Hạch toán chi phí đào tạo nhân viên là một yếu tố quan trọng đối với hoạt động đào tạo trong các doanh nghiệp. Để đảm bảo trách nhiệm của nhà tuyển dụng đối với nhân viên, các doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định về thuế, trường hợp bồi thường và mức hoàn trả đối với chi phí đào tạo này. Ngoài ra, việc xây dựng kế hoạch đào tạo và dự trù kinh phí là những yếu tố không thể thiếu để tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp. Cùng AZTAX khám phá chi tiết từng vấn đề trong bài viết dưới đây.
1. Chi phí đào tạo nhân viên là gì?
Dựa trên quy định tại Khoản 3 Điều 62 của Bộ luật Lao động 2021 về hợp đồng đào tạo giữa người sử dụng lao động, người lao động và chi phí đào tạo nghề được phác thảo như sau:
Hai bên phải ký kết hợp đồng đào tạo nghề trong trường hợp người lao động được đào tạo nâng cao trình độ, kỹ năng nghề, đào tạo lại ở trong nước hoặc nước ngoài từ kinh phí của người sử dụng lao động, kể cả kinh phí do đối tác tài trợ cho người sử dụng lao động.
[…] Chi phí đào tạo bao gồm các khoản chi có chứng từ hợp lệ về chi phí trả cho người dạy, tài liệu học tập, trường, lớp, máy, thiết bị, vật liệu thực hành, các chi phí khác hỗ trợ cho người học và tiền lương, tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người học trong thời gian đi học. Trường hợp người lao động được gửi đi đào tạo ở nước ngoài thì chi phí đào tạo còn bao gồm chi phí đi lại, chi phí sinh hoạt trong thời gian đào tạo.
2. Hạch toán chi phí đào tạo nhân viên như thế nào?
Chi phí đào tạo nhân viên sẽ được hạch toán vào TK 642 (Chi phí quản lý) hoặc TK 154 (Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang). Cụ thể:
2.1. Hạch toán chi phí đào tạo cho nhân viên phục vụ hoạt động quản lý
- Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp):
Chi phí đào tạo nhân viên. - Có TK 111, 112, 331 (Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng, Phải trả người bán):
Số tiền chi trả cho dịch vụ đào tạo.
Ví dụ: Công ty D tổ chức khóa đào tạo kỹ năng lãnh đạo cho các quản lý cấp trung với chi phí là 50.000.000 VNĐ, thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng.
Hạch toán chi phí đào tạo nhân viên được thực hiện như sau:
- Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp): 50.000.000 VNĐ
- Có TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): 50.000.000 VNĐ
2.2. Hạch toán chi phí đào tạo cho nhân viên trực tiếp sản xuất
- Nợ TK 627 (Chi phí sản xuất chung):
Chi phí đào tạo công nhân, nhân viên sản xuất. - Có TK 111, 112, 331 (Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng, Phải trả người bán):
Số tiền chi trả cho dịch vụ đào tạo.
Ví dụ: Công ty E tổ chức một khóa đào tạo nâng cao tay nghề cho công nhân sản xuất với chi phí là 20.000.000 VNĐ, thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng.
Hạch toán chi phí đào tạo nhân viên được thực hiện như sau:
- Nợ TK 627 (Chi phí sản xuất chung): 20.000.000 VNĐ
- Có TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): 20.000.000 VNĐ
2.3. Hạch toán chi phí đào tạo cho nhân viên phục vụ hoạt động bán hàng
- Nợ TK 641 (Chi phí bán hàng):
Chi phí đào tạo nhân viên bán hàng. - Có TK 111, 112, 331 (Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng, Phải trả người bán):
Số tiền chi trả cho dịch vụ đào tạo.
Ví dụ: Công ty F tổ chức một khóa đào tạo kỹ năng bán hàng cho đội ngũ nhân viên bán hàng với chi phí là 15.000.000 VNĐ, thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng.
Hạch toán chi phí đào tạo nhân viên được thực hiện như sau:
- Nợ TK 641 (Chi phí bán hàng): 15.000.000 VNĐ
- Có TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): 15.000.000 VNĐ
Lưu ý: Chi phí đào tạo cần có đầy đủ chứng từ hợp lệ như hợp đồng đào tạo, hóa đơn, chứng từ thanh toán để được ghi nhận là chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Xem thêm: Hạch toán chi phí tuyển dụng nhân sự chi tiết nhất
3. Các quy định về chi phí đào tạo nhân viên trong doanh nghiệp
Để tối ưu hóa chi phí đào tạo nhân viên và tuân thủ đầy đủ quy định thuế, doanh nghiệp cần hiểu rõ các quy định pháp luật và thực hiện đầy đủ các thủ tục liên quan đến đào tạo nhân viên.
3.1 Chi phí đào tạo có được trừ khi tính thuế TNDN không?
Theo Thông tư 96/2015/TT-BTC hướng dẫn về thuế TNDN theo Nghị định số 12/2015/NĐ-CP, chi phí đào tạo nghề được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh và được khấu trừ để tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Tuy nhiên, để được khấu trừ thuế TNDN, chi phí đào tạo nhân viên phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Cần có hợp đồng hoặc chứng từ thanh toán hợp lệ để xác nhận việc chi trả chi phí đào tạo cho người lao động.
- Chi phí đào tạo phải được ghi nhận đầy đủ, chính xác về thời gian, loại hình, số lượng và giá trị.
- Chi phí này phải tuân thủ quy định pháp luật về đào tạo nghề, hướng dẫn của cơ quan quản lý nhà nước về đào tạo nghề, cũng như các chế độ lao động, bảo vệ môi trường và các quy định pháp lý khác.
- Chi phí đào tạo không được ghi nhận hai lần trong sổ kế toán.
- Chi phí này chỉ được chi trả cho các đơn vị đào tạo có thẩm quyền hoặc các tổ chức, cá nhân có đăng ký kinh doanh đào tạo nghề theo quy định pháp luật.”
3.2 Chi phí đào tạo có được khấu trừ thuế GTGT không?
Theo quy định tại Thông tư 111/2013/TT-BTC, để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào cho chi phí đào tạo nhân viên, cần tuân thủ các điều kiện theo Luật thuế GTGT.
- Cần có hóa đơn giá trị gia tăng hợp lệ hoặc chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng nhập khẩu, hoặc chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng thay thế cho bên nước ngoài.
- Đối với hàng hóa hoặc dịch vụ mua vào có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Trường hợp giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ nhập khẩu từng lần dưới 20 triệu đồng hoặc hóa đơn dưới 20 triệu đồng đã bao gồm thuế GTGT, không yêu cầu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Nếu mua nhiều lần trong cùng một ngày và tổng giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, chỉ được khấu trừ thuế nếu có chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
3.3 Chi phí đào tạo có tính thuế TNCN không?
Theo quy định tại Điểm đ, Khoản 2, Điều 2, Thông tư 111/2013/TT-BTC, chi phí triển khai quy trình đào tạo nhân viên không tính vào thu nhập chịu thuế cá nhân của người lao động.
Các khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền ngoài lương và tiền công do người sử dụng lao động cung cấp cho người nộp thuế dưới mọi hình thức đều được xem xét.
Khi chi trả tiền đào tạo nâng cao kỹ năng hoặc trình độ cho người lao động, nếu khoản chi này phù hợp với công việc chuyên môn của họ hoặc theo kế hoạch của đơn vị sử dụng lao động, thì khoản chi đó không được tính vào thu nhập của người lao động.
Tuy nhiên, chi phí này có thể được khấu trừ thuế TNDN hoặc thuế GTGT tùy thuộc vào các điều kiện quy định trong các văn bản hướng dẫn thuế liên quan.
Để quản lý và hạch toán chi phí đào tạo nhân viên một cách hiệu quả, đòi hỏi các doanh nghiệp phải cân nhắc kỹ lưỡng từ việc tính toán chi phí thực tế đến việc bồi thường sau khi nhân viên hoàn thành khóa đào tạo. Việc này không chỉ giúp tối ưu hóa nguồn lực mà còn đảm bảo tính minh bạch và công bằng đối với cả nhân viên và doanh nghiệp. Mọi thắc mắc và cần hỗ trợ về hạch toán chi phí đào tạo nhân viên, quý khách vui lòng liên hệ AZTAX qua hotline: 0932.383.089.
Xem thêm: Hạch toán chi phí phúc lợi cho nhân viên
