Mẫu đơn xin nghỉ không lương là một thủ tục hành chính quen thuộc trong môi trường làm việc, cho phép nhân viên tạm thời vắng mặt vì những lý do cá nhân. Việc hiểu rõ quy trình và các thông tin cần thiết khi điền mẫu đơn này là rất quan trọng đối với cả người lao động và bộ phận nhân sự. Tuy nhiên, làm thế nào để người lao động và doanh nghiệp để thỏa thuận mẫu đơn nghỉ không lương? AZTAX xin mời quý doanh nghiệp tham khảo mẫu tại bài viết dưới đây.
1. Mẫu đơn xin nghỉ không lương
Mẫu đơn xin nghỉ việc tạm thời không lương là một văn bản được nhân viên gửi đến quản lý hoặc phòng nhân sự của công ty để xin phép nghỉ việc một thời gian mà không hưởng lương. Đơn này cần nêu rõ lý do xin nghỉ, thời gian nghỉ cụ thể và các thông tin liên quan để người quản lý có thể xem xét và phê duyệt.
Dưới đây là mẫu đơn xin nghỉ việc không hưởng lương, áp dụng cho cả trường hợp cho mẫu đơn xin nghỉ việc không lương 1 tháng hoặc 3 tháng, bạn có thể sử dụng mẫu này cho cả hai thời gian:
Hướng dẫn viết mẫu đơn xin nghỉ không lương:
- (1) Ghi rõ tên công ty nơi người lao động đang làm việc
- (2) Tùy theo cơ cấu tổ chức và quy định của công ty, điền tên bộ phận và chức vụ của người có thẩm quyền duyệt đơn xin nghỉ không lương
- (3) Ghi rõ phòng, ban hoặc bộ phận nơi người lao động đang công tác
- (4) Điền tên và chức vụ của người có thẩm quyền duyệt đơn xin nghỉ không lương
- (5) Ghi rõ ngày, tháng, năm bắt đầu và kết thúc của thời gian nghỉ không lương
- (6) Trình bày lý do xin nghỉ phép rõ ràng và hợp lý, tránh sử dụng lý do chung chung như “lý do cá nhân” hay “việc gia đình”
- (7) Điền đầy đủ họ tên, chức vụ, phòng ban của người được bàn giao công việc trong thời gian nghỉ.
- (8) Ghi cụ thể các công việc sẽ bàn giao, giúp người tiếp nhận dễ thực hiện công việc và người duyệt đơn dễ giám sát
- (9) Ký tên và ghi rõ họ tên của người lao động xin nghỉ phép ở phần này
Mẫu đơn xin việc viết sẵn khi xin nghỉ không lương dài hạn và ngắn hạn này đã cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết. Tuy nhiên, người viết đơn có thể điều chỉnh hoặc bổ sung thông tin tùy theo yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp để đảm bảo tính phù hợp.
2. Những lưu ý khi viết đơn xin việc không lương
- Cấu trúc rõ ràng: Đơn cần có bố cục hợp lý, giúp người đọc dễ dàng hiểu và nắm bắt thông tin.
- Lý do nghỉ rõ ràng: Trình bày lý do nghỉ không lương một cách ngắn gọn và chi tiết, giải thích tình huống cụ thể mà bạn gặp phải.
- Ghi rõ việc bàn giao công việc: Trong đơn, cần nêu rõ rằng bạn đã thống nhất với người nhận công việc và liệt kê chi tiết những nhiệm vụ đã được chuyển giao. Làm rõ các công việc đã được bàn giao để đảm bảo quá trình chuyển giao diễn ra một cách mượt mà và không bị gián đoạn.
- Kiểm tra lỗi chính tả: Trước khi gửi đơn, hãy chắc chắn rằng bạn đã rà soát kỹ lưỡng để không có lỗi chính tả hay ngữ pháp. Điều này không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận đơn.
- Ngôn từ lịch sự: Sử dụng ngôn ngữ trang trọng và rõ ràng, tránh gây hiểu lầm và giữ thái độ tôn trọng đối với cấp trên.
3. Khi nào cần đến mẫu đơn xin nghỉ không lương?
Mức hưởng ngày nghỉ phép không lương tạm thời, theo quy định tại Điều 115 của Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14, người lao động được phép nghỉ không hưởng lương trong trường hợp mất ông, bà nội, ông, bà ngoại, anh, chị, em ruột; hoặc cha, mẹ kết hôn; hoặc anh, chị, em ruột kết hôn. Trong tình huống này, người sử dụng lao động phải đảm bảo tạo điều kiện cho người lao động nghỉ theo quy định mà không được từ chối. Vi phạm quy định này sẽ bị phạt tiền từ 02 đến 05 triệu đồng theo khoản 1 của Điều 18 trong Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
Ngoài ra, đối với các lý do khác, người lao động cũng có thể thoả thuận với người sử dụng lao động để nghỉ không hưởng lương, không bị giới hạn số ngày nghỉ, miễn là thỏa thuận được đồng ý bởi cả hai bên. Trong trường hợp người lao động tự thỏa thuận với người sử dụng lao động về việc nghỉ không hưởng lương, người sử dụng lao động có quyền chấp thuận hoặc không chấp thuận mà không vi phạm quy định pháp luật.
Xem thêm: Nghỉ phép có được tính lương không?
3. Được nghỉ không lương tối đa bao nhiêu ngày?
Căn cứ Điều 115 Luật Lao động 2019 quy định về nghỉ không lương như sau:
Nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương
1. Người lao động được nghỉ việc riêng mà vẫn hưởng nguyên lương và phải thông báo với người sử dụng lao động trong trường hợp sau đây:
a) Kết hôn: nghỉ 03 ngày
b) Con đẻ, con nuôi kết hôn: nghỉ 01 ngày
c) Cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi; cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi chết: nghỉ 03 ngày
2. Người lao động được nghỉ không hưởng lương 01 ngày và phải thông báo với người sử dụng lao động khi ông nội, bà nội, ông ngoại, bà ngoại, anh, chị, em ruột chết; cha hoặc mẹ kết hôn; anh, chị, em ruột kết hôn.
3. Ngoài quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này, người lao động có thể thỏa thuận với người sử dụng lao động để nghỉ không hưởng lương.
Như vậy, thời gian nghỉ không lương được quy định tùy thuộc vào từng trường hợp như sau:
- Trường hợp 1: Nghỉ không lương khi bà nội, ông bà ngoại, anh chị em ruột qua đời hoặc cha mẹ, anh chị em ruột kết hôn. Người lao động được nghỉ 1 ngày, sau đó có thể thỏa thuận thêm ngày nghỉ nếu được sự đồng ý từ phía người sử dụng lao động.
- Trường hợp 2: Nghỉ không lương theo thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động.
Bộ luật Lao động 2019 không quy định cụ thể thời gian nghỉ trong trường hợp này, do đó số ngày nghỉ sẽ do hai bên tự thỏa thuận, không giới hạn.
4. Người lao động nghỉ không hưởng lương có phải đóng bảo hiểm xã hội không?
Theo khoản 4 Điều 42 của Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, nếu người lao động nghỉ làm và không nhận lương từ 14 ngày trở lên trong một tháng thì sẽ không phải đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) cho tháng đó.
Cụ thể, thời gian này sẽ không được tính vào thời gian tham gia BHXH. Điều này có nghĩa là nếu người lao động nghỉ không lương quá 14 ngày, họ sẽ không phải đóng bất kỳ khoản BHXH nào trong tháng đó, đồng thời cũng không được hưởng các quyền lợi liên quan đến BHXH trong khoảng thời gian này.
Như vậy, người lao động nghỉ không hưởng lương trên 14 ngày trong tháng sẽ không cần đóng BHXH, nhưng thời gian đó cũng không được tính vào tổng thời gian hưởng các chế độ BHXH sau này.
Xem thêm: Lương nghỉ phép có tính bảo hiểm không?
5. Lý do xin nghỉ không lương
Lý do xin nghỉ không lương có thể rất đa dạng, tùy thuộc vào hoàn cảnh cá nhân của mỗi người. Dưới đây là một số lý do phổ biến:
- Lý do sức khỏe: Cần thời gian để hồi phục sau một ca phẫu thuật hoặc điều trị bệnh dài hạn.
- Lý do gia đình: Chăm sóc người thân bị bệnh, có việc đột xuất trong gia đình, hoặc nghỉ sinh con.
- Học tập và nâng cao kỹ năng: Tham gia các khóa học, đào tạo ngắn hạn để nâng cao kỹ năng và kiến thức.
- Du lịch dài ngày: Muốn nghỉ ngơi, du lịch dài ngày để tái tạo năng lượng.
- Chuyển đổi công việc: Cần thời gian để chuẩn bị và tìm kiếm công việc mới.
- Vấn đề cá nhân: Giải quyết các vấn đề cá nhân khác như thay đổi nơi ở, chăm sóc con cái hoặc nghỉ ngơi sau thời gian làm việc căng thẳng.
Khi viết lý do xin nghỉ không lương, nên nêu rõ và chi tiết lý do để tăng khả năng được chấp thuận. Dưới đây là một số ví dụ cụ thể:
- Lý do sức khỏe: “Tôi cần thời gian để điều trị và phục hồi sau ca phẫu thuật dự kiến vào ngày 20/04/2025. Bác sĩ khuyến nghị tôi cần ít nhất 2 tháng để hồi phục hoàn toàn.”
- Lý do gia đình: “Tôi cần chăm sóc mẹ già bị bệnh nặng và không có ai khác trong gia đình có thể đảm nhận trách nhiệm này. Dự kiến tôi cần nghỉ 1 tháng để chăm sóc mẹ và sắp xếp các dịch vụ chăm sóc dài hạn.”
- Học tập và nâng cao kỹ năng: “Tôi đã đăng ký tham gia khóa học nâng cao kỹ năng quản lý dự án tại Trường Đại học ABC, kéo dài từ ngày 01/05/2025 đến 30/7/2025. Việc tham gia khóa học này sẽ giúp tôi nâng cao kỹ năng và đóng góp tốt hơn cho công ty sau khi trở lại làm việc.”
- Du lịch dài ngày: “Tôi muốn dành thời gian để du lịch và khám phá các quốc gia Châu Âu trong vòng 2 tháng từ ngày 01/8/2025 đến 30/10/2025 để tái tạo năng lượng và trở lại làm việc hiệu quả hơn.”
- Chuyển đổi công việc: “Tôi cần thời gian để chuẩn bị hồ sơ và tham gia các cuộc phỏng vấn để tìm kiếm cơ hội công việc mới phù hợp hơn với định hướng nghề nghiệp của mình. Dự kiến tôi cần nghỉ 1 tháng từ ngày 01/09/2025 đến 30/09/2025.”
- Vấn đề cá nhân: “Tôi cần thời gian để giải quyết các vấn đề cá nhân liên quan đến việc chuyển nhà và ổn định cuộc sống tại địa điểm mới. Dự kiến tôi cần nghỉ 1 tháng từ ngày 01/11/2025 đến 31/11/2025.”
Khi viết đơn, hãy đảm bảo lý do được trình bày rõ ràng, chân thành và chuyên nghiệp để tăng cơ hội được chấp thuận.
6. Người lao động xin nghỉ ốm đau không hưởng lương có được tính ngày phép năm không?
- Thời gian học nghề hoặc tập nghề, nếu sau khi hoàn thành, người lao động tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động.
- Thời gian thử việc, nếu người lao động tiếp tục công tác sau khi kết thúc thời gian thử việc.
- Thời gian nghỉ phép có hưởng lương.
- Thời gian nghỉ không lương, nếu được sự đồng ý của người sử dụng lao động, nhưng tổng thời gian không vượt quá 1 tháng trong năm.
- Thời gian nghỉ do tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp, nhưng không quá 6 tháng tổng cộng.
- Thời gian nghỉ ốm đau, không quá 2 tháng trong một năm.
- Theo các điều khoản pháp lý hiện hành về bảo hiểm xã hội, người lao động được hưởng một khoảng thời gian nghỉ ngơi đặc biệt dành cho việc thai sản.
- Thời gian thực hiện nhiệm vụ của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, được tính là thời gian làm việc theo pháp luật.
- Thời gian phải ngừng công việc, nghỉ việc không phải do lỗi của người lao động.
- Thời gian nghỉ do bị tạm đình chỉ công việc nhưng sau đó được xác nhận là không vi phạm hoặc không bị xử lý kỷ luật lao động.
- Người lao động làm việc trong điều kiện bình thường sẽ được nghỉ 12 ngày làm việc mỗi năm.
- Người lao động chưa thành niên, người khuyết tật, hoặc làm công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm sẽ có quyền nghỉ 14 ngày làm việc mỗi năm.
- Người lao động làm nghề hoặc công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm sẽ được nghỉ 16 ngày làm việc mỗi năm.
Mẫu đơn xin nghỉ không lương của công nhân và người lao động dần trở nên phổ biến đối với thị trường lao động. Hy vọng bài viết này, AZTAX mang đến thông tin hữu ích cho doanh nghiệp về mẫu đơn xin nghỉ không hưởng lương và cách viết đơn xin nghỉ không lương này. AZTAX luôn sẵn sàng tư vấn hỗ trợ và thực hiện thủ tục doanh nghiệp mong muốn để có được quy trình quản lý nhân sự và tính lương chính xác nhất.
Xem thêm: Trích trước tiền lương nghỉ phép
