Bảng chấm công là loại văn bản không thể thiếu trong quá trình sử dụng lao động của đơn vị doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp bảng chấm công mẫu để doanh nghiệp có thể áp dụng cho công tác tính lương định kỳ.
1. Bảng chấm công là gì?
Bảng chấm công 2024 là loại văn bản dùng để theo dõi những ngày công làm việc thực tế của mọi nhân viên trong công ty, bao gồm những ngày nhân viên đã làm việc/ nghỉ việc/ nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội trong tháng. Bảng chấm công được dùng để làm căn cứ tính lương hàng tháng cho người lao động, đảm bảo sự công bằng và minh bạch
Bảng chấm công không chỉ là một công cụ quản lý chấm điểm thời gian làm việc của nhân viên mà còn là một phương tiện quan trọng giúp công ty có cái nhìn tổng quát về tần suất và hiệu suất lao động của nhân viên. Việc cập nhật thông tin hàng ngày và tổng kết vào cuối tháng từ bảng chấm công không chỉ là một quy trình đơn giản mà còn là cơ sở dữ liệu quan trọng đối với việc tính lương và quản lý C&B tại doanh nghiệp.
Điều này giúp cho quản lý có cái nhìn chi tiết về sự hiệu quả của nhân viên và từ đó đưa ra các biện pháp khuyến khích hoặc khen thưởng những cá nhân xuất sắc. Bằng cách này, bảng chấm công không chỉ đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý nhân sự mà còn đóng góp tích cực vào việc tạo động lực và nâng cao hiệu suất làm việc toàn diện của tổ chức.
Xem thêm: Cách làm bảng lương
2. Bảng chấm công mẫu
“Bảng chấm công mẫu” là một công cụ quản lý thời gian làm việc cơ bản mà hầu hết các doanh nghiệp sử dụng để ghi nhận và theo dõi thời gian làm việc của nhân viên. Thông thường, bảng này bao gồm các cột cho việc ghi chú thời gian bắt đầu và kết thúc công việc của nhân viên, cũng như các cột để ghi chú các loại nghỉ phép hoặc nghỉ không lương.
2.1 Quy định về mẫu bảng chấm công
Quy định về mẫu bảng chấm công được nêu tại điểm a khoản 3 Điều 9 Thông tư 200/2014/TT-BTC như sau:
3. Đối với chứng từ và sổ kế toán
a) Các chứng từ kế toán đều thuộc loại hướng dẫn (không bắt buộc), doanh nghiệp có thể lựa chọn áp dụng theo biểu mẫu ban hành kèm theo phụ lục số 3 Thông tư này hoặc được tự thiết kế phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị nhưng phải đảm bảo cung cấp những thông tin theo quy định của Luật Kế toán và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế.
Như vậy, doanh nghiệp hoàn toàn được thiết kế bảng chấm công theo thực tế tại doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, bảng chấm công cần phù hợp với các tiêu chí sau:
- Bố cục đơn giản, dễ hiểu, dễ thực hiện.
- Đảm bảo thể hiện đủ và rõ ràng các mục thông tin cần thiết.
- Chính xác, phù hợp với yêu cầu theo luật định.
2.2 Phương pháp chấm công
Tùy thuộc vào quy định và đặc trưng các bộ phận tại doanh nghiệp mà có thể lập các phương pháp chấm công khác nhau. Có các phương pháp chấm công phổ biến thường thấy như sau:
- Chấm công theo ngày
- Chấm công theo giờ
- Chấm công nghỉ bù
Doanh nghiệp có thể tham khảo các phương pháp chấm công trên để áp dụng cho thực tế chấm công tại đơn vị.
2.3 Các ký hiệu chấm công trong bảng
Dưới đây là những ký hiệu chấm công thường gặp. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể tự tùy chỉnh ký hiệu sao cho hợp lý:
- Ốm, điều dưỡng: Ô
- Con ốm: Cô
- Thai sản: TS
- Tai nạn: T
- Chủ nhật: CN
- Nghỉ lễ: NL
- Nghỉ bù: NB
- Nghỉ nửa ngày không lương: 1/2K
- Nghỉ không lương: K
- Ngừng việc: N
- Nghỉ phép: P
- Nghỉ nửa ngày tính phép: 1/2P
- Làm nửa ngày công: NN
LƯU Ý: Doanh nghiệp hoàn toàn có thể thay đổi ký hiệu tùy theo quy định tại đơn vị.
2.4 Tải miễn phí bảng chấm công 2023 mẫu
Doanh nghiệp có thể tham khảo các mẫu bảng chấm công sau:
MẪU 1:
MẪU 2:
MẪU 3:
*Hướng dẫn tải bảng chấm công mẫu:
- Bước 1: Bấm vào liên kết trên và chọn 1 trong 3 mẫu bạn muốn tải
- Bước 2: Bấm vào biểu tượng tải xuống hoặc nhấn “Tệp” >> “Tải xuống” >> “Microsoft Excel (.xls)” để tải tệp về
- Bước 3: Chọn nơi lưu file trong máy
- Bước 4: Điền thông tin
- Bước 5: Nhấn “Save” để hoàn tất lưu file.
Xem thêm: Nghị định 205 năm 2004 của chính phủ
3. Doanh nghiệp có được tự thiết kế mẫu bảng chấm công không?
Doanh nghiệp có thể hoàn toàn tự thiết kế mẫu bảng chấm công cho riêng mình. Điều này phụ thuộc vào nhu cầu và yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp, cũng như quy trình quản lý nhân sự của họ. Việc tự thiết kế mẫu bảng chấm công cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh theo các yếu tố như định dạng, cách hiển thị thông tin, và các tính năng phụ trợ như mã QR để ghi nhận thời gian làm việc. Tuy nhiên, quan trọng là mẫu bảng chấm công phải đảm bảo tính rõ ràng, dễ hiểu và tuân thủ các quy định pháp lý liên quan đến quản lý lao động và tính lương.
3.1 Đăng ký sửa đổi Chế độ kế toán
Đối với hệ thống tài khoản kế toán:
- Doanh nghiệp dựa vào hệ thống tài khoản kế toán của Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành kèm theo Thông tư này để áp dụng và điều chỉnh hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh, và yêu cầu quản lý của từng ngành và từng đơn vị.
- Trong trường hợp cần bổ sung hoặc sửa đổi tài khoản cấp 1, cấp 2, doanh nghiệp phải có sự chấp thuận bằng văn bản từ Bộ Tài chính trước khi thực hiện.
- Doanh nghiệp có thể mở thêm các tài khoản cấp 2 và cấp 3 theo danh mục Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp quy định tại phụ lục 1 của Thông tư này để phục vụ yêu cầu quản lý mà không cần đề nghị chấp thuận từ Bộ Tài chính.
Đối với Báo cáo tài chính:
- Doanh nghiệp sử dụng biểu mẫu và nội dung của các chỉ tiêu của Báo cáo tài chính tại phụ lục 2 của Thông tư này để điều chỉnh các chỉ tiêu của hệ thống Báo cáo tài chính phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh, và yêu cầu quản lý của từng ngành và từng đơn vị.
- Trong trường hợp cần bổ sung mới hoặc sửa đổi biểu mẫu, tên và nội dung các chỉ tiêu của Báo cáo tài chính, doanh nghiệp phải có sự chấp thuận bằng văn bản từ Bộ Tài chính trước khi thực hiện.
3.2 Đối với chứng từ và sổ kế toán
- Các chứng từ kế toán không bắt buộc doanh nghiệp áp dụng theo biểu mẫu ban hành kèm theo phụ lục số 3 của Thông tư này hoặc tự thiết kế phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị, nhưng phải đảm bảo cung cấp thông tin theo quy định của pháp luật.
- Tất cả các biểu mẫu sổ kế toán không bắt buộc, doanh nghiệp có thể sử dụng biểu mẫu sổ theo hướng dẫn tại phụ lục số 4 của Thông tư này hoặc tự bổ sung, sửa đổi biểu mẫu sổ phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý, nhưng phải đảm bảo thông tin trình bày đầy đủ, rõ ràng, dễ kiểm tra và kiểm soát.
Do đó, doanh nghiệp có quyền tự thiết kế mẫu bảng chấm công sao cho phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý, nhưng cần đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định của pháp luật liên quan.
4. Cách tạo bảng chấm công đơn giản, dễ hiểu cho doanh nghiêp?
Để tạo bảng chấm công theo tiêu chuẩn, doanh nghiệp có thể áp dụng 4 bước sau:
Bước 1: Xây dựng danh sách nhân viên.
Quy trình này yêu cầu tạo ra ít nhất 02 cột chứa tên và mã của nhân viên. Trong quá trình nhập thông tin, cần kiểm tra kỹ lưỡng để tránh tình trạng trùng tên, gây ra những sai sót trong tính toán ngày công và tiền lương. Đồng thời, có thể bổ sung thêm các cột thông tin như chức danh, phòng ban, ngày sinh, quê quán, địa chỉ và thông tin liên hệ.
Bước 2: Thiết lập các cột thời gian để ghi nhận số ngày làm việc trong tháng và ghi chú (nếu cần).
Bước 3: Đặt và thống nhất biểu tượng chấm công.
Doanh nghiệp nên chọn và thống nhất một số ký hiệu cho các loại ngày làm việc khác nhau. Ví dụ, sử dụng “X” để đánh dấu ngày làm việc, “NL” để đánh dấu ngày nghỉ và “P” để đánh dấu ngày nghỉ phép.
Bước 4: Kiểm tra và xác nhận lại.
Sau khi hoàn tất quá trình tạo bảng chấm công cá nhân trong Excel hoặc Word, cần kiểm tra và xác nhận lại thông tin để đảm bảo tính chính xác. Việc này giúp tránh sai sót và đảm bảo rằng hệ thống chấm công sau này chỉ cần sao chép thông tin mà không gặp vấn đề.
5. Dịch vụ tạo bảng lương tại AZTAX
Dịch vụ tạo bản lương chuyên nghiệp tại Công ty Kế toán AZTAX đem lại sự lựa chọn hàng đầu cho mọi doanh nghiệp. Với dịch vụ kế toán lương của AZTAX, quý doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ hoàn thiện mọi công việc liên quan đến nhân sự và tiền lương, bao gồm tính lương, đăng ký lao động, thực hiện bảo hiểm, khai thuế thu nhập cá nhân, quyết toán thuế TNCN và xử lý các báo cáo liên quan đến nhân sự. Điều này giúp khách hàng giảm bớt gánh nặng về giấy tờ và nhận được sự tư vấn sâu sắc về các vấn đề liên quan đến lao động và tiền lương trong doanh nghiệp.
AZTAX chuyên cung cấp dịch vụ tính lương và kế toán tiền lương được thuê ngoài. Trong môi trường kinh doanh, quản lý lương và kế toán tiền lương đòi hỏi sự chính xác và hiểu biết sâu rộng về các quy định pháp luật. Bằng việc sử dụng dịch vụ của AZTAX, doanh nghiệp có thể giảm áp lực công việc và tập trung vào các hoạt động chính của mình, đồng thời đảm bảo tính chính xác và tuân thủ đúng quy định của pháp luật.
6. Kết luận
Bảng chấm công cũng tương tự như các hồ sơ tính lương khác, đều rất cần thiết trong hồ sơ C&B. Theo đó, tùy từng bộ phận trong doanh nghiệp mà người làm C&B có cách chấm công riêng biệt. Cũng bởi sự khác biệt kể trên mà bảng chấm công cũng trở nên rắc rối và cũng thuộc diện hồ sơ cần rà soát.
Xem thêm: Bảng lương theo nghị định 235/hđbt
Xem thêm:VHệ số lương tiếng anh là gì
