cấp để tính thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân.
Cột 22: Thể hiện thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân sau khi trừ các khoản giảm trừ khấu trừ.
Cột 23: Số tiền thuế thu nhập cá nhân.
Cột 24: Số tiền lương nhân viên đã được ứng tạm thời trong tháng.
Cột 25: Số tiền thực lĩnh mà doanh nghiệp phải trả cho nhân viên.
Cột 26: Cột chữ ký xác nhận, yêu cầu phải có chữ ký của trưởng bộ phận để bảng lương được coi là hợp pháp.

3. Những căn cứ và nguyên tắc khi chấm công tính lương

Việc chấm công tính lương không chỉ đơn thuần là việc ghi nhận số giờ làm việc của nhân viên mà còn phản ánh sự công bằng và minh bạch trong quản lý nhân sự. Để thực hiện công việc này một cách hiệu quả, cần tuân thủ các nguyên tắc và căn cứ chặt chẽ.

3.1 Những yếu tố để căn cứ khi tính lương

Có một số yếu tố quan trọng mà các doanh nghiệp thường căn cứ vào khi tính toán lương cho nhân viên:

• Bảng chấm công
• Giấy tờ xác nhận hoàn thành công việc hoặc số lượng sản phẩm (nếu tính lương khoán hoặc theo sản phẩm)
• Quy chế lương thưởng và chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp
• Mức lương tối thiểu theo vùng
• Tỉ lệ trích và khấu trừ các khoản theo lương
• Mức lương đóng bảo hiểm

3.2 Các nguyên tắc cơ bản khi tính lương

Khi tính lương cho nhân viên, các doanh nghiệp thường tuân theo các nguyên tắc cơ bản sau:

• Xác định vị trí và nhiệm vụ công việc: Để tính lương chính xác, cần xác định vị trí và nhiệm vụ công việc của từng nhân viên một cách chi tiết. Đầu tiên, xác định mô tả công việc và phân tích các nhiệm vụ cụ thể. Sau đó, đánh giá yêu cầu và kỹ năng cần thiết, so sánh và xếp hạng các vị trí theo độ phức tạp và mức độ quan trọng. Cuối cùng, xác định các tiêu chí để đánh giá hiệu suất cho từng vị trí công việc.
• Phân cấp bậc lương: Xây dựng hệ thống phân cấp bậc lương đòi hỏi công ty phải cân nhắc các yếu tố như kinh nghiệm, trình độ học vấn, khả năng làm việc và đóng góp cho tổ chức. Mỗi bậc lương sẽ đi kèm với mức lương và phúc lợi riêng, thể hiện sự đa dạng về trách nhiệm và năng lực của từng nhân viên.
• Xây dựng thang lương: Đây là quá trình tạo ra một bảng gồm các bậc lương và mức lương tương ứng. Quan trọng là thang lương phải được thiết kế sao cho công bằng và khuyến khích sự phát triển nghề nghiệp của nhân viên. Thường thì, các mức lương cao hơn sẽ phản ánh các trách nhiệm và kỹ năng phức tạp hơn của vị trí công việc.
• Đánh giá hiệu suất: Để đảm bảo tính công bằng trong việc tính lương, việc đánh giá hiệu suất của nhân viên là rất quan trọng. Đánh giá này có thể dựa trên nhiều yếu tố như đóng góp cá nhân, kỹ năng, hoàn thành mục tiêu và phản hồi từ cấp trên và đồng nghiệp. Kết quả của việc đánh giá này có thể quyết định việc xác định phần thưởng, tăng lương hoặc cải thiện vị trí công việc.
• Cân nhắc thị trường: Khi tính toán lương nhân viên, việc tham khảo mức lương trên thị trường cho cùng vị trí và ngành nghề là cực kỳ quan trọng. Điều này đảm bảo tính cạnh tranh của doanh nghiệp và giữ chân nhân viên tài năng. Nếu mức lương của công ty thấp hơn so với mức trung bình trên thị trường, có thể dẫn đến mất mát nhân tài và dẫn đến giảm động lực làm việc.
• Tính công bằng và minh bạch : Trong quá trình tính lương nhân viên, yếu tố quan trọng nhất là tính công bằng và minh bạch. Nhân viên cần phải được nhận thông tin đầy đủ về tiêu chí và quy trình tính lương, cũng như các quyết định liên quan đến lương cần phải giải thích rõ ràng. Điều này giúp xây dựng niềm tin và động viên nhân viên làm việc hiệu quả hơn.
• Đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật: Chế độ tiền lương cần tuân thủ Điều 8 của Nghị định số 26-CP, ban hành ngày 23/5/1993. quy định chấm công tính lương này bao gồm:
  • Người lao động sẽ nhận lương dựa trên chức vụ và công việc mà họ thực hiện. Mức lương không phân biệt đối xử dựa trên giới tính, tôn giáo, hoặc dân tộc, mà là dựa trên hiệu suất làm việc.
  • Việc trả lương phải phản ánh kết quả sản xuất kinh doanh và phải đáp ứng các yêu cầu của Nhà nước, không được thấp hơn mức quy định.
  • Nhà nước không cung cấp hỗ trợ ngân sách cho việc thực hiện chế độ lương mới.

4. Các phương pháp chấm công và tính lương cho công nhân

Để đảm bảo tính chính xác và công bằng trong việc thanh toán tiền lương, các doanh nghiệp thường áp dụng các phương pháp và quy trình cụ thể. Trong đoạn văn dưới đây, chúng ta sẽ tìm hiểu về các phương pháp chấm công phổ biến như chấm công bằng tay và sử dụng phần mềm tính lương đơn giản, cùng những phương thức tính lương thường được áp dụng trong ngành công nghiệp, từ lương cơ bản đến các khoản thưởng và phụ cấp, nhằm đảm bảo tính công bằng và minh bạch trong việc thanh toán cho lao động sản xuất.

4.1 Các phương pháp chấm công

Chấm công bằng thẻ giấy

• Ưu điểm:
  • Dễ lắp đặt và sử dụng, không cần kết nối mạng.
  • Tiết kiệm chi phí và thời gian chấm công.
• Nhược điểm:
  • Dễ gian lận và không chính xác.
  • Thẻ giấy dễ bị hỏng và tốn chi phí duy trì.

Chấm công bằng thẻ từ

• Ưu điểm:
  • Chấm công nhanh chóng và chính xác.
  • Dễ bảo quản và tiết kiệm chi phí vận hành.
• Nhược điểm:
  • Đòi hỏi người lao động mang thẻ theo.
  • Có khả năng gian lận nếu không có giám sát.

Chấm công bằng vân tay

• Ưu điểm:
  • Độ chính xác cao và ít gian lận.
  • Tích hợp linh hoạt với các tính năng khác.
• Nhược điểm:
  • Vân tay bị ảnh hưởng bởi môi trường bên ngoài.
  • Đòi hỏi chi phí đầu tư ban đầu cao.

Chấm công bằng khuôn mặt

• Ưu điểm:
  • Loại bỏ các hạn chế của thẻ và vân tay.
  • Độ chính xác cao và tốc độ xử lý nhanh.
• Nhược điểm:
  • Đòi hỏi chi phí đầu tư ban đầu cao.
  • Tốc độ xử lý chậm hơn so với các phương pháp khác.

Chấm công bằng mống mắt

• Ưu điểm:
  • Độ chính xác tuyệt đối và bảo mật cao.
  • Tốc độ xử lý nhanh và dễ sử dụng.
• Nhược điểm:
  • Chi phí đầu tư cao và ít phổ biến.
  • Tốc độ xử lý chậm hơn so với các phương pháp khác.

Chấm công bằng GPS

• Ưu điểm:
  • Chấm công hiệu quả và không cần quản lý nhiều thời gian.
  • Hệ thống phần mềm giúp định vị và quản lý công việc.
• Nhược điểm:
  • Đòi hỏi người dùng có thiết bị kết nối mạng.
  • Yêu cầu chi phí đầu tư và ít phổ biến ở Việt Nam.

4.2 Các phương pháp tính lương

Có nhiều phương pháp khác nhau để tính lương, và cách tính có thể khác nhau tùy thuộc vào quy định của từng quốc gia, ngành nghề và công ty. Dưới đây là một số phương pháp phổ biến:

• Lương Gross: Lương Gross là tổng số tiền nhân viên nhận trước khi trừ thuế và các khoản giảm trừ khác. Bao gồm lương cơ bản, trợ cấp, phụ cấp, làm thêm giờ, hoa hồng và các khoản đóng bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân. Mỗi tháng, người lao động phải trích ra một phần để đóng bảo hiểm xã hội và thuế thu nhập cá nhân.
• Lương Net: Lương Net là số tiền thực nhận sau khi trừ các khoản bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân từ lương Gross.
• Lương theo thời gian: Lương theo thời gian là cách tính lương dựa trên thời gian làm việc theo thỏa thuận hợp đồng lao động. Có hai cách tính:
  • Lương tháng = (Lương cơ bản + phụ cấp) / ngày công của tháng x số ngày làm việc thực tế
  • Lương tháng = (Lương cơ bản + phụ cấp) / 26 x ngày công thực tế làm việc.
• Lương theo sản phẩm: Lương theo sản phẩm tính dựa trên năng suất lao động của nhân viên, được áp dụng nhiều trong các doanh nghiệp có sản phẩm mang tính thời vụ hoặc không theo quy chuẩn.
• Lương theo hình thức khoán: Lương khoán là cách trả lương dựa trên tỷ lệ phần trăm sản phẩm hoàn thành của nhân viên.
• Lương theo doanh thu: Lương theo doanh thu được áp dụng cho các bộ phận như sales, kinh doanh, tư vấn, tính dựa trên doanh số bán được.

5. Các khoản lương cơ bản

Các khoản lương cơ bản phải tuân thủ đúng quy định của luật lao động nhà nước. Dưới đây là các điều cơ bản trong cách chấm công tính lương cho người lao động:

• Lương cơ bản hoặc lương cứng: Đây là số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động khi công việc diễn ra thuận lợi như bình thường.
• Lương đóng bảo hiểm xã hội: Đây là nghĩa vụ pháp lý của cả người sử dụng lao động và người lao động phải thực hiện. Mức lương đóng bảo hiểm xã hội thường dựa trên mức lương cơ bản.
• Lương thử việc: Luật lao động quy định mức lương thử việc thường là 85% mức lương cơ bản mà doanh nghiệp trả cho nhân viên, nhưng có thể là 100% tùy vào quy định của từng doanh nghiệp.
• Lương khoán: Đây là mức lương của nhân viên không ký hợp đồng lao động với doanh nghiệp. Họ thường làm việc part-time, nên mức lương trung bình có thể cao hơn, nhưng các chế độ khác như bảo hiểm, trợ cấp thường bị cắt bỏ.
• Trợ cấp và phụ cấp: Bao gồm các khoản tiền hỗ trợ như xăng xe, ăn trưa, tiền gửi xe, và còn nhiều loại khác. Tuy nhiên, hiện nay pháp luật Việt Nam chưa có quy định cụ thể bắt buộc về mức lương cơ bản này.

6. Tại sao cần có quy trình chấm công tính lương chuẩn

Chấm công và tính lương là hoạt động phổ biến trong hầu hết các doanh nghiệp, và quy trình này bao gồm các bước trước và sau khi chấm công. Dưới đây là một số lợi ích cụ thể mà việc chấm công và tính lương mang lại:

• Nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự: Quy trình chấm công chuẩn giúp đảm bảo chính xác hoặc giảm thiểu sai sót trong việc ghi lại giờ làm việc, công việc của nhân viên. Điều này cũng giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực cho công ty trong việc quản lý nhân sự, bao gồm tổng hợp tiền lương và làm báo cáo.
• Giảm thiểu sai sót: Chấm công là bằng chứng cho công sức của nhân viên và quyền lợi mà họ nhận được. Nếu quy trình không chính xác, có thể gây ra sai sót trong việc tổng hợp và quyết toán tiền lương, gây ảnh hưởng đến các hoạt động khác của công ty.
• Tiết kiệm nguồn lực và chi phí: Quy trình chấm công chuẩn giúp công ty thiết lập các quy định hợp lý để đảm bảo sự hiểu biết và tuân thủ của tất cả nhân viên. Điều này tạo ra kế hoạch chấm công liên tục, nâng cao chuyên nghiệp và tạo ra văn hóa làm việc tích cực.
• Là cơ sở dữ liệu để tính lương dễ dàng hơn: Quy trình chấm công chuẩn giúp công ty dễ dàng xác định và tính toán tiền lương cho từng nhân viên. Điều này tạo ra sự rõ ràng và minh bạch về tiền lương, thưởng hoặc phạt. Bên cạnh đó, nó cũng tạo điều kiện cho mối quan hệ giữa nhân viên và công ty, đồng thời thúc đẩy phát triển bền vững của doanh nghiệp.

7. Phần mềm chấm công tính lương

Phần mềm tính lương online là công cụ giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình tính lương, bao gồm:

• Xây dựng công thức tính lương
• Tự động tính lương từ bảng chấm công
• Tính toán các khoản khấu trừ, phụ cấp, trợ cấp, khoản thưởng
• Gửi phiếu lương cho nhân viên
• Liên kết với phần mềm kế toán và ngân hàng điện tử
• Lưu trữ lịch sử bảng lương

Lợi ích của việc sử dụng phần mềm tính lương online:

• Tiết kiệm thời gian và công sức: Giảm thiểu các tác vụ thủ công, giúp bộ phận nhân sự tập trung vào các công việc quan trọng khác.
• Tăng độ chính xác: Hạn chế sai sót trong việc tính toán lương, đảm bảo tính minh bạch và công bằng cho nhân viên.
• Tuân thủ luật pháp: Giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định về thuế và lao động.
• Quản lý hiệu quả: Cung cấp các báo cáo chi tiết về tình hình lương bổng của doanh nghiệp, giúp lãnh đạo đưa ra quyết định sáng suốt.

Một số phần mềm tính lương đơn giản phổ biến hiện nay:

• MISA AMIS
• CorePayroll
• FastWork Payroll
• DigiiC&B
• Tanca
• FTSHRM
• Paradise HRM
• Ecount ERP
• 1Office
• Base Payroll
• Xero
• Paycor
• TRAXpayroll
• Dsoft HRM
• Bamboo Payroll

Lưu ý:

• Nên chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp.
• Cần cân nhắc các yếu tố như: tính năng, giá cả, hỗ trợ khách hàng,… trước khi quyết định mua phần mềm.

8. Lưu ý quan trọng trong quy trình chấm công tính lương

Một số lưu ý quan trọng trong quy trình chấm công tính lương bao gồm:

• Chính xác và kỹ lưỡng: Đảm bảo rằng thông tin được chấm công và tính lương là chính xác và kỹ lưỡng. Sai sót có thể gây ra các vấn đề pháp lý và làm mất lòng tin của nhân viên.
• Tuân thủ quy định pháp luật: Đảm bảo quy trình chấm công và tính lương tuân thủ đúng quy định của pháp luật lao động, bao gồm cả các quy định về lương cơ bản, các khoản trích trừ và thuế.
• Bảo vệ thông tin cá nhân: Bảo vệ thông tin cá nhân của nhân viên khi thực hiện quy trình chấm công và tính lương, đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin.
• Đối xử công bằng: Đảm bảo rằng mọi nhân viên được đối xử công bằng trong quy trình chấm công và tính lương, không có sự phân biệt đối xử không công bằng.
• Thông tin minh bạch: Tạo điều kiện cho nhân viên hiểu rõ về cách tính lương của họ bằng cách cung cấp thông tin minh bạch về các khoản thu nhập, trích trừ và thuế.
• Giải quyết tranh chấp: Sẵn sàng giải quyết bất kỳ tranh chấp nào có thể phát sinh trong quá trình chấm công và tính lương một cách công bằng và minh bạch.

Như vậy AZTAX đã điểm qua một số nội dung quan trọng liên quan đến cách chấm công tính lương, cách lập bảng chấm công tinh lương cũng như các vấn đề liên quan. Hy vọng qua bài viết có thể mang đến một phần thông tin để giải đáp thắc mắc của quý doanh nghiệp về cách hướng dẫn chấm công tính lương trên. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tính lương trọn gói, AZTAX thấu hiểu vấn đề quan trọng này luôn là điểm chú ý của các doanh nghiệp. AZTAX tự tin mang lại giải pháp hữu hiệu và hợp lý cho các dịch vụ mà khách hàng đang mong muốn.