Mẫu đơn xin nghỉ không lương là công cụ giúp người lao động gửi yêu cầu tạm nghỉ việc một cách chính thức và hợp pháp. Sử dụng đúng mẫu đơn sẽ đảm bảo quyền lợi, thể hiện sự chuyên nghiệp và giúp người sử dụng lao động xem xét, phê duyệt nhanh chóng. Hãy cùng AZTAX tìm hiểu chi tiết qua bài viết sau đây nhé!
1. Mẫu đơn xin nghỉ không lương chuẩn nhất 2025
Trong bối cảnh thị trường lao động ngày càng linh hoạt, nhu cầu tạm ngừng công việc để giải quyết những vấn đề cá nhân mà vẫn duy trì quan hệ lao động đang trở nên phổ biến hơn bao giờ hết. Năm 2025, cùng với các quy định mới về quan hệ lao động và quản trị nhân sự, việc sử dụng đơn xin nghỉ không lương cần tuân thủ các tiêu chuẩn cập nhật để vừa bảo đảm quyền lợi của người lao động, vừa giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hoạt động sản xuất – kinh doanh.
2. Hướng dẫn cách viết đơn xin nghỉ không lương chi tiết nhất
Việc viết đơn xin nghỉ không lương đúng chuẩn là bước quan trọng để người lao động đảm bảo quyền lợi và sự chuyên nghiệp trong quá trình làm việc. Nội dung sau sẽ giải thích chi tiết các mục cần điền trong một mẫu đơn xin nghỉ không lương chuẩn năm 2025.
(1) Trước tiên, người lao động cần xác định rõ môi trường công tác của mình là doanh nghiệp, cơ quan nhà nước, tổ chức phi chính phủ hay đơn vị hành chính sự nghiệp… để lựa chọn cách viết đơn phù hợp nhất
(2) Việc nắm rõ cơ cấu tổ chức nội bộ sẽ giúp cho người viết xác định đúng bộ phận hay là cá nhân có thẩm quyền tiếp nhận và phê duyệt đơn nghỉ, tránh những sai sót không đáng có.
(3)(4) Trong phần kính gửi, cần ghi chính xác tên phòng ban hoặc người quản lý trực tiếp – đây là đơn vị sẽ xử lý đơn trước khi chuyển lên cấp cao hơn nếu cần.
(5) Lý do xin nghỉ cần được trình bày một cách chi tiết, rõ ràng và có căn cứ hợp lý. Một lý do thuyết phục, cụ thể sẽ giúp đơn được xem xét thuận lợi và tăng khả năng được chấp thuận.
(6) Nếu có người thay thế công việc trong khoảng thời gian nghỉ, bạn hãy ghi rõ thông tin của người này như là họ và tên, chức vụ, bộ phận, cùng với những thông tin liên hệ – điều này nhằm thể hiện trách nhiệm và sự chủ động của người làm đơn.
(7) Cuối cùng, nội dung bàn giao công việc cần được trình bày cụ thể: các đầu việc đang xử lý, tài liệu liên quan, thời điểm bàn giao và người nhận bàn giao. Càng chi tiết thì quá trình chuyển giao công việc càng trở nên dễ dàng và minh bạch.
Mẫu đơn xin nghỉ không lương nên thể hiện đầy đủ các nội dung trên để đảm bảo tính rõ ràng, chuyên nghiệp. Tùy từng đơn vị, người viết có thể linh hoạt điều chỉnh nội dung sao cho phù hợp với quy định nội bộ và tính chất công việc.
3. Những điểm cần lưu ý khi soạn đơn xin nghỉ không lương
Khi soạn đơn xin nghỉ không lương, cần lưu ý các điểm sau để đảm bảo đơn chính xác, chuyên nghiệp và dễ được phê duyệt:
- Tuân thủ cấu trúc và bố cục chuẩn: Đơn nên trình bày rõ ràng, mạch lạc theo cấu trúc chuẩn, giúp người xem dễ đọc, hiểu và tạo ấn tượng chuyên nghiệp.
- Trình bày lý do nghỉ cụ thể: Giải thích lý do nghỉ không lương một cách ngắn gọn nhưng đầy đủ, nêu rõ hoàn cảnh cá nhân, gia đình hoặc lý do sức khỏe cần tạm nghỉ.
- Ghi rõ nội dung công việc bàn giao: Đề cập chi tiết những công việc đã bàn giao cho người thay thế, đảm bảo quá trình chuyển giao suôn sẻ và không làm gián đoạn công việc.
- Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp: Trước khi nộp, rà soát kỹ lưỡng để tránh lỗi chính tả, sai ngữ pháp. Điều này thể hiện sự cẩn trọng và tôn trọng người tiếp nhận.
- Đảm bảo thẩm mỹ và chuyên nghiệp: Sử dụng ngôn từ lịch sự, câu văn hoàn chỉnh và trình bày gọn gàng. Tránh dùng từ ngữ mơ hồ hoặc dễ gây hiểu nhầm, giúp đơn vừa thẩm mỹ vừa dễ tiếp nhận.
Việc tuân thủ những lưu ý trên không chỉ giúp đơn của bạn trở nên hoàn chỉnh, dễ đọc mà còn góp phần nâng cao khả năng được phê duyệt đúng theo mong muốn.
4. Trường hợp nào cần sử dụng mẫu đơn xin nghỉ không lương?
Theo Điều 115 Bộ luật Lao động 2019 (số 45/2019/QH14), người lao động được nghỉ không hưởng lương 01 ngày trong các trường hợp sau mà chỉ cần thông báo với người sử dụng lao động:
- Ông nội, bà nội, ông ngoại, bà ngoại, anh, chị, em ruột qua đời;
- Cha hoặc mẹ kết hôn;
- Anh, chị, em ruột kết hôn.
Trong những trường hợp này, người sử dụng lao động bắt buộc tạo điều kiện cho NLĐ nghỉ không lương và không được từ chối. Nếu vi phạm, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 2 – 5 triệu đồng theo khoản 1 Điều 18 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
Đối với các lý do khác, NLĐ có thể thỏa thuận trực tiếp với người sử dụng lao động để nghỉ không lương mà không giới hạn số ngày, miễn là được sự đồng ý của NSDLĐ. Trong trường hợp này, việc đồng ý hay từ chối của NSDLĐ không bị coi là vi phạm pháp luật.
Xem thêm: Nghỉ phép có được tính lương không?
5. Người lao động được nghỉ không hưởng lương tối đa bao nhiêu ngày?
Căn cứ Điều 115 Luật Lao động 2019 quy định về nghỉ không lương như sau:
Nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương
1. Người lao động được nghỉ việc riêng mà vẫn hưởng nguyên lương và phải thông báo với người sử dụng lao động trong trường hợp sau đây:
a) Kết hôn: nghỉ 03 ngày
b) Con đẻ, con nuôi kết hôn: nghỉ 01 ngày
c) Cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi; cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi chết: nghỉ 03 ngày
2. Người lao động được nghỉ không hưởng lương 01 ngày và phải thông báo với người sử dụng lao động khi ông nội, bà nội, ông ngoại, bà ngoại, anh, chị, em ruột chết; cha hoặc mẹ kết hôn; anh, chị, em ruột kết hôn.
3. Ngoài quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này, người lao động có thể thỏa thuận với người sử dụng lao động để nghỉ không hưởng lương.
Như vậy,
Người lao động có quyền được xem xét nghỉ không lương theo quy định pháp luật trong một số trường hợp đặc biệt: nghỉ 3 ngày khi bản thân kết hôn; nghỉ 1 ngày khi con kết hôn; hoặc nghỉ 3 ngày khi cha, mẹ, cha mẹ vợ/chồng, vợ/chồng, con đẻ, con nuôi qua đời.
Pháp luật luôn bảo vệ quyền lợi người lao động và khuyến khích sự thỏa thuận linh hoạt giữa hai bên, giúp NLĐ có thể sắp xếp thời gian nghỉ không lương phù hợp với điều kiện thực tế.
Đối với trường hợp nghỉ ốm, Điều 26 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 quy định thời gian tối đa NLĐ được hưởng chế độ ốm đau trong năm như sau:
Làm việc trong điều kiện bình thường:
- Dưới 15 năm đóng BHXH: tối đa 30 ngày/năm.
- Từ đủ 15 năm đến dưới 30 năm: tối đa 40 ngày/năm.
- Từ đủ 30 năm trở lên: tối đa 60 ngày/năm.
Làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc ở nơi có phụ cấp khu vực hệ số 0.7 trở lên:
- Từ 15 đến dưới 30 năm đóng BHXH: tối đa 40 ngày/năm.
- Từ đủ 30 năm trở lên: tối đa 50 ngày/năm.
Trường hợp mắc bệnh thuộc Danh mục bệnh cần điều trị dài ngày do Bộ Y tế ban hành: được hưởng tối đa 180 ngày, bao gồm cả ngày nghỉ lễ, Tết và ngày nghỉ hằng tuần.
6. Nghỉ không lương có phải đóng bảo hiểm xã hội không?
Theo khoản 4 Điều 42 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, quy định về đối tượng đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) được xác định như sau:
Người lao động có từ 02 hợp đồng lao động trở lên với nhiều đơn vị khác nhau sẽ:
- Đóng BHXH và BHTN theo hợp đồng lao động đầu tiên.
- Đóng BHYT theo hợp đồng có mức lương cao nhất.
- Đóng BHTNLĐ, BNN (bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp) theo từng hợp đồng.
Trường hợp người lao động không làm việc và không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng, thì tháng đó không phải đóng BHXH.
Ngược lại, nếu tổng số ngày nghỉ không lương dưới 14 ngày trong tháng, thì cả người lao động và người sử dụng lao động vẫn phải đóng BHXH đầy đủ theo quy định.
Xem thêm: Lương nghỉ phép có tính bảo hiểm không?
7. Xin nghỉ ốm không hưởng lương có ảnh hưởng đến ngày phép năm không?
Ốm đau dài ngày là điều không ai mong muốn. Trong thời gian này, người lao động cần cân nhắc số ngày phép năm còn lại để sử dụng hợp lý. Dưới đây là một số quy định quan trọng liên quan đến phép năm cần lưu ý:
Theo Điều 65 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, các khoảng thời gian được tính vào phép năm gồm:
- Thời gian học nghề, tập nghề nếu sau đó NLĐ tiếp tục làm việc cho NSDLĐ.
- Thời gian thử việc khi được ký hợp đồng chính thức.
- Thời gian nghỉ việc riêng có hưởng lương.
- Thời gian nghỉ không lương được NSDLĐ đồng ý nhưng không quá 01 tháng/năm.
- Thời gian nghỉ do tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (cộng dồn tối đa 06 tháng/năm).
- Thời gian nghỉ ốm đau (cộng dồn tối đa 02 tháng/năm).
- Thời gian nghỉ hưởng chế độ thai sản theo luật BHXH.
- Thời gian tham gia hoạt động của tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở.
- Thời gian ngừng việc, nghỉ việc không do lỗi của NLĐ.
- Thời gian bị tạm đình chỉ nhưng sau đó được kết luận không vi phạm.
Bên cạnh đó, Điều 113 Bộ luật Lao động 2019 quy định số ngày nghỉ hằng năm có hưởng nguyên lương:
- 12 ngày: Người làm việc trong điều kiện bình thường.
- 14 ngày: Người chưa thành niên, người khuyết tật, hoặc làm công việc nặng nhọc, độc hại.
- 16 ngày: Người làm công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.
Như vậy, nếu thời gian nghỉ ốm đau cộng dồn không quá 2 tháng/năm, NLĐ vẫn được tính phép năm đầy đủ từ 12 đến 16 ngày, tùy theo tính chất công việc.
Việc soạn mẫu đơn xin nghỉ không lương đúng chuẩn và đầy đủ thông tin không chỉ giúp người lao động thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn đảm bảo quyền lợi hợp pháp trong thời gian nghỉ. Trước khi nộp đơn, bạn nên kiểm tra kỹ lý do nghỉ, thời gian dự kiến, và các nội dung bàn giao công việc để tránh sai sót. Hy vọng bài viết này, AZTAX mang đến thông tin hữu ích cho doanh nghiệp về mẫu đơn xin nghỉ không hưởng lương và cách viết đơn xin nghỉ không lương này. AZTAX luôn sẵn sàng tư vấn hỗ trợ và thực hiện thủ tục doanh nghiệp mong muốn để có được quy trình quản lý nhân sự và tính lương chính xác nhất.
Xem thêm: Trích trước tiền lương nghỉ phép
